事業單位人事檔案管理信息化建設及發展研究

尹夢寒

（國家海洋標準計量中心，天津 300112）

目前，事業單位在許多方面都應用了信息技術，但在人事檔案管理方面仍然采用傳統的管理方法。這也造成了當前事業單位人事檔案管理的諸多缺陷。在這種情況下，應該很好地應用信息技術，使事業單位在人事管理方面得到更好的發展。

1 信息化檔案管理的重要性

1）人才發展需求。人事檔案可以理解為關于過去人才發展的一些重要信息，是對過去人員流動的真實反映和客觀解釋。隨著互聯網時代的興起，人事檔案越來越多，很多相關內容已經無法記錄。另外，很多人事檔案代表著人才的發展。沒有人事檔案管理的科學改革和轉型，就沒有辦法有效滿足人才的發展需求。因此，電子檔案具有不可想象的重要性。

2）檔案發展需求。除了人才的發展需求，檔案的發展需求也是體現電子檔案管理重要性的主要原因。傳統的檔案管理模式已經難以處理相關檔案。只有科學的、基于數據的電子管理模式，才能有效地處理當代檔案，使所有檔案和資料電子化，更容易保存，更具有保密性。在檔案管理過程中，具體的檔案會更安全。可見，信息化電子檔案管理的重要性是不可想象的。

2 事業單位人事檔案管理存在的問題

1）缺乏創新的人事檔案管理理念和思維。目前，我國事業單位在組織開展人事檔案管理工作的過程中，仍然遵循傳統的管理理念和模式，沒有及時創新和優化，沒有及時利用當前非常先進的信息理念和大數據理念，同時也沒有充分重視現代信息技術和互聯網技術發展的優勢，并且沒有充分利用其在檔案管理工作中的主要優勢，對人事檔案管理流程和環節缺乏優化和創新，使得事業單位人事檔案管理工作的整體流程標準僵化，不利于其向動態數據的轉化。傳統模式下的事業單位人事檔案管理非常陳舊落后，不能滿足大數據時代發展的基本要求。因此，我國事業單位人事檔案管理存在傳統管理技術、效率低下、整體服務質量差等諸多現實問題，嚴重阻礙了事業單位人事檔案管理的進一步完善和創新發展。

2）檔案管理配套設施不完善。事業單位在組織實施人事檔案管理的過程中，沒有完善的配套設施，基礎設施不完善，無法及時有效地更新檔案信息。同時，信息交流存在障礙，導致傳輸效率低下，也難以充分保證檔案的完整和安全。此外，檔案管理缺乏充足完整的配套基礎設施，使得事業單位人事檔案管理面臨巨大的安全隱患。很多不法分子會通過檔案管理系統中的漏洞和薄弱環節進行一些非法操作，比如被植入木馬等病毒入侵，造成數據泄露等不安全問題，難以有效保障事業單位人事檔案管理的安全性和保密性。

3）缺乏數字化管理模式。在事業單位人事檔案管理中，有許多問題沒有得到解決，包括缺乏數字化管理方法。在人事檔案管理過程中，傳統的管理模式應該向信息管理模式轉變，但這種模式轉變在實踐中并沒有得到實施。在傳統的人事檔案管理模式下，會因為人事檔案過多而出現管理失誤，這也降低了人事檔案管理人員在具體工作中的效率。因此，數字化管理模式的缺失已經成為當前事業單位人事檔案管理中亟待解決的問題之一。

4）缺乏合適的管理人員。除了缺乏數字化的人事檔案管理模式外，事業單位在人事檔案管理過程中，也缺乏相應的人才。在目前的人事檔案管理工作中，檔案管理人員的老齡化程度非常嚴重。事業單位檔案管理人員一般都是中年人。這樣的管理者對互聯網并不熟悉，人事檔案管理工作中的互聯網人才也不多，也導致缺乏相應的人才來適應現狀。缺乏相應管理人才的問題應該盡快解決。

3 事業單位人事檔案管理信息化建設及發展研究

1）加強事業單位人事檔案信息化管理意識。為有效保障事業單位人事檔案信息化建設目標的實現，事業單位領導必須高度重視人事檔案信息化發展建設，積極加強各種資源支持和投入，全面完善事業單位綜合管理機制，落實人事檔案管理科學發展規劃。首先，要不斷加強人事檔案的規范化管理。事業單位應安排專門人員負責人事檔案的日常管理，充分發揮個人的潛能，積極創新，充分保障事業單位人事檔案向信息化管理模式的發展和轉變。二是事業單位要高度重視專業人才檔案管理人才的引進和培養。領導必須重視加強人事檔案管理人員的日常職業能力培訓和評估管理，積極培養人事檔案管理人員積極創新檔案管理的理念和理念，積極推動管理人員運用科學高效的人事檔案管理方法，不斷提高專業技能和理論基礎，增強職業道德，增強事業單位人事檔案管理的有效性。事業單位人事檔案管理信息化建設和發展進程的有效推進，離不開領導對這項工作的充分重視，要高度重視具體工作人員專業素質的提升和培訓，充分保證日常工作的順利有序推進。加強提高業務能力的培訓，不斷提高人事檔案管理工作者的專業技能和業務素質，積極推行工作考核管理制度，促進其個人工作方法和技能的不斷優化，促進內部人員健康競爭，不斷提高其個人工作的責任感和自覺性，積極學習和掌握先進的計算機應用技術，有效發揮其能力優勢，推動事業單位人事檔案管理向信息化發展有序推進，增強事業單位信息化管理的整體意識和自覺性。

2）完善人事檔案管理信息化基礎設施配置。事業單位人事檔案管理效率的有效提高離不開現代信息化的基礎支撐設施。要全面推進檔案管理創新、優化和完善，積極創新人事檔案管理規范新模式，不斷豐富人事檔案內部資源，必須積極完善信息化基礎配套設施，加強事業單位人事檔案管理電子化發展，推動軟硬件基礎配套設施的及時配置和完善。不斷加強檔案管理基礎信息化建設，有序搭建事業單位人事檔案信息化網絡管理平臺，不斷提高其管理工作的現代化可操作性，完善其制度建設和發展，積極實施事業單位人事檔案信息高效錄入。電子數據信息處理方法有助于提高傳統手工錄入和整理方法的效率，節省大量人力和時間成本，保證檔案信息歸檔的及時性。為用戶更方便地查詢和檢索信息，保證檔案信息的科學規范存儲方式，有效整合電子檔案管理平臺系統與傳統紙質檔案管理模式，為事業單位人事檔案管理增加雙重保障，保證檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提高人事檔案管理的有效性。

3）對數字化的檔案管理模式進行建立。如果要對事業單位人事檔案進行信息化管理，就要建立數字化的檔案管理模式，這個策略是適應時代發展的。目前事業單位人事檔案數量已經達到很多，如果手工處理，很難發揮良好的管理效果。檔案要數字化，存放在相應的智能云盤或計算機設備中。要想達到這樣的人事檔案管理效果，就要建立人事檔案數字化管理模式。在這種情況下，應該引入相應的計算機設備，完善相關的信息管理系統。相關機構的人事檔案管理人員要對整個數字化管理工作流程有一定的了解。因此，在事業單位人事檔案信息化管理過程中，建立數字化檔案管理模式是最有效的策略之一。

4）對信息化平臺進行建立。除了利用責任分擔機制之外，還應建立一個信息平臺，其主要目的是應用員工的人事信息。一方面，在相應的信息平臺中，單位人員可以查詢打卡記錄，讓單位人員及時溝通；另一方面，也可以有效應用事業單位數字化人事檔案，相應的信息平臺可以統計事業單位的人事信息，然后與往年進行對比，了解事業單位的發展和現狀。以信息管理平臺為基礎后，事業單位的裁員招聘會變得更好。此外，該信息平臺還可以根據人事信息中的薪酬情況了解事業單位的資金流失情況，從而實現更加完善的發展。因此，在事業單位人事檔案信息化管理過程中，建立良好的信息平臺是最重要的策略之一。

5）完成檔案數據標準化，確保內容真實性。為了實現人事檔案的標準化，在檔案生成過程中應完成數據標準化，以保證信息內容的真實性。在生成數字信息檔案之前，需要對紙質材料進行嚴格篩選，以確保材料的真實性和可靠性，特別是如果關鍵信息出現篡改跡象，則需要嚴格識別真實性，嚴格禁止檔案中出現虛假信息。將紙質材料掃描成數字檔案時，為了保證圖片的清晰度，需要設置合適的分辨率，掃描出來的圖像不應有黑邊、傾斜、模糊等情況，以保證紅色公章等內容清晰可見，數字檔案和紙質檔案的材料編號必須一致。生成歸檔數字素材時，對數據進行規范，確定統一格式，不會隨意修改。積極運用大數據分析方法挖掘和應用人事檔案數據資源，全面收集人事檔案信息，確保檔案的準確性和完整性。同時，要實時收集和更新職能部門審核的權威數據，不斷拓寬數據來源類型，掌握數據的潛在規律，為人力資源管理決策提供有力支持。從管理的角度來看，要加強檔案數據標準化的清查，及時發現因工作原因造成的檔案缺失，按照檔案管理的標準流程進行操作。

6）提供人員檔案信息和數據的安全性。為了實現人事檔案的標準化，我們應該完善大數據管理系統，建立一個安全的數據管理平臺。首先，它需要配備完整的硬件和軟件設施，以便利用大數據技術進一步管理人事檔案。在大數據管理中，系統安全是關鍵的維護內容。為了保證檔案信息網絡云平臺的存儲安全，可以設置以下三層安全，第一層是防火墻安全，第二層是針對用戶登錄的特殊加密和授權安全，第三層是強大的殺毒軟件安全。基于上述措施，可以防止非法用戶進入系統，降低文件信息數據泄露的可能性。其次，為了保證數據信息的安全，需要在網絡平臺上將檔案資料設置為只讀模式，為電子文件提供安全保護；通過添加水印等防偽標記，可以防止信息被惡意篡改。最后，各單位檔案部門要合理控制其他部門的查詢和訪問權限，根據不同的需求設置合理的權限，利用身份識別和密碼綁定對查詢部門進行認證。為了及時識別檔案數據信息的安全隱患，應根據用戶訪問、讀取、寫入和訪問檔案的時間和類型進行日志管理，并定期檢查和維護管理系統，以確保系統的正常運行，為數據安全提供保障。隨著新文件技術的應用，人事檔案在信息采集階段可以一次性輸入計算機終端，在利用階段可以查閱、打印、復制無數次。一個檔案可以被很多用人單位查詢無數次，原始檔案不需要翻，所以毫發無損。現代信息技術也為個人信息安全提供了技術保障，按照嚴格的安全管理制度和防火墻技術基本可以得到保障。

7）提升事業單位人事檔案管理人員素質。事業單位人事檔案管理的信息化發展和建設離不開職業經理人，必須高度重視職業人才素質的培養和提高。人事檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業基礎能力，還要積極學習和提高應用信息技術的實踐能力。同時，根據檔案管理信息化發展和建設的實際需要，重視專業數據管理人才的引進和使用，加強大數據信息的應用和分析，不斷提高事業單位人事檔案管理信息化發展和建設的速度和效率。

4 結束語

綜上所述，事業單位人事檔案管理必須適應當前社會經濟發展進步的趨勢，與時俱進，利用大數據技術和互聯網信息技術的優勢，促進其信息管理系統和平臺的有序建立，充分提高事業單位人事檔案信息管理的效率，促進我國事業單位人事檔案管理更加科學高效。