基于BPI理論的自研自用設(shè)備研制流程改進(jìn)優(yōu)化

孫 釗 李躍宇 田 濤

（1.中國(guó)工程物理研究院材料研究所，四川 綿陽(yáng) 621700；2.四川大學(xué)商學(xué)院，四川 成都 610065）

0 引言

自研自用設(shè)備是指單位為了滿足特定的需求，由單位自主設(shè)計(jì)，適當(dāng)購(gòu)買外部成品件制造的，交付單位使用的設(shè)備。一般來(lái)說(shuō)，只有當(dāng)外部無(wú)類似設(shè)備可供采購(gòu)或有類似設(shè)備但無(wú)法獲取時(shí)，單位才會(huì)開展設(shè)備的自研工作。在當(dāng)前美國(guó)等技術(shù)先進(jìn)國(guó)家不斷加強(qiáng)對(duì)我國(guó)出口限制及單位生產(chǎn)任務(wù)逐年加重的雙重影響下，為了突破限制，提升效率，單位近年來(lái)自研自用設(shè)備研發(fā)項(xiàng)目數(shù)量也隨之提升。在上述背景下，自研自用設(shè)備的研制管理日趨重要。通過(guò)對(duì)單位已有自研自用設(shè)備研制流程的分析，采用流程優(yōu)化（Business Process Improving）理論，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)研制管理工作的優(yōu)化，提高自研自用設(shè)備研制過(guò)程的規(guī)范性，進(jìn)而提升設(shè)備研制的實(shí)際績(jī)效[1]。

1 BPI理論簡(jiǎn)介

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（BPI）是基于業(yè)務(wù)流程再造（BPR）的基礎(chǔ)建立的。1993年美國(guó)著名企業(yè)管理大師院教授邁克爾·漢默提出業(yè)務(wù)流程重組（BPR Business Process Reengineering）理論，其理論的核心為企業(yè)為適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化，應(yīng)該分析流程，并重新進(jìn)行設(shè)計(jì)，使各項(xiàng)指標(biāo)有突破的進(jìn)展。該理論提出后，IBM、科達(dá)、通用和福特等許多世界知名的企業(yè)先后通過(guò)采用BPR實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的巨大飛躍。但是，受管理水平、組織架構(gòu)和企業(yè)文化等因素的影響，也有不少企業(yè)在推行BPR的過(guò)程中因失敗而退出市場(chǎng)。在此背景下，BPI理論應(yīng)運(yùn)而生。與BPR不同的是，BPI理論并不是試圖通過(guò)巨大而徹底的變革來(lái)改變現(xiàn)有流程，其更加強(qiáng)調(diào)的是對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行漸進(jìn)的、持續(xù)的優(yōu)化和改善，從而使業(yè)務(wù)流程更好地為企業(yè)的目標(biāo)服務(wù)[2]。

2 原非標(biāo)設(shè)備研制流程描述與問(wèn)題分析

2.1 原流程描述

因前期單位自研自用設(shè)備研制項(xiàng)目較少，單位在設(shè)備管理文件中建立了自研自用設(shè)備研制管理流程并明確了相關(guān)要求。具體過(guò)程分為6個(gè)步驟：1） 編制自研自用設(shè)備研制任務(wù)書。設(shè)備需求單位編寫包括總體要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和完工日期等內(nèi)容在內(nèi)的自研自用設(shè)備研制任務(wù)書。2） 審簽自研自用設(shè)備研制任務(wù)書。研制任務(wù)主管部門視情組織質(zhì)量、安全管理部門及單位行政、技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)等對(duì)自研自用設(shè)備研制任務(wù)書進(jìn)行審查簽署。3） 編制自研自用設(shè)備研制方案。研制單位根據(jù)審簽后的自研自用設(shè)備研制任務(wù)書，編制包括研制依據(jù)、研制目標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、技術(shù)路線、時(shí)間進(jìn)度、預(yù)期成果以及費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容的自研自用設(shè)備研制方案。4） 審簽自研自用設(shè)備研制方案。研制任務(wù)主管部門視情組織質(zhì)量、安全、財(cái)務(wù)管理部門及單位行政、技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)等對(duì)自研自用設(shè)備研制方案進(jìn)行審簽。5） 自研自用設(shè)備研制。研制單位根據(jù)審簽后的自研自用設(shè)備研制方案進(jìn)行設(shè)備研制。6） 自研自用設(shè)備驗(yàn)收。研制任務(wù)主管部門組織使用單位、質(zhì)量、安全、財(cái)務(wù)管理部門及情報(bào)室等單位對(duì)自研自用設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。

2.2 存在的問(wèn)題

上述流程建立后在單位運(yùn)行了一段時(shí)間，在實(shí)際過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在一些問(wèn)題，采用WBS、5W1H等方法對(duì)流程進(jìn)行分析后，可以將問(wèn)題總結(jié)為以下4個(gè)方面。

2.2.1 缺乏對(duì)研制活動(dòng)啟動(dòng)條件的明確要求

單位前期按照該流程開展研制工作主要是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)為“非標(biāo)自研”的設(shè)備，其研制活動(dòng)已經(jīng)具備了明確的輸入啟動(dòng)條件。后期隨著國(guó)際形勢(shì)的變化和單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，需要開展更多的非固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目類的自研自用設(shè)備研制工作，該類項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題就是需求單位和業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)部門積極推動(dòng)開展具體的研制活動(dòng)，往往忽略了項(xiàng)目在單位內(nèi)的立項(xiàng)批復(fù)，導(dǎo)致在實(shí)施過(guò)程中存在經(jīng)費(fèi)、協(xié)作等方面的問(wèn)題。

2.2.2 研制過(guò)程沒(méi)有充分考慮質(zhì)量、安全問(wèn)題

前期流程雖然在任務(wù)書審簽及研制方案審簽2個(gè)環(huán)節(jié)考慮了邀請(qǐng)質(zhì)量、安全管理部門對(duì)任務(wù)書及方案進(jìn)行專業(yè)性審查，但是任務(wù)書及方案編寫階段，并未要求在任務(wù)書和方案中對(duì)質(zhì)量、安全事宜有明確的要求，實(shí)際導(dǎo)致任務(wù)書及方案中對(duì)設(shè)備質(zhì)量、安全沒(méi)有要求或要求不明確，導(dǎo)致管理部門一方面對(duì)設(shè)備的質(zhì)量、安全相關(guān)工作方案進(jìn)行審查，另一方面也無(wú)法對(duì)研制過(guò)程的重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督驗(yàn)證。

2.2.3 缺乏變更控制及設(shè)備驗(yàn)證環(huán)節(jié)

在實(shí)際過(guò)程中，經(jīng)常發(fā)生外購(gòu)成品件或原材料無(wú)法獲取導(dǎo)致的研制變更事宜，該類變更不僅涉及技術(shù)問(wèn)題，還涉及財(cái)務(wù)、質(zhì)量和安全等方面，之前的流程沒(méi)有對(duì)變更有明確的成文要求，隨意性較大，導(dǎo)致最終設(shè)備驗(yàn)收及項(xiàng)目結(jié)題存在很大風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，在研制結(jié)束后，沒(méi)有要求對(duì)研制的設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)證，設(shè)備的技術(shù)可靠性、穩(wěn)定性和安全性等問(wèn)題難以回答，從而給驗(yàn)收工作和后續(xù)使用帶來(lái)較大挑戰(zhàn)。

2.2.4 研制過(guò)程文檔的審簽進(jìn)行分類管理

在已經(jīng)實(shí)施的項(xiàng)目中，經(jīng)常發(fā)生等待簽署方案以開展具體工作的情況，按照之前的要求，不論何種方案，都要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組、部門、單位技術(shù)、單位行政審簽，耗時(shí)通常在半個(gè)月左右。該過(guò)程不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間，而且對(duì)單位行政資源的消耗也比較明顯。

3 流程優(yōu)化研究

3.1 流程優(yōu)化的基本方法

考慮到單位的實(shí)際情況，在既有管理模式的約束下，針對(duì)上述分析的問(wèn)題，采用較為緩和的BPI理論，按照“補(bǔ)缺項(xiàng)、提效率”的思路，對(duì)自研自用非標(biāo)設(shè)備研制流程進(jìn)行優(yōu)化就顯得比較適宜，且優(yōu)化結(jié)果也更容易被接受。

3.2 流程優(yōu)化方案

3.2.1 明確啟動(dòng)流程的必要條件要求

設(shè)備研制要求正式的、明確的研制任務(wù)輸入。財(cái)政支持的項(xiàng)目，應(yīng)以上級(jí)機(jī)關(guān)的項(xiàng)目批復(fù)為準(zhǔn)，自有資金開支的項(xiàng)目，應(yīng)按照單位自有資金使用審批管理要求，編制研制立項(xiàng)論證報(bào)告并履行立項(xiàng)審批。

3.2.2 將質(zhì)量、安全管理融入整個(gè)研制過(guò)程

在研制的立項(xiàng)論證階段即要求明確設(shè)備的電氣安全、輻射安全等安全管理要求，同時(shí)明確研制過(guò)程設(shè)備質(zhì)量管控要點(diǎn)，在后續(xù)階段中，針對(duì)上述要求，在方案中進(jìn)行響應(yīng)，在過(guò)程中進(jìn)行把關(guān)，在考核中進(jìn)行驗(yàn)證，從而將質(zhì)量、安全管理貫穿研制整個(gè)過(guò)程。

3.2.3 增加了變更控制過(guò)程

按照變更是否涉及研制資源需求變化以及變更是否需要向上級(jí)管理部門報(bào)備或報(bào)批，對(duì)不同的變更類型分別制定了不同的變更控制措施，并明確了每一類變更的辦理要求，整個(gè)變更實(shí)施過(guò)程清晰完整。

3.2.4 明確了設(shè)備驗(yàn)證管理要求

要求根據(jù)研制任務(wù)書及研制方案編制驗(yàn)證方案，方案中明確驗(yàn)證事項(xiàng)、驗(yàn)證程序、合格判據(jù)等關(guān)鍵要素，驗(yàn)證結(jié)束后，還應(yīng)對(duì)編制驗(yàn)證總結(jié)，對(duì)驗(yàn)證結(jié)果進(jìn)行分析和評(píng)定，并給出驗(yàn)證結(jié)論。

3.2.5 對(duì)文檔審簽進(jìn)行分類管理

圖1 優(yōu)化后的自研自用設(shè)備立項(xiàng)決策流程

圖2 優(yōu)化后的自研自用設(shè)備方案設(shè)計(jì)流程

按照文檔是否涉及新增資源需求對(duì)文檔審簽進(jìn)行分類管理，明確研制過(guò)程中不涉及資源需求變化的技術(shù)性文檔在項(xiàng)目組、部門簽署后，只需要技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)審簽即可，以此進(jìn)一步減少研制過(guò)程中的等待時(shí)間。

4 優(yōu)化后的流程

按照前述方案，結(jié)合實(shí)際情況，將研制過(guò)程分為立項(xiàng)決策（A）、方案設(shè)計(jì)（B）、制造驗(yàn)證（C）以及研制總結(jié)（D）4個(gè)階段。各個(gè)階段的具體流程采用IDEF0方法分別如圖1～圖4所示。采用IDEF0方法可以清晰地表示整個(gè)研制過(guò)程中各個(gè)活動(dòng)的輸入、輸出、控制及機(jī)制，從而使得整個(gè)流程更易被理解和操作[3]。

圖3 優(yōu)化后的自研自用設(shè)備制造驗(yàn)證流程

圖4 優(yōu)化后的自研自用設(shè)備研制總結(jié)流程

5 結(jié)語(yǔ)

目前，上述流程優(yōu)化的研究成果已固化為單位的自研自用非標(biāo)設(shè)備研制管理細(xì)則，單位正在實(shí)施的裝配系統(tǒng)、充氣系統(tǒng)及量熱儀的研制工作中都按照上述管理細(xì)則開展，從實(shí)際項(xiàng)目的實(shí)施情況來(lái)看，在研制過(guò)程中各方職責(zé)清晰，業(yè)務(wù)流程銜接合理，執(zhí)行過(guò)程運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，整個(gè)研發(fā)工作更加規(guī)范高效。可以看出，該文所述流程優(yōu)化工作在單位的自研自用非標(biāo)設(shè)備研制管理中取得了較好的效果。

需要注意的是，流程優(yōu)化是1個(gè)循環(huán)往復(fù)的過(guò)程，只有不斷地完善該流程，即持續(xù)運(yùn)用BPI的思想，才能不斷地適應(yīng)變化的形勢(shì)和管理要求，才可以大幅提高管理效率和效果。筆者將根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化適時(shí)對(duì)自研自用非標(biāo)設(shè)備研制業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，形成“優(yōu)化——實(shí)施——反饋——優(yōu)化”的循環(huán)，不斷提升單位自研自用非標(biāo)設(shè)備研制管理工作質(zhì)量與工作效率，有效促進(jìn)單位研制生產(chǎn)工作的順利開展。