新時期醫院文書檔案數字化建設研究

宋山三

（重慶市急救醫療中心（重慶大學附屬中心醫院、重慶市第四人民醫院），重慶 400014）

醫院文書檔案主要包含病人的病例、醫院發展過程中的工作材料，以及人事調動、基礎建設材料等等多方面的資料與內容。醫院文書檔案記錄了醫院各個發展階段的重要信息，對于醫院日常管理與發展而言有著重要的意義[1]。所以在新時代之下，加強醫院文書檔案管理工作，推動醫院文書檔案管理智慧化、信息化發展已經成為當下醫院提升管理水平與管理效率的有效手段。因此，當前醫院應注意分析自身在文書檔案數字化建設中存在的問題，然后結合醫院實際情況構建對應的文書檔案數字化建設策略。

1 醫院文書檔案數字化建設的概述

正如上述所言，對于醫院而言，文書檔案管理有著非常重要的意義。所謂文書檔案數字化管理主要就是借助計算機、互聯網以及物聯網等技術革新文書檔案管理存儲和傳輸方式的一種新型管理模式。這種新型管理模式不但能夠節省檔案管理的空間，同時也最大限度規避了檔案管理和利用方面的局限性。具體而言主要有以下特點：

1.1 文書檔案管理智能化

要做好醫院文書檔案管理，那么必須有完善的檔案管理系統作為依托。檔案管理系統的存在能夠幫助檔案管理人員減輕工作強度，避免重復勞動，從而浪費人力的情況出現。同時有智能化檔案管理系統的存在，檔案管理人員的檔案管理工作能夠更加智能化，這就極大地提升了管理效率[2]。

1.2 文書檔案管理經濟化

傳統醫院文書檔案儲存與呈現的形式大多為紙質或者其他有形介質，不但占用空間同時調取與管理方面也存在諸多不便。醫院文書檔案數字化之后，以數據形式儲存與呈現，不但能夠極大限度的節省存放空間，同時也能夠方便調取，有效縮減檔案管理成本。最主要的是，數字化的檔案對于保存環境要求相對較低，對于人力、物力、財力消耗相對較少，更加經濟方便。

1.3 文書檔案管理高效化

醫院文書檔案管理的數字化建設有賴于計算機，在構建過程當中要充分發揮計算機的潛能，使得醫院文書檔案能夠充分利用互聯網進行便捷傳輸，使得醫院部門之間的信息能夠實現及時共享。另外在利用的范圍與渠道上也有進一步拓寬的可能性，在此基礎上檔案管理人員的管理工作更加高效，且利用率也更高，如：醫院工作人員借助檔案信息系統，能夠及時調閱病人的既往病歷，為診斷治療提供參考和幫助。

2 醫院文書檔案數字化建設現狀

在新時代背景下，醫院逐漸認識到文書檔案數字化建設的重要性，并增大這方面的投入，但從許多醫院在這方面建設的實際情況來看，卻表現出較多的問題，如：在文檔一體化建設方面顯得相對滯后、在職責分工方面顯得不明確等，這些數字化建設中存在的問題，都在很大程度上影響到實際的建設效果。下面對相關問題做具體分析：

2.1 一體化建設滯后

就當下我國醫院文書檔案數字化建設與利用的實際情況而言，部分基層醫院普遍存在文檔一體化建設落后的問題。主要是醫院的辦公系統與文書檔案管理系統之間沒有建立有效的數據域業務聯系，因此雙方負責人員無法直接調取數據和進行相關資源的更新與補充，尤其是文書檔案，管理系統化程度相對較低，所謂數據化僅限于檔案與文書錄入打字儲存，對于管理人員來說，沒辦法直接在系統中處理公文，浪費了時間、精力以及財力，最終難以提高文書檔案管理效率[3]。

2.2 職責分工不明確

醫院文書檔案對于醫院的重要性就在于，其記錄了醫院發展各個階段的具體情況，具有十分高的保存價值。但是就現階段而言，部分醫院的檔案管理部門與其他業務部門之間的聯系與分工并不明確，那么就造成諸如檔案收集、數字化加工、質量驗收以及檔案掛接等問題很難落到實處高效完成，一般會出現互相推諉等問題，最終影響醫院整體管理。

2.3 信息安全沒保障

互聯網方便了各類信息流通與儲存，那么相應的各類插件以及非法程序也容易對計算機和醫院的檔案管理系統構成安全威脅，這對于醫院文書檔案管理工作而言有著非常大的負面影響，如果管理不當很容易造成信息泄露[4]。但當下不少醫院僅僅重視對于文書檔案的利用，但卻沒有相應的加強對其安全保障，不但缺乏對檔案管理網絡的有效監管，同時對于數字秘鑰等加密手段也沒有合理利用，更沒有做好信息備份管理，從而導致信息泄露、被盜取以及被損毀等情況時有發生。

2.4 醫院文書檔案管理人員綜合素質不足

醫院在推進文書檔案數字化建設、信息化建設的過程中，對相關檔案管理人員的綜合素質提出新的要求，要求文書檔案管理人員不僅應掌握檔案管理方面的知識，而且還應具備較高的信息化素養。如：要求文書檔案管理人員能夠熟練操作相關的文書檔案管理系統，同時具備較高的信息化安全管理意識，以此才能保證文書檔案數字化順利實施。但是從當前許多醫院文書檔案管理人員的實際情況來看，在信息化素養方面卻顯得較為不足，不僅對信息化規范處理文書檔案的認識不足，而且在信息化安全防護方面的工作也做得不到位，以致醫院文書檔案管理數字化建設效果受到影響。

3 醫院文書檔案數字化建設的有效手段

為有效提升醫院文書檔案數字化建設的效果，當前應對數字化建設中表現出來的問題引起足夠的重視，然后采取具有針對性的手段來改善，主要可從推進一體化建設、明確各部門職責、加強系統安全管理、提升醫院文書檔案管理人員的綜合素質等方面入手。

3.1 推進一體化建設，提升智能化管理水平

要做好一體化建設，提升文書檔案智能管理水平，首先要慎重選擇檔案管理軟件，好的檔案管理軟件能夠助力管理者完成各項信息的管理工作，不但能夠降低管理成本，同時也能夠提高辦公效率，起到事半功倍的效果。其次，醫院要做好辦公系統與檔案管理系統之間相關的業務關聯，賦予檔案管理人員一定的管理權限，從而確保檔案信息以及資源能夠得到及時的更新與補充，同時也方便了信息的調取與使用，提高檔案利用率。最后，建設文書檔案自動化存儲系統，對檔案管理軟件錄入信息進行自動化存儲，并根據信息類型做出分類處理，便于后期檢索調用。

3.2 重組數字化流程，明確各部門職責

第一，醫院文書檔案數字化建設首要問題就是將所有紙質文件信息化、數字化。具體而言主要包括檔案的收集、整理、掃描以及其中圖像處理、儲存、目錄建庫、數據掛接、驗收以及備份等等。紙質檔案可以通過掃描、數字處理和存儲技術對文件進行修復，保證陳舊檔案中的具體內容能夠看清楚，這是醫院文書檔案管理數字化的重點[5]。

第二，已經歸檔的電子文書檔案要做好文件管理，這需要檔案管理部門對其數字化的質量進行嚴格的把關。舉例來說，將已經歸檔的檔案修設置為只可以閱讀不可以修改的模式，保護電子文件的信息原始性和真實性，避免被篡改，且相關具有修改權限的人員，在對電子文書檔案做出修改后，在電子信息系統之中會保留對應的修改記錄信息。

第三，各部門之間要做好分工，對于業務部門而言需要做好歸檔文件的收集以及數字化的加工等方面的工作，而檔案管理部門的職責則是要目錄建庫、數據掛接以及進行檔案備份，對于檔案進行全面的管理。這方面需要醫院組建數字化建設的專業團隊，提高其文書檔案管理的水平，以便醫院文書檔案管理能夠規范化進行。如：對于采集錄入的檔案信息，應安排專門的人員進行篩查，確保錄入信息的準確性和滿足醫院文書檔案規范。

3.3 做好安全保障，加強系統安全管理

醫院文書檔案管理數字化建設必須要做好安全性管理，這就要利用相關的信息技術：首先，醫院要構建安全可靠的內網與外網環境，避免病毒與惡意程序的入侵。比如辦公系統、檔案管理等通過內網進行具體管理，需要與外部其他單位進行數據聯系，則通過其他計算機來實現，保證檔案管理環境的安全和穩定；第二，醫院要充分利用云加密、數字秘鑰等方面的加密技術，對文書檔案進行進一步加密，避免信息泄露和非法訪問；第三，醫院的文書檔案管理要充分利用云空間存儲，做好檔案的相關備份，定期篩查復制，避免信息備份工作發生疏漏，從而導致信息損毀和損失[6]。

3.4 提升醫院文書檔案管理人員的綜合素質

當前醫院在推進文書檔案數字化建設的過程中，應充分認識到相關管理人員素質的重要性，采取有效措施提升文書檔案管理隊伍的綜合素質。首先，應積極吸納優秀文書檔案人員加入，通過院外招聘的方式，選擇一些具有數字化管理經驗的人員加入，以此改善管理隊伍的整體素質；其次，應加強培訓體系建設，通過院內培訓改善文書檔案人員的思想，使之認識到文書檔案管理對醫院發展的重要作用，同時加強一些專業性技能的應用培訓，如：病毒、惡意程序的查殺與處理、云加密、數字秘鑰等加密技術的應用等，提升文書檔案人員的信息素養；最后，應建立對應的績效考評機制，將績效考評結果與文書檔案人員的薪酬、晉升機會相關聯，從而激發相關人員自主學習意識，促進其專業素質提升。

4 結語

綜上所述，在信息化背景之下，醫院文書檔案管理卻存在建設滯后、數字化建設緩慢以及安全性相對較差等問題，對醫院整體工作開展產生不良影響。為了適應時代發展以及醫院管理需求，文書檔案管理應當加快智能化速度，明晰相關部門的具體職責，構建完善的管理制度，加強管理人員的專業素質，從而推動醫院文書檔案管理工作朝向更加高效和科學化的方向發展。