新時期醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)研究

宋山三

（重慶市急救醫(yī)療中心（重慶大學附屬中心醫(yī)院、重慶市第四人民醫(yī)院），重慶 400014）

醫(yī)院文書檔案主要包含病人的病例、醫(yī)院發(fā)展過程中的工作材料，以及人事調(diào)動、基礎(chǔ)建設(shè)材料等等多方面的資料與內(nèi)容。醫(yī)院文書檔案記錄了醫(yī)院各個發(fā)展階段的重要信息，對于醫(yī)院日常管理與發(fā)展而言有著重要的意義[1]。所以在新時代之下，加強醫(yī)院文書檔案管理工作，推動醫(yī)院文書檔案管理智慧化、信息化發(fā)展已經(jīng)成為當下醫(yī)院提升管理水平與管理效率的有效手段。因此，當前醫(yī)院應(yīng)注意分析自身在文書檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，然后結(jié)合醫(yī)院實際情況構(gòu)建對應(yīng)的文書檔案數(shù)字化建設(shè)策略。

1 醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)的概述

正如上述所言，對于醫(yī)院而言，文書檔案管理有著非常重要的意義。所謂文書檔案數(shù)字化管理主要就是借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)革新文書檔案管理存儲和傳輸方式的一種新型管理模式。這種新型管理模式不但能夠節(jié)省檔案管理的空間，同時也最大限度規(guī)避了檔案管理和利用方面的局限性。具體而言主要有以下特點：

1.1 文書檔案管理智能化

要做好醫(yī)院文書檔案管理，那么必須有完善的檔案管理系統(tǒng)作為依托。檔案管理系統(tǒng)的存在能夠幫助檔案管理人員減輕工作強度，避免重復勞動，從而浪費人力的情況出現(xiàn)。同時有智能化檔案管理系統(tǒng)的存在，檔案管理人員的檔案管理工作能夠更加智能化，這就極大地提升了管理效率[2]。

1.2 文書檔案管理經(jīng)濟化

傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案儲存與呈現(xiàn)的形式大多為紙質(zhì)或者其他有形介質(zhì)，不但占用空間同時調(diào)取與管理方面也存在諸多不便。醫(yī)院文書檔案數(shù)字化之后，以數(shù)據(jù)形式儲存與呈現(xiàn)，不但能夠極大限度的節(jié)省存放空間，同時也能夠方便調(diào)取，有效縮減檔案管理成本。最主要的是，數(shù)字化的檔案對于保存環(huán)境要求相對較低，對于人力、物力、財力消耗相對較少，更加經(jīng)濟方便。

1.3 文書檔案管理高效化

醫(yī)院文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)有賴于計算機，在構(gòu)建過程當中要充分發(fā)揮計算機的潛能，使得醫(yī)院文書檔案能夠充分利用互聯(lián)網(wǎng)進行便捷傳輸，使得醫(yī)院部門之間的信息能夠?qū)崿F(xiàn)及時共享。另外在利用的范圍與渠道上也有進一步拓寬的可能性，在此基礎(chǔ)上檔案管理人員的管理工作更加高效，且利用率也更高，如：醫(yī)院工作人員借助檔案信息系統(tǒng)，能夠及時調(diào)閱病人的既往病歷，為診斷治療提供參考和幫助。

2 醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

在新時代背景下，醫(yī)院逐漸認識到文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，并增大這方面的投入，但從許多醫(yī)院在這方面建設(shè)的實際情況來看，卻表現(xiàn)出較多的問題，如：在文檔一體化建設(shè)方面顯得相對滯后、在職責分工方面顯得不明確等，這些數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，都在很大程度上影響到實際的建設(shè)效果。下面對相關(guān)問題做具體分析：

2.1 一體化建設(shè)滯后

就當下我國醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)與利用的實際情況而言，部分基層醫(yī)院普遍存在文檔一體化建設(shè)落后的問題。主要是醫(yī)院的辦公系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)之間沒有建立有效的數(shù)據(jù)域業(yè)務(wù)聯(lián)系，因此雙方負責人員無法直接調(diào)取數(shù)據(jù)和進行相關(guān)資源的更新與補充，尤其是文書檔案，管理系統(tǒng)化程度相對較低，所謂數(shù)據(jù)化僅限于檔案與文書錄入打字儲存，對于管理人員來說，沒辦法直接在系統(tǒng)中處理公文，浪費了時間、精力以及財力，最終難以提高文書檔案管理效率[3]。

2.2 職責分工不明確

醫(yī)院文書檔案對于醫(yī)院的重要性就在于，其記錄了醫(yī)院發(fā)展各個階段的具體情況，具有十分高的保存價值。但是就現(xiàn)階段而言，部分醫(yī)院的檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系與分工并不明確，那么就造成諸如檔案收集、數(shù)字化加工、質(zhì)量驗收以及檔案掛接等問題很難落到實處高效完成，一般會出現(xiàn)互相推諉等問題，最終影響醫(yī)院整體管理。

2.3 信息安全沒保障

互聯(lián)網(wǎng)方便了各類信息流通與儲存，那么相應(yīng)的各類插件以及非法程序也容易對計算機和醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)成安全威脅，這對于醫(yī)院文書檔案管理工作而言有著非常大的負面影響，如果管理不當很容易造成信息泄露[4]。但當下不少醫(yī)院僅僅重視對于文書檔案的利用，但卻沒有相應(yīng)的加強對其安全保障，不但缺乏對檔案管理網(wǎng)絡(luò)的有效監(jiān)管，同時對于數(shù)字秘鑰等加密手段也沒有合理利用，更沒有做好信息備份管理，從而導致信息泄露、被盜取以及被損毀等情況時有發(fā)生。

2.4 醫(yī)院文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

醫(yī)院在推進文書檔案數(shù)字化建設(shè)、信息化建設(shè)的過程中，對相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出新的要求，要求文書檔案管理人員不僅應(yīng)掌握檔案管理方面的知識，而且還應(yīng)具備較高的信息化素養(yǎng)。如：要求文書檔案管理人員能夠熟練操作相關(guān)的文書檔案管理系統(tǒng)，同時具備較高的信息化安全管理意識，以此才能保證文書檔案數(shù)字化順利實施。但是從當前許多醫(yī)院文書檔案管理人員的實際情況來看，在信息化素養(yǎng)方面卻顯得較為不足，不僅對信息化規(guī)范處理文書檔案的認識不足，而且在信息化安全防護方面的工作也做得不到位，以致醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)效果受到影響。

3 醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)的有效手段

為有效提升醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)的效果，當前應(yīng)對數(shù)字化建設(shè)中表現(xiàn)出來的問題引起足夠的重視，然后采取具有針對性的手段來改善，主要可從推進一體化建設(shè)、明確各部門職責、加強系統(tǒng)安全管理、提升醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)等方面入手。

3.1 推進一體化建設(shè)，提升智能化管理水平

要做好一體化建設(shè)，提升文書檔案智能管理水平，首先要慎重選擇檔案管理軟件，好的檔案管理軟件能夠助力管理者完成各項信息的管理工作，不但能夠降低管理成本，同時也能夠提高辦公效率，起到事半功倍的效果。其次，醫(yī)院要做好辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間相關(guān)的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，賦予檔案管理人員一定的管理權(quán)限，從而確保檔案信息以及資源能夠得到及時的更新與補充，同時也方便了信息的調(diào)取與使用，提高檔案利用率。最后，建設(shè)文書檔案自動化存儲系統(tǒng)，對檔案管理軟件錄入信息進行自動化存儲，并根據(jù)信息類型做出分類處理，便于后期檢索調(diào)用。

3.2 重組數(shù)字化流程，明確各部門職責

第一，醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)首要問題就是將所有紙質(zhì)文件信息化、數(shù)字化。具體而言主要包括檔案的收集、整理、掃描以及其中圖像處理、儲存、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、驗收以及備份等等。紙質(zhì)檔案可以通過掃描、數(shù)字處理和存儲技術(shù)對文件進行修復，保證陳舊檔案中的具體內(nèi)容能夠看清楚，這是醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化的重點[5]。

第二，已經(jīng)歸檔的電子文書檔案要做好文件管理，這需要檔案管理部門對其數(shù)字化的質(zhì)量進行嚴格的把關(guān)。舉例來說，將已經(jīng)歸檔的檔案修設(shè)置為只可以閱讀不可以修改的模式，保護電子文件的信息原始性和真實性，避免被篡改，且相關(guān)具有修改權(quán)限的人員，在對電子文書檔案做出修改后，在電子信息系統(tǒng)之中會保留對應(yīng)的修改記錄信息。

第三，各部門之間要做好分工，對于業(yè)務(wù)部門而言需要做好歸檔文件的收集以及數(shù)字化的加工等方面的工作，而檔案管理部門的職責則是要目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接以及進行檔案備份，對于檔案進行全面的管理。這方面需要醫(yī)院組建數(shù)字化建設(shè)的專業(yè)團隊，提高其文書檔案管理的水平，以便醫(yī)院文書檔案管理能夠規(guī)范化進行。如：對于采集錄入的檔案信息，應(yīng)安排專門的人員進行篩查，確保錄入信息的準確性和滿足醫(yī)院文書檔案規(guī)范。

3.3 做好安全保障，加強系統(tǒng)安全管理

醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須要做好安全性管理，這就要利用相關(guān)的信息技術(shù)：首先，醫(yī)院要構(gòu)建安全可靠的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)環(huán)境，避免病毒與惡意程序的入侵。比如辦公系統(tǒng)、檔案管理等通過內(nèi)網(wǎng)進行具體管理，需要與外部其他單位進行數(shù)據(jù)聯(lián)系，則通過其他計算機來實現(xiàn)，保證檔案管理環(huán)境的安全和穩(wěn)定；第二，醫(yī)院要充分利用云加密、數(shù)字秘鑰等方面的加密技術(shù)，對文書檔案進行進一步加密，避免信息泄露和非法訪問；第三，醫(yī)院的文書檔案管理要充分利用云空間存儲，做好檔案的相關(guān)備份，定期篩查復制，避免信息備份工作發(fā)生疏漏，從而導致信息損毀和損失[6]。

3.4 提升醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當前醫(yī)院在推進文書檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)充分認識到相關(guān)管理人員素質(zhì)的重要性，采取有效措施提升文書檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。首先，應(yīng)積極吸納優(yōu)秀文書檔案人員加入，通過院外招聘的方式，選擇一些具有數(shù)字化管理經(jīng)驗的人員加入，以此改善管理隊伍的整體素質(zhì)；其次，應(yīng)加強培訓體系建設(shè)，通過院內(nèi)培訓改善文書檔案人員的思想，使之認識到文書檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要作用，同時加強一些專業(yè)性技能的應(yīng)用培訓，如：病毒、惡意程序的查殺與處理、云加密、數(shù)字秘鑰等加密技術(shù)的應(yīng)用等，提升文書檔案人員的信息素養(yǎng)；最后，應(yīng)建立對應(yīng)的績效考評機制，將績效考評結(jié)果與文書檔案人員的薪酬、晉升機會相關(guān)聯(lián)，從而激發(fā)相關(guān)人員自主學習意識，促進其專業(yè)素質(zhì)提升。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化背景之下，醫(yī)院文書檔案管理卻存在建設(shè)滯后、數(shù)字化建設(shè)緩慢以及安全性相對較差等問題，對醫(yī)院整體工作開展產(chǎn)生不良影響。為了適應(yīng)時代發(fā)展以及醫(yī)院管理需求，文書檔案管理應(yīng)當加快智能化速度，明晰相關(guān)部門的具體職責，構(gòu)建完善的管理制度，加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而推動醫(yī)院文書檔案管理工作朝向更加高效和科學化的方向發(fā)展。