檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑探究

任慧

摘 ?要：數(shù)字化技術(shù)近年來(lái)推動(dòng)了許多行業(yè)的發(fā)展，檔案管理作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重要部分，也應(yīng)引入數(shù)字化技術(shù)來(lái)完善其工作需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今企業(yè)以及單位的需求，因此建設(shè)檔案數(shù)字化管理至關(guān)重要。本文主要描述了檔案數(shù)字化建設(shè)的含義以及基本原則，并闡述了企業(yè)在當(dāng)下實(shí)施檔案管理數(shù)字化建設(shè)的益處。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;企業(yè);策略

傳統(tǒng)的檔案管理模式在保密性以及便捷性上都存在一定問(wèn)題，檔案管理模式應(yīng)尋求新的突破。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，朝更加數(shù)字化、信息化的方向建設(shè)，幫助企業(yè)更好的發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)概述

1.1 檔案數(shù)字化的基本定義

隨著科技的發(fā)展，檔案管理的方式也逐漸趨于信息化、數(shù)字化，計(jì)算機(jī)應(yīng)用，多媒體發(fā)展以及大數(shù)據(jù)的運(yùn)用不斷地改善著檔案管理的方式。這些科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用已成為當(dāng)下檔案數(shù)字化建設(shè)不可或缺的工具。在檔案管理工作的發(fā)展中，越來(lái)越多的檔案資料轉(zhuǎn)化成信息化、數(shù)字化的形式，通過(guò)科技進(jìn)行保存、整理。這樣數(shù)字化的檔案管理模式不僅滿足了檔案信息的管理需求，同時(shí)也順應(yīng)了傳統(tǒng)檔案管理模式中的統(tǒng)一儲(chǔ)存。除此之外，檔案數(shù)字化還推動(dòng)了檔案共享的發(fā)展，減少了檔案工作人員在日常工作中的壓力，從多方面推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展以及檔案管理的完善。

1.2 檔案管理的基本原則

檔案數(shù)字化要求的不僅僅是檔案管理工作中某部分的數(shù)字化建設(shè)，而是整個(gè)檔案管理工作體系的建設(shè)。因此在檔案數(shù)字化建設(shè)中，建設(shè)流程必須要與檔案管理流程相同，要具備較高的技術(shù)水準(zhǔn)，順應(yīng)檔案管理工作的流程。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，首先要保證各項(xiàng)檔案工作的連續(xù)性，要保證檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)彼此之間銜接，禁止出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。其次檔案管理要確保安全性，要做好檔案信息的保護(hù)工作，盡可能提高保密性。檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有所不同，相比較紙質(zhì)形式的檔案管理，數(shù)字化檔案管理更容易發(fā)生信息泄露。一旦發(fā)生信息泄露的問(wèn)題，不僅會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)危險(xiǎn)，還會(huì)威脅到個(gè)人或者整個(gè)企業(yè)的利益與財(cái)產(chǎn)安全。除此之外，還要確保檔案原件的保管問(wèn)題。檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)也不能忽視原文件的功能性。原文件是數(shù)字化檔案管理建設(shè)中的重要數(shù)據(jù)，是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，在日后的數(shù)字化檔案管理中如果出現(xiàn)問(wèn)題，原文件則是最優(yōu)的記錄依據(jù)以及更改、調(diào)整的參考。因此要提升對(duì)原文件的保管意識(shí)，多數(shù)企業(yè)在檔案管理數(shù)字化的建設(shè)中，會(huì)采用原件歸檔的模式來(lái)對(duì)原文件進(jìn)行管理，這也是一種較為安全的檔案管控形式。最后要確保檔案管理數(shù)字化的順利進(jìn)行，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)雖然提升的檔案管理工作的效率，利用扁平化的方式開啟了新型的檔案管理模式，但是并不是依靠幾個(gè)人就可以完成檔案管理的全部工作。因此要注意各環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)人員的整合以及磨合。就目前的形式來(lái)看，檔案管理中人員在工作上的交接環(huán)節(jié)還有待完善。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

2.1 加強(qiáng)科學(xué)管理，提升工作效率

檔案數(shù)字化的建設(shè)不僅可以幫助企業(yè)完善檔案管理工作，還可以是企業(yè)的檔案管理工作更加的高效。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)使日后管理人員在工作中可以更加方便、快捷的找尋自己需要的資料，進(jìn)而推動(dòng)工作效率的提高。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要消耗大量的時(shí)間和人力來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，使得檔案工作繁瑣費(fèi)事，在數(shù)字化檔案管理模式的幫助下，工作人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)將所需要存檔的資料進(jìn)行整理存放，還可以隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取等工作。并且大數(shù)據(jù)技術(shù)下，檔案信息的整合也會(huì)變得更加容易，檔案不再是一堆資料，還可以變?yōu)榭梢岳玫馁Y源。

2.2 強(qiáng)化檔案保管工作

數(shù)字化的建設(shè)以及信息技術(shù)的引進(jìn)讓檔案管理工作有了更多的機(jī)遇。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的備份一直是較為復(fù)雜的工作，檔案原件的存放以及備份的存放都很難滿足存放標(biāo)準(zhǔn)。隨著檔案管理工作的不斷完善，我國(guó)各企業(yè)以及事業(yè)單位也逐漸認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性。引入數(shù)字化的技術(shù)來(lái)對(duì)檔案管理工作做出改善，是勢(shì)在必行的。以檔案的備份工作為例，傳統(tǒng)的檔案管理模式想要實(shí)行檔案?jìng)浞荩托枰獙?duì)原文件進(jìn)行查找、復(fù)印等工作，整個(gè)過(guò)程會(huì)花費(fèi)一定時(shí)間，并且需要較多的流程，重復(fù)復(fù)印也會(huì)對(duì)原文件造成磨損，不利于原文件的保存，并且降低了安全性。而數(shù)字化檔案管理工作中，只需通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以對(duì)原文件進(jìn)行備份，只需對(duì)原文件進(jìn)行掃描，存放，就可以完善后續(xù)的工作。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

3.1 針對(duì)檔案資源數(shù)字化實(shí)施科學(xué)籌劃

想要完善檔案資源數(shù)字化的建設(shè)，首先要明確檔案數(shù)字化建設(shè)的意義以及優(yōu)勢(shì)，管理者要明確傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端以及數(shù)字化檔案管理模式給企業(yè)帶來(lái)的益處。其次要做好數(shù)字化的檔案管理構(gòu)架，要有相關(guān)的專業(yè)人才針對(duì)企業(yè)的特征以及檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)的籌劃。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)不僅需要專業(yè)的人才，還需要一定的財(cái)力與物力的之處，先進(jìn)的設(shè)備以及科學(xué)的系統(tǒng)是保證檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要前提。因此相關(guān)管理人員應(yīng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)給予高度支持，讓檔案管理數(shù)字化的建設(shè)有所保障。

3.2 采取統(tǒng)一檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)模式

在檔案數(shù)字化的建設(shè)中，能夠統(tǒng)一檔案數(shù)字化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也是檔案建設(shè)的一大目標(biāo)之一。數(shù)字化的檔案建設(shè)可以借助的檔案管理模式，選擇最優(yōu)的檔案管理模式并且統(tǒng)一管理方式。在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中，我國(guó)曾頒布了相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范要求，企業(yè)及單位應(yīng)以該規(guī)范準(zhǔn)則為基礎(chǔ)，根據(jù)單位自身的特點(diǎn)以及實(shí)際情況對(duì)其規(guī)范要求進(jìn)行完善和提升，在不違反規(guī)范要求的前提下，找尋適合企業(yè)自身的建設(shè)模式，這樣才能更好地利用數(shù)字化的檔案管理來(lái)開展企業(yè)的相關(guān)工作。

3.3 推動(dòng)檔案數(shù)字化資源共享

要想在企業(yè)的發(fā)展中合理的使用檔案資料，就要完善企業(yè)的檔案數(shù)字化資源共享模式，而在檔案數(shù)字化資源共享中，最重要的就是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)不單單是基本檔案的春次，還應(yīng)涵蓋企業(yè)的檔案目標(biāo)建設(shè)以及多媒體數(shù)據(jù)等信息。要想推動(dòng)檔案數(shù)字化的資源共享，要在建設(shè)之前做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)劃建設(shè)。企業(yè)還是要結(jié)合實(shí)際情況來(lái)制定適合本企業(yè)的運(yùn)行管理模式以及資源共享流程，完善數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案數(shù)字化的構(gòu)架。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理作為企業(yè)中不可或缺的一部分，應(yīng)受到管理者的重視。管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理以及數(shù)字化建設(shè)的重要性，積極調(diào)動(dòng)相關(guān)專業(yè)人員，完善企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)以及資源的共享。

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