談獨立學院采購工作規范化管理的重要性

劉冰玉 李雷 潘益煥

[摘 要] 自2000年以來，我國高等教育快速發展，獨立學院（民辦）作為由社會資源投資，以舉辦高等教育為主體的獨立辦學模式，逐漸興起。獨立學院因其特殊體制，采購工作就需要既有教育行業的特點，又要具備企業采購的特質。獨立學院設立初期，很多以“校中校”模式存在在“母體”大學中，為了規范這種學校的辦學，2008年教育部頒布第26號令，以引導其獨立辦學，但并未明確具體辦學指標和時間。2020年5月15日，教育部又印發了《關于加快推進獨立學院轉設工作的實施方案》，明確了獨立學院應按照要求盡快完成轉設工作，學校各種設備、軟件等采購數量也大幅增加。規范化管理，優化資源配置，對高效完成獨立學院采購工作至關重要。

[關鍵詞] 獨立學院；采購工作；規范化

中圖分類號：F276.1 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）04-0006-03

★基金項目：此文由2020年南京工業大學浦江學院校級課題項目，項目名稱：基于供應鏈管理的民辦高校資產采購管理的探索與實踐——以南京工業大學浦江學院為例，項目負責人：劉冰玉，項目編號：njpj2020-2-12

自2000年以來，我國高等教育快速發展，獨立學院作為一種新型的辦學模式應運而生。設立初期，大部分獨立學院為“校中校”模式，頒發的都是“母體”大學的學位學歷證書，造成了一些渾水摸魚的現象，如有的獨立學院以“母體”學校的名義進行招生，占用“母體”學校的教師、教學資源的情況。為了規范其辦學，教育部于2008年2月4日頒發了第26號令----《獨立學院設置與管理辦法》，里面對于獨立學院的設立、組織與活動、管理與監督等做了一些要求。而近年來關于獨立學院轉設的要求及實施方案是為獨立學院的辦學，提供了更具體更明確的指標要求，對規范獨立學院辦學有很重要的指導意義[1]。

一、獨立學院的特殊性及采購的重要性

為了符合教育部第26號令（《獨立學院設置與管理辦法》）相關要求，獨立學院需要進一步規范其辦學。以南京工業大學浦江學院（以下簡稱“浦江學院”）為例，浦江學院是1998年經江蘇省教育委員會批準成立的公有民辦二級學院，2005年經教育部正式批準設立的獨立學院，自2014年始，學生由首批入選國家211計劃的南京工業大學和著名跨國公司——泰國正大集團通過全面戰略合作的方式聯合培養。正大集團是在中國改革開放后，來華投資的第一家外商，其產業涉及金融、地產、醫藥、汽機車、石化等10 多個領域，業務遍及100多個國家和地區，2019年正大集團全球銷售總額約680億美元。正大集團作為中國改革開放的參與者、見證者、貢獻者，積極投身我國高等教育[2]。

除了要考慮如何在中國教育體制下，公辦學校與市場經濟相結合，辦好符合社會需要的大學以外，還需要考慮如何建成滿足教育教學要求的大學。浦江學院在南京工業大學和泰國正大集團全面戰略合作之初，就啟動了新校區建設，從建校到日常教學、正常辦公，后勤保障中的采購工作尤為重要。目前由于獨立學院特殊體制的存在，不管是基礎建設還是設備的采購，都需要有采購部門的參與。獨立學院在控制總成本的前提下，可以要求供貨商提供質量較好、價格較低的服務和設備，這已成為獨立學院各項采購中的重要工作。同時，獨立學院要改變現今許多高校內由各職能部門承辦分散采購的形式，調整為加強采購工作專業化及規范化管理，這已成為重要課題[3]。

二、國內獨立學院采購工作現狀

在我國獨立學院舉辦初期，大多數學校并未重視采購工作，做得好的獨立學院設立了有關采購工作的專門辦公室，這樣看似在管理上基本規范，但其實很多流程僅流于形式，實質還是由使用部門自行聯系，僅在采購部門報備；有很多采購工作未設立專門的采購部門，而是采用兼管的模式進行采購，即采購的實施人、監管人以及使用部門人直接參與，這樣往往會導致責任不明確，造成采購工作程序混亂后果的同時，采購效率和效果也會大打折扣。同時容易因為管理上的疏忽，采購工作無人監督，給學校財產造成很大損失。

隨著人們對采購工作認識度的提高，各高等學校及獨立學院加強了對采購工作的重視程度，同時對采購工作也提出了新的要求。首先是要初步建立資產管理處--需求部門二級管理，一級是學校資產管理部門，承擔著學校整體物資的計劃、采購、存儲保管工作，另一級是需求部門（各職能部門及二級學院）[4]。

以浦江學院為例，目前學校的采購即為二級管理模式，學校專門設立的資產管理處（含采購科、資產科）作為學校的職能部門，下設各單位、二級學院資產管理員進行各需求的匯總提供、簽收驗收工作。這樣有利于采購需求的確認和落實，起到了過程監督，同時可以節約學校的辦學成本。

三、獨立學院采購工作規范化管理的必要性

（一）認清現狀，找到適合的采購方式

獨立學院，本身就是由企業出資或者是依賴于學費收入的高校。由于獨立學院采取“自收自支，自主辦學，自負盈虧”的辦學機制，學校采購工作既要在成本上進行控制，并且又要在性能上得到最大的優化。特別是作為以泰國正大集團為背景的中國高校，采購工作既要符合泰國正大集團總部的采購要求，又需要符合中國的國情。獨立學院在進行國內一般采購形式探索的基礎上，要找到適合學校自身需求，既可以有力控制成本，又可以對質量、技術、服務等方面進行有效談判的采購模式。浦江學院在多年的集中采購或大宗采購的經驗基礎上，經過法務、審計、財務等多個部門的共同參與，目前選擇了以競爭性談判的形式作為首選的采購方式。競爭性談判是指采購人或代理機構通過與多家供應商（不少于3 家） 進行談判，最后從中確定成交供應商的一種采購方式[5]。

（二）規范采購申報流程，明確采購需求

采購需求部門應當依托信息化手段確定采購流程，將內部控制理念、采購制度體現在采購系統中。例如將學校日常辦公用品、實驗耗材、維修材料等，實現編制預算、提前列支計劃、采購申請審批全流程網上操作，全程無紙化。針對特殊的大規模的項目，進行專項列支，采取使用部門明確需求，法務、審計、財務等多個部門建立調研機制，更好地進行需求的對接，采購工作才可以快速有效地進行。

浦江學院根據采購項目限額、采購方式、適用條件等，設計了具體的采購要求及程序[6]。如消防維修、勞保用品、辦公教育教學耗材分類單筆合同（訂單）金額超過8萬元及以上或全年累計24萬元以上，辦公教學儀器設備、圖書期刊（含電子資源）、信息化軟硬件設備、專業服務類單筆合同（訂單）金額15萬元及以上或全年累計48萬元以上，維修改造工程（已建）類合同總價72萬元以上，整體建設項目類（未建）均可采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源方式采購，每個方式又有自己的申請采購流程。達不到以上限額的，直接采取詢價、比價的模式進行采購。這樣，既能保證浦江學院日常采購效率，又能有效控制成本。

（三）加強信息公開，增加過程監督，確保全流程可控

現有的很多學校常常都是事后評價，監管部門并未參與采購全過程，導致內部監督流于形式，未發揮有效的監督控制作用。學校內部應采取審計、監管部門全程參與，從采購需求的確定、審核，供應商的資質，報價的有效性等方面加強監督，保證信息公開，工作真實有效。同時提升需求部門或其他人員對于整體采購工作的參與度，對采購工作實行全方位的監督，確保全流程可控，真正提高采購工作的管理水平。

浦江學院針對采購工作，出臺了學校采購管理辦法，采購工作實行“統一領導、集中管理、規范實施”的原則。遵循公開、公平、公正、擇優、誠信的原則，既要維護學校和供應商的合法權益，從原則上不允許從學校教職員工及有直接利益關系的供應商中采購[7]。同時明確了組織機構、職能及人員要求，黨委紀委、審計部門、法務部門全程進行指導、審核與監督。

（四）健全簽收、驗收及反饋機制，優化供應商機制

要想采購工作流程從始至終規范化，不僅僅是將物品買回來，還需要建立健全貨物簽收、驗收機制。采購管理部門畢竟只能在搜集供應商、詢價、比價、商務談判及控制成本等方面起到關鍵作用。在物品訂單確認或簽訂合同后，供應商將貨物按訂貨需求送達，如何判斷物品是否符合使用部門的驗收要求，驗收合格后使用過程中是否可以進一步滿足使用部門的教學或后勤保障需求，仍需進一步健全和優化。與此同時，需求部門的使用反饋意見及建議還可以作為以后該類型物品采購工作的參考，對于供應商的篩選起到一定作用。

目前，浦江學院主要采用物資（非固定資產）驗收單、固定資產驗收單兩種方式來記錄不同類型物資的驗收工作。其中非固定資產驗收工作主要由使用部門人員簽收即可，而固定資產驗收工作流程相對較復雜，需要由采購部門牽頭，組織財務部門相關人員、資產管理科相關人員及需求部門資產管理員共同參與，各部門參與人員在驗收單上簽字以表示對采購訂單或合同中到貨數量、規格型號及使用功能的認可[8]。該項工作不但能保證采購工作流程的全覆蓋，同時在驗收工作中對物資的使用也得到了一定的了解，對于供應商的質量也能以此進行定期的核查，以優勝劣汰的機制，使學校的采購工作做到采購、使用有效溝通，提高物資采購的滿意度。

四、結語

綜上，獨立學院采購工作應結合高等教育及企業管理的特點，加強流程化管理及監督，有效地把企業采購流程及管理制度與高校采購工作相結合，建立健全能夠有利推動獨立學院良性發展的，既能有效控制成本，又能符合需求的特色采購管理體系。

參考文獻：

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[4]馮思遐 .基于高校政府采購監管機制的“雙隨機一公開”抽查模式探討[J]. 經濟研究導刊 ，2018，29（03）：183-184.

[5]賈翔 .高校政府采購合同驗收管理實踐與思考——以新疆某大學為例 [J]. 經濟師 ，2017，36（12）：224+226.

[6]彭忠祥 ，陳琳 ，覃漢 ，林沙夏 ，宋象軍 .放出活力 管住風險 服出效率——高校采購“放管服”改革的探索與實踐 [J].中國政府采購 ，2018，23（09）：30-33.

[7]吳迎新，李驕陽，衡斌.基于 DCM 的高校科研經費政府采購滿意度研究 [ J ]. 天津大學學報（社會科學版） ，2018 ，2 0（ 05） ：4 56 -4 59.

[8]田璐，王杰.高校設備采購風險及防控措施[J].實驗技術與管理，2015，32（06）：260-262.