信息化背景下高校檔案服務對策分析

摘要：信息化管理是當今社會發展的新趨勢，也是這一時期的新特征。在信息化管理形勢下，高校檔案服務成為檔案資料界的熱門話題，各高校都在根據實際情況，調整并創新檔案存儲方式，根據文件信息服務的信息管理特點，增強其作用。信息管理促進了高校檔案與相關服務的優化和提升，將檔案存儲與檔案服務推向了一個新的發展階段，也是對檔案存儲理念的再創新。信息化管理形勢下的檔案信息服務是高校檔案存儲順應社會發展趨勢的重要條件，能夠使傳統的檔案管理工作從靜態數據轉變為動態數據，最大限度地發揮檔案的特定作用。

關鍵詞：信息化 高校檔案 服務策略

高校檔案管理工作是我國檔案數據工作的重要組成部分。在信息技術發展和社會需求的雙向推動下，高校檔案資料服務的內容和范圍不斷擴展，呈現出細分行業門類、優化服務質量的發展趨勢，其對信息技術的依賴性增強，在服務目標和服務方法等方面更加多樣化。而信息內容基礎建設的不平衡，服務能力的不足以及對存在問題認識的不夠，對高校檔案和相關服務工作的發展提出了新的挑戰。面對這些問題，高校檔案館必須培養專業人才，改進服務形式，明確信息化服務的發展方向，從而促進檔案服務功能的轉型和服務水平的提升。

一、檔案信息服務概述

檔案信息服務分為廣義和狹義。從廣義上講，檔案信息服務是指檔案存儲組織為呈現信息內容以便更好地滿足客戶需求而進行的所有業務流程及活動。就狹義而言，檔案信息服務是檔案管理人員根據客戶需求獲取和應用檔案信息內容，以最大限度地提高檔案信息內容社會經濟效益的工作。高校檔案信息服務的關鍵是實地數據服務，客戶滿意度被視為數據服務的標準。通過加強系統建設，完善數據服務方式，提高檔案存儲和檔案信息服務水平。

隨著社會的不斷發展，個人對檔案和信息資源的需求也不斷增加，知識服務將成為未來高校檔案信息服務的關鍵內容之一。在這一階段，傳統的、基于紙質的檔案信息內容經過掃描后存儲在互聯網上，可以有選擇地向客戶開放。這種形式能夠更快捷地搜索文件信息，并且方便客戶查看和使用。對于高校檔案管理工作而言，這種信息化所帶來的高質量檔案信息服務，是推進學校教育和學生培養的重要手段。因此，各高校有必要實現信息化管理技術的普及。

二、信息化背景下高校檔案服務的意義

（一）檔案信息的安全性

高校檔案管理工作服務于大學中的各項工作，檔案管理的必要性顯而易見。確保檔案數據的安全系數，是檔案存儲人員工作的重點，也是檔案存儲的一項特定內容。信息化管理下，檔案的存儲和傳輸都存在一定的安全風險，因此，必須加強安全性管理，在信息備份、信息防護，以及儲存、傳輸等各環節，都要保證檔案信息、存儲設備以及網絡服務器的安全。在這一過程中，操作人員也要具有專業的文件存儲知識和信息化技術水平。

（二）定向化的信息服務

檔案館記錄并整理了學生在校的學習經歷以及專業發展情況。通過信息化的數據收集和檔案服務，高校能夠實現更有針對性、更加深入的信息整合，進而在學生需要時，為其提供針對學生個人的、完善的檔案服務。

三、信息化背景下高校檔案服務現狀

（一）服務模式滯后

高校檔案服務模式滯后主要表現在缺乏系統性的檔案信息服務，信息化管理在檔案服務中應用程度不夠。在檔案服務的過程中，方法固化，并缺乏針對性。在偏于傳統的檔案模式下，檔案服務依舊以人力為主，質量和效率難以繼續提升，無法滿足檔案服務的發展趨勢要求。隨著教育的發展，檔案信息服務工作在其中的使用價值和現實意義日益突出。由于高校檔案信息服務無法進行及時合理的改革創新，服務項目和服務方法越來越滯后，極大地限制了高校檔案信息服務的發展。

（二）管理人員專業素質不夠

隨著信息時代的到來，高校檔案管理服務已進入信息管理的快速軌道。為了實現高校檔案服務的信息化管理，優秀的檔案服務人才至關重要。在現階段，高校檔案服務中的大多數工作人員技術水平較低，無法滿足信息管理檔案服務的要求。這些人員長期受傳統檔案存儲意識的影響，缺乏對檔案存儲的責任感，檔案存儲服務被視為瑣事和一般性工作，導致檔案服務水平達不到要求，甚至造成檔案丟失的情況，給當事人造成無法彌補的損失。

（三）館藏檔案信息不完整

大多數高校的檔案信息內容是課堂教學策略、學校的歷史以及相關的現行政策法規等。檔案文件的信息內容收錄不夠完整。科技進步的發展趨勢使多媒體、電子計算機和其他機械設備在校園中廣泛使用，檔案資料的類型和獲取信息的方式也得到了擴展。為了更好地順應時代的發展趨勢，有必要完善高校檔案信息內容的智能管理系統。

（四）管理體制陳舊

如今，高校的文件檔案存儲系統已經不適應信息化管理社會的發展。檔案存儲屬于服務性工作，并且在專業工作職責和特征方面不同于其他服務工作。高校對檔案管理不夠重視。就高等院校而言，他們通常認為自己的主要工作職責是提升學生的學習意識以及相關的專業技能，而忽視了對檔案管理的信息化普及和創新。這阻礙了高等學校檔案館的發展，更不用說信息化管理水平的提升了。這導致檔案館難以實現管理體制的活化，缺乏健全的信息服務。

四、信息化背景下高校檔案服務策略

（一）轉變檔案服務觀念，提升服務意識

一方面，檔案管理人員必須改變對服務的認識，不斷提高自身的責任心和業務水平。要認真學習信息技術和相關理論，提升檔案管理工作的質量和效率。長期以來，由于檔案工作人員落后的服務意識，其很難有效發揮自身的作用。為了改變這種局面，高校必須高度重視檔案管理工作，組織檔案人員進行專業性的培訓，并促使其開展自主學習，提高檔案人員的服務意識和專業水平，以便檔案管理人員可以更好地服務于高校的發展。另一方面，檔案管理人員要健全并遵守檔案管理制度。在不斷提高自主創新能力和服務質量的基礎上，構建完善、系統的高校檔案制度，發揮自身的價值，最終促進高校檔案服務的發展。

（二）培養高素質人才

高素質的人才是信息化檔案服務展開的前提。在檔案技術部門，檔案的維護和管理也伴隨著一定的風險。如果有錯誤或遺漏，將危及檔案的安全性。這就要求檔案工作人員必須具有較強的邏輯思維能力、判斷力和一定水準的電子信息技術，并具有高度的責任意識。在當前，檔案管理人員普遍存在專業知識不足和知識體系一元化，難以滿足信息化檔案管理工作要求的現象。因此要不斷調整和升級工作人員的技術結構和知識體系，使其能夠適應檔案數據工作快速發展的趨勢，更好地提高檔案存儲和服務的效率。

（三）完善檔案信息管理系統

進入信息化時期，要實現高校檔案資料的信息管理，就要不斷完善檔案信息管理系統，提高檔案資料信息內容的實時性和有效性。在整個過程中，高校還要不斷發現并妥善處理存在的問題，有效地搜集、篩選、整理檔案信息，以使檔案信息管理系統真正發揮作用。

（四）完善檔案管理制度

要實現全面的信息化管理，就要在高校檔案材料服務的過程中，實現檔案管理形式的創新，并健全和完善檔案管理規章制度。要在檔案傳輸、存儲的過程中，通過信息化管理技術對其進行集中整合。要根據相關檔案的創建，對檔案進行信息化升級，從而提高檔案管理的效率。在這一過程中，要注意高校檔案的信息安全管理方法，在工作中設置不同級別的機密性和管理權限，使所有信息內容的安全性得到保證，并定期進行檔案信息和相關設備的維護。在信息化檔案存儲工作中，要靈活運用信息技術來解決檔案管理工作存在的問題，通過檔案管理系統，更加高效便捷地進行檔案數據的傳輸、存儲以及再整合。

（五）雙向主動性檔案管理服務

在信息管理的背景下，高校檔案存儲服務應采用有意識的雙向服務系統，以提高檔案存儲服務的效率。由于大學生的日常學習任務繁重，還有一些煩瑣的事務管理，因此，檔案搜集的工作應由檔案部門配合學生共同來做，盡量避免信息的延遲。檔案管理人員可以主動上門服務，收集、整理并歸檔數據，提高檔案信息服務的效率和水平。

五、結語

信息技術的普及已經慢慢改變了每個人的生活條件和思維方式，給社會經濟發展也帶來極大的影響。在高校檔案信息管理服務的過程中，必須堅持不懈地發展和創新核心理念，創新高校檔案的服務模式，改進檔案服務觀念，構建多元化的服務渠道，并提高檔案信息管理的水平和效率。要培養專業化的高素質人才，利用信息化技術提高高校檔案管理服務的質量，使檔案信息化服務真正做到有效落實、有序推進。

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（作者簡介：盧青，女，碩士研究生，山東警察學院，館員，研究方向：高校檔案管理）

（責任編輯 張云逸）