事業單位檔案管理人員培訓的優化策略

朱峻峰

摘 ?要：本文針對事業單位檔案管理人員的培訓工作提出了建立培養制度、注重能力培養、強調實踐鍛煉以及完善培訓管理的優化策略，其中需要重點培訓檔案管理人員的圖像采集技術、檔案存儲技術以及區塊鏈技術。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;人員管理

引言：事業單位的檔案管理工作隨著數字時代的降臨進行了電子化變革，在數據電子化的背景之下，檔案管理的長遠發展迎來希望的同時，也對檔案管理人員提出了更高的要求。在此情況下，對檔案管理人員進行培訓工作刻不容緩，為了取得更好的培訓效果，需要事業單位對當前檔案管理工作中存在的人員問題進行分析，以便于采取針對性的優化培訓的策略。

一、建立培養制度

為了優化事業單位對檔案管理人員人才的培養，需要積極建立培養制度。在建立檔案管理人員培養制度時需要嚴格遵循五項基本原則，即獨立性、客觀性、公正性、專業性、協調性。確保每一位檔案管理人員了解培養體系并積極參與內部培養，還需要保證培養制度的完整性與系統性，方便事業單位進行制度化管理。在構建培養制度時不僅要注重檔案管理人員的培養，還要在培養制度中強化檔案管理人員對事業單位的歸屬感。一方面可以在培養過程中加強思想政治的輸出，只有檔案管理人員發自內心地認同和接納檔案管理工作，才能夠真心實意地為事業單位的穩定運營工作。一個被檔案管理人員高度認同的事業單位能夠極大地增強自身的凝聚力。另一方面人力資源管理的工作人員需要積極跟進培養制度的落實成果，對離職員工進行詳細的數據分析，必要時采取電話或郵件的方式對其一一進行回訪，明確其離職影響因素，真誠邀請其提出意見，對其提意見和建議進行匯總整理和對比分析，針對其提出的問題制定解決方案，以免對剩余人才造成影響，導致其因為同樣的原因選擇離職，與此同時，還需要積極調整相關制度。

二、注重能力培養

培養檔案管理人員時需要注意其能力的提升，對其進行針對性的專業培訓，組織檔案管理人員參加專業性的講座，讓其充分學習最新的檔案管理技術，尤其在電子化檔案逐漸推廣的當下，更需要通過理論和實踐的結合熟悉電子化檔案管理工作中需要運用的各項技術，提高其檔案管理的專業性[1]。

（一）圖像采集技術

在當前大多數事業單位采用的電子化檔案管理工作中，圖像的采集技術是其中較為關鍵的技術。電子類型的檔案是由圖像共同組合而成的，其將各個圖像實時融合，最終形成了電子化的檔案。圖像的采集技術主要有三種標準，一種是TEAIN，另一種是WIA，還有一種是ISIS。一般來說，應用TWAIN和WIA標準的較多，其都可以從掃描儀以及各種相機設備中進行圖像的采集，從圖像采集相應的對話框之中取得圖像的文件，并且都能夠利用編程方式來進行圖像的采集[1]。相對來說，TWAIN的對話框能夠為其提供更豐富的選擇以及更先進的設備。同時TWAIN的傳輸模式比wia多了一種本地模式，且大部分的TWAIN能夠將上次掃描的相關設置保存下來，而WIA沒有此類特征。在實際的應用過程之中發現，TWAIN能夠有更優秀的擴展性以及兼容性，且被多數設備支持，因此在大多數單位之中都采用TWAIN標準來進行電子檔案的采集。除了標準的采用之外，圖像采集的控件也需要注意。采用合適的控件能夠加強圖像采集技術在檔案電子化的應用，并且減輕了圖像采集的難度。在實踐中發現，EZTWAIN控件在各種語言的開發之中具有更大的優勢，并且以WTAIN協議為基礎，與之的兼容性更好，感知度更強，并且成本較低，因此其實際應用較多，需要加大檔案管理人員對此類技術應用的能力培養[2]。

（二）檔案存儲技術

電子檔案的圖像存儲格式豐富多樣，單一靜態的格式有BMP、PCX等等，多圖融合的格式有PDF、DCX等等。采集完成的電子檔案如果存放于單一圖像中則會獲得多份材料，而對其進行分別存儲的話則會對其信息的完整性進行了破壞，在后續的查看過程中難以快速獲取全部資料，因此進行電子化檔案管理時，大多是將采集到的單一圖片匯總起來，構成多頁的文件檔案。該類型的電子文件能夠將單一圖像展示不全的缺點克服，為其后續的查閱提供便利。在檔案實際存儲的過程中，應用較多的是PDF格式以及TIFF格式。PDF格式與操作系統的平臺沒有關聯，因此能夠不受平臺的限制，將檔案中涉及到的文字圖片等等信息都原始且完整地保存于文件之中，并且其具備的壓縮技術比較優異，能夠利用較小的存儲空間存儲較多的電子信息，其打印效果也受到大眾的歡迎。TIFF則是非壓縮式的格式，其能夠在文件中將圖片的各類信息記錄下來例如分辨率等等，并且能夠在其中設置多個圖像。其另一個重大優勢是其通用性，在存儲的過程之中不會破壞圖片的效果。但其缺點也十分明顯，由于保證圖片完整性的需要，其不可免避免地會耗費較大的存儲空間。在電子檔案存儲時，還需要選擇適當的文件系統或數據庫，在實踐驗證之后發現，數據庫的存儲更加容易管理，并且安全性非常高，利用數據庫進行檔案存儲成為了應用最多的存儲方式。在電子化檔案的要求下，需要培養檔案管理人員合理運用檔案存儲技術的能力。

（三）區塊鏈技術

對于檔案數量較多、檔案管理工作量較大的事業單位而言，需要重視培養檔案管理人員對區塊鏈技術的應用。以自然資源的檔案管理為例，尤其在進行類似土地資源管理的工作時，需要花費大量的時間和精力對其展開切實的測量和計算，傳統的檔案管理工作量非常大，而將區塊鏈技術應用其中則可以改善這一問題。區塊鏈技術能夠快速對相應的數據進行處理，極大地減少了檔案數據錄入的時間，將工作人員的壓力減輕了不少。同時部分檔案工作還具有易變性的特點，例如地籍管理工作，當今社會發展速度過快導致地籍有可能在較短的時間內發生變動，因此對數據的管理提出了更高的要求。而區塊鏈技術則能夠利用其不可篡改性的特點，每一次地籍變動產生的數據則會被實時傳輸至區塊鏈上，每個節點上的數據只有在其它節點全都驗證無誤之后才能夠被判定有效，將其鏈接到區塊鏈中，而沒有通過驗證的數據則被判定為錯誤數據，被拒絕鏈接，同時每一個區塊上都會帶有各自的時間戳用以記錄數據傳輸的時間，一旦信息遭到篡改則會留下修改的痕跡，因此地籍管理人員可以通過區塊鏈嚴密地進行地籍變更操作，確保每次地籍變更的數據都是真實的且其變更過程不會消失。因此，對于事業單位而言，培養檔案管理人員對區塊鏈技術的應用可以極大提高其工作能力[3]。F37F3141-DE35-465D-910C-F22377723576

三、強調實踐鍛煉

事業單位在培養檔案管理人員時需要強調實踐鍛煉，培養檔案管理人員空談理論無法獲得理想中的培養效果，因此需要帶領檔案管理人員進行檔案管理的實踐鍛煉，當檔案管理人員人數較多時，可以實行輪崗制度，通過輪崗讓每位檔案管理人員都獲得崗位實踐的機會，除了輪崗之外，還可以實行助理制度，通過跟崗學習使檔案管理人員獲得更多的實踐機會。只有加強實踐培養，才能夠使檔案管理工作獲得更好的成效，尤其在檔案信息安全防范方面，實踐鍛煉可以幫助檔案管理人員掌握減少信息風險的手段。為了加強事業單位檔案的信息安全性，加強當代檔案管理的風險防范，檔案管理人員需要在實踐培訓中培養強烈的數據安全的意識，在平時的信息管理工作之中積極應用備份軟件進行信息的備份，保障檔案數據不會缺失。同時在查閱電子檔案的數據內容時，必須要按照嚴格的規定進行，例如使用人臉識別技術、指紋識別技術等手段來保證用戶的合法訪問。除此之外，在平時的檔案管理工作中還需要對檔案數據進行加密，對數據進行加密的技術能夠有效地確保檔案數據安全。一般在檔案管理中采取的加密方式是密鑰加密，該方式能夠增強數據的保密性。此類風險防范措施的有效運用離不開對檔案管理人員繼續實踐培養。除此之外，為了優化培養效果，事業單位需要幫助檔案管理人員養成終身學習的習慣，讓其跟緊時代的步伐，與時俱進，對自身檔案管理的知識結構不斷進行更新和完善，讓其通過主動的學習認知到當前事業單位在檔案管理工作中存在的不足并對其進行改善和補救，從而增強其職業素養。

四、完善培訓管理

（一）加強管理監督

對檔案管理人員進行嚴格的培養管理監督是事業單位不可避免的工作，雖然目前有部分事業單位對培訓的管理意識較為薄弱，但是只要學習現代化的管理體系，借助信息化的手段，就能夠幫助事業單位做到對人員培訓的從嚴管理。在此過程中需要提高事業單位的正確管理意識，重視檔案管理人員的培訓管理工作，才能夠實現人才培養的可持續發展，保障事業單位在各個培訓環節都能夠激發檔案管理人員高效的執行力，確保每一項制度都能夠徹底落實，進而推進培訓工作的綜合管理，增強事業單位的凝聚力，提高檔案管理部門內部的競爭力。事業單位必須要充分意識到培訓管理的重要性，明確對其管理監督的相關規定，避免檔案管理人才資源的浪費、檔案管理人員的培訓工作缺乏管理等問題。當事業單位對檔案管理人員的培訓管理和監督跟上檔案管理的發展需求，使檔案管理人員與單位內其他員工形成各司其職、相互制約與協調的工作機制時，事業單位將會獲得人才的良性循環，保證事業單位的穩定發展[4]。

（二）嚴格落實考核

為了加強對檔案管理人員的培訓管理，落實績效考核制度的建設刻不容緩。事業單位的績效考核不僅需要考核檔案管理人員個人，還需要對其檔案管理部門團隊的工作進行考核。團隊考核能夠督促檔案管理人員加強企業團隊的凝聚力，使該部門重視檔案管理人員的能力培養。績效考核必須做到公平公正公開的原則，保證能力優秀的檔案管理人員能夠獲得更好的福利，鼓勵全體員工努力工作。除此之外，事業單位在進行檔案管理人員培訓時還需要利用信息化數據了解各檔案管理人員不同的工作追求，針對其不同的個人追求，實施不同的考核獎懲對策，使其正視培養工作，取得更好的培養效果。事業單位在應用獎懲機制時需要采取差異化獎勵，體現考核獎懲制度的作用，讓檔案管理人員充分發揮主觀能動性，積極配合事業單位的人才培養策略，提高自身工作水平。依據檔案管理人員不同的工作表現與工作追求，運用不同的獎勵措施，能夠讓檔案管理人員意識到單位對個人的尊重與認同，增強其對單位的歸屬感。

結論：總而言之，為了更好地進行檔案管理工作，事業單位需要對檔案管理人員的培訓工作進行優化，期望通過優化其培訓，使檔案管理人員獲得更高的工作水平與適應當代信息化社會發展的工作能力。

參考文獻：

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[3]何東.地形圖檔案資料掃描建庫技術方法與實踐[J].測繪與空間地理信息，2020，43（03）：173-174+177.

[4]關欣.新形勢下文書檔案管理存在的問題和解決對策[J].黑龍江檔案，2021（02）：58-59.F37F3141-DE35-465D-910C-F22377723576