對癥下藥　數據排序有高招

平淡

用好“查找和替換” 數據按需排序

對已經完成所有數據錄入的文檔，我們可以借助Excel的“查找和替換”功能方便地將同一類型的數據查找出來，然后再將它們歸類排序即可。選中A2：A10區域，依次點擊“開始→查找和替換”，在“查找內容”處輸入“村”，點擊“選項”按鈕，在“搜索”處選擇“按列”，接著點擊“查找全部”，然后按下“Ctrl+A”組合鍵全選下方窗格中的搜索結果（圖2）。

這時在A2：A10區域就會自動選中所有帶“村”的數據，右擊任意一個數據并選擇“復制”，然后將其粘貼到B列。操作同上，繼續搜索“街道”、“居委會”，并將找到的數據依次粘貼到B列即可（圖3）。

用活函數 數據輸入自動按指定條件排序

如果原始文檔中還需要不斷錄入新的數據，那么每次錄入后都要重復執行上述的操作，非常麻煩。對于這類數據，我們可以借助函數對數據進行自動歸類排序。

定位到C2單元格，輸入公式“=IF（LEN（A2）<>LEN（SUBSTITUTE（A 2，"村"，""）），A 2，""）”并下拉填充公式。接著在D2和E2單元格中分別輸入公式“=IF（LEN（A2）<>LEN（SUBSTITUTE（A2，"街道"，""）），A2，""）”、“=IF（LEN（A 2）<>LEN（SUBSTITUTE（A 2，"居委會"，""）），A 2，""）”，同上下拉填充公式。這時A列中的村、街道、居委會就會自動提取到C、D、E列，由于這里通過公式進行篩選，因此當我們在A列中輸入新的數據后會自動填充到對應的列中（圖4）。

公式解釋：

這里先使用SUBSTITUTE函數將A2單元格中對包含“村”的字符替換為空，然后使用LEN函數對替換后的字符進行計數，再和A2單元格中的字符數進行比較。最后使用IF函數進行判斷，如果替換前后的字符數不相等，那么就顯示A2單元格中的數值，否則顯示為空值。比如A4單元格中的內容是“君竹村”，替換“村”后“=LEN（SUB STITUTE（A4，"村"，""））”為2，“=LEN（A4）”為3，所以在C4單元格中就顯示“君竹村”。而A2單元格中的數據因為不包含“村”，所以顯示為空，這樣在C列就會自動填充所有包含“村”的數據。其他公式的解釋類似，不再贅述。

在A列中輸入完所有的數據后（假設截止到A12單元格），選中A1：E12區域，依次點擊“數據→排序”，在打開的窗口中勾選“數據包合標題”，接著按照圖5所示依次添加排序條件，“主要關鍵字”選擇“村”，“次要關鍵字”選擇“街道”和“居委會”，“次序”選擇“降序”（圖5）。

最后點擊“確定”按鈕，這時A列中的數據就會按照村、街道、居委會進行排序，同時對應的數據也會分列在C、D、E列中（圖6）。

簡單高效 使用宏快速排序

如果需要排序的工作表較多，那么利用VBA腳本是更快捷的方法。打開任意一個需要排序的工作表，依次點擊“開發工具→宏→錄制宏”，然后執行下述的操作錄制一個新宏：

選中A列，右擊并選擇“插入”，插入一個新列。在A1單元格中輸入“輔助列”，在A2單元格中輸入公式“=Right（B2，1）”（表示使用Right函數提取“名稱”中最右側的字符，排序時以該字符作為主要關鍵字），下拉填充公式到A12單元格。選中A1：B12區域，依次點擊“數據→排序”，在打開的窗口中勾選“數據包含標題”，接著按照圖7所示依次添加排序條件，“主要關鍵字”和“次要關鍵字”分別選擇“輔助列”和“名稱”，“次序”選擇“升序”（圖7）。

然后點擊“確定”按鈕并停止宏的錄制。之后打開宏代碼窗口即可看到剛剛錄制的宏。在該窗口中依次點擊“編輯→替換”，將原代碼中的“ActiveWorkbook.Worksheets（"Sheet1"）”替換為“ActiveSheet”，這樣我們只要在其他的工作表中運行該宏即可快速完成排序（圖8）。