科學的績效評估實現醫院行政類電子檔案管理創新和優化

鄭璐

摘? 要：目前，電子檔案管理已成為醫院發展的必然趨勢，醫院行政類電子檔案管理的創新和優化符合大數據發展趨勢，有利于提升醫院整體建設，而科學的績效評估是實現這一目標的必要手段，本文將從橫向對比分析同行業行政電子檔案管理情況，縱向借鑒分析國內外行政電子檔案管理先進案例，分析醫院行政類電子檔案管理現狀，總結先進的、有效的科學的績效評估管理思路，實現制度創新、技術創新、模式創新和優化。

關鍵詞：績效評估;醫院行政類電子檔案管理;創新;優化

中圖分類號：G647.24? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.179

目前關于電子檔案現代化及規范化管理辦法已在社會各行各業得到充分利用，成效顯著，同時近年來隨著信息技術的發展和辦公自動化的廣泛應用，電子檔案管理由于順應了新時期政府信息化和管理現代化的必然趨勢而逐漸開展。本研究通過查閱、收集相關醫院、部門實施行政電子檔案管理工作的現狀以及工作過程中存在的問題，利用《數字檔案室評估細則》進行評估，內容包括電子檔案基本情況、管理、設施、開發利用、檔案數據等，評估醫院行政電子檔案管理效果。

本研究課題作為河南省檔案科技項目“醫院行政類電子檔案管理績效評估研究”（2020-R-18）的重要組成部分，運用問卷調查法、文獻研究法、實踐法、案例分析等多種方法與手段，根據醫院行政類電子檔案的特點，結合績效評估相關理論進行比較分析總結，一方面從橫向對比分析同行業行政電子檔案管理情況，另一方面從縱向借鑒分析國內外行政電子檔案管理先進案例，理順醫院行政電子檔案管理現狀，詳細記錄管理過程中出現的問題，探討對應措施，總結醫院行政電子檔案先進的、有效的管理思路，涵蓋制度創新、技術創新和模式創新等方面，梳理出適應醫院發展實際需求的具有可復制性和推廣價值的醫院行政電子檔案管理規范，提高醫院檔案管理和利用效率，為電子檔案管理績效評估提供參考性建議，為黨和政府及社會公眾提供有效的檔案信息服務。全文包括三個部分。

一、對比同行業行政電子檔案管理績效評估情況

電子檔案管理績效評估體系的指標包括組織管理、基礎設施建設、基礎業務、數字檔案資源建設、信息服務、業務技能六個標準。組織管理指標是指醫院行政類電子檔案管理是否具有健全完善的組織、制度標準，包括組織架構、管理制度、業務聯系、財務保障等。基礎設施建設指標就是醫院檔案管理的軟硬件基礎設施的配置，包括軟硬件基礎設施建設、網絡建設、庫房現代化建設。業務指標、數字檔案資源建設和信息服務指標包括電子文件歸檔、保管、移交、鑒定、統計分析、開發利用等，是檔案管理的主要工作性能的體現，它們能夠更好地確保檔案的完整性、及時性、安全性。業務技能指標是指檔案業務的創新和提升。

本研究以發放問卷和實地考察相結合的形式收集了3個市級醫院檔案室檔案信息化建設績效相關數據，以《數字檔案室評估細則》為指導，分析后得出以下結論：行政電子檔案建設需要科學、動態、長期及均衡的投入。各單位檔案基礎設施建設、財務投入、信息平臺建設、人才配置參差不齊;檔案部門主動服務意識薄弱，檔案工作宣傳、檔案電子資源開發及信息開放力度不夠。檔案信息化建設多元化、協同化服務以及遠程查詢服務比較欠缺。

二、借鑒國內外行政電子檔案管理先進案例

上世紀80年代以來，隨著政務信息公開化的呼聲， 績效評估研究逐漸成為國內外學術界的一個熱點話題。職能科室績效評估體系與臨床醫技科室有很大不同，管理更復雜，相關研究卻不多。比如國外的六步程序法、三階段法、績效金字塔模型等，國內有學者提出將評價指標維度分為科室管理能力（職能完成指標）、工作業績（效率指標）、可持續發展能力（學習、創新指標）和滿意度指標，并采用菲爾德咨詢法獲取多個二級指標，確定指標權重。總結來說，醫院行政類電子檔案績效評估還是要依據醫院發展戰略和檔案管理具體情況進行差異化考核和評估。

三、科學的績效評估實現醫院行政類電子檔案管理創新和優化

1.建立科學完善的醫院行政類電子檔案績效評估體系

隨著醫院管理進一步的精細化和嚴格化，醫院行政類電子檔案績效評估體系需要緊跟時代步伐，運用科學的方法從多角度進行多元化研究。除了通過最新的系統及技術層面的保障以確定電子檔案來源可靠、管理科學、長期可用之外，還要重視醫院自身發展規律和社會需求，建立適合醫院的自查和績效評估體系，發現問題，解決問題，形成經驗推廣。

2.醫院行政類電子檔案績效評估指標內容、權重和評分標準不是一成不變的，應當伴隨著醫院發展動態調整。比如電子檔案的安全問題，我們需要根據醫院的實際情況，制定并不斷完善醫院行政類電子檔案的管理和使用制度，如行政檔案的訪問制度，信息存取制度、建立附錄系統，增加評估權重突出其重要性，實現更高的績效管理和更遠的戰略目標。

3.完善溝通和激勵制度

醫院行政類電子檔案績效評估體系在實施過程中需要通過廣泛溝通和多方反饋來不斷完善，同行業之間的信息溝通和借鑒、檔案使用者和使用效果的及時反饋，及時修改，會在很大程度上提升檔案管理績效，促進整個醫院進一步發展。激勵機制的建立包括正激勵和負激勵，需要充分結合醫院發展戰略，考慮檔案工作人員個體需求。

績效評估的最終目標是實現醫院整體效能的提升，目前，大多數醫院的檔案發展處于信息孤島的狀況，沒有形成由內到外、自上而下層層支撐的關系，仍需進一步的研究和完善。

（鄭州市中醫院? 河南鄭州? 450000）