數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理工作開展策略

黨晶晶

摘 ?要：在企業(yè)發(fā)展過程中檔案可以將其整個情況記錄下來，檔案可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的發(fā)展情況提供依據(jù)。在時代發(fā)展過程中紙質(zhì)檔案管理模式出現(xiàn)了許多問題，這樣不利于企業(yè)管理工作的開展。數(shù)字化時代企業(yè)應(yīng)該及時革新檔案管理模式，充分利用數(shù)字化技術(shù)，為企業(yè)今后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文通過闡述數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀以及開展這部分工作的策略，從而可以推動企業(yè)檔案管理工作效率與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;企業(yè);檔案管理

引言：在企業(yè)管理工作中檔案管理是一項十分重要的內(nèi)容，其對企業(yè)日常經(jīng)營工作的開展有指導(dǎo)作用，只有企業(yè)檔案是完整與可靠的才能保證企業(yè)能夠正常發(fā)展。在數(shù)字化時代，企業(yè)檔案管理工作的開展應(yīng)該與計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，優(yōu)化檔案管理模式，保證檔案管理工作的正常開展，從而使其能夠為企業(yè)發(fā)展提供更好的幫助。

一、數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

在企業(yè)檔案管理過程中，進行數(shù)字化管理不僅可以提高檔案的利用率也能解決紙質(zhì)版檔案管理過程中存在的問題[1]。數(shù)字化檔案管理工作的開展可以共享各種檔案信息資源，從而可以實現(xiàn)檔案精細化管理的目標(biāo)。但是在實際工作中檔案管理工作的開展還是存在部分問題的，這些問題主要表現(xiàn)在兩個方面：一是管理層面，在企業(yè)中許多檔案管理人員的專業(yè)節(jié)能并不能滿足現(xiàn)在檔案管理崗工作的需求，很多時候一個人需要身兼數(shù)職。檔案數(shù)字化管理需要工作人員具有高技能，精管理的特點，但是現(xiàn)在從事檔案管理工作的工作人員通常都是綜合素質(zhì)不高且年齡較大，這給企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的開展帶來了許多不便。另外，企業(yè)沒有及時給工作人員提供培訓(xùn)機會，也沒有及時建立完善得到檔案管理制度。二是軟件層面，企業(yè)對于數(shù)據(jù)庫的利用程度比較低。檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與專門的管理軟件會用在掃描錄入紙質(zhì)版檔案的過程中，以此來實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。如果不能及時更新數(shù)據(jù)庫，這將會導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫使用效率低。

二、企業(yè)加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

（一）滿足時代發(fā)展需求

在計算機技術(shù)發(fā)展的過程中，企業(yè)檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化也隨之發(fā)展起來[2]。目前許多企業(yè)使用局域網(wǎng)來實現(xiàn)信息交流與材料交換，并完成自動化辦公，在企業(yè)管理過程中形成了比較多的電子版文件。紙質(zhì)版文件已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在的企業(yè)管理工作，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)應(yīng)該高度重視這部分內(nèi)容。

（二）提高檔案管理水平

企業(yè)加快檔案數(shù)字化建設(shè)不僅提升了檔案分類、歸檔效率也為檔案查詢工作奠定了基礎(chǔ)，確保企業(yè)內(nèi)部工作能夠滿足。企業(yè)開展數(shù)字化檔案管理可以有效節(jié)約紙質(zhì)版資源的占地面積，以防自然災(zāi)害使得企業(yè)檔案受損，從而可以保證檔案管理工作質(zhì)量。

（三）簡化檔案工作流程

檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，企業(yè)能夠保證檔案及時并且有效歸檔，系統(tǒng)可以自行對檔案進行處理，減少了人為輸入數(shù)據(jù)的時間，從而節(jié)約大量人力物力財力，使得繁瑣的檔案管理工作更加簡單、高效。

三、數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理工作開展策略

（一）完善檔案管理制度

在開展企業(yè)檔案管理工作時應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實際情況制定檔案管理制度，這些制度主要包括：數(shù)字化檔案日常管理制度、數(shù)字化檔案工作制度、數(shù)字化檔案查詢制度以及數(shù)字化檔案保密制度。在制定的規(guī)范之下，企業(yè)檔案管理工作才能實現(xiàn)其有效性[3]。另外，在日常工作中應(yīng)該提高檔案管理工作人員的保密意識。數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理工作的開展面臨許多安全問題，在網(wǎng)絡(luò)中信息傳遞非常迅速，極有可能出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資料的泄漏，面對這種情況企業(yè)應(yīng)該及時采取措施，以防給企業(yè)帶來比較嚴(yán)重的損失。與此同時，企業(yè)也應(yīng)該保證工作人員操作的規(guī)范性，將防護措施做到位，防止出現(xiàn)黑客攻擊企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的情況出現(xiàn)。

（二）構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)據(jù)庫的完整性與可靠性是企業(yè)開展各項工作的基礎(chǔ)。只有保證數(shù)據(jù)庫的完整才能實現(xiàn)檔案的有效性。企業(yè)應(yīng)該確保檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進程，確保能夠?qū)Ω鞣N信息進行統(tǒng)籌管理。企業(yè)在日常工作中應(yīng)該關(guān)注檔案掃描、圖像識別、數(shù)據(jù)處理等方面的工作，這樣可以豐富企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，從而為企業(yè)經(jīng)營活動的開展提供便利。與此同時，企業(yè)應(yīng)該重視檔案信息的采集工作。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身實際發(fā)展情況，保證電子版文件能夠進行細致的分類，紙質(zhì)版資料能夠通過掃描轉(zhuǎn)化成電子版，從而保證檔案的完整性。企業(yè)只有構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫才能保證檔案管理工作的正常開展。

（三）優(yōu)化檔案安全保障體系

企業(yè)在檔案管理工作中應(yīng)該加強檔案信息的數(shù)字化處理，防止紙質(zhì)化檔案出現(xiàn)受損的情況，但是電子信息也會存在較大安全問題[4]。近幾年，企業(yè)檔案管理水平提高的十分迅速，這對保密工作的開展提出了較高要求。在企業(yè)開展檔案管理工作時應(yīng)該對安全系統(tǒng)進行優(yōu)化。企業(yè)應(yīng)該盡快應(yīng)用檔案管理安全保障技術(shù)，積極引進信息技術(shù)人才，使得信息能夠有效加密與儲存。企業(yè)在面對一些重要的紙質(zhì)版檔案時應(yīng)該加強對于工作人員的控制工作，對于材料的儲存環(huán)境也應(yīng)該加以管理，這樣可以為企業(yè)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員是企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中的重要一環(huán)，因此應(yīng)該提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)，這樣才能保證檔案管理工作質(zhì)量與效率[5]。企業(yè)應(yīng)該做好檔案管理工作人員的計算機操作水平，確保工作人員能夠熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化系統(tǒng)。在數(shù)字化時代工作人員應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變自身落后的管理理念，提高自身的綜合素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種專業(yè)技能，將檔案保密工作做到位。另外，安全是企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作中非常重要的因素，這需要檔案管理工作人員增強自身安全意識。

四、結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字化時代，企業(yè)及時轉(zhuǎn)換數(shù)字化檔案管理模式，不僅可以提高檔案管理工作的質(zhì)量也能有效推動企業(yè)管理工作的開展，從而可以使得企業(yè)能夠順應(yīng)時代發(fā)展。在市場競爭如此激烈的今天，企業(yè)為了在市場中搶占一席之地，應(yīng)該重視檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷完善檔案數(shù)據(jù)庫管理制度，將檔案管理制度落實到每一個部門，并且在此過程中應(yīng)該培養(yǎng)具有高素質(zhì)且具有綜合能力的檔案管理人才。

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