文件連續體模式在醫學科研檔案收集中的應用

王 玥 陳 飛 徐水珠

醫學科學研究是關系到人類自身健康的重要活動，科研檔案作為醫學科研信息的載體，記載著廣大醫學科研人員極為寶貴的前瞻性創新性思想、具有自主知識產權的診療新技術、新方法及投入產出效益等科研信息，是醫學研究及實踐活動的真實記錄與證明，是醫院檔案的重要組成部分，也是反映醫院科研實力及醫療技術水平高低的一個重要依據。做好醫學科研檔案的收集和管理工作，對鑒定醫院科研工作開展的先進性、科學性及與臨床應用融合性；實現同行業同專業或同行業不同專業間的交流和借鑒；提高醫院科研管理部門的管理職能，明確管理目標，制定醫院科技發展方向及總體目標，促進學科建設和人才培養，提升醫院核心競爭力，具有特別重要的意義[1]。

一、醫學科研檔案收集工作的特點

醫學科學研究按其學科屬性可分為基礎醫學研究、臨床醫學研究、預防醫學研究及社會醫學研究，涉及領域廣，是多學科、多門類、多層次的綜合性科學體系。所以醫學科研檔案除具有一般科技檔案的共性外，還具有醫學科研檔案的專業特征[2]。

1.檔案形成的周期性、連續性及長期性。目前，醫院承擔的科研計劃項目主要來源于國家自然科學基金、省自然科學基金、省衛健委科技計劃項目以及市級科技計劃項目等，所有計劃項目均有明確的預期研究目標和實施時間的限制，除學科中心建設項目和國家自然科學基金面上項目研究周期為4—5年外，其他計劃項目的實施周期基本為2—3年，由此科研檔案形成周期相對也比較長。同時，由于科研業務活動的階段性及科研成果產出的滯后性，導致醫學科研檔案具有較為明顯的動態性、連續性及長期性特征[3-5]。

2.檔案內容的專題性、專業性及學科交叉性。醫學科學研究一般是以臨床應用為導向，針對某種疾病或健康問題而開展的診療技術及干預研究，研究方向明確、專題突出。許多重大項目，無論是基礎研究還是應用研究，更是多學科、跨專業聯合攻關、綜合研究而成。所以，在檔案收集時應注意區別，分類建檔，體現其專業性和學科交叉性特征，并保持醫學科研檔案的專題性、完整性和系統性[6-8]。

3.檔案保存的零散性及載體的多樣性。大科學時代的今天，任何一項科研課題的順利實施，都不可能由一個人獨立完成，特別是醫學科研活動的實施，團隊中有專職實驗室研究人員、臨床研究人員、醫學統計及相關生物信息研究人員等，因此每個參與科研活動的人員都分散地保管著部分檔案資料。同時，由于醫學科研工作的復雜性及研究對象的特殊性，其形成的檔案資料也呈現數量多和載體形式多的特征，如實物檔案、電子檔案、病理模型、數據模型、照片、視頻、音頻等[9]，給檔案收集工作與管理帶來了一定的挑戰。

二、醫學科研檔案文件連續體模式構建

文件連續體思想起源于20世紀50年代的澳大利亞，是繼文件生命周期理論之后提出的一個新的文件運行基礎理論。1996年，澳大利亞出版的國家檔案標準（AS4390：第四十二條）將文件連續體定義為：“從文件形成（包括形成前，文件管理系統的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式?！?0世紀90年代，澳大利亞檔案學家弗蘭克·阿普沃德等構建了文件連續體模式（詳見圖1），并將其標榜為“指導網絡時代的文件管理實踐的理論”[10-11]。

圖1 文件連續體理論模型翻譯圖

將文件連續體模式基本框架中的“軸”概念和體現文件保管各個要素聯動的“維”概念與醫學科研檔案工作相結合，在檔案的收集、整理、建檔及利用時，提倡個人、團隊、管理機構及組織間的合作與互動，使醫學科研檔案管理具有動態性及系統性，對規范醫學科研檔案的收集與管理具有特別重要的實踐指導意義[12]（圖2）。

圖2 醫學科研檔案連續體管理模型

1.軸的對應。

（1）文件保管形成軸。在基于文件連續體理論的醫學科研檔案收集工作中，文件保管形成軸存儲以一項科研項目為單位，按照科研活動的自然進程規律，形成成套的科研檔案，通過系統整理組成保管單位。文件保管形成軸上文件、檔案、全宗、全宗集合四個坐標分別對應申報、實施、結題及歸檔四個發展過程的相關科技資料。最終建成的科研檔案包括：項目申報書、科研合作協議書、臨床科研項目倫理審查申請表、科研課題知情同意書、合同書、實驗數據文件、圖表、照片、階段檢查報告、課題總結報告、論文論著、科研經費預決算報告、鑒定驗收材料、獲獎材料、相關效益證明材料等。根據醫院相關管理規定，原始數據記載于“科研原始記錄本”，形成的科研檔案卷宗，一般是一個項目一卷，保管期限定為永久、長期、短期三類，長期為16年至50年，短期為15年以下。

（2）形成者軸。在基于文件連續體理論的醫學科研檔案收集工作中，行為者、單元、機構、制度四個坐標分別表現為研究團隊中的個體、項目負責人負責制的項目組全體、醫院科研管理部門及文件檔案管理機構。揭示了科研檔案的來源，體現了科研檔案與檔案形成者、與形成者相聯系的團隊、與團隊相聯系的部門、與部門相聯系的組織及與整個社會的聯系。在科研檔案收集與管理工作中，需要各方達成共識、通力合作，才能保證科研檔案的完整性與系統性。

（3）價值表現軸。在基于文件連續體理論的醫學科研檔案收集工作中，合理完善的醫學科研檔案管理系統將檔案作為一種行動的記錄加以控制，價值表現軸的四個坐標分別表現為：項目申報階段、試驗階段、總結驗收階段、獎勵申報及推廣應用階段的行為軌跡；立項批件、獲獎批文、專利文件等；項目實施階段文件、文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄及推廣應用中形成的科技資料、技術轉化協議、同行評價及反饋意見等，體現了醫學科研檔案的連續性，反映的是項目組的工作情況，經過部門考核，再由計劃下達部門確認，最后向社會查詢延伸的過程。

（4）業務活動軸。在基于文件連續體理論的醫學科研檔案收集工作中，業務活動軸是指產生科研檔案資料的各項研究活動，體現了項目實施的各個環節。以“阻塞性睡眠呼吸暫停低通氣綜合征臨床規范化診療研究”為例：行為代表具體科研活動細微環節如阻塞性睡眠呼吸暫停低通氣綜合征（obstructive sleep apnea hypopnea syndrome，OSAHS）篩查模型的建立，運用多種上氣道阻塞定位手段形成流程化規范化模式的設計思路等；活動是具體的實驗任務，表現為納入對象的分組、特征評分、夜間動態血氧飽和度監測、便攜式口鼻氣流檢測及數據分析等；職能則為規范指導醫學科研活動的根本要素，如科研誠信要素和信用要素等；目的則是社會視角下的科研管理職能的體現，如完善的科研項目立項、實施及驗收的考核體系等。

2.維的應用。阿普沃德構建的文件連續體模型“四維”概念包括創建維、捕獲維、組織維和多元記憶維。在文件連續體理論中，文件保管形式軸是文件連續體模型的核心軸，其軸上四個坐標的變化可引發形成者軸、價值表現軸和業務活動軸上特定坐標的相應變化，從而揭示出文件的“四維”運動過程。

（1）創建維。在該維中，科研技術資料以零散的形式呈現，存儲于科研團隊每個成員的手中，再現科研活動、科研行為，反應科技資料行為軌跡，并逐步向醫院科研管理部門匯集，經分類、整理形成科研檔案的雛形。

（2）捕獲維。這一維是醫學科研檔案從原始科技資料產生環境進入科研檔案管理流程并賦予社會價值的過程。這一階段更注重團隊成員之間的交流與溝通，以保證目標的一致性及信息利用的連續性，形成系統完整的、有保存價值的科技文件，并作為項目驗收的憑證。

（3）組織維。這是跨越時空的軌跡，也是記憶組織的過程。將來自個人、團隊、部門、組織的信息資料重新排列、分類，以項目為單位組成案卷，將這些檔案信息融入醫院檔案全宗，體現醫院在科研投入產出方面所做的工作。

（4）多元記憶維。作為文件連續體模型的最外圍，此時的醫學科研檔案，記錄了以項目負責人為代表的科研團隊進行科學研究活動，同時也使醫學科研檔案具有了社會記憶的功能，體現了社會范圍內醫學科研檔案的利用和管理。根據“醫院文件材料歸檔范圍及文書檔案保管期限”中的相關規定，將作為社會記憶被長期保存。

三、結語

科研檔案作為醫院檔案的重要組成部分，是醫院科學技術儲備的一種形式，檔案管理對醫院的創新與發展具有重要的查考與借鑒作用。運用科學的方法構建高校附屬醫院醫學科研檔案連續體管理模式，可以最大限度地保證科研檔案的完整性、系統性，以利于其價值的發揮，為醫院科研管理和科研活動服務。