淺析高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

羅曉斐

摘 ?要：近年來，我國教育事業(yè)發(fā)展迅猛，國家對(duì)教育事業(yè)的投入逐年增大，高校資產(chǎn)規(guī)模急劇攀升，資產(chǎn)構(gòu)成和類型逐漸多樣。高校經(jīng)過多年資產(chǎn)管理信息化建設(shè)，已基本滿足日常管理，但在資產(chǎn)管理信息化程度上仍有提升空間。本文重點(diǎn)分析了山東某高校資產(chǎn)管理信息化方面的問題并給出了經(jīng)驗(yàn)做法。

關(guān)鍵詞：高校;資產(chǎn)管理;信息化

1引言

隨著國家大力發(fā)展高等教育，各部門針對(duì)高校資產(chǎn)管理，在提升資產(chǎn)管理信息化建設(shè)、加強(qiáng)監(jiān)管體系建立等方面提出了新要求，同時(shí)督促高校著力構(gòu)建符合高校運(yùn)行特點(diǎn)和管理的全生命周期資產(chǎn)管理體系和管理平臺(tái)。高校迫切需要將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)運(yùn)用到資產(chǎn)管理，以制度建設(shè)為引領(lǐng)、以流程細(xì)化為助力，以信息化建設(shè)為抓手，建立類型齊全、流程細(xì)化、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的資產(chǎn)管理平臺(tái)，妥善解決資產(chǎn)管理中存在的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更新滯后、財(cái)務(wù)賬與資產(chǎn)帳對(duì)賬難、管理手段多樣而管理規(guī)劃缺少統(tǒng)籌等問題，使資產(chǎn)管理模式、資產(chǎn)規(guī)模、監(jiān)管手段與大數(shù)據(jù)時(shí)代高校資產(chǎn)管理實(shí)際需要相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)高校資產(chǎn)有序高效和規(guī)范管理，建立高校智慧化資產(chǎn)管理模式，分析挖掘高校核心競(jìng)爭(zhēng)力，為高校各項(xiàng)建設(shè)提供最優(yōu)保障。

2資產(chǎn)管理信息化建設(shè)存在的問題

1、高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更新不便

高等教育的大力發(fā)展促使高校每年都會(huì)新招聘一批職工，每一位新進(jìn)職工的姓名教工號(hào)等信息都需要錄入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)、erp管理系統(tǒng)等各類信息管理系統(tǒng)。這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)大部分有自己的獨(dú)立賬號(hào)密碼登錄信息，他們之間并沒有互聯(lián)互通數(shù)據(jù)共享，給管理部門造成極大不便，從而導(dǎo)致各業(yè)務(wù)辦理不順暢。新進(jìn)教職工對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)流程不熟悉的情況下，不同系統(tǒng)的不同賬號(hào)密碼也會(huì)給新進(jìn)教職工帶來困惑。

2、高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)賬難

賬賬相符、賬實(shí)相符是高校資產(chǎn)管理的重要一環(huán)，財(cái)務(wù)審核作為資產(chǎn)入賬的最后環(huán)節(jié)一直存在對(duì)賬難的問題。資產(chǎn)經(jīng)財(cái)務(wù)記賬后，財(cái)務(wù)人員需按照資產(chǎn)入庫單在資產(chǎn)管理系統(tǒng)手動(dòng)輸入憑證號(hào)、記賬日期等相關(guān)信息完成審核，在審核的過程中時(shí)有發(fā)生憑證號(hào)輸錯(cuò)、記賬日期選錯(cuò)等，導(dǎo)致財(cái)務(wù)賬與資產(chǎn)賬不相符，也使后續(xù)資產(chǎn)年報(bào)填報(bào)困難。

3、高校耗材管理平臺(tái)報(bào)銷緩慢

耗材管理平臺(tái)是高校管控教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)的重要手段，有此類平臺(tái)的高校不多且但大多都未與財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)對(duì)接。平臺(tái)的管理者對(duì)各用戶的經(jīng)費(fèi)撥付不方便，用戶也缺少相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，只能進(jìn)行手動(dòng)記錄，最終的報(bào)銷階段更會(huì)產(chǎn)生簽字不便、使用經(jīng)費(fèi)人員過多又缺少相關(guān)統(tǒng)計(jì)導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)不夠無法報(bào)銷等問題。

4、高校職工資產(chǎn)管理不便

高校固定資產(chǎn)投入逐年加大，各教職工名下的資產(chǎn)也日益增長(zhǎng)，傳統(tǒng)模式下各部門資產(chǎn)管理員作為部門資產(chǎn)的直接監(jiān)督及管理者壓力越來越大。各教職工卻又缺少便捷的途徑查看管理自己名下的資產(chǎn)，導(dǎo)致資產(chǎn)管理意識(shí)越發(fā)淡薄。

3 Z高校加強(qiáng)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的措施

1、建立固定資產(chǎn)系統(tǒng)與高校統(tǒng)一認(rèn)證平臺(tái)的對(duì)接。Z高校資產(chǎn)管理部門通過走訪調(diào)研兄弟院校，與公司和學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心共同商計(jì)對(duì)接方案，順利完成兩系統(tǒng)間的對(duì)接。

2、建立固定資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的對(duì)接。Z高校資產(chǎn)管理部門積極與其財(cái)務(wù)處和相關(guān)軟件供應(yīng)商協(xié)商對(duì)接方案，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)系統(tǒng)資產(chǎn)入庫直推財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)記賬完成后入庫資產(chǎn)自動(dòng)審核。

3、建立耗材管理平臺(tái)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的對(duì)接。借鑒B大學(xué)耗材系統(tǒng)和S大學(xué)耗材管理模式，結(jié)合Z高校實(shí)際，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)和相關(guān)軟件公司協(xié)商對(duì)接方案，實(shí)現(xiàn)耗材管理平臺(tái)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的對(duì)接。

4、建立固定資產(chǎn)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的對(duì)接。ERP系統(tǒng)是Z高校資產(chǎn)管理部門自主研發(fā)的從項(xiàng)目申報(bào)、招標(biāo)采購、合同履約驗(yàn)收到資產(chǎn)維修的全過程管理系統(tǒng)，其通過與相關(guān)軟件系統(tǒng)的協(xié)商，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)推送資產(chǎn)信息至固定管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從采購、入庫到處置的全流程管理。

5、建設(shè)固定資產(chǎn)標(biāo)簽的自助打印終端。目前固定資產(chǎn)系統(tǒng)的資產(chǎn)都需要打印資產(chǎn)標(biāo)簽，為方便教職工打印資產(chǎn)標(biāo)簽，Z高校調(diào)研各高校的使用現(xiàn)狀，配備資產(chǎn)標(biāo)簽的自助打印機(jī)。

6、建設(shè)固定資產(chǎn)管理手機(jī)端。充分調(diào)研各種資產(chǎn)管理方式，結(jié)合高校實(shí)際，將資產(chǎn)管理模塊內(nèi)嵌至校園網(wǎng)上辦公APP的方式建設(shè)移動(dòng)端資產(chǎn)管理系統(tǒng)，為教職工及時(shí)方便查詢名下資產(chǎn)提供最大的便利。

4 Z高校資產(chǎn)管理信息化的應(yīng)用意義

1、實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通。

固定資產(chǎn)系統(tǒng)與統(tǒng)一認(rèn)證平臺(tái)的對(duì)接有效解決了用戶賬號(hào)認(rèn)證的問題，用戶不再需要記錄一堆賬號(hào)密碼，僅通過統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)即可實(shí)現(xiàn)個(gè)人及部門明細(xì)資產(chǎn)的管理，極大方便了用戶資產(chǎn)管理。固定資產(chǎn)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的對(duì)接著力解決了其系統(tǒng)間信息不共享，實(shí)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)的有效串聯(lián)，為資產(chǎn)入庫及履約驗(yàn)收夯實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)高校資產(chǎn)從采購、履約驗(yàn)收、資產(chǎn)入庫到資產(chǎn)處置的全流程管理。解決了財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、ERP管理系統(tǒng)等系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通，有效推進(jìn)了高校資產(chǎn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

2、優(yōu)化資產(chǎn)管理的流程，提升工作效率。

耗材管理平臺(tái)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的對(duì)接實(shí)現(xiàn)了采購商城化、審批線上化、資金結(jié)算后臺(tái)化，配合線下管理流程進(jìn)一步完善了耗材規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)了“最多跑一次”改革要求并代已授權(quán)的教職工完成后續(xù)報(bào)銷手續(xù)，真正讓科研人員從繁瑣的報(bào)銷中解放出來。固定資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的對(duì)接有效解決了自動(dòng)對(duì)賬問題，財(cái)務(wù)核算時(shí)不需要再進(jìn)行人工對(duì)帳，而是通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)入庫單可線上直推財(cái)務(wù)并自動(dòng)對(duì)賬，切實(shí)提高了財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理效率，讓大家從繁重的人工對(duì)賬中解脫出來。

3、實(shí)現(xiàn)“物物有人管，人人都管物”資產(chǎn)管理理念。

通過自助打印一體機(jī)和手機(jī)端的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了全校個(gè)人名下資產(chǎn)的管理，將職責(zé)、權(quán)限落實(shí)到每一個(gè)人，真正做到“人人都管物，物物有人管”的目標(biāo)。固定資產(chǎn)管理手機(jī)端的上線，實(shí)現(xiàn)二級(jí)部門和教職員工及時(shí)方便的查詢名下資產(chǎn)，對(duì)資產(chǎn)盤點(diǎn)、清查和變動(dòng)提供了極大的便利。

Z高校通過梳理現(xiàn)有的資產(chǎn)管理平臺(tái)，重點(diǎn)研究并解決了財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、耗材管理平臺(tái)等系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通，積極探索合同流程管理與設(shè)備履約驗(yàn)收的有效結(jié)合方式，通過增加功能模塊或接口對(duì)接的方式獲取各系統(tǒng)的有效字段信息，從而使各系統(tǒng)串聯(lián)起來，達(dá)到消除信息孤島提升高校資產(chǎn)管理信息化水平的目標(biāo)，有效提高學(xué)校資產(chǎn)管理的信息化水平。

5結(jié)語

冰凍三尺非一日之寒，高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)不是朝夕之間就能完成的，本文探討并解決了財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、ERP管理系統(tǒng)等系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通，但高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)水平仍有提升空間。高校資產(chǎn)管理需要國家、高校、管理者共同努力才能探索出資產(chǎn)管理信息化的新途徑，進(jìn)一步優(yōu)化資產(chǎn)管理流程，提升資產(chǎn)管理效率，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的全流程管理有效推進(jìn)高校資產(chǎn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化。