信息化視角下高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理問題的思考

魏傳風(fēng)

萊蕪職業(yè)技術(shù)學(xué)院

一、信息化建設(shè)在高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理中的作用

（一）有助于科研項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)分類精準(zhǔn)管理

高校科研經(jīng)費(fèi)來源可以從縱向和橫向課題兩方面探討，縱向課題經(jīng)費(fèi)由政府部門下發(fā)，發(fā)放數(shù)額和時(shí)間基本沒有太大變動(dòng)，在縱向課題中各高校往往是追逐高級(jí)別課題，因此低級(jí)別課題變動(dòng)情況不會(huì)有太大幅度，數(shù)量也不會(huì)改動(dòng)太多。橫向課題在國(guó)家的政策支持下通過產(chǎn)學(xué)研合作，為橫向課題提供了發(fā)展空間。在信息化建設(shè)之下兩種不同的課題各有可取之處，都優(yōu)化了預(yù)算管理，改變了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一人獨(dú)大的局面，加強(qiáng)了科研項(xiàng)目的精細(xì)化管理。

（二）有助于科研數(shù)據(jù)的有效管理

傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)管理和信息化下的科研經(jīng)費(fèi)管理形成了鮮明對(duì)比，建立起了完整的數(shù)據(jù)庫(kù)使得數(shù)據(jù)信息得以完整保存，實(shí)現(xiàn)了科研數(shù)據(jù)的監(jiān)察和督導(dǎo)作用。把完成的科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)導(dǎo)入信息庫(kù)，利用信息技術(shù)及時(shí)分析探討完結(jié)項(xiàng)目的優(yōu)劣之處，分享成功經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下一次科研經(jīng)費(fèi)管理提供了借鑒經(jīng)驗(yàn)，提高預(yù)算決策的正確率，實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的信息化管理。

（三）有助于簡(jiǎn)化工作流程

在學(xué)校經(jīng)費(fèi)管理中最為明顯的例子就是資金報(bào)銷環(huán)節(jié)，在此過程中科研人員對(duì)于報(bào)銷流程情況掌握不太熟悉，無法及時(shí)準(zhǔn)確滿足工作人員的訴求，極易產(chǎn)生消極情緒。為解決這一問題，對(duì)于科研報(bào)銷、票據(jù)審核、經(jīng)費(fèi)審批等建立起了網(wǎng)上報(bào)銷流程，對(duì)于不明白不理解的地方可以在線咨詢，有專門人員為之解答，簡(jiǎn)化了工作報(bào)銷流程，提高了工作效率，增加了科研人員對(duì)財(cái)務(wù)工作的信任度。

二、高校經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理在信息化建設(shè)上的問題

（一）信息化建設(shè)缺乏科學(xué)規(guī)劃，設(shè)計(jì)優(yōu)化程度不夠

信息化建設(shè)的兩個(gè)任務(wù)，一是把原有的數(shù)據(jù)信息、科研項(xiàng)目、工作計(jì)劃等信息連接到計(jì)算機(jī)上面便于接收信息。二是明確各部門工作職責(zé)，促進(jìn)部門之間的協(xié)調(diào)配合，保證信息及時(shí)獲取。但目前高校信息化建設(shè)工作多以高校某一部門進(jìn)行試驗(yàn)，信息化建設(shè)實(shí)施前沒有做足前期準(zhǔn)備工作，沒有做到從全局角度出發(fā)，信息化建設(shè)缺乏科學(xué)判斷，造成系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏，信息情況嚴(yán)重紊亂。科研人員體驗(yàn)反饋效果一般，信息程序改進(jìn)力度小，滯后了信息化建設(shè)的優(yōu)化。信息化是推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)正常運(yùn)行的輔助工具，不是目的，信息化建設(shè)應(yīng)該是為了節(jié)省科研人員的工作時(shí)間，而不是給其造成負(fù)擔(dān)。

學(xué)校經(jīng)費(fèi)決策多以高層意愿為主，一般是根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和個(gè)人實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)做出決定，這種決策方法過于片面性沒有從全局方面考慮，缺乏科學(xué)性和客觀性?？蒲薪?jīng)費(fèi)分配方面沒有做到完全的公平、合理，學(xué)校財(cái)務(wù)管理方面對(duì)信息建設(shè)的利用率較低，實(shí)際使用與預(yù)算情況不相符，容易發(fā)生道德綁架、分配不均等情況，對(duì)信息化建設(shè)發(fā)展具有局限性。

（二）信息共享縱深程度不夠，數(shù)據(jù)對(duì)接流于表面化

學(xué)校的任何活動(dòng)都需要其他部門之間的配合來完成工作，但各部門的工作情況、崗位職責(zé)、數(shù)據(jù)資料盡不相同，同時(shí)項(xiàng)目預(yù)算、實(shí)際支出和科研費(fèi)用之間的聯(lián)系甚少、默契較低，信息數(shù)據(jù)獨(dú)立存在，短時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)共享難以實(shí)現(xiàn)融合。不同的項(xiàng)目類型之間溝通頻率少，形成了一座信息“孤島”，阻斷了各部門間的溝通，預(yù)算項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)難以及時(shí)與相關(guān)部門人員之間進(jìn)行和對(duì)匹配。例如，國(guó)家自然科學(xué)基金和國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金對(duì)于“設(shè)備費(fèi)”卻有著不同的認(rèn)識(shí)，自然科學(xué)基金和社會(huì)科學(xué)基金都強(qiáng)調(diào)了科研項(xiàng)目發(fā)生過程中對(duì)于設(shè)備的購(gòu)買、租賃以及設(shè)備升級(jí)所發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用，兩者的不同之處在于，自然科學(xué)基金側(cè)重于設(shè)備的專用性方面，而社會(huì)科學(xué)基金還包括了“設(shè)備耗材”方面，涉及范圍更廣。項(xiàng)目類型、經(jīng)營(yíng)管理等方面不同，使得對(duì)接流程浮于表面形式化現(xiàn)象嚴(yán)重，信息共享縱深程度不夠。

（三）績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制落后，信息化建設(shè)有效性低

績(jī)效評(píng)價(jià)是通過信息化建設(shè)的結(jié)果分析得知，以此來發(fā)現(xiàn)績(jī)效評(píng)價(jià)的不足之處，保證信息化建設(shè)的有效性。目前各高校管理層沒有認(rèn)識(shí)到績(jī)效評(píng)價(jià)的重要性，對(duì)它的深入研究更是少之又少，而且高校開展績(jī)效評(píng)價(jià)主要是為了用于匯報(bào)工作，因此并沒有建立起專門的評(píng)價(jià)機(jī)制，反而滯后了信息化建設(shè)。針對(duì)高校經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)的相關(guān)資料少，績(jī)效機(jī)制也有所欠缺，原因有幾個(gè)：一是起步較晚的科研信息化建設(shè)缺乏理論和實(shí)踐支持，各方面都有待提高；二是動(dòng)態(tài)和靜態(tài)管理之間本就相違背，不能生硬地套用不相符的模型對(duì)其應(yīng)用；三是學(xué)校與企業(yè)經(jīng)營(yíng)本質(zhì)不同，無法直接用來對(duì)比和應(yīng)用，因此建立起一套合理可行的績(jī)效評(píng)價(jià)難度系數(shù)較大。

（四）數(shù)字化功能缺乏完整性，經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)難以獲取

高校是以非營(yíng)利組織為主的教育機(jī)構(gòu)，但其經(jīng)營(yíng)管理模式卻與營(yíng)利組織的模式相契合，不透明、不公開的財(cái)務(wù)走向，使得社會(huì)人士無法進(jìn)行監(jiān)督，數(shù)據(jù)信息和管理方式的不恰當(dāng)，制約了經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、使用。究其根本原因受傳統(tǒng)觀念和自身思想認(rèn)識(shí)影響較深，對(duì)數(shù)字化信息建設(shè)等字眼比較陌生，一味地認(rèn)為學(xué)校經(jīng)費(fèi)支出、走向情況屬于學(xué)校內(nèi)部事情，與其他機(jī)構(gòu)個(gè)人無關(guān)，片面認(rèn)為個(gè)人利益大于學(xué)校利益，經(jīng)費(fèi)無法達(dá)到公開透明化，使得經(jīng)費(fèi)管理不斷出現(xiàn)問題。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)影響社會(huì)公眾的最直觀感受，社會(huì)公眾監(jiān)督無法涉及到財(cái)務(wù)信息方面，數(shù)據(jù)獲取情況十分困難，無法客觀評(píng)價(jià)經(jīng)費(fèi)使用情況。

（五）科研經(jīng)費(fèi)相關(guān)信息的溝通缺乏實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性

高校目前對(duì)于經(jīng)費(fèi)發(fā)布方式也只是通過學(xué)校網(wǎng)站、QQ、微信等聊天工具，反饋渠道主要有校園網(wǎng)站查詢、撥打電話等，這種溝通方式存在很大的漏洞。發(fā)布方式渠道少，師生主動(dòng)獲取信息能力低，接收信息不迅速導(dǎo)致反饋過程緩慢，相應(yīng)的獲取信息的人就少。以項(xiàng)目報(bào)銷為例，學(xué)校職工將填制好的報(bào)銷單，交由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，不符合規(guī)定的需重新填寫，符合規(guī)定的在手續(xù)完成之后，報(bào)銷人員無法及時(shí)獲知結(jié)果，需要等待銀行短信通知，才能獲取結(jié)果，信息無法及時(shí)反饋回科研部門，單據(jù)不在個(gè)人手中，具體金額無法核對(duì)，真實(shí)性大大降低，信息化系統(tǒng)流程。

（六）經(jīng)費(fèi)管理體制不健全，過度行政化現(xiàn)象嚴(yán)重

在行政部門全權(quán)管理之下，項(xiàng)目進(jìn)展要聽從部門主管的命令，導(dǎo)致資源浪費(fèi)情況嚴(yán)重，經(jīng)費(fèi)利用效率低下缺乏科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性?？蒲胁块T非專業(yè)人員偏多，自身財(cái)務(wù)知識(shí)難以支撐預(yù)算編制，科研部門往往會(huì)采取顧前不夠后的管理方法，科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)管理獨(dú)立存在，財(cái)政部門也只重視資金的動(dòng)態(tài)情況，對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)程關(guān)注少，不重視學(xué)校未來發(fā)展，缺乏全面考慮，在經(jīng)費(fèi)管理相對(duì)獨(dú)立的模式下，相關(guān)人員對(duì)于其他部門工作了解少之又少，更無法完成科學(xué)決策，在經(jīng)費(fèi)使用過程中科研部門和財(cái)務(wù)部門很難做到統(tǒng)一管理，監(jiān)管力度不夠大，思維模式還停留在“就財(cái)務(wù)論財(cái)務(wù)”的方法。

三、信息化建設(shè)下高校經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理的改革措施

（一）加快信息化戰(zhàn)略發(fā)展，促進(jìn)信息化平臺(tái)建設(shè)

隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步、信息化的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)逐漸重要起來，科研經(jīng)費(fèi)應(yīng)在信息化平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)之上，協(xié)調(diào)各部門工作，立足于高校整體發(fā)展。將財(cái)務(wù)、后勤、科研等部門意見信息統(tǒng)籌起來列出計(jì)劃，按照各部門的職責(zé)準(zhǔn)確定位工作方式和管理制度，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)做到科學(xué)規(guī)劃，對(duì)不同類型的科研項(xiàng)目，采取不同的管理方式，自下而上征集各部門的意見，自上而下的整理實(shí)施。重新規(guī)劃項(xiàng)目流程、整合數(shù)據(jù)資料，做到向公眾呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)全面、準(zhǔn)確，不斷強(qiáng)化人員分析、決策能力。

（二）推進(jìn)信息化縱深發(fā)展，不斷向智能化方向靠近

隨著信息技術(shù)的不斷深入，信息化建設(shè)不斷向智能化方向發(fā)展，這就要求對(duì)于數(shù)據(jù)的處理、分析、應(yīng)用等更加有深度、更加精準(zhǔn)化。將一些原始資料、工作報(bào)告、會(huì)議記錄等信息與信息化建設(shè)平臺(tái)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)全方位、深層次的對(duì)接?？蒲许?xiàng)目的工作流程、完成情況、設(shè)備費(fèi)用明細(xì)等逐步建立起完整性、智能化、有深度的科研經(jīng)費(fèi)信息化建設(shè)平臺(tái)，不斷深化信息化發(fā)展。

（三）加大高校科研經(jīng)費(fèi)績(jī)效評(píng)價(jià)研究

企業(yè)的績(jī)效評(píng)價(jià)相比較于高校來說已趨向成熟，高校要想加大績(jī)效評(píng)價(jià)研究力度，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的成功案例和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并根據(jù)高校的現(xiàn)實(shí)情況，制定系統(tǒng)科學(xué)的績(jī)效研究方法，對(duì)研究效果、部門人員評(píng)價(jià)情況等進(jìn)行評(píng)析，經(jīng)過不斷的試驗(yàn)，選擇一個(gè)最優(yōu)的績(jī)效評(píng)價(jià)方法，在績(jī)效評(píng)價(jià)研究過程中可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和漏洞，促使信息化建設(shè)不斷完善，整改主體更加明晰，信息化建設(shè)可持續(xù)健康發(fā)展。

（四）完善科研經(jīng)費(fèi)信息披露體系

隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷變化，經(jīng)費(fèi)的收支情況不斷復(fù)雜化，一定的信息披露能夠減少數(shù)據(jù)缺失、信息失真等情況，因此建立起完善的財(cái)務(wù)信息披露體系就變得尤為重要。可以通過借鑒國(guó)內(nèi)國(guó)外信息披露相關(guān)法律，來提升和完善信息披露。不同學(xué)校之間對(duì)于財(cái)務(wù)信息訴求不同，財(cái)務(wù)信息的建立必須是一個(gè)多層次，多方位的信息披露體系，來滿足不同使用者的要求，實(shí)現(xiàn)信息披露不斷公開透明的目標(biāo)，減少財(cái)務(wù)信息的“黑幕”，一定程度上實(shí)現(xiàn)社會(huì)公眾的財(cái)務(wù)信息監(jiān)督。

（五）健全高效的科研管理信息溝通機(jī)制

科研管理信息溝通作為高校管理的重要環(huán)節(jié)，要求信息溝通機(jī)制不斷完善。處于信息化時(shí)代之下，要想實(shí)現(xiàn)信息溝通順利進(jìn)行，服務(wù)模式就必須做出改變，多角度、全方位進(jìn)行宣傳推廣，加大微信推廣使用力度，定期將科研經(jīng)費(fèi)使用情況推送到師生手機(jī)上，專門開設(shè)信息查詢機(jī)構(gòu)，系統(tǒng)講解和解決信息業(yè)務(wù)。同時(shí)報(bào)銷人可以提前從網(wǎng)上填制報(bào)銷憑證來完成初步審核工作，簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率。

（六）建立健全科研經(jīng)費(fèi)管理機(jī)制

各高?？梢愿鶕?jù)資金數(shù)額，利用政府下發(fā)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，建立科研研究機(jī)構(gòu)，來促進(jìn)科研工作的發(fā)展，反之也可利用科研成果更好地完善科研機(jī)構(gòu)，兩者之間相互促進(jìn)、共同進(jìn)步。從人員方面講，積極參與到科研項(xiàng)目的各個(gè)階段，及時(shí)關(guān)注后勤保障工作，掌握信息獲取能力和預(yù)測(cè)能力，做到精細(xì)化管理。

在一些特殊項(xiàng)目上，可以適當(dāng)?shù)匾胄碌慕?jīng)營(yíng)理念、規(guī)章制度使科研項(xiàng)目更好的優(yōu)化，不同級(jí)別類型的科研項(xiàng)目，要區(qū)別對(duì)待分別管理，例如時(shí)間長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)高的項(xiàng)目各高校間平等競(jìng)爭(zhēng)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)承受能力、發(fā)展現(xiàn)狀等多方面的競(jìng)爭(zhēng)來引入項(xiàng)目，避免不合理現(xiàn)象的發(fā)生。也可通過加強(qiáng)與企業(yè)之間的合作，共享經(jīng)驗(yàn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行的法律法規(guī)，逐步建立起適合科研經(jīng)費(fèi)管理的規(guī)章制度，在制度中明確科研人員責(zé)任和義務(wù)，簡(jiǎn)化工作流程，設(shè)立專項(xiàng)監(jiān)督部門，最大程度上避免只對(duì)資金敏感卻忽略科研項(xiàng)目進(jìn)展的情況發(fā)生?？蒲胁块T提前編制預(yù)算經(jīng)費(fèi)、規(guī)劃項(xiàng)目流程和可能發(fā)生的意外情況一一列舉，責(zé)任到人明確分工，規(guī)定期限內(nèi)完成項(xiàng)目立項(xiàng)工作。財(cái)務(wù)部門按照規(guī)章制度和科研項(xiàng)目進(jìn)展情況指導(dǎo)并幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，及時(shí)完成所分配的工作，不斷協(xié)調(diào)好科研項(xiàng)目各階段的監(jiān)督工作。