鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中存在的問題及對策

徐磊

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理當(dāng)中普遍存在信息化建設(shè)不足、隊伍不完善、制度不健全、檔案收集以及利用意識不夠等問題。在應(yīng)對上主要是抓住制度建設(shè)，在建立信息化管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上不斷壯大管理隊伍，同時積極學(xué)習(xí)國家檔案管理辦法，提高檔案收集及利用水平。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府;檔案管理;管理問題;問題對策

前言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為基層政府需要負(fù)責(zé)基層經(jīng)濟(jì)、文化、政治、教育、醫(yī)療等領(lǐng)域以及對應(yīng)資源檔案管理工作，還要及時負(fù)責(zé)本地區(qū)人口基本檔案工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理水平直接關(guān)系到了各村建設(shè)事物，故而不容馬虎大意。但實際工作中，因為資源分配不公、領(lǐng)導(dǎo)重視水平低等原因，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在信息化建設(shè)不足、隊伍不完善、制度不健全、檔案收集以及利用意識不足等問題。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略下必須要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)管理模式，提升檔案管理水平，才能讓檔案為鄉(xiāng)村建設(shè)提供助力。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)存問題

1.制度不健全

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理制度不健全體現(xiàn)在：第一，沒有建立檔案管理責(zé)任制。第二，檔案收集、篩選、立卷、歸檔、利用等環(huán)節(jié)缺乏標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致操作五花八門，檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容彼此矛盾。第三，缺乏激勵制度，導(dǎo)致工作人員內(nèi)動力不足，在工作中出現(xiàn)應(yīng)付心理，檔案分類、立卷等工作馬虎。在有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門甚至于出現(xiàn)各類檔案混淆情況。第四，檔案經(jīng)費管理混亂，導(dǎo)致經(jīng)費利用率不足，檔案部門軟硬件缺乏[1]。

2.信息化建設(shè)不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案包括了人口、教育、經(jīng)濟(jì)、政治、醫(yī)療、社會保障等方面內(nèi)容，可以說檔案領(lǐng)域?qū)挿海瑪?shù)據(jù)相對復(fù)雜且數(shù)據(jù)采集困難。而目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)水平低，不管是檔案收集、篩選、立卷、歸檔，還是保存和利用都存在很明顯的依賴人力現(xiàn)象。而人力資源方面缺乏專業(yè)管理人員，又直接導(dǎo)致了檔案收集不及時、篩選不標(biāo)準(zhǔn)、立卷不清晰、歸檔不認(rèn)真、保存不嚴(yán)密、利用不全面等問題。

3.隊伍不完善

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室人員缺少，隊伍培訓(xùn)質(zhì)量差，工作較為散慢缺乏服務(wù)意識，故而檔案收集、整理、保護(hù)、利用等工作流于形式。檔案管理人員信息技術(shù)水平差，難以維護(hù)現(xiàn)有的新媒體平臺，在線服務(wù)回應(yīng)慢。

4.檔案收集以及利用意識不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門面對各村收集檔案資料，而各村在資料收集整理上存在明顯拖拉現(xiàn)象，即便一年一次檔案數(shù)據(jù)上報工作也會存在資料不全、數(shù)據(jù)模糊等情況。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門又缺乏認(rèn)真校對意識，總會導(dǎo)致虛假數(shù)據(jù)或者缺乏系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檔案進(jìn)入檔案室。這樣的檔案無法為他人提供很好的參考。況且鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理當(dāng)中缺乏利用方面考核，導(dǎo)致了檔案管理人員缺乏服務(wù)意識。

綜上所述，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館存在的問題彼此關(guān)聯(lián)，例如信息化管理不足和決策者不夠重視有關(guān)，同時也造成了檔案管理人員信息技術(shù)薄弱。而這又導(dǎo)致了檔案收集、篩選、分類、立卷等工作粗放。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理問題并不簡單，必須要從根上找原因，才能使其逐漸地從傳統(tǒng)粗放管理向綜合管理、高效管理轉(zhuǎn)變。

二、提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理水平的策略

1.完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理制度

第一，積極建立檔案管理責(zé)任制。即各村要有專門檔案管理人員，由其來不斷采集村內(nèi)各類數(shù)據(jù)、信息，包括村中土地等資源情況（土地流轉(zhuǎn)、林地規(guī)模、集體土地面積）、村民數(shù)量以及學(xué)歷等基本資料、當(dāng)?shù)鼐坝^、自然資源、非物質(zhì)文化、文化類數(shù)據(jù)調(diào)查資料（民俗、村志、傳說）等，再由村檔案管理人員將檔案分類裝訂、保存，一年一次向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門匯集。匯集時需要村檔案人員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員彼此共同清點、記錄，之后簽字。以該簽字文件來確認(rèn)彼此責(zé)任。第二，按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案分類、檔案材質(zhì)、檔案管理軟硬件來形成對應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。要求凡是同一事務(wù)的數(shù)據(jù)前后需要一致，若不一致需要認(rèn)真考察前后數(shù)據(jù)，并將真實數(shù)據(jù)錄入其中。第三，對村檔案管理人員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員實行激勵政策，對表現(xiàn)優(yōu)異者增加獎金、福利，以此來引導(dǎo)所有工作人員提高工作質(zhì)量[2]。這其中必須要積極考核，嚴(yán)格抽查，只有以這樣的方式才能杜絕有關(guān)人員產(chǎn)生應(yīng)付心理，保證檔案管理工作提質(zhì)增效。

2.提高信息化建設(shè)水平

第一，建立信息化管理平臺，需要先制定檔案分類，建立不同檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，主要是以檔案來源、形成時間、內(nèi)容、形式、特征等來區(qū)分。要盡量保證分類細(xì)密，能夠囊括鄉(xiāng)鎮(zhèn)所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域。第二，建立信息化管理平臺后，要求各村定期上傳數(shù)字版檔案資料，如有貴重資料則需要親自遞交給鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門進(jìn)行專門管理和保護(hù)。交接時必須要彼此確認(rèn)內(nèi)容。第三，為了保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理體系安全，需要定期殺毒修復(fù)，要盡可能避免被黑客等不法分子截獲、篡改、盜取。第四，要對檔案利用情況形成數(shù)據(jù)統(tǒng)計，根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果來調(diào)整檔案利用方案，要確保經(jīng)常利用的檔案得到及時保護(hù)，避免嚴(yán)重磨損和內(nèi)容缺失。

3.培養(yǎng)高效檔案管理隊伍

第一，積極地補(bǔ)充檔案管理人員，要確保檔案管理部門有足夠人力，能夠動態(tài)完成檔案交接、檔案保管、檔案整理、檔案立卷歸檔等工作。能夠定期檢查檔案完整程度，對檔案展開必要的修補(bǔ)。第二，需要對檔案管理人員提供必要的培訓(xùn)，包括檔案分類保管、檔案利用等方面的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，要確保檔案管理人員形成服務(wù)意識，這是保證檔案資料得到利用的前提條件。第三，要求檔案管理人員在線服務(wù)態(tài)度好、服務(wù)認(rèn)真。

4.形成動態(tài)收集習(xí)慣并提供在線服務(wù)

各村檔案管理人員需要動態(tài)收集檔案資料，避免重要資料散失。要保證檔案分類正確、資料完整、數(shù)據(jù)詳實。這是從根本上保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作提質(zhì)增效的關(guān)鍵。另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館通過在線服務(wù)為群眾或者其他部門提供檔案參考，要盡可能保證檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)尤其是各村經(jīng)濟(jì)、文化、政治、教育等工作提供參考[3]。

總結(jié)：

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作十分重要，如實反映了各村各方面工作、各領(lǐng)域情況，需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府嚴(yán)格保護(hù)這些檔案，要通過建立管理制度（分類制度、檔案管理流程及標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任制度、考核激勵制度、培訓(xùn)制度）來提升檔案管理水平。尤其是要提高檔案信息化管理水平，其關(guān)乎到了檔案收集和檔案利用，不可小覷。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙曉霞. 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中存在的問題及對策[J]. 城建檔案， 2021（9）：2.

[2]佟瑞芳. 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及措施探究[J]. 真情， 2020（6）：1.

[3]熊艷紅. 規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的必要性[J]. 農(nóng)家參謀， 2020， No.643（02）：254-254.