高校儀器設(shè)備及家具采購查詢系統(tǒng)的研發(fā)與實踐

于文娟，許宏山，楊化濱，陳 津

（南開大學(xué)實驗室設(shè)備處，天津 300071）

0 引言

根據(jù)產(chǎn)品全生命周期（ProductLifecycle Management，PLM）的定義，高校儀器設(shè)備及家具全生命周期的管理應(yīng)該包括購置需求、采購、安裝驗收、日常維護、維修和報廢處置等各個階段［1-2］。而作為其中重要組成部分，儀器設(shè)備及家具的采購需求的提出到采購執(zhí)行是全生命周期的開始也是內(nèi)部防控的廉政風(fēng)險點［3］。目前，儀器設(shè)備及家具的用戶在制定購置計劃或?qū)嵤┎少徶写嬖趲追N困境：①急需使用某種儀器設(shè)備，沒有時間和精力去做系統(tǒng)地考察、調(diào)研；②往往只做簡單考察，或經(jīng)不住某些供應(yīng)商的宣傳，便草率制定采購計劃；③網(wǎng)上查詢信息魚龍混雜，難辨真?zhèn)危虎軐W(xué)校現(xiàn)有儀器的情況不了解，導(dǎo)致重復(fù)購置、使用效率低下；⑤在儀器購買時“冰山效應(yīng)”突出，即用戶只考慮到最為凸顯的價格因素，而對儀器的質(zhì)量及后期的維護成本、配件成本考慮很少；⑥ 高校儀器設(shè)備及家具的需求具有特殊性，沒有專門的信息咨詢渠道。上述6種情況導(dǎo)致最終采購到的儀器設(shè)備不理想或不適用，對科研和教學(xué)工作造成了影響和隱患，給學(xué)校國有資產(chǎn)造成了損失［4-5］。

李克強總理在2016年5月9日召開的全國推進放管服改革電視電話會議中提出：持續(xù)推進簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，不斷提高政府效能。如何將“放管服”改革落實于高校的儀器設(shè)備及家具采購工作，對高校的采購工作者提出了新的要求。

1 系統(tǒng)建設(shè)目的

我校儀器設(shè)備及家具查詢系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）利用電子商務(wù)的優(yōu)勢，為校內(nèi)用戶提供實時、全面、便捷、真實、可靠的儀器設(shè)備及家具的商品信息。方便師生合理制定采購計劃，實現(xiàn)儀器設(shè)備及家具固有價值發(fā)揮最大化。該系統(tǒng)涵蓋了在新形勢下高校師生對于儀器設(shè)備及家具購置過程中的急切訴求，也蘊含著學(xué)校管理部門工作人員多年一線采購工作的經(jīng)驗及體會。它是高校“放管服”改革的一次大膽嘗試。系統(tǒng)的建成彌補了高校儀器設(shè)備及家具采購領(lǐng)域該類系統(tǒng)平臺的空缺，解決了高校師生在采購過程中面臨的諸多困境。不僅為高校教學(xué)科研提供最優(yōu)服務(wù)和條件保障，也保證了國有資產(chǎn)的安全完整，為研究探索學(xué)校設(shè)備資源的合理配置提供了依據(jù)。

2 系統(tǒng)構(gòu)建思路

系統(tǒng)實行注冊審核機制，系統(tǒng)內(nèi)多角色分權(quán)限設(shè)置，并實現(xiàn)良性互動。經(jīng)系統(tǒng)客服和管理部門分級審核的供應(yīng)商可通過注冊將自己的商品信息在系統(tǒng)中發(fā)布，使商品信息更加公開、透明。賣方信息網(wǎng)上公開，接受咨詢和監(jiān)督。［6］買方可在系統(tǒng)中一站式查詢，對比鑒別，咨詢供應(yīng)商。學(xué)校管理部門從原來采購的執(zhí)行者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚吆头?wù)者，有效地促進了工作人員工作效率和管理水平的提高，不斷提升為用戶服務(wù)的水平和效率，為學(xué)校教學(xué)和科研工作提供一流的服務(wù)保障，同時有效避免暗箱操作的廉政風(fēng)險［7］。系統(tǒng)對接學(xué)校內(nèi)部儀器設(shè)備及家具管理系統(tǒng)、大型儀器管理平臺，以校內(nèi)數(shù)據(jù)資源作為補充，為用戶提供可靠的儀器設(shè)備及家具使用信息，幫助用戶做出更加全面的判斷。為增強服務(wù)性，系統(tǒng)向全校師生開放供應(yīng)商及其商品信息，方便全校師生查詢參考。在系統(tǒng)中師生可以買到性價比高、質(zhì)量可靠、售后有保障的儀器設(shè)備或家具，不會再因商品質(zhì)量或者售后服務(wù)問題而花費大量的時間和精力，構(gòu)建了良好的供給保證。

3 系統(tǒng)實現(xiàn)方式

系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將國內(nèi)外儀器設(shè)備予以展示，同時將家具采購查詢納入其中，真正實現(xiàn)一站式資產(chǎn)采購查詢。在很大程度上促進了高校儀器設(shè)備及家具采購管理工作的公開化、科學(xué)化、現(xiàn)代化和群體化。

3.1 系統(tǒng)設(shè)計

任何一種全新的嘗試都是以創(chuàng)新為前提，在研究探索該系統(tǒng)過程中，采用了模塊思路，運用JAVA語言搭建起微服務(wù)cloud架構(gòu)。根據(jù)不同職能，不同權(quán)限，不同商品分類分別設(shè)置模塊，系統(tǒng)數(shù)據(jù)走向清晰，用戶體驗良好（見圖1）。

圖1 系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖

系統(tǒng)設(shè)置申購用戶、主管部門、供應(yīng)商等不同角色，在儀器設(shè)備及家具購置流程中權(quán)責(zé)明晰，公開透明（見圖2）。在家具查詢中增加適用于家具采購特點的展示平臺，增強圖片的展示性以及各類指標(biāo)的標(biāo)注。同時供應(yīng)商需上傳相關(guān)資質(zhì)證明和用料證明，為采購用戶提供更直觀、更可靠的商品信息［8］。

圖2 系統(tǒng)中各角色權(quán)限示意圖

3.2 系統(tǒng)界面

系統(tǒng)將摒棄傳統(tǒng)的列表式單一查詢模式，采用目前更為大眾所接受的電商網(wǎng)站頁面模式，界面信息更加全面、生動。由系統(tǒng)客服和學(xué)校管理部門審核準(zhǔn)入系統(tǒng)的供應(yīng)商的資質(zhì)，采用由供應(yīng)商將自己提供的商品信息發(fā)布在系統(tǒng)中的方式。同時在樣品展示中也引入已被中央政府采購列入?yún)f(xié)議供貨商的“京東商城”“蘇寧易購”等電商同等比價。在市場競爭機制的激勵下，準(zhǔn)入系統(tǒng)的供應(yīng)商會對自己提供的信息進行定期更新和維護，從而保持系統(tǒng)的生命力。由于系統(tǒng)設(shè)置可在多種條件下篩選查詢，能夠保證采購用戶查詢到系統(tǒng)中供應(yīng)商的資信情況以及不同商品具體參數(shù)。

為方便應(yīng)用，在系統(tǒng)中設(shè)置不同權(quán)限，幫助用戶實現(xiàn)高級查詢和普通查詢。高級查詢即登錄需經(jīng)過身份認證的門戶，待認證成功后不僅可以查詢供應(yīng)商的商品信息，還可查詢到校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息。該權(quán)限的服務(wù)對象是校內(nèi)教職員工。這類查詢?yōu)椴少徲媱澋闹贫ㄌ峁└嗟臄?shù)據(jù)支持。而普通查詢則無須賬號和密碼，只要有儀器設(shè)備和家具的購置需求，都可以登錄系統(tǒng)獲取供應(yīng)商提供的商品信息。該權(quán)限的服務(wù)對象除了校內(nèi)教職員工，還有在校學(xué)生及教工家屬。系統(tǒng)的設(shè)置也為樂于選擇網(wǎng)上購物方式的在校大學(xué)生提供了一個安全可靠的信息平臺。

3.3 系統(tǒng)與學(xué)校資產(chǎn)和儀器平臺管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享

（1）與儀器設(shè)備及家具綜合管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。系統(tǒng)是新形勢下，高校儀器設(shè)備及家具采購的一次全新嘗試，它對接校內(nèi)儀器設(shè)備家具綜合管理系統(tǒng)中已有設(shè)備家具信息，方便采購用戶參考設(shè)備價格區(qū)間制定合理的預(yù)算計劃，同時在采購執(zhí)行時還可直接將儀器設(shè)備或家具信息及相關(guān)參數(shù)導(dǎo)入儀器設(shè)備家具綜合管理系統(tǒng)中，選擇不同采購方式進行申購。這樣可以真正實現(xiàn)儀器設(shè)備及家具采購的一站式服務(wù)，申購師生足不出戶即可完成購置任務(wù)。這種方式具有3個顯著特點，①簡化了申購操作流程，節(jié)省了時間，也為后期到貨驗收的可操作性奠定了基礎(chǔ)；②方便了采購用戶查詢學(xué)校各類儀器設(shè)備及家具的購買和使用情況，避免重復(fù)采購導(dǎo)致的資金浪費［9］。系統(tǒng)對接實現(xiàn)了資產(chǎn)購置的閉環(huán)管理，符合內(nèi)部控制的要求，也為預(yù)算績效評估提供了依據(jù)［10］；③購置成功后可直接辦理資產(chǎn)入賬，無須采購用戶重復(fù)錄入，實現(xiàn)了賬物相符，采購與資產(chǎn)入賬無縫對接，保證了資產(chǎn)的歸口管理（見圖3）。

圖3 資產(chǎn)購置流程圖

（2）與大型儀器測試平臺管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。系統(tǒng)還創(chuàng)新性地對接了學(xué)校的大型儀器測試平臺管理系統(tǒng)。大型儀器管理平臺是大型貴重儀器設(shè)備使用績效的最直接反映。某類儀器甚至精確到某品牌的這類儀器使用的綜合指標(biāo)評定都可以通過該系統(tǒng)體現(xiàn)［11］。用戶不僅可以了解該類儀器在學(xué)校的保有量，查詢到該儀器的使用頻率、應(yīng)用范圍，同時與機主聯(lián)系還能了解該儀器的使用效果。查詢系統(tǒng)有了該平臺的信息共享，可以實現(xiàn)由產(chǎn)品展示到使用感受的信息貫通，最大限度地為用戶提供滿意服務(wù)。

也正是有了與校內(nèi)資產(chǎn)管理和儀器測試平臺等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，凡用戶登錄查詢系統(tǒng)獲取信息，盡可能避免儀器設(shè)備及家具的重復(fù)購置，不會只考慮到先期價格因素而買到質(zhì)量欠佳或者后期費用追加較大難以維護的儀器設(shè)備或家具［12］。這也為用戶規(guī)范預(yù)算制定、提交論證申請?zhí)峁┝丝煽康谋Ｕ希瑸樾?nèi)儀器設(shè)備及家具采購共建共享奠定了基礎(chǔ)（見圖4）。

圖4 系統(tǒng)對接交互關(guān)系圖

3.4 對供應(yīng)商的評價提供依據(jù)

系統(tǒng)除上述特點外，它還有個特殊功能就是對接儀器設(shè)備及家具管理系統(tǒng)后，成交數(shù)據(jù)可得到實時反饋。用戶也可以在查詢系統(tǒng)中對供應(yīng)商進行綜合評價，這可為其他用戶的商品選擇提供參考依據(jù)，同時在市場競爭機制的作用下實現(xiàn)注冊供應(yīng)商的優(yōu)勝劣汰。既優(yōu)化了供給結(jié)構(gòu)，提高供給效率，又提升高校設(shè)備供應(yīng)服務(wù)上檔次上水平，促進了產(chǎn)教的融合。

4 實施成效

系統(tǒng)自上線運行以來，已經(jīng)審核入駐包括京東等大型電商在內(nèi)的供應(yīng)商共約200家，涉及上百種品類、上千件儀器設(shè)備及家具，多方面滿足在校師生的購置需求（見圖5）。系統(tǒng)還在陸續(xù)開拓更多資質(zhì)好、信譽高的供應(yīng)商加入進來，以提供更多質(zhì)優(yōu)價廉的商品和良好的售后服務(wù)，也引起了國內(nèi)其他高校的關(guān)注。

圖5 查詢系統(tǒng)銷售產(chǎn)品金額分布圖

5 總結(jié)與分析

系統(tǒng)不同于以往的業(yè)務(wù)流程查詢系統(tǒng)，是涵蓋國產(chǎn)、進口儀器設(shè)備及家具供應(yīng)信息，將其集成展現(xiàn)給學(xué)校內(nèi)部師生的采購服務(wù)平臺。系統(tǒng)在國內(nèi)提出將目前成熟的電商模式引入校內(nèi)管理系統(tǒng)，從而在規(guī)范管理流程的前提下，使管理模式與市場接軌。在高校的特殊采購需求背景下，系統(tǒng)具有區(qū)別于普通電商平臺的特點，專業(yè)性強，涉及領(lǐng)域廣。系統(tǒng)中不僅僅包含通用儀器設(shè)備及家具，還有大量專業(yè)儀器設(shè)備及實驗室家具的展示，從而做到真正滿足高校的科研教學(xué)采購需求，為學(xué)校師生建立了一個公開、安全、可靠、有效的購前參考平臺。展示商品的同時，系統(tǒng)對接校內(nèi)的儀器設(shè)備及家具綜合管理系統(tǒng)、大型儀器測試平臺管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，為儀器設(shè)備及家具的采購提供可靠的依據(jù)和后續(xù)數(shù)據(jù)反饋，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，確保信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯。商家及產(chǎn)品的評價參考也保證了儀器家具的后續(xù)維修保養(yǎng)工作，為后續(xù)功能的擴展做出充分準(zhǔn)備。

本著為學(xué)校師生提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，本系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅節(jié)省了師生的寶貴時間，保證了學(xué)校資金的合理使用，使管理部門的服務(wù)水平達到了新的高度，而且有利于學(xué)校的儀器設(shè)備及家具采購逐步建立現(xiàn)代化、優(yōu)質(zhì)化、可行、可控的管理模式。作為預(yù)算績效管理中購前階段的參考，查詢系統(tǒng)實現(xiàn)了連接購中預(yù)算執(zhí)行和購后預(yù)算結(jié)果評價，為以績效為核心的預(yù)算績效閉環(huán)管理提供了條件［13］。信息的公開化，采購數(shù)據(jù)的電子化前置到購前調(diào)研階段，更有利于儀器設(shè)備及家具購置全生命周期的公開透明，便于監(jiān)督管理，避免廉政風(fēng)險［14］。

6 結(jié)語

高校儀器設(shè)備及家具采購是一項系統(tǒng)工程，涉及諸多方面，對此項研究還有大量具體工作需要不斷研究探索。儀器設(shè)備及家具查詢系統(tǒng)作為高校職能部門優(yōu)化管理與服務(wù)的創(chuàng)新實踐，也才剛剛破題。在中央對高校政策的指引下，下一步將繼續(xù)以創(chuàng)新為動力，不斷調(diào)整凝練目標(biāo)，對高校設(shè)備家具采購進行不斷探索，邁向更高目標(biāo)。