強化中醫院檔案管理工作的措施研究

劉宇

摘 要：隨著我國科學技術的快速發展，社會形態發生改變。新時期，各種科學技術走進大眾視野，成為人們生活必不可少的組成成分。其中，依托于互聯網的信息化技術在人們日常生活工作中體現最為明顯，給人們生活工作帶來很大便利，各行各業伴隨著信息化技術不斷進行運營革新。中醫技術是中國醫學文化瑰寶，中醫院檔案是中醫院運行中具有保存價值的文字及記錄。在日常中醫院檔案管理中，如何利用各種有效舉措強化中醫院檔案管理工作受到中醫院及社會的高度重視。本文將從幾個方面對“強化中醫院檔案管理工作的措施”進行簡要分析。

關鍵詞：中醫院;檔案管理;工作;強化措施

中醫院檔案是指中醫院在運行、建設、發展及服務中匯總整理形成的文件，其具體體現為圖表、圖片、聲像及文字等。在中醫院運營發展中，檔案是中醫院運行事務的原始記載，是中醫院管理的重要組成部分。隨著社會進步，中醫院檔案管理越來越受到重視。那么，在中醫院日常運營管理中，檔案管理工作如何有效強化，以助推中醫院穩健、快速發展？以下我們將從中醫院檔案管理工作現狀、強化中醫院檔案管理工作的措施、強化中醫院檔案管理工作的意義三個方面對其進行探究，以期為日后相關研究提供理論基礎。

一、中醫院檔案管理工作現狀

1.不重視中醫院檔案管理

檔案，人們在社會活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄，具有憑證價值的重要屬性，是人類活動重點記錄，見證人類社會發展。檔案管理對于人類發展及社會繁榮均具有非凡意義。然而，理想和現實永遠存在差距。在中醫院實際檔案管理工作中卻出現各種問題。具體表現為中醫院在檔案管理中無具體檔案管理政策以及檔案管理不受檔案管理人員重視。首先，中醫院檔案管理不受重視的直接結果便是，檔案管理的邊緣化。此外，無具體的檔案管理政策導致管理人員在日常檔案管理中并沒有實際檔案管理秩序規則，致使檔案文件管理相對混亂。其次，在日常檔案管理中，檔案雖然重要，但畢竟是文件，是原始文件，不是人，也不是具有行動力的政策和方針。因此，在中醫院日常管理中，我們發現檔案管理工作不受重視，即使出現檔案混亂，可能也不會被察覺，因為，事件執行期間不出現問題的話基本不會涉及檔案調查。最后，檔案管理中，很多已經是有很多年限的歷史檔案，更不會被輕易翻閱。檔案管理員很清楚檔案的作用，因此，在日常檔案管理中，檔案管理人員基本很少將過多心思放在檔案管理上。世上無難事只怕有心人，只要有心，凡事都可以進步。然而，不重視勢必帶來檔案管理工作的停滯不前，甚至是不進則退。

2.檔案管理人員專業素質有待提高

在中醫院檔案管理邊緣化的同時，檔案管理存在的問題還體現在檔案管理的專業素養不高上。現今實際中醫院管理中，檔案管理工作人員很多是有行政及其他文職崗位上調配的工作人員。其他工作崗位的人員在未調配到檔案管理部門時，都具有其本身專業領域的工作內容，尤其行政人員。在現今社會，很多大型企事業單位，行政人員都扮演著非常重要的角色，他們包攬了整個公司運營的后勤工作，專業性較強。同時，在個別企事業單位中，行政部門包含人力資源部，掌控著公司及企事業單位的核心競爭力。因而一定程度上，行政人員是專業性人員，但不是醫學領域專業性人員。因此，在重視醫學技術的中醫院中，進行行政及其他崗位調配會造成檔案管理的不專業性，從而造成檔案管理的混亂，低效率。也有些中醫院運行管理中，會有專門的檔案管理人，但這些管理人員在檔案管理能力上有所欠缺。即使中醫院在進行人員招聘時明確強調檔案管理專業，但理論和現實畢竟存在差距，即使具備理論基礎，也并不能代表其具備檔案管理工作實際操作，能夠將實際中醫院檔案管理工作做到盡善盡美。甚至，很多具備理論基礎的大學生在實際工作中，操作能力本身就不達標，而給檔案管理帶來諸多問題。

3.不能夠深入融合信息化技術

21世紀的今天，全球覆蓋網絡，實現信息化。伴隨信息化技術的深入，人們的生活似乎已經離不開網絡，信息化技術、互聯網、電子設備成為人們日常生活重要組成。在各行各業中，信息化技術同樣發揮著重要作用。甚至，無紙化辦公成為高效辦公備受推崇的現代化辦公模式。無紙化辦公字如其意，辦公不再需要紙張，從辦公用具到辦公文件，全部在計算機上開展。這一想法符合世界的可持續發展理念。但事實上，在中醫院檔案管理中，無紙化辦公仍然停留在思想意識層面，未付諸實踐。在中醫院檔案管理中，紙質辦公及紙質辦公用品仍然高頻率的出現。雖然信息化技術已經融入中醫院檔案管理，但紙質文件仍然很多。紙質檔案管理不同于電子版信息檔案管理，紙質版文件全部由人工整理，人工管理不同于機器，機器可以在電量充足的情況下不知疲憊的工作，且很少出錯。人工不同，人工難免因為走神、疲憊等其他情況增加檔案管理失誤。并且人工專注力時間本身有限，即使我們工作能力很強也避免不了出現誤差。此外，紙質辦公和信息化辦公的同步管理，也增加了工作量。為保證檔案整理保存不出現錯誤，工作人員就必須仔細審核和檢查，以保證紙質檔案與電子檔案的一致性、對應性。檔案管理部門辦公不止一人，檔案在被抽調放回時，會被多人整理，這也間接增加了查找難度，從而減小了檔案管理的準確性、高效性。

二、強化中醫院檔案管理工作的措施

1.開發檔案價值，提高檔案管理意識

思想是行為指南，一個人只有思想意識上發生改變，才能帶動其行為改變。因而，在中醫院日常檔案管理中，只有檔案管理受到充分重視，檔案管理人員才能積極進行檔案管理工作研究，努力提高中醫院檔案管理質量及檔案管理效率，更好的為中醫院運營及發展服務。在中醫院日常檔案管理中，雖然檔案作為原始文件不能時刻被利用，但原始文件卻具備著極其重要的作用。它是憑證，是真實記錄，是醫院運行的歷史記載。其中中醫院的檔案最為重要的一點，其包含了患者的就診記錄，是患者隱私，受法律保護。因而，中醫院要充分重視內部檔案管理工作的落實，管理人員同樣要重視檔案管理工作的嚴謹性，以保證中醫院檔案得到科學有效管理，為中醫院穩健發展提供助推力，給信任我們的患者帶來更好服務。不能因其不能時刻被利用便忽略了檔案科學管理的重要性，忽略了檔案存在的價值及意義。檔案管理人員作為中醫院發展的后勤保障，應恪盡職守，嚴格要求自己，盡管不存在絕對完美的事物，但我們可以追求完美，追求卓越。在工作中，不但要重視檔案管理，知曉檔案管理的重要性，還要在本職工作的基礎上，孜孜不倦地追求高質量檔案管理，追求更好的、更科學的檔案管理辦法。在實現自身價值同時為人民服務。

2.提高檔案管理人員專業素養

首先，人才是生產力，是中醫院發展的核心。中醫院的發展代表著人的發展，代表著人類技術的進步，代表著服務的完善。因而，在中醫院檔案管理中，若想達到檔案管理的科學性、精準性、高效性，最終還要落實到人，落實到檔案管理人員。只有不斷提高檔案管理人員的專業性，保證檔案管理人員能夠跟隨醫院發展，跟隨時代，與時俱進，才能確保檔案管理工作的高質量開展。因而，強化中醫院檔案管理工作首先應強化檔案管理人員專業素養。優化中醫院檔案管理人員素養我們可以從兩個角度進行調整：其一，從中醫院在職檔案管理工作人員角度考慮。在職人員培訓中，我們可以從社會上邀請專業人士進行培訓，也可以組織檔案管理人員到社會培訓機構中學習，還可以請優秀檔案管理人員分享。三人行必有我師，在任何一個組織中，都會有出類拔萃的人才。在優秀員工分享中，可以給在職檔案管理工作人員提供工作建議，供大家借鑒。與此同時，培訓中我們還要重視檔案管理人員的計算機應用能力。現今社會，計算機已經成為基本辦公軟件，依托于網絡及計算機開展檔案管理工作才能更高效。培訓中我們可以根據工作人員對計算機的掌握程度進行分層培訓，將已經熟練掌握辦公軟件的工作人員分成一組，將初步掌握計算機的工作人員分到一組。

其次，針對中醫院的新鮮血液，為保證信息化時代下，中醫院檔案管理與信息化技術的高質量融合，以提高工作效率和工作質量，我們在新人招聘上同樣要注意人才素質。在招聘中，我們要對應聘人員的專業及辦公軟件使用的熟練程度上進行要求。根據中醫院具體情況，我們完全可以招聘檔案管理專業或計算機能力較強的應聘者。這樣在信息化時代下，中醫院才能夠實現信息化檔案管理辦公。當然，在實際工作中，也許我們的要求仍然不能滿足中醫院檔案管理工作的落實，但至少我們保證了新鮮血液的質量。

3.完善檔案管理機制

完善檔案管理機制是強化中醫院檔案管理工作之根本。為提高中醫院檔案管理工作效率，我們可以通過規避以往中醫院檔案管理工作不足，完善檔案管理機制。

在檔案管理信息化技術引進過程中，對工作人員進行合理分工。對于計算機技術能力較強的工作人員，由其主要負責計算機操作，進行電子檔案的管理。對于計算機能力相對較弱的，負責紙質檔案的管理。對于分類能力較強的，可以在檔案管理分配中發揮重要力量。在檔案管理中，每個人的能力和擅長的內容各有不同，我們便可以根據能力的不同取長補短，以此完善中醫院檔案管理人員科學分工。此外，在現今中醫院發展中，檔案管理工作融合計算機技術是時代所必需，是檔案管理工作一定要實現的辦公方式。但是信息化技術又同樣存在不足，信息化技術依賴于互聯網。黑客、木馬、病毒是我們可以經常聽到的詞語，在整個互聯網行業甚至在整個國家，黑客可以利用自己超強的計算機技術改變其他計算機程序。檔案是機密，上文我們提到過，中醫院檔案不僅僅包含著中醫院本身的運營資料，同時包含著患者及客戶的重要私人信息。中醫院一旦實現信息化檔案管理的融合，就必須考慮到檔案的安全性。在檔案安全管理中，我們要考慮檔案管理人員的職業操守，也要盡最大努力避免信息化數據的丟失和泄露。因而，我們就要在利用計算機技術的同時設置計算機專業技術部門。這也是新時代下，中醫院檔案管理急需解決的重要問題。

4.科學利用信息化技術，提高檔案管理效率

中醫院檔案管理中積極融入信息化技術是高效檔案管理工作的必需。在中醫院日常檔案管理辦公中，若想完全實現信息化檔案管理，實現無紙化辦公，以提高中醫院檔案管理效率，實現現代化中醫院檔案管理。首先，要將紙質化文件轉換成電子信息文件。我們可以利用先進的科學技術軟件，在不需要人為錄入的基礎上實現紙質文件和電子信息文件轉換。其次，中醫院檔案信息極多，且非常重要，因而在實現信息化檔案管理中也應定期進行數據維護，以避免數據丟失。在紙質文件向電子信息化文件轉換中，以及信息化檔案管理系統的應用都離不開更專業的信息化技術，這就需要我們在應用新軟件，新系統時進行專業學習。我們可以在引進專業化檔案管理系統和技術軟件時請合作方對員工進行培訓，同時安排自己的技術部門，專門負責信息技術相關工作，包括軟件、系統的使用、維護、升級、優化等。總之，在中醫院案管理中應用信息化技術，就必須保證工作人員真正能夠熟練掌握信息化辦公，讓信息化技術名副其實的幫助我們提高檔案管理的效率和質量。

三、強化中醫院檔案管理工作的注意事項

中醫是我國的國粹，中醫技術是中國醫術文化，具有傳承價值，中醫院的發展同樣是我國醫療事業重點關注問題。在中醫院發展中，中醫院的檔案管理更具實際價值。其實際價值體現在隱私性，憑證性，傳承性。中醫院存在的主要意義在于幫助廣大人民群眾逃離疾病困苦，為患者治療疾病。可想而知，中醫院的檔案中患者的疾病史、治療過程、身體狀況一定都會存在其中。中國法律明確規定，個人隱私受法律保護。因而，在中醫院檔案管理中，檔案管理的安全性、私密性必須要得到中醫院的高度重視。從中醫運營管理角度分析，中醫院的檔案管理室必須是足夠安全，不能允許檔案管理人員之外的一切人員隨意出入，以避免病人隱私泄露，給病人及醫院帶來不必要的麻煩。從信息技術的深入應用角度分析，新時期，中醫信息化院檔案管理中，必須牢記信息技術安全。上文我們提到過，信息技術深入應用中，我們要設置計算機技術部門，以維護醫院信息化數據管理，確保信息安全。但同時，我們還必須注意的檔案原理人員自身安全意識的提升。在某種程度上，病人隱私以及醫院核心機密數據的遺失，并不是黑客及病毒的有目的性入侵。通過攻破防火墻，改寫他人計算機程序，而是由檔案管理人員無安全意識造成。工作中，在無安全防范的情況下，將計算機賬號密碼透露給別有用心之人，進而造成精密數據的丟失。因而，在強化檔案管理中，中醫院必須明確檔案管理的重要性，私密性，強化檔案管理人員保密意識。

四、結束語

總而言之，“強化中醫院檔案管理工作的措施研究”是一個具有現實意義的重要課題。在實際中醫院檔案管理工作中，中醫院能否通過有效手段及措施，強化以及優化中醫院檔案管理工作至關重要，其直接關系著中醫院能否健康、穩健、長足發展。因而，中醫院要在檔案管理中積極尋找有效強化措施，為中醫院發展保駕護航。

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（作者單位：山東中醫藥大學附屬醫院）