論醫院后勤檔案管理的重要性

石勝軍

摘 要：自我國進入21世紀以來，不僅國家綜合實力有了穩步提高，同時也帶動了醫院建設事業的飛速發展與轉型升級。就現實情況來看，很多醫院的后勤檔案管理工作一直容易被忽視，很多人提起醫院的后勤檔案管理，潛意識里都認為此崗位沒什么過高的標準，似乎只是處理醫院運營過程中的一些閑雜事項。然而事實并非如此，醫院后勤檔案管理人員需要負責的內容繁忙而艱難，各項工作內容都有著超高的專業要求，其中包含醫院綜合性建設、維修、綠化、招標等，甚至還需要負責醫院日常水電氣、保潔滅害、設備運行等醫院日常運營工作。由此可見，醫院的后勤檔案管理是促進醫院良性發展的重要保障。

關鍵詞：醫院;后勤檔案管理;重要性;問題;對策

如今全國各地的醫院建設都進入一個井噴式的高峰期，無論從建設規模、專業標準還是后勤檔案管理等各方面來看都有了更為嚴苛的要求。而且在醫藥衛生體制改革的不斷加速下，越來越多人開始認識到了醫院后勤檔案管理的重要性，因為這項工作很多時候要在多個部門之間起到“串聯”作用，是促進醫院建設可持續發展的重要支撐。不過即便如此，當前我國的醫院后勤檔案管理還是存在許多不如人意的地方，若不及時將其逐一整治，很有可能會對醫院未來的發展造成負面影響。筆者將結合自身多年來相關的工作管理實踐，簡要概述醫院后勤檔案管理工作，分析當前我國醫院后勤檔案管理存在的不足，闡述醫院后勤檔案管理的重要性，并在此基礎上探究優化醫院后勤檔案管理的有效策略。還望個人之見，能為廣大醫院后勤檔案管理同仁提供可行的一些參考建議。

一、簡述醫院后勤檔案管理

1.內涵與覆蓋內容

通常情況下，醫院后勤檔案都是在醫院資產管理、建設工程、后勤人員結構、設備設施管理等各類工作中逐步形成的，這些內容具有非常有利的保存價值，其中包含各類音像、文字、圖片等記錄載體。利用當前各類先進的信息化技術，利用這些寶貴的檔案資源進行科學整合、歸納以及開發，可以為醫院的醫療以及科研等各項工作提供精準服務。關于醫院的后勤檔案管理涉及的工作內容，主要包含醫院綠化、維修、建設、涉及、保潔滅害等各個領域的運營類管理。另外，當前有很多醫院已經將部分業務進行了外包合作，因此還涉及到后續的外包業務檔案管理。隨著信息化技術的不斷進步，未來的后勤檔案管理勢必將越來越多元化、創新化，后勤檔案管理工作也將發揮更多應用價值。

2. 遵循的工作原則

在進行醫院的后勤檔案管理工作中需要遵循很多基礎性規則，這樣才能保障所有工作能夠有序開展，其中包括：其一，規則性原則。即在制定以及實施檔案工作的時候必須契合現代化標準，要遵守對應的工作規范、工作質量以及效率性原則;其二，安全性原則。即在數字化、信息化建設的推動下融合先進技術，讓這些現代化技術來為檔案管理保駕護航，以此來提高各類后勤檔案的安全性;其三，效益性原則。也就是說要在施行后勤檔案管理的同時注重醫院的各類效益，不斷分析用戶的需求有哪些，同時根據醫院自身實際能力來進行集中處理，讓那些利用率比較高的檔案進行數字化，以此創造更多的經濟效益和社會效益。

二、當前我國醫院后勤檔案管理存在的不足

1.對醫院的后勤檔案管理意識淡薄

就當前我國的醫院后勤檔案管理實際情況來看，有很多醫院都不夠重視后勤檔案管理，不僅管理意識較為淡薄，同時還有很多機制性的內容未能科學落實。正是由于這些原因，才導致醫院的很多后勤檔案管理不完善，各個部門之間缺乏對彼此工作的監督、檢查以及考核，而且在推動后勤管理工作的執行力也不足，管理制度形同虛設。隨著新時代醫院信息化建設步伐的加速，后勤檔案管理工作如若出現了“掉鏈子”的情況，無疑將嚴重影響醫院未來的健康發展。

2.管理水平不足

由于醫院后勤檔案管理工作涉及的面比較廣泛，其中的工作內容不僅十分繁雜，同時還有著極高的專業性要求。然而就目前我國的后勤檔案管理用人格局來看，某些醫院的工作人員自身專業素質明顯不夠，無法勝任醫院的后勤檔案管理崗位。具體表現在，對于檔案的重要性、專業要求以及收集等業務不夠熟練，同時也沒有做好對應的檔案歸檔處理，導致醫院信息化建設與時代脫軌。另外，還有些后勤檔案管理工作人員缺乏職業素養，對待工作不夠認真仔細，經常出現一些小錯誤，諸如此類的問題必須及時改善。

3. 信息化建設落后

進入信息化時代之后，各地醫院都在大力應用互聯網信息技術，因為各類現代的技術手段不僅可以提高工作效率與工作品質，也讓醫院的后勤檔案有了更好的技術歸屬。不過目前我國依舊有一些醫院的信息化建設比較落后，實際的檔案數字化流程不夠精細，醫院內部存在“信息孤島”的情況，而且由于醫院內部設立部門較多，各個平臺之間又互相獨立，沒能在實際工作中取得緊密聯系，一旦需要數據共享或者匯總的時候幾乎難以實現。

4.未匹配科學合理的能源管理體系

考慮到醫院占地面積廣，其中需要用到的醫療設備也非常多，因此需要采集的數據極為龐大。但是當前很多醫院在導入能源管理體系的時候多數采用人工采集，這樣的工作模式不僅費時費力，同時也很容易導致數據丟失或者采集不全。如此一來，醫院的各類能耗去向則難以記錄精準，后續的能耗分項計量以及各個部門之間的能耗指數等無法量化。若能耗數據都出現了問題，那么醫院要想在未來的建設工作中開展節能計劃則很難做到，而且會造成后勤檔案管理混亂，工作效率低下以及成本開支不好控制等問題。

5.醫院用能存在安全隱患

因為醫院的各類醫療設備幾乎長期都保持在高強度的工作狀態之下，因此必須要對所有設備開展科學的維護與保養工作，否則不僅會影響設備使用壽命，甚至還有可能引發某些設備安全事故。當前我國很多醫院的后勤檔案管理都沒能做好用能方面的科學安排，對于醫院內部的設備電壓、用電功率、三相不平衡率、環境狀態等參數等沒能記錄在案，經常是在設備已經停止運行才發現，這種情況就很容易遺留安全隱患。另外，當前某些醫院的設備數據監測工作，還是停留在故障告警、數據抄表的被動階段，進入信息化時代之后，有很多系統化的設備數據已經不是利用人力可以完成的工作了，對應的設備保養安排已經需要一整套專業化的保養方案才能夠保障設備的完整性能與使用壽命。

三、醫院后勤檔案管理的重要性

1.常規后勤檔案管理

客觀而言，各類常規的醫院后勤檔案管理是日常運行與科學管理的基礎，醫院內部各種日常運行管理工作都需要以來常規后勤檔案管理來推進。而且隨著醫院規模的不斷擴大以及醫療體制的深度改革，很多日常事務已經轉變的異常繁雜。常規后勤檔案管理工作，不僅是醫院施行高效、科學以及規范化建設的強大支撐，同時也是維護醫院穩定運行的關鍵和根本。因為常規后勤檔案管理可以為醫院提供許多極具針對性的管理參考數據以及各類參數，這些數據便是維護醫院日常正常運行的科學依據與參考。同時，考慮到醫院在日常運行管理中肯定會出現一些改建、翻新、設備維修等情況，這時候就需要一套強有力的常規后勤檔案作為藍本。相關人員在落實這些工作內容的時候不可能只憑借自己的專業認知或者所謂經驗來進行，必須要通過醫院常規后勤檔案來了解醫院歷史建設數據，這樣才能確保醫院的維修與改建工作能夠在有序的安排下開展。

2.建設類后勤檔案管理

在醫院進行建設、招標或者設計等各個階段，這時候建設類后勤檔案管理的重要性便凸顯出來了。因為醫院屬于人員流動性大、階段性強的基礎性單位，只有利用建設類后勤檔案才能夠完全了解到此類信息，為后續的建設工作做好指引。進入到醫院建設后期，前期又會催生出許多資料數據，這些信息十分龐大，必須要依賴現代化的建設后勤檔案管理工作來推進，以此來保障各類工程規劃圖、批復等資料的完整性。特別是在市場經濟體制的不斷深入下，如今醫院之間的競爭愈發白熱化，要想在這樣的市場環境中永葆生機，則必須要讓建設類后勤檔案管理工作作為堅實后盾，其中包含各種醫院建設類網絡信息的整合，醫院電子資源的優勢互補等。

3.外包類后勤檔案管理

外包類醫院后勤檔案管理的重要性，從客觀層面減輕了本體醫院后勤管理的工作負擔，同時也讓專業的事有更加專業的人來完成，降低了醫院運營管理過程中的風險。一套良好的外包類后勤業務管理檔案，不僅能夠對各類外包資料進行科學匯總與分析，同時也提高了醫院后勤檔案管理工作的效率。

四、優化醫院后勤檔案管理的有效策略

1.強化意識，提高對醫院后勤檔案管理的重視程度

針對醫院后勤檔案管理重視程度不夠的問題，必須要進行大力整治，力爭將醫院各個部門的檔案管理意識都深化到位，這樣才能加深各個部門的團結協作性，讓醫院的后勤檔案管理體系轉變的越來越科學。對于以往的那套“醫院無需后勤”的落后理念，必須集中處理，做好對應的宣導工作。另外，要將醫院的后勤部門納入整個醫院的保障體系之中，給后勤檔案管理部門投入充足的資金，導入更多具備激勵性質的工作管理制度，同時還要夯實行政管理體系，讓相關工作人員在實踐中進行經驗總結，對不合理的地方要第一時間進行整改，逐步構建起一套科學化、現代化的后勤檔案管理工作體系，讓各個崗位的職責分工明確，做到責任到人、責任到崗，以此來促進醫院的可持續發展。

2.創建完善合理的員工培訓機制

若想從根本上提高醫院后勤檔案管理部門的專業性，必須要制定一套完善的培訓機制，讓部門內所有工作人員都可以享受到公平、公開、公正的專業培訓服務。首先，醫院上級管理要提高后勤檔案工作人員的職業自信心，避免醫院內部人員對后勤部門的“有色眼鏡”行為，絕不能讓后勤部門的從業者認為自己只是醫院的輔助性工作。其次，為后勤檔案管理部門的員工安排專業性培訓活動，聘請社會上知名的精英講師到院內開展專業講座。久而久之，醫院一定會打造出一支業務水平過硬的后勤檔案管理團隊。

3.改善績效考核體系

盡管醫院本身屬于救死扶傷、服務群眾的公共事業單位，但是每一名從事后勤檔案管理工作的人員其內心都渴盼得到領導認同，能夠在自己的崗位上獲取相應的回報，這其實是一種非常正常的訴求。針對這種情況，醫院有關部門要大力改善后勤檔案管理部門的績效考核體系，要將更多人性化、專業化的內容融合到其中，這樣才能從實際層面提高員工的工作積極性，發揮出本屬于自己的職業特色。具體而言，要對后勤檔案管理部門落實分級績效，將各自收集的有效數據納入績效評定之中。同時，對于部門內的后勤能源管理人員也要根據實際情況來制定績效考核機制，分別從設備操作熟練度、保養系數、維修系數等方面進行評定，由此來加強其工作積極性。

4. 巧用信息化技術，提高能源管理

對于醫院的能源管理系統，后勤檔案管理部門一定要用更加多元的思路來推進工作，將能源監控、能耗成本以及能源統計等各方面細節進行補足，做好針對性的能源消費分析，對醫院的各項能耗要秉持“追查到底”的工作原則，同時還要導入預判性能源體系，切忌不可等到事情發生之后才開始檔案梳理，要提前做好所有的能耗預測計劃。具體的工作落實，可以將當前比較流行的大數據技術進行大力推廣應用，讓醫院的管理者可以及時掌握對應的能源比重以及能耗狀況，同時還可以做好后續的節能方案，為醫院節省不必要的能源開支，提高經濟效益。

5. 強化設備保養工作，保障長期穩定運行

對于醫院使用的各類現代化醫療設備，一定要做好設備的保養維護工作，以此來保障設備長期穩定運行，避免設備由于保養不當而經受損壞。一方面，醫院后勤檔案管理部門要專門構建一套設備安全管理系統，對醫院各類設備展開實時監測，對設備電流、電壓、使用功率以及各類環境參數做好及時數據收集。一旦在系統內發現設備數據異常，必須要在第一時間將其處理完善，還可以讓專業的技術人員在系統中導入自動調節、自動關閉等保養功能，以免設備異常嚴重化。另一方面，利用大數據來實現醫療設備的自動化管理，讓PC端與手機端達成有機統一，相關后勤檔案管理人員只需要通過APP便可查明設備保養情況，由系統平臺來發送各類維修指令，讓所有的工作細節都可以在線上完成。與此同時，必須建立一套設備巡檢保修系統，將設備的保養專業知識以及保養時間自動推送，以此來降低設備安全隱患，維護長期穩定運行。

五、結束語

綜上所述，本文主要結合了筆者自身多年來相關的醫院工作管理實踐，簡要概述醫院后勤檔案管理工作，分析當前我國醫院后勤檔案管理存在的不足，闡述醫院后勤檔案管理的重要性，并在此基礎上探究優化醫院后勤檔案管理的有效策略。隨著市場經濟體制的不斷深入，未來的醫院建設事業勢必將向著越來越多元化、創新化的方向發展，身為醫院的后勤檔案管理工作責任人，必須敢于在原有工作模式上推陳出新，利用更具前瞻性的理念來落實后勤檔案管理工作，并且要將以往那些陳舊的思維意識摒棄，甚至可以從國外某些成功案例中汲取寶貴經驗，以此來創設契合中國國情的醫院后勤檔案管理體系，為國家基礎醫療事業貢獻力量，為人民群眾提供更加專業化、人性化的醫療服務。

參考文獻：

[1]任 兵.醫院后勤檔案管理工作思考[J].現代企業文化，2018

[2]向仕紀.信息化時代對醫院后勤檔案的優化措施研究[J].卷宗，2020

[3]王宇紅.信息化在提高醫院后勤檔案管理中的應用探討[J].健康必讀，2019

[4]肖天輝，蘇柳文，段 然.淺析醫院后勤合同檔案管理[J].中國醫院建筑與裝備，2020

[5]王 軍.醫院后勤檔案管理存在的問題及改進措施[J].糖尿病天地，2018

[6]陳媛媛.分析醫院后勤檔案管理的重要性[J].才智，2018

（作者單位：桂林市人民醫院）