信息化背景下檔案管理工作現存問題研究

李婷 申顯輝

摘? 要：隨著科學技術不斷進步，社會發展水平不斷提升，我們已經邁入了一日千里的信息時代。新時代背景下，社會所有發展領域都被信息技術所覆蓋，對人們學習新知識，掌握新技能，運用新技術提出了新的挑戰。信息時代的發展改變了人們的思想觀念、工作和生活方式，促進了科技的進步，提高了人們的工作效率和生活質量。同時隨著互聯網技術的普及，加速了全球經濟一體化進程，對全世界經濟發展產生了重要影響。

關鍵詞：信息時代;;檔案管理;風險意識

中圖分類號：G647.24? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.328

互聯網技術的產生和應用，給人們的生活帶來了日新月異的變化。信息化時代下，檔案管理工作變得尤為重要。檔案記錄的信息都是最原始的有價值的重要信息，需要妥善保管。同時信息的更新和保存也是檔案管理的重要部分，及時跟進有效信息做好更改，保證檔案管理信息的準確性，為日后查閱使用提供有價值依據。信息化下的檔案管理工作，需要對巨量信息做好記錄和保存，同時進行專業化處理，從中提取所需要的知識和信息。如何做好信息化下的檔案管理工作，本文做了如下研究。

一、信息化的含義

對于“信息化”（Big data）研究機構Gartner給出了這樣的定義。“信息化”是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產。信息化不是對部分數據進行隨機分析或抽樣調查，而是對全部數據進行分析整理，提取出有價值信息。從信息化的特點不難看出，信息化處理的是種類繁多的海量信息，而且處理速度極快，有著重要的使用價值[1]。

二、信息化下檔案管理的現狀

首先，科學技術的發展，對檔案管理工作人員綜合能力提出了更高要求。檔案管理工作融入信息化處理技術，要求工作人員不但掌握檔案管理相關知識，還要有熟練的計算機操作能力和維護管理能力，這對檔案管理工作人員提出了不小的挑戰。

其次，信息化統計海量信息，在信息的甄別篩選錄入方面，增加了工作難度。信息化處理的是非結構化或半結構化數據，在對信息的采集整理過程中，工作人員要學會舍棄無用信息，篩選重點有價值信息，做好信息檔案記錄和保存。信息化下的檔案管理工作需要工作人員提高辨別能力，為檔案信息管理起到保障作用。

最后，檔案管理體系不完善，對檔案管理工作有一定的阻礙作用。信息化下的檔案管理工作，工作內容和工作模式有了新的填充和發展，但是沒有及時建立規范合理的檔案管理體制和檔案管理體系，導致后期在檔案信息使用過程中出現費時費力的情況，降低檔案管理工作效率。

三、信息化下檔案管理的策略分析

1.提高檔案管理人員自身綜合能力

科技的發展離不開人才的驅動，人才是企業發展的重要資源，所以企業更加注重人才的培養。信息化下的檔案管理工作，同樣離不開人才的助力。信息化的檔案管理工作，需要引進專業的技術人才進行指導和把關，同時對于業務能力較弱的工作人員展開崗位業務培訓，在掌握檔案管理知識的基礎上，提高互聯網辦公能力，掌握多方面知識技能。只有檔案管理人員綜合業務水平提高，逐漸向未來要求的復合型技術人才邁進，從根本上提升檔案管理人員綜合能力，提高檔案管理工作效率。

2.優化檔案信息采集模式，提高檔案管理智能化

科技的飛速發展，改變了傳統的信息收集模式，信息化時代下，信息采集分析主要靠計算機數據庫聯動處理，綜合圖片、音視頻等零散碎片信息，結合海量信息資源，加大結構化、半結構化、非結構化信息的收集分析能力。利用云計算等智能技術增強數據信息的推送服務能力，滿足用戶的現實需求。例如互聯網中存在的多款軟件，都會根據用戶的日常瀏覽信息，信息化技術通過對需求信息的數據進行分析研究，為用戶提供智能化服務。檔案管理工作人員同樣要提高服務意識，為應用者提供更加高效便捷的檔案信息服務，保障信息化技術的有效應用。

3.建立健全檔案管理體系

在信息化技術的應用下，建立新型檔案管理系統的工作框架，完善檔案管理工作內容，使信息更加透明，工作更加有效，提高檔案管理工作效率。當下是一個信息爆炸的時代，每天的信息量種類繁多，對數據處理速度也提出了新的要求。這就需要對傳統的檔案管理系統進行擴容，保障檔案管理信息的完整性和準確性[2]。

4.提高檔案管理的風險意識

隨著社會發展，信息日益透明，給不法分子造成了可乘之機。檔案管理人員要樹立正確的網絡安全意識，提高識別能力。一旦隱私信息如被泄露，將會造成不可挽回的損失。工作人員在檔案管理過程中，要保證國家和個人的隱私信息不被泄露，為檔案信息的安全性做好保障。

四、結語

綜上所述，信息化時代，檔案管理已經由傳統的紙質信息管理逐漸轉變為電子檔案信息為主，紙質為輔的管理模式。需要檔案管理人員了解檔案之間的聯系，深入發掘檔案信息中的價值和意義，結合現代化手段為應用者提供更加高效準確的信息資源，滿足社會發展需求。

參考文獻：

[1] 趙新民，秦廣久，馬向陽，懷保民，姬榮榮.信息化時代檔案管理模式變化研究[J].山東農業工程學院學報，2020，37（05）：184-188.

[2] 安琴.淺析基于信息化時代的檔案價值及其利用[J].蘭臺內外，2019（26）：67-68.

（吉林省梅河口市人力資源和社會保障局? 吉林通化? 135000）