淺議文書檔案管理中的創(chuàng)新

李暢雨 趙靜

摘 ?要：當(dāng)今時代，社會競爭越來越激烈，事業(yè)單位更是如此，因此，做好管理工作十分重要，尤其是文書檔案管理工作。文書檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作的核心工作，對提高事業(yè)單位工作質(zhì)量、確保事業(yè)單位工作效率至關(guān)重要。文書檔案是單位內(nèi)各項活動、各項數(shù)據(jù)的記錄能夠知道行政單位朝著更好的方向發(fā)展。因此，重視文書檔案的管理工作，提高文書檔案管理工作的效率是當(dāng)前階段的工作重點。近年來我國的社會發(fā)展飛速，各項工作創(chuàng)新性發(fā)展已經(jīng)成為時代的趨勢，文書檔案管理工作也應(yīng)該進(jìn)行一定的創(chuàng)新，以此來適應(yīng)時代的變化基于此，本文對文書檔案管理工作中的創(chuàng)新進(jìn)行研究，以期提高事業(yè)單位文書檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;創(chuàng)新

我國傳統(tǒng)的文書檔案管理工作具有效率低、程序復(fù)雜、文檔易損壞的問題，無法符合現(xiàn)代發(fā)展需求，所以我們應(yīng)該充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)處理文書檔案管理工作，以便于更好開展文書檔案。積極推進(jìn)文書檔案現(xiàn)代化進(jìn)程，有效減輕文件檔案管理人員的工作量，更準(zhǔn)確地完成文件檔案檢查和空缺。有效提升文書檔案管理質(zhì)量和以及文書檔案管理水平。文書檔案工作對企業(yè)具有非常重要的參考價值，在企業(yè)的發(fā)展過程中也是不可缺少的一部分。通過積極創(chuàng)新文件和檔案管理，使企業(yè)能夠在現(xiàn)代世界中穩(wěn)定發(fā)展，運(yùn)用新的思想才能積極的推動企業(yè)發(fā)展。

一、文書檔案管理的概念

文書檔案是一個單位中對各種公告內(nèi)容、指令內(nèi)容、會議內(nèi)容、團(tuán)隊決定內(nèi)容等信息的記錄，為單位的各項工作留下可以遵循的依據(jù)。文書檔案的本質(zhì)是對有意義的文件、資料和信息進(jìn)行記錄和存檔，以便單位能夠及時對所需檔案進(jìn)行查詢。

二、文書檔案管理工作創(chuàng)新的意義

文書檔案管理的水平直接影響到事業(yè)單位的工作進(jìn)度，因此應(yīng)該引起重視。縱觀當(dāng)前我國的文書檔案管理工作，許多單位對其重視程度不夠，導(dǎo)致文書檔案的損壞、丟失現(xiàn)象頻頻發(fā)生，因而當(dāng)需要進(jìn)行檔案查找時就會出現(xiàn)工作無法開展的情況。尤其是在現(xiàn)代，社會發(fā)展越來越快，文件和檔案的內(nèi)容、種類、數(shù)量越來越多，文件和檔案管理困難，員工沒有盡心盡力。在這樣的社會環(huán)境下，文件檔案管理的創(chuàng)新是提高文件檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。隨著信息時代的到來，員工對文檔和檔案管理的要求越來越高。創(chuàng)新管理模式能夠順應(yīng)時代的發(fā)展，提高文書檔案管理的質(zhì)量。通過創(chuàng)新文書檔案管理工作還能夠推動行政單位的蓬勃發(fā)展，促進(jìn)社會進(jìn)步。

三、創(chuàng)新文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

文書檔案管理工作無論是在事業(yè)單位、行政單位還是私企單位中都是工作的核心內(nèi)容。伴著社會的發(fā)展，文書檔案工作至關(guān)重要。縱觀當(dāng)前我國文書檔案管理的創(chuàng)新工作，落實情況不足、創(chuàng)新程度缺乏，許多事業(yè)單位采用的仍然是傳統(tǒng)的文書檔案管理方法。傳統(tǒng)的文件管理操作有很多缺陷。首先，我國機(jī)構(gòu)文件檔案管理相對落后。我國機(jī)構(gòu)忽視文件和檔案管理，管理者缺乏檔案管理意識，導(dǎo)致檔案管理作品質(zhì)量不高。此外，檔案管理人員缺乏管理技能，缺乏對最新技術(shù)的掌握。使得管理工作開展的不夠順利。其次，文書檔案管理人員與實際的管理工作的匹配程度較低。縱觀整體的文書檔案管理工作，管理人員整體素質(zhì)較差，無法滿足時代發(fā)展的要求。我國文件管理人員專業(yè)水平低，學(xué)習(xí)能力弱。規(guī)范意識相對缺乏，使得當(dāng)前的管理工作質(zhì)量不高。且我國的事業(yè)單位并不注重對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，進(jìn)而導(dǎo)致管理工作不到位。最后，文檔文件管理和檢索的效率不高。目前，我國的文件檔案管理大多采用傳統(tǒng)方式，檢索工作不夠先進(jìn)，在文書檔案急劇增加的當(dāng)今時代，通過這樣的檢索方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的工作需求。

四、文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新文書檔案管理制度

開展任何一項工作都需要完善的制度來指導(dǎo)，文書檔案管理工作亦是如此。綜合分析我國以往的文書檔案管理工作，制度的缺乏是導(dǎo)致其管理效率不高的原因之一。因此，制定完整的檔案管理制度是工作重點。對文書檔案管理工作的每一項工作的具體工作內(nèi)容和工作職權(quán)都進(jìn)行明確的規(guī)定，避免工作人員“鉆制度的空子”。對于重大事件、重大講話的文件應(yīng)該制定具有規(guī)范化的管理制度，確保文件檔案能夠得到妥善的保存。另外，還應(yīng)該對文書檔案的管理流程制定相關(guān)制度，確保管理工作能夠順利開展。在事業(yè)單位內(nèi)還要建立專門的文書檔案管理部門，確保管理工作無誤。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理流程

創(chuàng)新文書檔案管理流程，主要是指合理明確工作人員的職責(zé)，加強(qiáng)管理分工的精細(xì)程度，并要求工作人員在進(jìn)行檔案管理過程中，必須把握每一項工作細(xì)節(jié)。為達(dá)成這一要求，工作人員需要在管理工作結(jié)束后，對自身的工作情況進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時予以解決和處理。其次，利用信息化技術(shù)和手段，對管理流程創(chuàng)新進(jìn)行指導(dǎo)，十分重要，能夠有效提升管理流程運(yùn)行的效果，并處理好工作與設(shè)計間存在的缺陷，為文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，創(chuàng)造了有利的條件。例如：河北省某電視廣播單位，就借助現(xiàn)代技術(shù)創(chuàng)新了文書檔案的管理流程，該單位依據(jù)音像等檔案范圍的不同，在節(jié)目播放完畢后，對文書檔案進(jìn)行篩選并得到文字稿、錄像帶等信息化檔案，然后將這些信息化檔案上傳至檔案管理中心進(jìn)行集中管理，大大提升了文書檔案管理的效率。

（三）創(chuàng)新文書檔案管理思維

在信息化時代下，信息技術(shù)的大量應(yīng)用，要求檔案管理工作人員，必須具備創(chuàng)新型思維，只有這樣，才能更好的滿足信息化時代下文書檔案發(fā)展的需要。各級企業(yè)事業(yè)單位需要加強(qiáng)對文書檔案管理工作重視程度，并突破傳統(tǒng)思維的限制，樹立創(chuàng)新思維，主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理方法。例如：企事業(yè)單位可與政府機(jī)關(guān)合作，共同建立文書檔案大數(shù)據(jù)管理中心，以豐富文書檔案管理中心的內(nèi)容，完善管理系統(tǒng)的功能，強(qiáng)化文書檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。政府同樣可以借助管理中心，更好的開展各項行政工作。對于檔案管理工作而言，思維創(chuàng)新是工作人員無法避開的要素，工作人員只有具備管理思維，才能推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上論述可知，管理機(jī)構(gòu)中的文檔和文件非常重要。為提高文件管理質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，提供創(chuàng)新的管理意見和觀點，必須創(chuàng)新文件管理方式，提高管理質(zhì)量。當(dāng)今社會，文件檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)該是現(xiàn)在和未來的工作重點。并且可以推動我國事業(yè)單位更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陶萍萍.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].魅力中國，2020，（20）：357-358.

[2]吳吉梅.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].成功：教育，2018，000（001）：231-231.