現代企業制度下企業檔案管理分析

余娟

摘 要：隨著時代的進步發展，新形勢下的企業改革也要順應制度進行一系列的改革。企業內部的機構和職權也會發生相應變化。我國目前的企業所制定的企業規章制度都是根據國家所頒布的指令所得出的，由于時代的發展，科學技術的發達，企業過去所采用的檔案管理制度已經不適用于改革后的現當代企業所需。因此，我們需要結合傳統管理模式中比較常見的問題，尋找并制定解決問題的對策。制定出適合現代企業發展需要的檔案管理方式是我國體制改革的重要組成部分。

關鍵詞：現代企業制度；檔案管理；信息管理；檔案管理體制

科學技術的進步發展，市場經濟的持續發展等因素要求現當代企業對于人事檔案的管理更加嚴格，現如今的檔案工作已經不同于以往，過去的企業人事檔案管理工作基本是較為固定的體制系統，而國家目前的要求是要與企業的發展目標相呼應，這就要求我們針對以往的企業檔案管理制度進行審查，分析總結以往企業檔案管理制度中存在的弊端，結合企業發展需要重新制定企業檔案管理制度。與以往低效的企業檔案管理制度有所區別的是在管理形式和管理手段方面，已經迅速向電子化方面轉換，更加的高速與高效，使得企業檔案管理的實質和價值進一步凸顯。

1 檔案管理體制內部原則

首先，在檔案管理中很重要的一項原則就是統一性原則，可以說統一性原則貫穿于整個體制中。任何一個企業每天著手的相關信息量是龐大的，自然檔案信息的出入量也是至關重要的，管理檔案信息的時候一定要注意對于分類工作的制定，并要依據相關規定做好記錄，保證檔案類型的準確分類，以便于今后的查找工作更為方便。其次，在企業檔案管理中最重要的部分就在于確保信息的可靠性，保存檔案的最大用途在于在企業今后遇到相似的情況時可以作為參考提供經驗以及信息幫助。這就要求企業在檔案信息的記錄上一定是可靠而準確的，檔案的記錄也應該是完整的。最后，企業的檔案信息記錄應該包括企業發展過程中的一系列改革措施和企業變動，在確保文字記錄的準確度的同時要注重表達流暢不能存在歧義。檔案信息的完整是關系到企業的利益的。

2 現代企業制度下企業檔案管理中存在的問題

1）檔案信息保護意識淡薄。我國目前大部分企業中，企業檔案管理工作是相對與企業其他工作來說不受重視的，即使國家體制改革有了新的規定，但我國在檔案信息管理的方面的意識還是很薄弱，企業領導將眼光聚集在如何提高企業效益上，對于檔案管理工作不重視。

2）管理人員制度存在問題，在科技飛速發展的現今社會，信息安全是至關重要的，因此企業要將檔案管理這項工作交給專業人士來做才安全。但事實就是國家這方面的專業人才缺失，無法滿足企業的需要，從事相關檔案管理的工作人員專業素質以及業務水平不高。一方面，我國對于檔案管理型人才的培養不夠，另一方面，許多企業采取一人多用的方案，導致專業技能無法完全發揮，以至于檔案管理效率就會變得很低。

3）設備更新不及時，企業的電子設備不能及時的更新就會導致工作效率的降低。雖然現在很多企業管理制度都已經開始對傳統的紙張辦公方式進行了改進，也使信息化技術手段應用于工作中，但在企業檔案管理的工作上，卻沒有與時俱進的發展，還依舊采用以往的紙張辦公形式，對于企業各個部門之前的運轉與查找都帶來了極大的不便，極大程度的降低了企業的工作效率。

3 現代企業制度下檔案管理的相應對策

1）要加強對于企業檔案管理的重視程度，企業想要做到長足發展，就要對企業檔案管理機制進行及時的完善。企業要增強檔案意識，深入學習檔案管理的相關專業知識，從領導到員工都應該重視。企業也應該在內部加強對檔案管理人才的培養，讓更多的員工進行學習，企業可以根據自己的企業性質選擇適合本企業方向的員工普及檔案管理工作。

2）實現制度化和體系化，隨著現代社會的不斷進步發展，科學技術的進步和信息網絡技術的發展給我們帶來了更多的便捷，同時也被應用于更多的領域中。因此，我們的現代企業檔案管理就可以依靠電子信息技術，形成適合自己企業發展的一套完整的體系。企業要加強對科學技術在企業檔案管理中的運用，并且做到可以及時的更新信息設備技術。

3）提高企業檔案管理專業性，企業可以從人才引入方面入手，加強對于檔案管理人才專業技能的把控，這樣就可以很好的彌補改進企業檔案管理中的不足。我們可以從各大高校中選取專業的技術型人才，讓更多的人才參與到企業檔案管理的工作中來。企業同時可以對內部員工進行培訓指導，給員工更多實踐訓練的機會，從而更好的為企業的發展而做出貢獻。

4 結束語

現代企業制度規范下，企業的生產經營模式已經逐步向電子化、信息化、數字化等科技新形勢轉變，企業要想長足發展就需要適應時代環境，在環境中逐步轉變為檔案管理向信息化平臺模式轉變。現當代企業面臨的是戰并存的形勢，要抓住機會利用科學技術等手段進行改革。現代企業制度改革后帶的優勢是很顯著的，可以減少企業在生產決策方面的失誤，減少對資金資源的消耗，從而確保企業在市場經濟競爭中保持穩定發展的地位。