石墨文檔:2021企業(yè)協(xié)同辦公十大趨勢

張歡

當今，協(xié)同辦公已經(jīng)成為了一種不可逆的辦公趨勢。但究竟什么樣的協(xié)同辦公形態(tài)最適合企業(yè)自身呢？石墨文檔從協(xié)同工具、團隊協(xié)作、協(xié)同管理、融合效率、數(shù)據(jù)安全等多個維度，為企業(yè)提供了 10 個協(xié)同辦公未來趨勢的發(fā)展建議。

趨勢1? 協(xié)作文檔、即時通訊、視頻會議將成為協(xié)同辦公的三大基礎平臺。文字、語音、視頻圖像作為企業(yè)協(xié)作辦公信息溝通的三大基本元素，他們的傳遞構成了組織的協(xié)同，而圍繞這3 個元素的協(xié)同平臺使用效率，決定了組織整體的協(xié)同辦公效率。協(xié)作文檔平臺用于內(nèi)容的同步，即時通訊工具用于實時文字與語音交流，視頻會議用于遠程實時的面對面溝通。他們分別消除了文字、語音、視頻圖像層面的溝通鴻溝，成為企業(yè)實現(xiàn)協(xié)同辦公模式必不可少的三大基礎工具平臺，解決了傳統(tǒng)辦公場景經(jīng)常會遇到的跨時間、跨地域、跨組織的協(xié)同挑戰(zhàn)。

趨勢2? 協(xié)同辦公作為不可逆的形態(tài)，將大幅提升職場人群的辦公技能和效率。當企業(yè)逐漸適應線上協(xié)同這種更為高效的辦公方式，便很難回到之前的辦公模式。一是因為多地域分布、跨時間溝通的協(xié)同辦公模式已逐漸成為主流，企業(yè)必須隨之提升相應軟硬件環(huán)境，適應遠程辦公帶來的全新挑戰(zhàn);二是因為組織內(nèi)的員工已適應在線協(xié)同和被動提升的辦公技能與效率理念，難以再忍受以往較為低效的傳統(tǒng)辦公模式。

趨勢3? 辦公平板點將成為真正的擁有豐富生態(tài)的協(xié)作生產(chǎn)力工具。平板幫助用戶擺脫傳統(tǒng) PC 的場所束縛及手機屏幕的尺寸限制，越來越多的創(chuàng)作者開始選擇5G平板隨時隨地辦公和自由創(chuàng)作，并在諸多移動辦公場景下，平板將成為新一代擁有豐富生態(tài)的協(xié)作生產(chǎn)力工具。

趨勢4? 連接、開放、融合和安全將成為企業(yè)協(xié)同軟件選型的四個維度。當前很多企業(yè)都會使用不同的 SaaS 工具和本地軟件。當企業(yè)達到一定的分布式規(guī)模，這些軟件的連接性、開放性、融合性和安全性就成為 IT 負責人需要不斷地去統(tǒng)一規(guī)劃和融合，從而形成一體化的辦公工具平臺，實現(xiàn)賬戶互通、功能互通、流程互通和數(shù)據(jù)互通。尤其在協(xié)同辦公平臺規(guī)劃初期，CIO 就更需要思考當下的軟件選型，演繹出未來的融合規(guī)劃。

趨勢5? 中小企業(yè)選擇 SaaS 平臺降低成本，大企業(yè)選擇可定制部署融合業(yè)務。大企業(yè)在打造云端協(xié)同辦公的模式中，需要考慮多個部門的使用習慣，更要考慮現(xiàn)有系統(tǒng)和自身復雜的業(yè)務流程，因此，大企業(yè)在選型的過程中強調(diào)對選購軟件的可定制化以及自主可控，同時要實現(xiàn)功能和流程的定制、系統(tǒng)接口的開放、業(yè)務數(shù)據(jù)的安全打通。所有，可定制+可融合業(yè)務成為了大企業(yè)選型的重點。

趨勢6? 企業(yè)更愿意付費獲取高服務價值的協(xié)同軟件，逐漸替換免費軟件的使用。免費已經(jīng)不是企業(yè)對協(xié)同辦公軟件使用的首選因素，功能強大、提升員工的辦公體驗、可持續(xù)更新迭代、問題的響應速度和解決服務保障是企業(yè)選擇協(xié)同辦公效率工具更重要的考量指標。對于員工協(xié)同辦公生產(chǎn)力工具的投入對企業(yè)長遠的發(fā)展速度而言是一筆非常重要的投資規(guī)劃。

趨勢7? 企業(yè)效率取決于是否能將多個協(xié)同辦公產(chǎn)品靈活且標準的耦合在一起。隨著數(shù)字化辦公普及以及 SaaS 軟件成本的逐步降低，企業(yè)越來越多采購不同用途的協(xié)同辦公軟件，OA、IM、ERP、網(wǎng)盤等都成為了辦公的標配。雖然生產(chǎn)力工具豐富且強大了，但各軟件之間賬號不同步、數(shù)據(jù)難互通、辦公孤島等成為企業(yè)面臨的新難題。作為企業(yè)的管理者或 IT 負責人需要考慮如何將多個協(xié)同辦公軟件靈活且標準地耦合在一起，形成統(tǒng)一的協(xié)同辦公管理平臺，滿足實際業(yè)務場景和流程需求，這將在很大程度上決定了協(xié)同辦公效率最終的質量。

趨勢8? 大型國企和政府事業(yè)單位開始擁抱在線協(xié)同辦公，并更多與社會進行協(xié)作。在線協(xié)同辦公軟件已經(jīng)突破了行業(yè)和組織性質的限制，越來越多的國有企業(yè)更為關注在線辦公效率，希望通過協(xié)同辦公軟件實現(xiàn)組織內(nèi)部的提質增效。而且往往因為組織和員工數(shù)量龐大，部署協(xié)同辦公平臺后效率得到明顯提升。同時政府及相關部門也深入數(shù)字化轉型，智慧城市、數(shù)字政務等都成為各地平臺建設的重點。政府及相關部門尤其重視如何豐富辦公場景和互聯(lián)網(wǎng)服務手段，通過協(xié)同辦公軟件更高效地與社會外界開展協(xié)作，開放更多的信息查詢和線上窗口服務。

趨勢9? 資本開始青睞開放性強，且有較高技術壁壘的協(xié)同辦公軟件。2020年在資本以及疫情的催化下，屬于企業(yè)服務賽道的協(xié)同辦公軟件無論在國外還是國內(nèi)都備受追捧。2021 年，企業(yè)服務的投資方不僅會關注產(chǎn)品的功能強大，更會關注那些開放性強，連接性好，能夠與其他辦公平臺融合的協(xié)同辦公軟件，只有這類產(chǎn)品才能得到企業(yè)和資本的青睞，才能在企業(yè)服務的長跑中最終成為贏家。

趨勢10? 國產(chǎn)自主研發(fā)的協(xié)同辦公軟件將逐步成為國內(nèi)企業(yè)的首選。互聯(lián)網(wǎng)辦公需求驅動了國內(nèi)自主研發(fā)的協(xié)同辦公軟件的快速發(fā)展，同時展現(xiàn)出了獨特的業(yè)務價值和產(chǎn)品優(yōu)勢：一是國產(chǎn)軟件的功能及性能跨越式發(fā)展，達到甚至遠超國外軟件的使用效果;二是國產(chǎn)辦公軟件廠商對國內(nèi)企業(yè)的辦公習慣和使用訴求有更加深入的理解，研發(fā)出來的產(chǎn)品更能對中國企業(yè)的辦公痛點進行“精準打擊”;三是高科技軟件容易受國際局勢因素干擾，軟件國產(chǎn)化已經(jīng)上升到國家的科技戰(zhàn)略。國產(chǎn)自主研發(fā)的協(xié)同辦公軟件安全可控，能夠讓企業(yè)將發(fā)展命脈牢牢掌握在自己手中，不受外界因素的干擾。