基于多級工作流的在線查新服務平臺建設實踐＊

■ 盧利農 任珩 王小春 史延武

1.中國科學院西北生態環境資源研究院 蘭州 730000

2.中國科學院蘭州文獻情報中心 蘭州 730000

3.蘭州中科維智信息咨詢有限公司 蘭州 730000

0 引言

隨著科學技術的不斷創新，互聯網+新形態的應用已經成為我國社會發展的一種新常態[1]。我國的科技查新業務不斷的走向市場化，為避免傳統查新業務中出現的查新工作滯后、科技查新業務單一[2]、委托人與查新工作人員交流不及時所致的科研項目重復立項等問題，應用最新的計算機技術開發出用于解決科技查新業務中相關問題的科技查新平臺。

科技查新是指具有查新業務資質的查新機構根據查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術內容,按照《科技查新規范》(國科發計字[2000]544 號)操作,經過文獻檢索與對比分析,并做出結論[3]。科技查新是科學研究、產品開發和科技管理等活動中的一項重要基礎工作，同時科技查新也是國家科技部為避免科研課題重復立項和客觀正確的判別科研成果的新穎性而設立的一項工作，由具有科技查新資質的查新機構承擔完成[4]。中國的查新機構根據查新委托人提供的需要查證其查新內容的新穎性，查新人員通過大量的文獻檢索和情報調研,并通過大量的綜合數據分析,對查新項目的新穎性進行情報學審查,寫出有依據，有對比，有分析，有結論的查新報告[5-6]。本文基于多級工作流的在線查新服務平臺建設屬于“資源環境學科科技咨詢評估（2019418）”的課題成果，從科技查新管理平臺搭建視角加快了資源環境學科查新的自動化、智能化進程，助推資源環境領域學科咨詢工作向第三方評估轉型。

本文主要從查新平臺的國內研究現狀分析、查新平臺的系統架構設計、查新平臺數據庫與安全性設計以及查新平臺所實現的功能四個方面研究設計查新平臺的建設過程。

1 國內研究現狀分析

隨著國內查新業務的發展，國內大部分查新機構采用線下查新委托和辦理方式，而傳統的線下辦理方式存在種種不足和弊端，第一是需要委托人打印紙版查新委托書進行現場提交申請，耗費大量的人力成本，流程時效慢。個別機構可通過發送郵件的方式與查新人員進行委托溝通，但仍導致查新工作流程緩慢；第二是線下查新工作的辦理效率低，其通過內部流轉機制進行人工分工、審核、打印蓋章和郵寄；第三是查新報告真偽無從公開驗證；第四是查新數據和報告無法有效長期保存，致使查新報告檔案工作無序化。

隨著查新業務能力的不斷提升，國內關于科技查新的線上平臺建設也有一定進展，從查新范圍、委托流程、報告獲取與存儲方式和功能服務范圍幾個方面考慮，選取目前國內幾家的在線科技查新平臺調研分析，發現國內的線上查新平臺在查新流程和功能建設方面仍存在局限和不足，第一是查新流程需要委托人和查新員之間全程參與才能完成，委托人與查新員之間通過發送郵件方式溝通，溝通成本高，易導致查新工作滯后；第二是統計功能單一，沒有能夠很好的挖掘分析訪問統計、報告統計、工作量統計、績效統計等；第三是查新支付方式有局限，有些查新平臺只支持微信或淘寶方式支付，造成支付的不便捷；第四是平臺的功能模塊分配不夠細化，未考慮到對數據信息的有效管理；第五是各工作環節之間缺少短信、郵件等流程進展通知方式；第六是大部分線上查新平臺無實時的報告真偽驗證；第七是缺少多級工作流業務管控功能，不能實現高效分工、流轉、審核、郵寄等在線業務。

因此，為解決線下查新與線上查新工作中出現的問題與不足，急需構建基于多級工作流的在線科技查新平臺，以實現查新工作過程中管理的自動化、智能化和整合化，從而提高工作效率和節省人力成本。

2 查新平臺的系統架構與技術選型設計

2.1 平臺系統架構設計

本文研究中，為實現線上查新工作的工作流管控，提升查新工作的智能化，同時為今后進一步擴展功能開發考慮，將基于多級工作流的在線查新服務平臺的系統架構設計為4 層，最外層為控制層，主要通過WEB 界面與用戶進行交互，對Freemarker 模板進行渲染。其次為業務邏輯層，用于處理業務邏輯。第三層為持久層，主要使用后臺和前端框架技術進行對業務層的邏輯處理。最底層為數據訪問層，負責數字資源庫中元數據信息字段的存儲和讀取作用。在線科技查新服務平臺的架構如圖1所示。

圖1 系統架構模型

2.2 平臺的技術選型及特點

平臺以java 語言為基礎開發，使用IDEA 作為開發工具，服務端采用SpringBoot+Apache Shiro 框架，數據庫采用MySQL5.7 數據庫，持久層使用Hibernate、JPA、QueryDSL、SpringData 框架，前端使用FreeMarker +Html+Bootstrap+Jquery 技術。平臺采用主流的瀏覽器/服務器(B/S)結構，該結構具備成本低、易于維護、分布性強、操做簡單等優點。

平臺基礎框架采用SpringBoot 框架，該框架采用前后端分離技術，前端采用模板引擎如Freemarker模板，極大的精簡了應用的整個搭建和開發過程、框架內集成大量的其它框架，使界面的設計和應用的邏輯分離，從而使得依賴包的版本沖突和引用的不穩定性等事件得到了很好的處置。

權限框架使用Apache Shiro 框架，該框架是一個強大且易用的安全框架,框架包含執行身份驗證、授權、密碼和會話管理以及關聯用戶、角色、菜單、權限等基礎功能。

3 數據庫與安全性設計

3.1 數據庫設計

查新平臺選擇使用體積小和可兼容多種操作系統的Mysql 數據庫來存儲數據；數據庫表主要分為用戶角色權限、數據模型及欄目內容、查新業務3部分。各表之間的關系如圖2所示。

圖2 數據庫表關系圖

3.2 查新平臺的安全性設計

科技查新平臺作為對科研立項、成果鑒定、高新技術產品、獎勵申報和論文引證等信息的服務平臺，其中的數據涉及到各項成果[6]。因而本平臺具有完備的數據存儲、備份和恢復功能[6]。

4 查新平臺的功能實現

4.1 查新多級工作流設計

鑒于過往查新工作中存在的各種問題，例如：業務高峰期查新任務分配不合理，查新與收費進度不能互通，業務流轉不及時等，本文在設計系統工作流程時結合多級工作流思路做了以下創新設計：

（1）委托任務分配優化。任務分配時可預覽查新員現有任務，任務可分配至多人，一人接受則代表委托任務已受理。

（2）新增短信通知、郵件通知。流程各環節采用短信+郵件方式通知委托人及查新工作人員，確保用戶能及時獲取進度，查新工作人員能及時進行下一步工作。

（3）新增網絡支付與轉賬支付確認功能。系統在收費環節集成微信支付、支付寶支付以及轉賬憑證上傳確認三種繳費方式，對接工作流程與收費，完成整個查新工作流程中的進度同步。查新工作流流程設計如圖3所示：

圖3 查新多級工作流程圖

4.2 基本查新業務功能實現

委托人作為查新工作具體需求的提出者，承擔著明確具體查新項目名稱，查新點等內容，如項目中使用的技術創新點、涉及內容、理論、方法、結構、工藝、配方、技術指標等，均需在查新委托單中有所體現。需求提出后，等待查新機構對委托內容進行查新，完成查新后擬定具體的查新報告則由委托人在系統中繳費后可自行進行下載，委托人還可選擇獲取報告方式為自取、快遞寄付、快遞到付。委托人填寫委托單時，系統會自動提取更新委托人開票單位信息，解決了后續提交時重復輸入的問題，簡化操作。實現了一站式查新、多維度新穎性評估和自助查新等具有創新性的功能特點[7]。圖4-5為委托人與管理員用例圖。

圖4 委托人用例

科技查新員是查新工作開展中的主要實施者，查新人員對查新點的準確提煉，可以對查新內容有更好的認識[8]。需要根據委托人提出的查新項目名稱，具體查新點描述的技術方法等運用科學評價、文獻檢索等方法對文獻做出新穎性查證，再進行合理、客觀、細致的分析后從而擬定一份具備時效性、專業性、客觀性的查新報告。圖6下面為科技查新員用例圖。

圖5 管理員用例

圖6 查新員用例

圖7 審核員用例

論文收引檢索是對SCI(E)、EI、SSCI、CPCI、CSCD、CSSCI、CNKI等國內外數據庫論文收引檢索，并出具證實資料的業務。可在用戶申請院士、職稱評審、職工入職等方面實現對機構或個人的論文收引檢索。論文收引檢索中查新員需按檢索請求，如：檢索數據庫、自/他引排除標準、待檢論文篇數、待檢論文年限、完成時間等進行收引檢索。

圖8 系統數據管理員用例

圖9 支付流程圖

查重作為學術不端檢測中最為常用的一種方式，可以有效的檢測知識資產造假、抄襲等學術不端行為。查重時一般需要委托方提供查重文本文件，國內大多數機構單位是以知網查重為準，查重員需根據委托方提供的文本附件進行查重檢測，而后出具報告。

除科技查新、論文收引檢索、查重以外，還設定了專題檢索業務。檢索的核心是對檢索詞，檢索式的不斷調整及復檢的過程[9]。專題檢索的主要范圍包括文獻檢索、信息分析咨詢，情報檢索培訓等專題定題服務。專題檢索管理員要根據委托人提出的專題檢索需求實行專題檢索。如：主題簡介等。

在相應委托業務完成后，還需要對生成的報告進行審核操作，因此審核員可對科技查新、論文收引檢索、查重、專題檢索委托任務完成結果進行審核。審核結果一般有兩種，分別為通過與駁回，同時審核員還可查詢到所有委托任務以及處理狀態、費用、報告號等信息。審核員也可上傳報告號掃描件以及發票信息。審核員用例圖如圖7所示：

圖10 查新報告真偽流程圖

系統數據管理員可根據設置不同分析時段、查新員、委托類型（科技查新、論文收引檢索、查重、專題檢索）、用戶分析（機構類型、區域分布）、查新范圍（國內、國外）、繳費狀態（已繳費、未繳費）、報告獲取方式（自取、郵寄）、分析內容（項目數量、業務金額）、目的分析（科技查新、論文收引檢索、查重）、支付方式（對公轉賬、支付寶、微信）、發票狀態（未開票、待開票、已開票）、圖表類型（柱狀圖、折線圖、餅狀圖）以整體統計、年度統計、月度統計以及全選四種方式進行分析統計，充分對平臺內的數據進行有效管理。系統數據管理員用例圖如圖8所示:

4.3 查新平臺網絡支付與業務流程

為了便于用戶及時獲取報告，用戶繳費模塊采用轉賬繳費+支付寶支付+微信支付的方式。轉賬繳費流程：上傳轉賬憑證→人工審核→更改委托單狀態→完成繳費。網絡支付流程：統一下單→異步回調→校驗訂單→更改委托單狀態→完成繳費。繳費完成并用郵件+短信兩種方式通知委托人，委托人可自行從委托歷史中下載查新報告，實現了網絡支付與業務流程的無縫對接。（圖9）

4.4 查新平臺的統計分析

為了能及時了解查新員及審核員的工作業務數量和業務金額的年度或者月度數據情況，同時方便制定下一階段的工作計劃以及員工績效考核的制定標準，特別設計統計分析模塊，該模塊主要包括委托數據分析和查新員業務分析。

委托數據分析有委托類型、委托機構類型、用戶區域分布、查新范圍、查新目的等，通過選擇分析時段及分析內容，可對查新機構某一時間段內整體業務量等信息做匯總展示，在查新需求高發期前對未來的工作做合理的統籌安排，優化人員工作協調及分工，加強查新人員的科研管理工作[10]。

4.5 查新平臺自定義報告號規則、文件歸檔及其他

一直以來查新工作的檔案管理需要人工整理，耗時耗力，且難免存在因人為因素導致的遺漏及錯誤。為了解決此問題在參考相關條例辦法后，系統增加了文件歸檔功能，將所有附件按單個委托單整理匯總，以“委托報告-委托人-題名-附件類型”的命名方式統一壓縮打包，數據管理員可自由選擇時間段及委托單類型，一鍵下載。

平臺的查新報告號采取默認+自定義的組合方法。具體為：4 位年份+委托類型+4 位流水號，例如：2020-CX-9999。前四位可在系統內自由設置，中間兩位由委托單類型確定，后四位為所有類型委托單總數，不足則自動補全至4位。流水號初始值亦可由在系統內自由設置，數據管理員可根據自然年或業務年自行設置對應規則。

郵遞記錄模塊，根據記錄查新報告郵遞信息、主要提供報告及發票等郵寄信息的回溯。此模塊設計包含了查新報告的生成時間以及委托人員獲取到查新報告的時間，為后續擴展預留了一定空間，在此基礎上可進行更詳細的分析，細化報告、發票等的郵寄，確保查新工作的及時性和高效性。

4.6 查新報告真偽驗證功能模塊

查新報告做為科研立項、成果評價、新產品鑒定和專利申請的重要技術文件，為了能夠保證查新文件的客觀性與公正性。平臺設計了查新報告真偽驗證模塊，委托人可以通過選擇驗證方式并輸入驗證方式對應的信息進行報告真偽驗證。查新報告真偽驗證功能流程如下圖10所示：

5 結語

查新平臺正式上線運行后，細化了檢索流程，規范了查新報告的流程，極大的簡化了查新工作流程繁復的問題，同時大幅度的提高了查新工作的效率。但隨著信息技術的不斷進步，查新業務競爭也逐步多元化，使得現在的查新工作完全走向市場化。因此委托人員對于科技查新工作的要求也會越來越詳細，查新工作模式也會逐漸發生根本性變化。屆時，僅僅依靠人力進行科技查新評價、文獻檢索等工作已經不在完全適合信息化發展的路線，因此，對于查新平臺中查新工作不斷提高智能化問題是當前及未來一段時期內需要不斷研究探索的重要工作。