中交能源：一部一檔帶來(lái)新氣象

文

2020年12月30日，中交云南能源有限公司（以下簡(jiǎn)稱“中交能源”）召開(kāi)了一部一檔總結(jié)會(huì)議，會(huì)上所有員工均表示，自一部一檔施行以來(lái)，自己的工作效率和工作積極性發(fā)生了翻天覆地的變化，工作態(tài)度也實(shí)現(xiàn)了從“干多干少一個(gè)樣”到“高效、主動(dòng)去干事”的轉(zhuǎn)變。

面對(duì)國(guó)內(nèi)成品油銷售日益市場(chǎng)化、專業(yè)化、品牌化、職業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展趨勢(shì)，中交能源意識(shí)到，要想在能源銷售領(lǐng)域占有一席之地，干事創(chuàng)業(yè)，就必須報(bào)有從零開(kāi)始的決心。因此，成立之日起，中交能源便積極尋求加油站管理、成品油銷售、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶維護(hù)的方法，努力提升員工盡職履責(zé)能力及專業(yè)化水平。

為進(jìn)一步抓基礎(chǔ)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)，深入推進(jìn)基礎(chǔ)體系建設(shè)，抓實(shí)抓細(xì)基礎(chǔ)工作，結(jié)合實(shí)際，中交能源構(gòu)建了“一部（站）一檔、一人一案”基礎(chǔ)管理和考核體系（以下簡(jiǎn)稱“一部一檔”）。

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中交云南能源有限公司簡(jiǎn)介

中交能源于2018年6月26日正式成立，是承載中交資產(chǎn)管理有限公司戰(zhàn)略發(fā)展部署的重要企業(yè)，主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域包括能源技術(shù)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用，成品油倉(cāng)儲(chǔ)、批發(fā)、零售；成品油物流配送；加油、加氣站及充電站的建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、管理、咨詢業(yè)務(wù)；便利店經(jīng)營(yíng)；汽車美容服務(wù)等。

中交能源全力聚焦“113311”管理總思路（即一文化引領(lǐng)、一原則保障、三措施推進(jìn)，打造三亮點(diǎn)、樹(shù)立一品牌、實(shí)現(xiàn)一構(gòu)想），始終堅(jiān)持“保安全、促規(guī)范、擴(kuò)規(guī)模、創(chuàng)效益”的工作方針，牢記兩個(gè)紅線和三個(gè)底線，以安全、經(jīng)營(yíng)和黨建工作為主要抓手，堅(jiān)持立足云南、進(jìn)駐山西、深耕華南，以點(diǎn)帶面、輻射全國(guó)，拓寬業(yè)務(wù)范圍、延伸產(chǎn)業(yè)價(jià)值鏈，以黨的建設(shè)統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)發(fā)展壯大新征程，最終實(shí)現(xiàn)央企“第六桶油”的企業(yè)愿景。

一部一檔從哪來(lái)

2019年5月13日，中交能源2019年第16次（總第37次）工作例會(huì)首次提出“一部一檔”的概念。2019年6月，一部一檔正式在綜合管理部試點(diǎn)實(shí)施。2019年下半年，中交能源多次召開(kāi)推進(jìn)會(huì)議，由試點(diǎn)部門匯報(bào)落實(shí)情況，各部門共同商討一部一檔推廣計(jì)劃方案。

2020年1月1日，中交能源開(kāi)始在公司全范圍內(nèi)正式推廣一部一檔，各部門、各站點(diǎn)積極參與，定期匯報(bào)情況，全體員工發(fā)揮“頭腦風(fēng)暴”，及時(shí)提出落實(shí)過(guò)程中遇到的問(wèn)題及解決對(duì)策，一部一檔取得了初步成效。

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七彩云盤簡(jiǎn)介

“七彩云盤”網(wǎng)盤工具，具有網(wǎng)頁(yè)端、PC端和手機(jī)端等多種使用方式，可進(jìn)行多端訪問(wèn)，各端數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)同步，可達(dá)到在任一端實(shí)時(shí)存儲(chǔ)、操作對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地多終端訪問(wèn)的效果。

各員工可通過(guò)將線下文件手動(dòng)上傳或自動(dòng)同步至云端，進(jìn)行在線協(xié)同編輯；群組文件可打造信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)各單位、各部門線上信息資源整合共享。

2020年4月3日，中交資產(chǎn)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱“中交資管”）發(fā)布《關(guān)于七彩云盤正式上線運(yùn)行的通知》（中交資管信發(fā)〔2020〕131號(hào)），同年4月7日，“七彩云盤”網(wǎng)盤工具正式啟用。中交能源創(chuàng)造性地借助“七彩云盤”的本地同步、協(xié)同文件、群組文件等多項(xiàng)功能，經(jīng)過(guò)近一年的摸索和嘗試，成功實(shí)現(xiàn)一部一檔線上、線下聯(lián)動(dòng)。

一部一檔如何落地

一部一檔主要包括日常工作“干什么”“怎么干”和“干得怎么樣”三個(gè)方面內(nèi)容。各員工以崗位為單位借助工作制度明確工作職責(zé)；再通過(guò)細(xì)化，形成詳細(xì)的工作清單和臺(tái)賬，制定工作方法；最后，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)對(duì)照工作清單，對(duì)員工工作進(jìn)行考核，三個(gè)環(huán)節(jié)相輔相成、環(huán)環(huán)相扣、有機(jī)銜接。

明確干什么

各部門、各站點(diǎn)、各崗位員工收集中交資管和中交能源涉及到本崗位的制度，并匯總歸檔，根據(jù)制度和實(shí)際情況，羅列出本崗位的工作職責(zé)、安全職責(zé)，明確“干什么”。

完善怎么干

根據(jù)制度和職責(zé)，建立工作清單、臺(tái)賬和檔案，將日常工作內(nèi)容及崗位創(chuàng)新內(nèi)容進(jìn)行痕跡化管理和特色化存檔，完善“怎么干”工作方法，提高工作效率，做到工作方法更加科學(xué)化、高效化。

考核干得怎么樣

工作清單使各崗位員工每月的工作量更加直觀化、可視化、數(shù)據(jù)化。每月底，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)比對(duì)工作清單來(lái)評(píng)估各崗位員工的工作成果，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)考核員工工作“干得怎么樣”。同時(shí)，通過(guò)把各崗位員工使用和保管的物資錄入物資清單，還可以明確所有辦公用品和固定資產(chǎn)責(zé)任人。

一部一檔如何信息化

管理

中交能源一部一檔充分運(yùn)用信息化手段，借助中交資管“七彩云盤”網(wǎng)盤工具，實(shí)現(xiàn)線上、線下相結(jié)合的管理模式。在網(wǎng)盤的群組文件中，為各崗位員工設(shè)置專屬文件夾，員工在線下做好基本的梳理歸檔后，通過(guò)本地同步功能，將線下資料自動(dòng)同步到線上，即可實(shí)現(xiàn)多人協(xié)同編輯、數(shù)據(jù)同步更新。

由于各類文件資料具有不同的保密要求，中交能源員工可利用“七彩云盤”的權(quán)限配置功能，進(jìn)行可共享或私密文件權(quán)限配置，員工工作內(nèi)容僅供個(gè)人、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)查看，相關(guān)權(quán)限人可借助“七彩云盤”的訂閱功能，實(shí)時(shí)查看文件夾變動(dòng)的內(nèi)容。

負(fù)責(zé)考核的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)網(wǎng)頁(yè)端、PC端或手機(jī)端的“七彩云盤”實(shí)時(shí)查看各員工的日常工作情況，隨時(shí)督促員工履職盡責(zé)，適時(shí)開(kāi)展幫扶指導(dǎo)，便捷易操作，極大地提高了工作效率。同時(shí)，采用這種管理方法后，各崗位員工的工作信息變得有跡可循，實(shí)現(xiàn)了工作文件以紙質(zhì)、電子多種形式存檔，形成了線上特色管理模式。

考核

傳統(tǒng)考核模式，需要各崗位員工準(zhǔn)備大量紙質(zhì)材料，普通員工依次提供給部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)檢閱，部門負(fù)責(zé)人依次提供給分管領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)檢閱，過(guò)程繁瑣復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)，效率低。

中交能源借助“七彩云盤”線上管理模式，在網(wǎng)盤內(nèi)建立“線上考核”文件夾，內(nèi)設(shè)員工級(jí)、部門負(fù)責(zé)人級(jí)、分管領(lǐng)導(dǎo)級(jí)、主管領(lǐng)導(dǎo)級(jí)和考核存檔共5個(gè)層級(jí)文件夾，并為每個(gè)文件夾設(shè)置不同權(quán)限，供各級(jí)員工上傳和編輯，同時(shí)由分管領(lǐng)導(dǎo)訂閱相關(guān)級(jí)別的考核文件夾，適時(shí)接收打分提醒。每月底，員工將工作清單上傳至權(quán)限內(nèi)的文件夾，再由領(lǐng)導(dǎo)依次進(jìn)行線上打分，打分完畢后，匯總至“考核存檔”的各崗位文件夾內(nèi)供個(gè)人查閱，從而實(shí)現(xiàn)員工每日工作量精準(zhǔn)量化，每月績(jī)效考核有據(jù)可依。

實(shí)例

線下梳理 以綜合管理部行政文秘（含信息化）崗為例，行政文秘（含信息化）崗員工可在電腦上建立文件夾，以“綜合管理部-行政文秘（含信息化）崗一人一案”命名，在內(nèi)新建五個(gè)文件夾：中交資管相關(guān)制度、中交能源相關(guān)制度與職責(zé)、工作清單和物資清單，并在工作清單文件夾內(nèi)分設(shè)工作清單和工作臺(tái)賬兩個(gè)文件夾。搜集行政和信息化相關(guān)制度分別放入“中交資管相關(guān)制度夾”和“中交能源相關(guān)制度夾”，搜集工作職責(zé)和安全職責(zé)放入“職責(zé)夾”，再根據(jù)制度職責(zé)和內(nèi)容形成工作清單和工作臺(tái)賬并填充到“工作清單夾”，最后根據(jù)自己負(fù)責(zé)的辦公用品和行政資產(chǎn)形成物資清單放入“物資清單夾”。

線上同步 行政文秘（含信息化）崗員工打開(kāi)“七彩云盤”，在“群組文件”-“01154068-中交能源”-“中交能源一部（站）一檔、一人一案基礎(chǔ)管理體系”中找到“行政文秘（含信息化）崗”文件夾。依次點(diǎn)擊本地同步和新建同步功能按鈕，依次在本地目錄功能處選取線下“綜合管理部-行政文秘（含信息化）崗一人一案”文件夾，云端目錄功能處選取線上“行政文秘（含信息化）崗”文件夾，再點(diǎn)擊“同步”，即可實(shí)現(xiàn)線下修改、線上更新。

自主考核 行政文秘（含信息化）崗員工依次在“群組文件”-“01154068-中交能源”-“中交能源一部（站）一檔、一人一案基礎(chǔ)管理體系”-“線上考核文件夾”內(nèi)找到“綜合管理部”，于每月底上傳本月工作清單，上傳完畢后，已訂閱的綜合管理部負(fù)責(zé)人、綜合管理部分管領(lǐng)導(dǎo)即可分別移動(dòng)下屬員工的工作清單至“部門負(fù)責(zé)人級(jí)”和“分管領(lǐng)導(dǎo)級(jí)”文件夾，進(jìn)行線上打分，分管領(lǐng)導(dǎo)打分完畢后，由信息化專員依次統(tǒng)一匯總至“考核存檔”-“部門員工”-“綜合管理部”，供行政文秘（含信息化）崗員工自行查看。

實(shí)施效果及推廣情況

一部一檔自2020年1月在中交能源全范圍正式推廣以來(lái)，中交能源綜合管理部通過(guò)制作手冊(cè)、組織培訓(xùn)、播放動(dòng)畫(huà)視頻、微信公眾號(hào)講解等多種形式進(jìn)行宣傳和指導(dǎo)，得到了上級(jí)公司中交資管的高度認(rèn)可。2020年12月，綜合管理部聯(lián)合人力資源部對(duì)一部一檔實(shí)施情況進(jìn)行考察，并向各部門、各站點(diǎn)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷。

使用情況

調(diào)查問(wèn)卷結(jié)果顯示，中交能源8個(gè)部門和下屬9組加油站均參與到了一部一檔管理工作中，同時(shí)，96.8%的員工認(rèn)為一部一檔的管理方法極大地提高了工作效率，調(diào)查數(shù)據(jù)充分說(shuō)明，絕大部分員工認(rèn)同、擁護(hù)此項(xiàng)舉措。

圖1.中交能源各部門、各站點(diǎn)參與問(wèn)卷情況

圖2.“你認(rèn)為一部（站）一檔、一人一案是否提高了工作效率？”調(diào)查結(jié)果

同時(shí)，通過(guò)調(diào)查數(shù)據(jù)可知，中交能源42.9%的員工每日更新數(shù)據(jù)量在5～20條，36.7%的員工每月更新數(shù)據(jù)量在200條以上。經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)和分析員工每日工作數(shù)據(jù)量可知，“七彩云盤”與一部一檔結(jié)合后，所有員工的工作量變得直觀化、可視化、數(shù)據(jù)化，使得日常工作更加科學(xué)化、高效化。

圖3.“每日更新數(shù)據(jù)的（excel表每新增一個(gè)數(shù)字或更新一個(gè)數(shù)字都算一次）頻次大概是多少？”調(diào)查結(jié)果

圖4.“每月更新數(shù)據(jù)的（excel表每新增一個(gè)數(shù)字或更新一個(gè)數(shù)字都算一次）頻次大概是多少？”調(diào)查結(jié)果

實(shí)施效果

中交能源通過(guò)一部一檔，把員工日常工作從零碎化轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)化，不僅整合了信息資源，充分發(fā)揮信息資源的綜合作用，而且進(jìn)一步完善了公司基礎(chǔ)管理架構(gòu)，明確了員工的工作責(zé)任和目標(biāo)，使得公司上下確立了“干什么、怎么干、干得怎么樣”的工作權(quán)屬；一部一檔在全員工內(nèi)營(yíng)造了“比、學(xué)、趕、幫、超”的工作氛圍，不僅增強(qiáng)了員工的積極性；提升了員工的業(yè)務(wù)技能，干事效率，還實(shí)現(xiàn)了員工從外行向內(nèi)行轉(zhuǎn)變，加油站管理向更高、更深、更強(qiáng)的方向蛻變；“加油九步曲”“卸油七步法”以及“基礎(chǔ)、基層、基本功”都得到極大的提高；有效利用集體力量提高加油站學(xué)習(xí)、管理、培訓(xùn)、演練等專業(yè)化水平，規(guī)范了各項(xiàng)管理制度，提高了員工隊(duì)伍素質(zhì)，提升了各崗位業(yè)務(wù)水平，為良好開(kāi)展各項(xiàng)工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2020年12月30日，中交能源召開(kāi)了一部一檔總結(jié)會(huì)議，會(huì)上所有員工均表示，自一部一檔施行以來(lái)，自己的工作效率和工作積極性發(fā)生了翻天覆地的變化，工作態(tài)度也實(shí)現(xiàn)了從“干多干少一個(gè)樣”到“高效、主動(dòng)去干事”的轉(zhuǎn)變。

下一步，中交能源將在“113311”管理總思路和“保安全、促規(guī)范、擴(kuò)規(guī)模、創(chuàng)效益”工作方針的指引下，繼續(xù)推動(dòng)和發(fā)展一部一檔，同時(shí)，將持續(xù)完善、宣傳和推廣一部一檔管理方法，助推其向下一個(gè)更高的臺(tái)階邁進(jìn)。