關于信息時代下檔案管理工作的創新分析

夏楊

摘? 要：21世紀是信息時代，社會經濟快速發展，科學技術時時更新，知識大爆炸的同時，對人們學習能力和適應能力提出了新的要求。信息化時代是社會發展的一個新階段，各行各業都要轉變觀念，調整思路，針對新的變化，制定合理有效的工作制度和工作模式，快速高效完成本職工作，為我國的現代化建設事業添磚加瓦。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;管理體系

中圖分類號：F272;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.317

信息化時代發展導致信息項目數量大幅增加，需要加強信息的采集、整理、保存工作，對檔案管理工作也提出了新的要求。信息載體的改變，檔案管理技術的更新，這些都要求檔案管理工作也要跟上時代發展步伐，創新調整檔案管理方式，順應檔案管理工作信息化的發展需求。本文在分析了信息化時代特征的基礎上，進行了關于信息時代下檔案管理工作的創新分析。

一、信息化的時代特征分析

信息化是在計算機、數字化、生物工程等先進技術的基礎上產生，使人類以更快捷的方式獲得并傳遞人類社會的文明果實。信息化時代的發展，為人類交流提供了有效便捷的通訊手段，加強了世界各地的經濟文化發展融合，為人類共同繁榮進步提供了有力保障。信息化時代的特征有：紙質記錄信息，通過書本傳遞知識;有了電視、電話、互聯網等通訊交流設備;信息量增大，傳播速度快，技術和復雜程度增加，這些信息時代的特征，要求我們面對新環境、新變化要及時更新工作管理模式，提高知識水平，采用新的策略適應新時代的發展。

二、關于信息時代下檔案管理工作的創新分析

第一，信息時代下，信息存儲方式的多樣化，要求工作人員建立新型工作模式，做好檔案管理工作。檔案是一種信息存儲方式，具有保存價值的原始記錄。檔案記錄的是國家、企業、個人的相關信息，是十分重要的社會信息資源。在以前，檔案信息多是以紙質書籍記錄，不但查找起來費時費力，還有磨損，不利后期保存，而且容易出現丟失現象，很多寶貴資料就此失查，為后人查閱帶來了諸多困難和阻礙。信息化時代的發展，檔案資料記錄有了新的存儲方式。將大量繁瑣的存儲信息，通過光盤、圖表、音像、U盤資料等方式記錄，節省了大量空間，降低了磨損率，提高了信息記錄的準確性和完整性。同時，隨著計算機的普及應用，通過掃描、錄入等方式將大量信息分門別類儲存到計算機數據庫中，在查找時更方便、更快捷，同時管理起來也更簡單、更安全。這些檔案信息管理工作的變化都是順應信息時代社會發展的必然結果。基于此要求檔案管理工作人員，調整思路，建立新型管理模式，既要注重紙質原始資料的保存管理，還要重視電子信息記錄的維護和及時更新，創建一個線上線下雙管齊下的檔案管理模式，加強檔案管理安全性和準確性。對于在計算機網絡中需要展示的信息，檔案管理人員必須加強監督管理。除了我國法律明確規定的國家秘密、個人隱私等信息不予公示外，可以適當的擴大服務的對象和范圍，提高服務意識，與時俱進，為創立科學規范的檔案管理工作模式奠定基礎。

第二，信息時代下，多種信息交叉融合，需要構建一個高效優化的管理體系。信息時代大背景下，多項目多信息交叉融合，增加了檔案信息管理工作的難度。對繁雜信息進行歸納整理，辨別有價值信息，制定出行之有效的檢索目錄，方便調取查閱。檔案管理部門也要明確分工，在國家方針政策指導下，制定有效的管理機制，并形成相應的責任制度。確保每位工作人員都能盡職盡責，各部門密切配合，提高工作效率，使檔案管理工作更加規范化、科學化。“沒有規矩不成方圓”，一個適應時代發展的檔案管理體系的建立意義深遠。

第三，信息時代下，檔案管理工作人員的綜合素質也要隨之提高。隨著信息時代的進步，工作模式發生了轉變，工作人員也要不斷學習，提高自身工作能力和綜合素質。在檔案管理工作中，部分人員因循守舊，不思上進，在崗位工作中，得過且過，這種消極的工作態度對檔案管理工作有著不利影響。針對這種松散狀況，必須隨時對工作人員的知識水平和操作技能進行檢查和培訓。檔案管理單位一般很少對工作人員進行培訓，這就形成了部分人員工作能力水平降低，工作熱情差等現象。信息時代背景下，要利用科學技術手段，培訓工作人員的專業技能和創新能力，提高檔案管理工作的效率。例如，現代檔案管理工作離不開計算機的使用，但是大多工作人員并不具備專業的計算機知識。這就需要對檔案管理工作人員進行相關方面知識的培訓指導。將檔案信息錄入計算機中進行信息存儲，還需要定期對計算機進行系統升級和設備維護，以保護檔案信息的完整性和安全性。同時要對系統中的數據信息定期進行電子備份，避免在計算機遭到惡意軟件或者黑客攻擊時，檔案信息受到影響。另外，對工作人員的相關軟件的使用、圖表的制作能力也要加強業務培訓，提高獨立收集、整理、存儲檔案信息的能力，在工作中能夠獨當一面甚至多面，從根本上提高檔案管理工作人員的業務能力和綜合素質，提高檔案管理工作效率和質量。

三、結語

總而言之，檔案管理工作是關系國民經濟和社會發展的要素之一，是一項任重而道遠的工作。檔案信息化建設是未來檔案管理工作的重中之重，需要所有工作人員從自身出發，提高自身知識水平和專業技能，探索新的適應時代發展的檔案管理模式，提高檔案管理效率和質量。希望本文的研究能夠對相關課題研究的專家學者有所啟發。

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（鐵嶺衛生職業學院? 遼寧鐵嶺? 112000）