關于大數據時代下檔案管理工作的思考

閻瑞潔

（山東廣電網絡有限公司青島分公司，山東 青島 266000）

物聯網與云計算的出現對國家、企業以及個人等產生了劃時代的重大影響，而繼這兩項技術之后，一項新的技術變革——大數據（Big Data）正悄然改變著世界。大數據是一種無法利用傳統數據軟件工具及時抓取、處理的數據集合，其具有數據量大、數據類型多樣、數據處理速度快等特點。在大數據時代，實現大數據與檔案管理工作的結合已成為必然趨勢。大數據技術的引入為檔案管理工作提供了更多的可能性，加快了檔案管理工作的創新步伐，為檔案管理的信息化建設與數字化發展搭建了廣闊的平臺。

1 大數據時代給予檔案管理工作的機遇

1）為檔案管理工作提供更多可能。大數據技術為檔案信息的存儲管理、信息資源的收集以及檔案知識的挖掘提供了更多可能性。一方面，檔案管理人員通過信息分類保存、數據備份等方式大大減少了人工管理對原材料的消耗，延長了檔案壽命。同時，利用大數據對檔案的增長以及使用情況進行分析，可為檔案管理工作指明方向，便于工作人員提供更契合群眾需求的個性化檔案服務。另一方面，大數據為檔案信息搜集以及檔案知識挖掘提供便利。大數據時代，工作人員可對不同類的檔案信息進行智能化分析，評判其價值，以拓寬歸檔范圍，豐富檔案歸檔信息。大數據時代的檔案信息良莠不齊，利用大數據可從海量的檔案中提取出重要內容，并通過相應的數據處理模式將檔案中存在的歷史性、經驗性知識挖掘出來。

2）推動檔案管理工作不斷創新。在大數據時代背景下，檔案管理工作將實現迅速革新。目前，我國很多檔案部門都采用了電子檔案的保管形式，并在檔案搜集方面更多地利用大數據來達到廣搜集、深挖掘的目的，這大大提高了檔案儲存、收集的效率。區域內不同的檔案部門運用標準一致的檔案信息管理系統可實現電子檔案信息的共用共享，這不僅豐富了檔案信息的數量，也提高了檔案服務的質量。另外，信息技術以及一體化信息管理系統的應用讓檔案的類型由紙質變為電子，這讓檔案的整合、保存、檢索、使用以及編碼等工作流程也更加方便，更加規范化，大大提高了檔案管理工作的質量，是檔案管理創新的一種體現。

2 大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰

1）檔案搜集、存儲難度更大。隨著多媒體技術以及大數據技術的發展，圖片、視頻、音頻等非結構化檔案資源越來越多，檔案的管理與搜集環節面臨著重重困難與挑戰。一方面，大數據時代檔案搜集與管理難上加難。在無紙化辦公風靡的當今時代，機關團體、企業以及相關部門依靠電子文件方式傳達工作信息早已屢見不鮮。通過網絡途徑進行線上溝通確實提高了工作的效率，但由于目前電子歸檔發展尚不成熟，這導致圖片、音視頻等此類檔案信息無法得到更有效存儲與管理。另一方面，檔案數據資料分類整理缺乏可靠的信息系統作支撐。目前很多檔案部門都引入了檔案管理信息系統，但一些部門并未根據自身檔案數據的特點建立針對性的存儲管理系統，這讓數據存儲與利用面臨嚴峻挑戰。

2）檔案信息的安全性遭挑戰。大數據時代，檔案信息的存儲方式由線下紙質存儲變為線上電子存儲，這雖然節省了一定的人力、物力與財力，提高了管理效率，但隨之而來的檔案信息安全性問題卻勢不可擋。一方面，存檔介質不安全引發檔案信息安全危機。現如今很多檔案管理部門在存儲檔案資料時慣于使用硬件磁盤，但這一存儲介質長期存放會發生一系列物理或化學變化，輕者影響磁盤內檔案信息的完整性，重者可能會導致檔案信息遺失。另一方面，檔案信息安全保障體系待完善。目前，很多部門或單位都利用大數據或云計算建立了“云檔案”管理系統。但是由于信息安全防護工作不到位，一些服務器或管理系統極易遭受非正常網絡攻擊，這導致很多涉密檔案信息遺漏、丟失。

3）檔案管理工作創新不足。就目前來說，我國數字化檔案管理工作存在創新不足、實效性差的問題。這主要表現在兩點：第一，數字化檔案管理體制不健全。大數據時代，檔案管理工作要有健全的檔案管理制度、人員考核制度以及獎懲制度等，但很多部門在這些制度的構建上有所缺失。第二，檔案管理工作的創新驅動力不足。檔案管理人員為工作創新的主要驅動力，但相關調查研究表明，一些檔案管理人員的專業素質有待增強，其對大數據的了解不足，信息技術能力較差，不能更好地勝任檔案數字化管理工作開展。

3 大數據時代下檔案管理工作的優化思路

1）完善檔案管理工作的設施設備。在大數據時代，檔案管理工作的數字化建設需要加大資金投入力度，完善相關設施設備。首先，優化檔案室環境，引進先進的防火、防潮、防水設施設備，創造優良的檔案室管理環境。這一則可防止紙質檔案因受不良因素影響而致使檔案信息遺失，二則有利于檔案室計算機軟硬件設施的正常工作，同時防止檔案硬件磁盤發生化學或物理變化。其次，投入資金加大檔案室軟硬件設施設備的完善。硬件方面，相關責任人可在檔案室中引入一些配置較高的計算機、掃描儀、攝像機、打印機等設備，使檔案室的配置迎合大數據時代對檔案管理工作的基本要求。軟件方面，重點應采用各種數字化、信息化管理系統。例如，可引入先進的檔案搜索系統、存儲系統、信息安全管理系統等，不斷提高新時期檔案管理的數字化建設水平。

2）建設信息化檔案管理系統。構建信息化檔案管理平臺系統是大數據時代檔案管理工作優化的有效方式。大數據時代的檔案管理工作面臨著更加復雜的外在環境，打造信息化檔案管理平臺是提高工作效率的關鍵。一方面，平臺系統打造應首先考慮系統性資源對接便利這一因素，保證所構建的信息管理系統具有較強的信息共享性。檔案管理部門應引入或設計出兼容性好、整體性強、數據存儲量大、智慧性高的系統平臺。同時，該平臺要具有豐富的檔案信息處理功能，以實現各個檔案管理工作內容的一體化。另外，還要確保平臺有多個數據接口，保證各個子平臺能夠自由接入。這樣，信息管理系統才能在滿足基本檔案信息管理要求的基礎上，使各個區域、部門之間的數據能夠互相連通，有效打破數據壁壘，實現資源共享。

另一方面，平臺系統打造還應考慮個性化需求因素。我國的檔案資料類型不一、種類繁瑣，各個部門所處理的檔案信息內容也大不相同。在具體的檔案信息化管理系統建設時，各個部門應根據自身檔案管理類別的差異性，并基于檔案管理工作人員的基本訴求，打造出具有個性化特色的檔案管理信息系統。同時，系統應具備對音視頻、圖片等文件信息自動搜集或手動搜集的功能，以加快電子文件歸檔的速度。另外，信息管理系統還要具有較強的操作性與實用性，要能夠確保檔案管理人員在經過簡單培訓后能夠上手操作。這樣，運用平臺系統才能進一步提高檔案信息收集、存儲、轉換、查詢、整理以及利用的效率。

3）增強檔案管理的安全性。目前檔案數字化建設缺乏必要的安全保障，這是大數據時代檔案管理工作面臨的新挑戰。為了走出這一困境，檔案部門應運用多種方式增強檔案管理的安全性：第一，在數據化檔案管理平臺上進行加密技術處理。信息化檔案管理雖然方便、快捷、效率高，但卻容易出現信息安全風險，機密信息泄露概率較以往任何時期都要大。因此，技術人員可通過在檔案信息系統平臺上設置防火墻、聲紋認證等方式增加信息系統的安全防護級別，防止檔案信息管理系統被黑客、木馬攻擊。第二，經常進行計算機系統漏洞修補，并采用殺毒軟件進行定期殺毒，為檔案信息管理系統安全運行創造良好的環境。可利用權威性高、殺毒效果較好的360殺毒軟件定期掃描系統漏洞并進行修復，還要在恰當時期借助軟件進行系統殺毒，掃除潛在的病毒安全隱患，確保檔案數據信息的安全性。

4）不斷完善檔案管理機制。數字化管理機制在檔案信息化管理中發揮著十分重要的作用，為了提高檔案信息管理水平，應從以下幾點來落實：第一，應優化檔案數據化管理制度。一方面，完善相應的規章管理制度。檔案信息化規章管理制度不僅要具有較強的操作性與實踐性，還要具有普遍的約束力，這樣便可通過讓員工學習規章制度來增強整個部門的檔案管理意識。另一方面，完善數字化檔案管理的操作流程，將標準化操作的細節以制度規范的形式定格下來，以提高檔案管理的效率。第二，依據《檔案法》以及相關的網絡安全保密條例制定安全責任防護管理制度。安全責任防護管理制度可增強檔案管理人員的責任意識，規避因人員因素造成的信息泄露事故。第三，完善檔案管理人員考核制度。要對檔案工作人員的日常工作進行嚴格考核，制定相應的獎懲制度，對優秀者實施一定獎勵，對出錯者給予相應懲罰。

5）鍛造高素質的檔案管理人員隊伍。鍛造高素質的檔案管理人員隊伍首先應把好招聘關，要招聘專業知識扎實、檔案管理專業技能強、大數據應用水平高的優秀檔案管理人才。其次，加強對檔案管理人員的培訓，重點集中在人員檔案管理知識與信息搜集能力、數據庫應用與網絡信息處理能力培訓方面。在培訓中，可采用“線上+線下”培訓的方式。在線下培訓時，可聘請領域內專業人員擔任培訓講師，對檔案管理人員進行反方位、多層次的內容培訓。在線上培訓時，培訓人員可采用網絡授課的方式將一些經典的大數據檔案管理案例呈現出來，讓檔案管理人員通過反復觀看獲得新知識、新技術。最后，還要加強對檔案管理人員的創新意識培養，使其主動掌握先進的管理理念與技術，為檔案管理的數字化建設做貢獻。

4 結語

檔案管理工作涉及檔案信息搜集、整理、保存、檢索、統計、利用等多項內容，十分繁瑣復雜。傳統手工化的檔案管理工作低效且容易出錯，而利用大數據進行檔案管理能有效規避這些弊端，實現對檔案信息內容的數字化管理。但就目前檔案管理工作的現狀來看，工作人員在工作中面臨著重重挑戰，檔案信息化管理成效并不理想。針對這種情況，應著重從完善檔案管理設施設備、建設檔案管理信息系統、優化檔案管理機制、增強檔案管理安全性、建立高素質管理人員隊伍等幾點予以完善，以便為檔案管理工作的順利開展提供切實保障。