中小民營企業存貨管理有關問題分析

黃蕾 于祥冉 陳燁霞

摘要：我國制造業中，中小民營企業的占比越來越高，而作為中小民營企業資產重要組成部分的存貨顯得尤為重要。存貨是企業的一項重要流動資產，品種多、數量多、金額大，存在于供產銷全過程，是企業運營的物質保障。存貨管理水平的高低直接影響中小企業生產經營問題。基于此背景，本文對中小民營企業的存貨管理現狀進行分析，以蘇州KT公司的存貨現狀為例，對存貨管理中存在的問題進行梳理和分析，以期為中小企業提高存貨管理提供借鑒。

關鍵詞：存貨 存貨管理 中小型企業

存貨管理是指企業存貨采購、生產、存儲、使用、銷售全過程所進行的管理行為。主要是企業存貨信息管理的決策分析。為了保證企業的正常生產運營以及獲得商業折扣，企業需要一定量的存貨。然而過多的存貨購買會消耗大量的資金，同時會增加存貨的保險管理費、存儲費、人工費等存儲成本。因此，如何平衡成本與利潤成為存貨管理的最終目標。

中小民營企業存貨管理的特點是品種多、數量多，流動性相對較強，不斷處于采購、生產、銷售的過程中。因此，企業在存貨的采購、驗收、保管和發出等環節是否規范，存貨確認、計量和記錄是否準確，直接關系到企業的經營業績和財務狀況。存貨管理水平的高低已經成為衡量企業管理制度是否完善，資金占用是否合理的重要標志。

一、KT公司存貨管理現狀分析

（一）企業缺乏統一有效的產品物料清單

產品物料清單又稱BOM，是ERP系統內庫存管理模塊的主導檔。KT公司對于某些原材料或是庫存商品雖然實行了BOM表管理，但是并未全部普及，這就造成了ERP系統無法錄入全部的材料產品，一些未施行BOM表管理的材料和產品只能用其他的名稱代替，最終的結果就是全部的材料產品無法做到賬實相符。例如原材料4355#鋼材就是沒有實施BOM表管理而是用4395#鋼材代替，結果4355#鋼材和4395#鋼材都賬實不符，這種差異無法在后期的盤點工作中減少。但像潤滑油、催化劑等主要是產品損耗的差異，這種差異在后續的BOM重新核對時就可以減小差異。

（二）存貨管理模式不夠科學合理

KT公司原材料在2019年第一季度盤點時，4356#鋼材盤虧的主要原因就是生產部和質檢部都已經將產品上傳系統報完工，而原材料還未報完工，造成倉庫管理人員無法在ERP系統內扣減4356#鋼材，于是出現盤虧的現象。有時研發部在研發零件時，會產生新的生產方式，可能會改變使用的原材料種類，當生產部不及時地更改系統內產品對應的原材料時，倉庫發出的原材料就會與生產線上使用的原材料不符，也會造成原材料的盤虧或盤盈。庫存商品中，公司第一季度2臺進氣系統由于生產部未將加工單錄入系統，造成產成品未報完工，還有質檢部未對燃噴系統報合格，這都會導致賬實不符的情況發生。上述的種種情況都是由于各部門未完成自己的基本工作造成的，也說明了公司整個存貨管理系統存在極大的問題。

（三）存貨管理信息無法做到共享

目前，KT公司內部有自己的一套ERP信息管理系統，系統也分了很多模塊，但是各個模塊信息化程度較低，使得各部門之間無法做到信息共享，這就降低了公司內部各部門處理事務的工作效率，也會產生很多錯誤導致額外成本的增加。例如，倉庫內部的存貨數據只能通過紙質檔在部門之間傳達，采購部門就無法及時獲得采購信息，可能會造成采購不及時，原材料跟不上生產線;倉庫發出產品的數量、名稱、單價、購買商等資料無法及時傳送到財務部，就會造成財務部不能及時地開具發票寄給購買商，貨款就可能無法及時收回，長此以往會造成資產的運轉出現問題。

（四）存貨管理缺乏內部監督

在上述的三個存貨管理問題中，部分問題是由于各部門工作人員的操作不規范或者未完成自己的基本工作造成的。例如，倉庫管理人員在對公司內的存貨進行管理時，任意將物資擺放，而沒有按照編碼或者產品型號擺放，對于一些保質期限較短的存貨不能及時地被領用而使材料過期，造成了經濟損失。同時，公司在組織每月的存貨盤點時，也難以高效率地進行工作，既浪費了時間，又會造成出錯率較高的現象發生。甚至有些半成品未做標記就直接放在了倉庫內，也未與庫存商品進行區分，在盤點的過程中就會很有可能造成庫存商品虛增現象。倉庫內部有時會擺放一些已經不能使用的設備或者報廢的原材料，但是公司沒有對它們及時地做賬齡分析，也沒有處理掉，過多地占用公司的資金和儲存成本，降低了公司的存貨周轉率。

二、提高KT公司存貨管理水平的建議

（一）引進科學合理的存貨分類管理方法

公司的倉庫目前存貨大概有1200多種，管理的難度非常大，還只是靠編號和名稱來管理存貨，不能實現對存貨的科學化管理。針對KT種類多、數量大的原材料存貨，建議用改進過的ABC分類管理法來管理。ABC存貨分類法的具體步驟如下：（1）收集數據。將公司內所有存貨的單價、數量、平均庫存都詳細地收集起來;（2）處理數據。對于收集起來的數據資料進行整理，按要求計算、匯總，求出每種存貨的資金占用額，并按資金占用額排序;（3）編制ABC分析表。ABC分析表欄目從左至右共十欄構成如下：物品編號、物品名稱、物品單價、平均庫存、平均資金占用額（第三欄單價乘以第四欄庫存）、平均資金占用額的百分比、平均資金占用額累計百分比、物品種類所占百分比、物品種類累計百分比、分類結果;（4）根據ABC分析表確定分類。將物品種類累計百分比5%～10%，平均資金占用額70%～80%的存貨列為A類;將物品種類累計百分比20%～30%，平均資金占用額15%～20%的存貨列為B類;將物品種類百分比50%～70%，平均資金占用額5%～10%的存貨列為C類。初始的ABC分類法只適用于原材料，為了更好地管理KT的存貨，對公司的庫存商品、在產品、原材料都利用改進過的ABC分類法來管理。

（二）加強企業存貨ERP管理

1.加強企業管理層對ERP的認識。KT公司是在2014年才開始接觸ERP系統，當時只有財務總監和生產總監認識到ERP系統將會帶來利益，企業的其他高層人員并沒有認識到它的重要性。公司在引進ERP管理模式之后，更重要的是對企業員工的培訓，真正使用這個系統的還是大部分的基層員工，尤其是在企業適應ERP管理信息系統的過程中，員工更應該多學習使用方法和使用原理，在遇到問題之后及時反饋才能得到解決，使企業更快、更好地適應ERP這種存貨管理模式，ERP也能更好地為企業提供服務。在平時工作閑暇之余，可以組織一些討論會，共同交流在使用ERP管理信息系統的過程中，遇到的問題和解決一些問題的方法，從而提高員工的工作水平和參與積極性。

2.優化產品物料清單的設計。KT公司目前制定的產品物料清單都是根據產品的名稱和編號來建立的，但是公司內部的產品種類繁多，相對應的BOM表也是很多，于是庫存管理人員在調取某種產品的BOM表的時候就會需要一定的時間。而且現在的BOM表每種產品的內容基本都是數量、單位等數據，這僅僅對庫存管理部門的用處比較大，但是其他部門在瀏覽BOM表的時候就會看到很多無用的信息，或者就很難調出BOM表來查閱。KT現在應該盡快改善BOM表的設計，讓內容更加層次化，讓每個部門都可以很快地瀏覽到自己所需的內容，同時建立一個系統，便于較快地調取資料。

3.將績效管理方法更加合理化。KT公司目前實行的是各部門單位內部自己的一套考核機制，希望各單位主管根據自己的情況制定相應考核指標，但是這種方法引起的另一種后果就是會滋生腐敗和消極怠工的情況。因此KT公司目前要實行更加科學的績效考核管理辦法，需要同時考慮到未完成指標的懲罰措施和制定相應的獎勵措施并定期對存貨管理情況進行考核，了解企業內部控制制度現狀，才能發現問題、解決問題。例如，公司之前的績效考核管理辦法中有一條是各部門盤點時，一旦發現賬實相符率低于95%時，所屬責任部門的績效考核分將會被扣掉0.5分，但是當增加5%時，當月的績效考核分會增加0.5分。賬實相符率的計算公式：賬實相符率=賬實相符項數/總盤點項數。但是在分析公司的具體情況以及各部門的考核報告之后，發現這種績效管理辦法還是存在一定的缺陷，甚至會導致整天不做事，產生消極情緒，現提出以下整改方案：在利用賬實相符率作為考核指標時，應該考慮到本月比上月的增加問題，可以規定如果比上月的存貨盤點情況高1.5%，則不增不減該部門當月績效考核分，但是如果低于1.5%，將該部門的績效考核分減去0.5分;如果增加幅度超過了1.5%，那么則該部門的績效考核分增加0.5分。賬實相符率的計算公式：賬實相符率=賬實相符項數/總盤點項數。

4.深化零庫存模式。公司在2011年就開始實施了零庫存模式，但是其存貨管理問題并沒有得到很好的改善，依然有很多浪費問題存在于生產、運輸、庫存的過程中。JIT管理模式有一個最重要的構成要素：提高產品的質量，以免出現成本的浪費。這也未在KT零庫存管理模式中得以體現。想要深化零庫存管理就要在各個環節中逐漸消除浪費，最終實現精益生產的最終目的。消除浪費需要從庫存、生產、運輸、采購各個環節做起。

（三）提高企業信息共享程度

1.提高企業內部信息共享程度。加強信息共享必須先將企業信息整合起來，包括企業內部各部門的信息：訂單、發票、生產單等企業資料以供企業內部各員工查閱使用。例如：當市場部拿到一份訂單并將訂單錄入系統時，倉庫通過查閱系統就可立即準備相應的原材料等物資，生產部可以領取物資準備生產，財務部可以開發票等，這極大地節約了訂單傳遞的時間，提高了生產效率。建立存貨管理信息系統還可以幫助決策者更加科學地決策，決策者可以在信息系統內調出以往的生產數據：生產數量、采購數量、采購時間等，并利用系統對數據進行分析，從而可以根據以往數據規律制定以后的采購時間、采購數量等。這都會使企業的決策和管理更加科學化，從而擺脫經驗主義帶來的失誤。

2.盡可能與客戶和供應商建立長期合作關系。目前KT的供應商很不穩定，每次選擇供應商時都需要挑選，這不僅浪費了時間，而且沒有建立合作關系的供應商很難給企業折扣價格。所以，與一家或是幾家合適的供應商建立合適的長期合作關系對于目前的KT很有必要。這需要公司內部制定合理的采購規定。同時在考慮到原材料的質量、價格、運輸時間、位置距離的基礎上和供應商達成共識，一同通過更好的質量和品質贏得更多的客戶。要保證雙方共贏就需要提供給供應商一定的激勵措施，這可以是價格，也可以是宣傳力度。不僅要考慮到本企業目前的利潤，也要讓渡給供應商一部分。將眼光放得長遠一些，就能夠使KT走得更加長遠。

（四）建立健全公司內部控制制度

1.規范庫存管理。第一，采購原材料入庫時，倉儲部門要根據企業編制的序號或者名稱重新為原材料編碼，并根據編碼將其放置在規定的位置，方便下次領用材料和盤點查賬。同時倉庫保管人員要掌握原材料的屬性、保管條件等，方便管理各類原材料;第二，倉庫管理人員必須定期檢查原材料的數量、編碼，對于編碼、規格標識不清晰的原材料或者產品及時補充，以便下次查驗;第三，倉庫管理人員在檢查出不合格的產品時，要做好標識，并且將其放在專門的地方，避免誤領或者盤點錯誤;第四，倉庫管理人員發貨時嚴格遵守企業規定的存貨發出方法，分清楚存貨的類別所對應的存貨發出方法，選擇先進先出法或是后進先出法等，避免部分存貨積壓過期;第五，對于已經喪失使用價值的存貨，研發部門可以對其進行估價，然后市場部和財務部、倉儲部聯合對其進行變賣，得到的資金用于沖減產品的成本或計入營業外收入。

2.精確存貨的計量方式。由于公司的主營業務產品所使用的原材料是各種鋼材，所用到的計量單位是千克，盤點時需要對其進行稱重，會容易出現凈重和毛重之間的差額。所以要將各種原材料統一計量單位，一根鋼材的誤差可能會很小，但是一批鋼材的誤差就會很大，甚至會影響企業成本的準確計算。有些大型的材料或者產品需要庫房專用叉車來稱量，但是卻沒有統一，一些還在用牽引車來稱量，造成稱量結果也會有誤差。出現這種情況時，應該統一使用庫房專用叉車來稱量，因為專用叉車測量更加準確。

三、結語

作者通過對KT公司存貨管理現狀及出現的問題研究，發現存貨管理貫穿了企業運營管理的每個步驟，所以實現科學合理的存貨管理對KT來說非常重要。為客戶提供良好的品質和服務是企業的核心競爭力，必須加強企業存貨管理，降低企業存貨成本，加速企業的資金周轉，提高資金使用率，才能更快地占據市場。本文只是以蘇州KT的數據資料來分析此類制造企業的存貨管理情況，有一定的限制條件，難以對其他企業的存貨管理分析提供借鑒之處。也未對其他企業實際分析，所以不具有代表性。

參考文獻：

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作者單位：中國礦業大學徐海學院