檔案數字化管理的利弊探討

葉劍平

（武夷山市紀委派駐機構協調中心，福建 武夷山 354300）

從原始檔案管理來講，其主要是對檔案內容進行歸類，并妥善保管，將這些檔案作為后續工作的基礎。然而在當前社會下，原本的檔案管理已經無法滿足實際需求，需要根據社會的發展做出相應的優化，要利用更加高效的檔案管理方式，提高些整體效果，加強檔案管理工作的利用，才能夠保證各項工作的展開，提高檔案管理工作的整體發展水平。在這一背景下，原本的檔案管理方式已經無法滿足發展需求，可能會對后續產生不良影響，所以需要從檔案管理工作的實際情況出發，使其能夠更好地滿足社會發展要求，針對當前存在的問題，找到有效的改進措施。

1 檔案數字化管理的優勢

1.1 利于立卷制度的落實

從當前的實際情況來講，無論是企業，還是學校，立卷制度的使用都非常常見，但是依然有很多檔案室的管理工作，代替了立卷工作。而這一情況下，就會出現個別檔案管理部門為了及時進行立卷管理，會取代立卷單位的工作。但是這部分檔案管理工作人員并不是專業，檔案管理者對于立卷管理并不是非常了解，也無法判斷提交的檔案是否完整，這一情況下，就導致整體管理質量并不是非常好，對于后續工作造成了不良影響。在數字化發展中，使檔案管理質量獲得了較大程度的提高，檔案管理數字化發展能夠使檔案進行網絡化管理，通過將檔案輸入到網絡之中，就可以進行統一保管與儲存，對于了解檔案的實際情況，提高管理工作的整體效率來講，具有更加積極的意義。

1.2 數字化管理不受限制

傳統的檔案管理工作會受到時空限制，導致其出現更多的問題，然而檔案管理數字化發展能夠使其不受限制，滿足更多使用者的需求。傳統的管理方式下，要想獲得檔案，就必須到管理室進行查閱，向有關管理人員進行咨詢，在獲得同意之后，才能夠進入到檔案管理室。但是在數字化管理方式之下，通過網絡平臺就能夠有效進行檔案的管理和查閱工作，而且利用搜索引擎可以在更短的時間內獲得自身需要的內容。通過這一方式，不僅能夠降低查閱消耗的時間，而且還可以使檔案管理工作更加簡單，幫助管理人員降低工作難度。檔案管理數字化可以有效地進行歸類與排序，而且能夠通過不同的方式進行保存，更好地進行檔案加密，提高檔案管理的有效性[1]。在這一管理方式之下，所有想要獲取檔案的人員在通過身份驗證之后，都可以進行檔案的查閱，整體管理效率獲得了有效提高，而且資料也可以隨時進行更新，保證其能夠滿足工作要求。通過對檔案管理系統進行優化，有效降低了資源的消耗，對于提高檔案管理工作來講，具有更加積極的意義。

1.3 有助于檔案信息開發

在使用傳統檔案管理方式的過程中，僅僅是保證檔案的完整性，或者是簡單的分類管理，而在獲取檔案信息時，需要消耗更多的時間。經過數字化轉變之后，所有檔案都能夠實現統一管理，有效劃分種類，在儲存上也更加簡單。如果出現了新的檔案，也可以隨時進行更新，查找更加簡便，內容的完整性更強。在用戶輸入簡單的關鍵詞之后，能夠快速獲取與之相關的所有檔案，對于檔案信息的利用具有更好的效果，可以滿足檔案信息管理的深入 需求。

2 檔案數字化管理的弊端

2.1 數字化管理人員選擇受限

雖然信息化實在能夠為檔案管理工作提供更大的便利，但是因為部分工作人員本身的技術能力不足，所以無法從事檔案管理工作，會對管理人員的選擇產生影響。在展開檔案管理數字化的過程中，其不僅需要掌握檔案管理的基礎知識，還需要了解計算機的操作，在這一基礎上，才能夠實現數字化發展。檔案管理工作本身擁有很強的政策性，而且對于技術的要求相對較高，所以管理人員需要擁有更強的綜合素質和網絡操作能力。很多管理人員會同時負責多項工作，在檔案管理方面很難付出充沛的時間，而檔案管理人員本身的專業素質參差不齊，也會對后續展開產生影響。除此外，因為管理人員業務能力無法獲得保障，使檔案分類工作的準確性下降，難以做出正確的管理，必須通過考核，才能夠判斷其是否能夠勝任數字化管理工作。

2.2 數字化管理存在安全隱患

因為網絡的快速發展，使檔案管理獲得了較大程度的提高，但是其中卻依然存在一定的安全隱患。在實際進行檔案的分類與查詢等工作時，可能會導致保密性下降，使更多不法分子通過網絡盜取信息，而這一情況就會為檔案信息安全產生嚴重的威脅。首先是檔案信息保密的重點是管理程序，并不是所有人都能夠進行檔案查閱工作，需要在審核確認身份之后，才能夠利用檔案。簡單來講就是檔案管理中，需要進行嚴格的把關，從文件的保密性角度出發，建立完善的檔案管理制度，嚴格落實監督措施，有關工作人員不能隨意登錄網站[2]。其次是在檔案保存方面需要進行鑒定，這一工作是對檔案內容進行判斷，分析其能夠發揮出的價值，借此做好分類管理，為后續工作提供保障。有關部門還需要對文件的保密等級進行分析，重要文件進行更加嚴格的管理，避免造成泄露，使其能夠更好受到國家法律法規的保護。

2.3 數字化管理檔案利用率低

雖然數字化管理方式非常便利，但是我國的使用效率卻并不是非常高，在很多部門依然使用傳統管理方式，并沒有認識到這一方式所帶來的優勢，并不重視檔案數字化管理中形成的資源。簡單來講，是因為管理工作人員對于數字化檔案管理的認識程度不足，也并不愿意使用檔案管理方式的更新，認為傳統檔案管理方式能夠直接呈現在眼前，把握在手中，是最安全有效的方式，卻忽視了網絡中更加豐富的資源，而在這種情況下，就導致數字化管理方式無法發揮出比較好的效果，會對網絡資源共享造成更大的阻礙。而計算機管理中，有時會限制文字錄入字數，也會對檔案管理工作產生影響，消耗大量的資源，所以就會導致檔案管理過程中造成多方面的浪費。

3 檔案數字化管理的優化措施

3.1 提升檔案管理人員的專業水平

要想提高檔案管理人員的專業水平，首先就是需要使其擁有更強的專業意識，領導者需要進一步認識到檔案管理的重要性，將檔案管理放在更重要的位置，實現檔案管理工作的優化，利用更多的資源，提高管理人員的專業技術能力，進行管理人員的定期培訓，使其擁有更強的專業意識[3]。而且有關部門還需要建立完善的規章制度，利用先進的管理措施，使有關工作人員能夠承擔起檔案管理職責。如果存在違反規章制度的情況，則需要及時作出處理，而如果對工作技術有貢獻，有創新，檔案管理者則需要提供精神與物質獎勵。檔案管理人員需要自主提升自身的責任意識，積極學習專業檔案管理知識，滿足社會發展需求，借鑒先進的管理技術與方法，提高自身工作效率，而且還需要有意識的提高自身的計算機操作能力，借此滿足數字化發展需求。

3.2 保證檔案管理技術的安全性能

很多檔案信息非常重要，會涉及集體的隱私與安全，所以在檔案管理的過程中，需要進一步提高安全效果，在使用傳統檔案管理方式時，重要和機密的檔案會由專門的工作人員負責，將其存放在更加隱蔽的位置，而且會提高檔案機密信息使用過程的規范性，經過多名工作人員的確認，才能夠將其取出，如果出現泄露問題，則需要由相關工作人員負責。當前因為實現了信息化的管理，為不法分子提供了更多的機會，導致檔案的安全性出現了一定程度的下降，所以在數字化背景下，需要利用更加合理的方式，保證檔案的安全性與有效性，提高管理效果。例如使用機密技術，對檔案信息中重要部分進行加密，建立完善的計算機網絡防火墻和數據庫，避免數據受到侵害，控制外界訪問，根據使用需求和等級對使用者賬號進行劃分，為其提供相應的功能權限，避免網絡數據共享過于開放。而通過這些方式，就能夠有效提高檔案管理的安全性，避免其受到影響。

3.3 促進信息檔案資源的字化轉型

在以往的檔案管理工作中，一般是進行紙質檔案管理，在數字化檔案不斷發展的過程中，信息化管理成為主流，在這一情況下，就需要加強檔案數字化轉型的效果，將原本的紙質內容通過各種方式實現數字化處理。部分保留時間較長的檔案很難通過掃描的方式進行處理，所以需要通過工作人員進行人工分析，將其轉變為電子檔案，因為處理技術本身存在一定的問題，所以在這一工作中，需要對其中信息轉化的情況進行分析，在所有紙質檔案都轉變為電子檔案之后，需要由人工進行檢查，避免出現任何錯誤[4]。除此外，還需要建立數據庫，通過數據庫實現檔案信息的共享與開發，建立完善的管理體系，使檔案管理工作能夠獲得更大程度的進步。因為電子檔案在儲存中可能會受到各種因素的影響，導致數據丟失，所以需要進行備份工作，將備份妥善保管，借此提高檔案管理的有效性。

4 結論

綜上所述，在科技快速進步的當代社會中，傳統檔案管理方式已經無法滿足實際需求，而在這一情況下，檔案數字化管理發揮出了更好的效果，但是同樣存在自身的優勢與弊端，所以在實際發展中，需要針對其中存在的問題進行分析，借此制定有效的優化措施，降低相關問題所帶來的影響。所有檔案管理工作人員需要針對有關問題進行分析，改變自身的管理方式，提高責任思想，利用先進的管理制度，滿足檔案數字化發展的要求。從當代社會可知，檔案管理工作出現了很大的變化，所以在檔案數字化管理發展的過程中，需要從單位的實際需求出發，改進管理方式，利用先進技術解決新方式中存在的問題，使檔案管理工作能夠實現更好的發展。