城市規劃檔案管理工作探討

彭潔

摘 ?要：新世紀以來，城市化建設進程迅猛發展，城市規劃是城市化發展過程中重要內容。而在城市規劃建設中，檔案管理工作是非常重要的，它關系著城市化建設全過程的記錄和反映。因此，本文從城市規劃管理工作入手，探討城市規劃檔案管理工作的現狀及存在的問題，并闡述了加強城市規劃檔案管理工作的建議。

關鍵詞：城市規劃;檔案管理;建議

規劃是城市發展建設中最為關鍵的一項工作，它為城市的建設發展指明了方向。而檔案管理工作則是城市規劃工作中最重要的一個組成部分，它記錄著城市建設過程中很多有價值的信息、資料，也是工程建設是否合法的有效證明。因此，在新時期、新形勢下，如何做好城市規劃檔案管理工作是一個重要的研究課題。

1 城市規劃檔案管理

城市規劃，是對城市空間布局、發展規模進行策劃、研究，是城市建設城中的一種技術手段，它是一門科學和技術活動，目的在于利用有限的資源，來創造出較高的生活環境，滿足社會和發展需要。

城市規劃檔案管理，就是城市在規劃、選址、建設許可以及建設過程中、完工驗收等工作中，對其大量的技術資料、設計方案、檢驗報告、審批報告、施工圖紙、施工方案、各種許可證以及申請報告等等信息、資料、數據的進行長時間的保存、儲存、利用等管理工作[1]。它的特點是：

（1）法律權威性。在城市規劃工作中各種審批報告、審批結果、“一書兩證”等資料都是必須符合我國相關法律、法規的規定和要求的，其土地的建設、使用、施工必須經過國家相關部門的同意，因此其檔案是有法律權威性的。

（2）真實性、有效性。城市規劃檔案反映了工程項目的開工前、施工中、完工后的各方面進展情況，其檔案中的數據、資料、信息必須是真實的、可靠的、有效的。

（3）內容廣泛。城市規劃檔案的內容多而雜，囊括了單位及個人的報驗、報批、功能、改造、變更等等，內容豐富，涉及方面廣泛。

2 城市規劃檔案管理工作現狀及問題

城市規劃檔案管理工作是長期的、持續的、永久的。近年來，經濟社會的快速發展，使城市規劃檔案管理的改進有了很大的進步，逐漸趨于標準化、正規化，但當前在城市規劃檔案管理工作中仍存在一些問題，嚴重防礙了檔案管理工作的進一步發展，亟待解決。

2.1規章制度不健全、不完善

隨著經濟社會的迅速發展，城市化建設進程的步伐逐漸加快，對現代化城市規劃工作有了更高的要求，但是目前我國在城市規劃檔案管理工作上的規章制度并未完善，人們長期以來認為這個工作可有可無，這與當前的新形勢下要求各項要求都要標準化、規范化的原則是相違背的，不同城市、不同地區在檔案管理工作上要求是不一致的，各個地方都設立自己的規章、制度，這種不一致性給檔案管理工作制度的制定、執行帶來很大阻礙，各城市間、各地區間缺乏交流、互動“各自為戰”，而各地規劃部門在檔案管理上都存在著各自的弊端，導致我國在檔案資料的管理上無法統一，導致檔案管理規章、制度不健全、不完善，導致城市規劃檔案管理工作效率很難提高，導致檔案資料無法進行有效的利用、使用。

2.2城市規劃檔案管理上缺乏法律意識

無論是建設單位人員還是規劃部門的領導及相關人員都對城市規劃檔案管理缺乏必要的法律意識，沒有將檔案管理工作上升到“法律”高度，從“意識”上就沒有認識到檔案資料管理工作的“法律權威性”，還是按著傳統思維方式，認為檔案管理工作可有可無，缺少部門檔案資料也“沒有什么大不了的”。很多沒有專人來管理檔案，導致很多檔案內容不全，有的丟失、有的內容不完整，有的甚至損壞，無法歸檔;更嚴重的是，有些建設單位為了維護自身的利益，沒有按照國家相關規定及時或不將城市規劃檔案資料上交到規劃部門，嚴重影響后續工作的開展和進行，這些都是由于我們對城市規劃檔案管理工作缺乏法律意識造成的。

2.3 檔案管理人員的業務素質有待進一步提高

檔案管理工作人員整體上素質比較低，知識結構單一，缺乏檔案管理的專業知識，部分人對城市規劃檔案管理工作內容不熟悉，對檔案是否齊全、完善缺乏鑒別能力，仍然按照傳統的老辦法、老方法收集、整理檔案，還是按照“數量的多少”來看是否歸檔完畢。另外，他們對于一些關鍵性的材料證明資料“看不懂”，經常遺漏歸檔關鍵資料、關鍵審批單等，對于一些年齡的檔案管理工作者，他們有著“傳統的”思想，對城市規劃檔案管理工作的重要程度認識不足，這些都極大的影響了檔案管理工作的工作效率[2]。

2.4 信息化建設落后

在當前大數據時代背景下，信息化技術已經在各行各業得到了非常廣泛的應用，但在檔案管理信息方面仍比較薄弱，這是由于：一是不同城市、不同地區在城市規劃檔案管理工作中存在很大的差異，不同城市、不同地區之間的檔案管理制度、標準沒有統一，不同城市、不同地區規劃檔案信息化的技術標準沒有形成一致，信息化技術水平還很低;二是檔案管理工作人員的信息化水平有待提高，他們需要較強的信息設備的操作能力和信息處理能力，他們應能夠進行熟練的操作、處理檔案信息，這些因素都極大地阻礙了檔案管理信息化工作的進程。

3 加強城市規劃檔案管理工作的對策

3.1健全、完善規章制度

想要實現科學、高效的檔案管理工作，首先要有合理的、科學的規章制度，沒有嚴格的制度，“科學”、“高效”就無從談起。因此，城市規劃檔案管理部門要結合實際情況，制定嚴格的程序、制度、流程，要建立長效的管理機制，根據規章制度進行管理，按照程序、流程進行辦事，要求每位檔案管理工作人員必須按此執行，每一項工作就能追究到每個人，出現問題時能夠第一時間進行處理，提高工作責任心，增強對檔案管理工作的責任感，減輕由于失誤引起的不必要的損失。

3.2提高檔案管理工作人員素質和意識

首先，在招聘、引進人員上，要吸收專業的管理檔案人才;在培訓上，加大培訓力度，注意檔案管理專業理論與技能的“雙向”培訓，將最新的、最先進的檔案管理方法引進現有的工作中，使檔案管理人員具備較高的業務能力。另外，檔案管理工作人員要從自身開始堅持學習，通過參加專家討論、網上論壇、向同行請教等方式更新理念，有效的將理論知識快速融入到檔案管理的實踐工作中去;最后，增強法律意識，使管理人員能夠正確認識到城市規劃檔案管理工作是有“法律效力”的;加強個人的職業素質培養，把良好的素質習慣運用中檔案管理工作中去，以保證檔案管理工作的高效、有序、協調開展[3]。

3.3 提高城市規劃檔案管理工作的信息化水平

在大數據時代的背景下，充分發揮電子計算機技術、網絡技術的核心力量，在檔案的建立、登記、查詢、統計上，與數字化、信息化的辦公系統結合起來，檔案管理人員要自主學習計算機知識、網絡知識以及信息系統知識，提高自身在檔案管理信息化上的處理能力，能夠熟練運用計算機、復印機、掃描儀等現代化設備，快速提高工作效率，加快城市規劃檔案管理工作的數字化、信息化進程，促進城市規劃檔案管理工作能更有效的服務社會。

結語

在新形勢下，城市化建設的快速發展，對城市規劃檔案管理工作的要求日趨完善，檔案管理工作者只有樹立正確的意識，提高自身的綜合素質，想方設法提高檔案管理工作效率，建立、健全檔案管理工作規章制度，才能實現“現代化的“城市規劃檔案管理工作，才能為社會經濟發展起到有利的推動作用。

參考文獻：

[1]溫怡.論規劃檔案的特點分析與管理工作探討.才智.2014，，05-15.

[2]田海紅.城市規劃檔案管理工作現狀及對策探討[J].才智.2016，256.

[3]高麗.加強城市建設檔案管理研究[J].經濟研究導刊.2014，4.