精細化視角下的檔案管理

施曉平

摘 ?要：將精細化管理理念滲透到檔案管理工作當中，意在推動檔案管理工作的進一步改革和創新，全面優化新時期下檔案管理工作質量，全面展現檔案服務功能。本文簡要分析了影響檔案精細化管理的因素以及檔案精細化管理現狀，針對如何實現有效的檔案精細化管理提出了一些可行對策。

關鍵詞：精細化視角;檔案管理;策略

檔案精細化管理是現代社會不斷發展和進步對當前各項管理工作效率和質量提升所提出的要求，是提升檔案服務質量的需要。通過滲透精細化管理理念、健全相關規章制度、創新方法和技術手段來實現全方位、全過程、全局的檔案精細化管理，最大程度地發揮檔案管理工作的價值，由此創造更多社會效益。

1.檔案精細化管理影響因素

檔案管理無疑是一項龐雜的工作，其涉及的環節和流程眾多，參與人員也非常復雜。從檔案資料的形成、收集、儲存、利用，都需要各個部門和相關人員的參與，這一過程也是一個耗時較長的過程，所以人員的流動性也會影響檔案資料在收集過程中的完整性以及整體的規范性。我國目前針對檔案出臺了各項方案和規定，為檔案管理提供了比較健全的法律保障和技術標準，但是要想真正實現精細化管理，無論是在機制還是在體制的建設上，還需要進一步完善。檔案涉及到各種各樣的信息資料，并且從收集到儲存的過程周期長，流程復雜，其收集和管理難度不言而喻，這一過程很難保證所有的檔案資料內容完整、正確或是規范。針對檔案管理這項工作，必然需要有關部門投入大量經費，物質基礎可謂是根本因素。檔案管理并不是簡單地將檔案資料收集儲存下來，后期還需要根據不同部門、不同人員的需求進行反復利用，而因為檔案收集和儲存的難度較大，致使檔案內容的完整性和規范性得不到保障，很多檔案很難真正被利用，以獲取更多的效益，彰顯其服務質量。

2.檔案精細化管理現狀

2.1認識有待加強

隨著信息時代的到來，檔案資料的重要性愈加受到重視，各行各業都針對檔案管理進行了改革和優化，但是對于更加深層次、全方位的檔案精細化管理卻沒有落實到位，在意識形態上要么不夠重視，要么認識不夠全面，缺乏新的方法和手段，依舊遵循著傳統的管理理念和模式。

2.2制度有待健全

很多單位雖然針對檔案管理設立了一些基本制度，比如保密制度、借閱制度，但是制度建設還不夠精細化，如從行政方面考慮，相關責任機制、獎懲機制、考核機制還需要進一步完善，才能為檔案精細化管理提供切實保障。

2.3資料缺失錯誤

要想推動檔案資料的精細化管理，就必須要確保檔案資料的完整性和真實性，這是基礎和前提，然而在實踐中，由于很多單位并不能夠從始至終地堅持全面把控的管理理念，在檔案資料的收集階段，尚不能保證其規范性，后期整理和利用的過程中出現遺漏或者損壞，安保措施不到位，檔案內容的分類整理就是一大難題。

2.4需求不夠明確

追求檔案資料的精細化管理，最終目的是為了提升檔案的服務質量，使現存檔案資料可以在現實生活中得到最大程度地利用，能夠為大眾提供更加有針對性的優質服務，那么檔案的精細化管理過程，就必須要充分考慮到檔案的利用目的、服務對象和其具體需求。但在現實情況中，檔案資料的管理和服務并沒有銜接。

伴隨著社會的發展，科技的進步和信息爆炸對檔案資料管理提出了更新更高的要求，相應地，檔案資料的精細化管理就必須要有扎實的物質基礎，也就意味著應當投入更多的經費，經費投入的不足會極大的影響檔案精細化管理的水平。

3.精細化視角下檔案管理策略

3.1收集整理的精細化

可以說，很多工作都離不開檔案資料，檔案資料及其管理的重要性不言而喻，因此，實現檔案資料的精細化管理就必須堅持全過程的管理，從檔案資料的收集分析到檔案資料的儲存利用，相關部門需要對此提起重視，制定一個完整的計劃方案，提高全員對檔案管理的重視與認識，明確各方職責，保證計劃的科學性、規范性和可行性。有關部門需要編制科學的規劃與標準，安排專門的工作人員來負責檔案資料的收集、分析和整理，全程記錄檔案的移交，由此保證檔案資料的真實性和完整性。科學的規劃和具體的執行移不開制度保障，有關單位必須要建立健全針對檔案精細化管理的機制體制，明確各項指標，確定科學合理的管理辦法。此外，還需要保證檔案精細化管理有足夠的經費投入。

3.2歸檔管理的精細化

在檔案資料的收集、分析和整理階段來做好各項工作是實現檔案精細化管理的首要任務，檔案資料移交至管理部門后，實現檔案資料的分類、歸檔、管理是關鍵環節。在這一階段，相關單位就必須要保證管理人員自身有著較高的專業素養，管理人員不僅需要熟練掌握有關檔案分類整理的各項細則，更應當保證自身所負責的檔案業務的規范性，依照單位所制定的各項機制標準，全程執行精細化管理流程。最重要的是，管理人員必須嚴格把握歸檔質量，始終確保檔案資料的準確性、完整性。并且單位應當組織質量監管小組，定期針對檔案的歸檔整理工作進行監督指導，一旦發現質量問題，立即進行整改。

3.3儲存服務的精細化

做好了檔案資料的歸檔整理工作，將檔案資料儲存到檔案館或者檔案室時，并不意味著檔案工作已經結束，很多檔案資料后期會展現其服務價值，為此單位必須要保障好自身所儲存的檔案資料的安全，還應當針對檔案服務來制定計劃、機制和標準。如今在信息時代下，很多單位愈加重視檔案管理的數字化和智能化，網絡安全是不可忽視的一個重要問題。單位一方面要積極推進檔案資料精細化管理的信息化建設進程，另一方面更應當做好相關電子檔案資源數據的備份，并且加強網絡安全防護，兼顧實體檔案資料和檔案數據資源的安全。對于檔案資料后期的查詢和利用，單位有必要加大編研力度，選擇多樣化的編研主題，結合對檔案利用的實際需求的分析，不斷豐富其服務，提升其服務水平。

4.結語

總而言之，在現實生活中，檔案管理是一項非常重要的工作，在各行各業中都會涉及。相關單位必須要對此提高重視，加強認識，創新理念，創新技術手段與方式方法，在實踐中不斷研究和探尋檔案精細化管理路徑，同時還要夯實物質基礎，加大經費投入，健全機制體制，明確科學標準，提升人員素養，關注信息安全，由此才能夠推動檔案管理工作的優化，提升檔案管理工作效率和質量，彰顯相關單位的管理水平和能力。

參考文獻：

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