數字化背景下干部人事檔案管理思考與探析

馮小春

（重慶市墊江縣老干部服務中心，重慶 408300）

所謂干部人事檔案“數字化”建設的本質，也便是通過設置電子檔案的方式來提高我國行政部門的檔案管理工作效率。由于實際工作過程中常常會出現干部人事調動的情況，并且隨著工作的不斷推進開展也需要對干部個人檔案進行相應的完善與補充，從而就暴露出了傳統紙質檔案的管理模式不僅效率低下，并且還極易出現一些人為疏忽的問題。因此得益于信息技術高度發展所帶來的優勢，人們開始不斷思考檔案管理工作的數字化建設措施，希望能夠以此改變傳統工作模式中的不足之處。

1 干部人事檔案管理數字化建設的現實意義

1.1 信息記錄更全面

在傳統的紙質干部檔案中，通常僅僅只能夠記錄一些文字與圖片內容，關于干部的真實個人記錄依舊存在記載不夠全面的現象。如此一來便使得一些職稱評定、崗位晉升工作缺乏相對完善具體的參照，無法真實體現出干部的個人真實水平。而在數字化檔案視角下，其不僅能夠具體的將紙質檔案內容繼承過來，同時還能夠在此基礎上進一步補充影像、音頻內容，并包括一些更為詳細的指紋記錄、表格數據等等。因此相對于傳統檔案來說，數字化的干部檔案無疑更為全面，使得人們在進行檔案閱讀的過程中能夠直接對干部形直觀印象[1]。

1.2 提高干部檔案的信息質量

干部檔案的最大功能便是真實記錄一個人的工作歷程，以便于今后人們可以通過檔案記錄的真實信息來對干部形成客觀而真實的評價。因此對于人事檔案來說，其在建檔過程中的根本要求便是需要盡可能保證自身的可查閱性以及所記錄的信息質量。而在數字化人事檔案中，其建檔方式是由計算機程序進行統一操作，因此在格式方面保持著高度的統一性，無論是原始檔案信息還是后來的添加內容，都會以規范格式呈現在人們眼前，使得信息調閱工作更加直觀高效，并且有效地保證了電子檔案的信息質量。

1.3 便于儲存管理

傳統的紙質檔案在管理過程中往往面臨的各種各樣的威脅，例如水、火、蟲蛀甚至一些自然災害等等。因此在進行檔案管理工作的過程中不僅需要耗費巨大的時間成本，同時還要相關部門每年支出一定的資金成本來進行維護。而在數字化檔案不僅管理便捷，同時還可以進行相應的備份處理，極大提高了檔案管理工作的安全性與穩定性。

1.4 確保人事調動的合理性

數字化人事檔案管理的優勢不僅在于更加精確高效，其最主要的意義在于能夠通過自身的系統分析進行精確化的人事崗位調動。在基層工作崗位當中，常常面臨著頻繁的崗位變動。而在此過程中不僅需要上級單位充分考慮干部的專業領域、性格特點、實際水平，還需要綜合干部以往的工作業績來判斷其是否適合該工作崗位。而利用數字化檔案管理，則可以通過系統的數據分析與篩選，自動選擇出符合相關條件的人才以供人工選擇，如此不僅保證對人才的合理利用，同時也能夠確保人事調動工作的準確性[2]。

2 現階段干部檔案數字化管理工作中需要重視的問題

2.1 缺乏必要的網絡風險管控機制

隨著信息技術的快速發展，為人們帶來不僅只有工作的便捷與提升，同時也帶來了前所未有的巨大挑戰。在數字化檔案管理模式中，由于數據資源統一存放在系統的數據硬盤當中，以此極易引來一些不法分子的窺探，通過盜取、篡改、泄露干部個人信息，來獲取相應的不正當收益。這種方式不僅會造成干部的人利益的損失，同時也會嚴重擾亂社會正常秩序，為基層單位的工作將開展造成一定的負面影響[3]。

2.2 對于數字化人事檔案的利用效率不高

如上文所述，數字化電子檔案的實際價值，在于能夠有效提高基層單位對于人力資源的合理利用。但是在實際工作過程中，由于部分員工觀念轉變不及時的緣故，因此在進行人事檔案數字化建設的過程中常常會表現出來一定的不適應，無法完全發揮出數字化檔案的最大價值。一些工作經驗豐富的資深檔案管理人員盡管能夠快速熟悉電子檔案的操作規范，但也依舊只是沿用傳統形式來進行檔案的保管與記錄工作，沒能夠利用系統的分析功能為崗位人事調動提供相關參考，因此還需要有關部門進一步加強工作人員的教育培訓工作。

2.3 人才隊伍配置不健全

數字化人事檔案管理模式雖然能夠實現高度的自動化與智能化工作模式，但在實際工作過程中，依舊需要以人力管理為根本才能夠發揮出系統的最大價值。然而在當前階段，人才缺失現象依舊是數字化干部人事檔案管理工作中面臨的主要問題。根據《干部人事檔案數字化技術規范》的標準，在設置工作人員個人電子檔案的過程中，包括檔案掃描、人員建庫、數據存儲、目錄建庫、數據備份、數據驗收、安全管理、數據交換等各個環節都需要專業技術人員按照一定的工作標準來進行建設，不僅對于工作人員的技術水平有著嚴格要求，還需要其必須保證具有先進的職業素養，如此才能夠確保檔案數字化建設工作的規范進行。但是在實際工作過程中，由于專業的技術人才稀少，因此導致檔案管理水平沒有獲得實質上的提高[4]。

3 數字化背景下的機關干部人事檔案管理優化策略

3.1 強化人事檔案的日常管理

首先，各個基層單位需要加強對干部人事檔案數字化建設工作的認識，通過適當的資源傾斜，來盡快完善自身的大數據系統建設，以此將干部的人事檔案管理工作全面轉移到數字化管理模式當中，而傳統的紙質檔案文件則作為一種必要的輔助備份手段，以此實現精簡人力開支，并加強對資源利用效率的目的。

其次，基層單位的人事檔案管理系統需要盡快實現與省級單位之間的完美對接，通過統一整合全省的人才資源信息，來加強基層人事變動的準確性，使得各個部門的專業人才都能夠得到相應的重視與開發，被分配到合適的崗位來發揮自身的最大的職能效用，以此體現數字化人事檔案管理工作的準確性與實效性。

最后，各個機關單位的數字化干部人事檔案在進行建立的過程中，需要統一遵循規范化與標準化的操作流程，嚴格依照相應的技術規范來進行操作。具體實施標準，可以設置統一的檔案文字、圖像、影像、音頻格式來進行干部個人信息的建立，以便于日后工作人員進行檔案查閱以及不同數據之間的格式轉換工作。同時，相關的檔案管理人員還需要不斷加強自身的職業素養建設，在進行干部人事檔案的操作管理時需要嚴格遵循相關的操作行為規范，避免由于人為操作不當而為干部人事信息帶來不確定性因素[5]。

3.2 完善檔案風險管控機制

由于干部個人檔案信息的敏感性，因此在日常工作過程中必須要保證設置專業的安全管理團隊來對其精細明維護，以此全面保證數字化檔案系統的安全運行。

首先，對于系統的操作必須根據訪問人員的級別不同來設置相應權限，避免由于人為因素造成檔案風險增加。同時檔案安全管理團隊該需要實行“三員分權”機制，根據不同的管理員權限來對系統進行維護管理工作。其中系統管理員需要負責用戶檔案的創建與修改；安全保密員則負責管理使用權限，根據工作人員的不同需求予以其一定的操作許可，但是其本身不具備操作系統的能力；安全審計員則負責查看系統的工作日志，檢查其中是否存在違規操作與入侵跡象，從而及時發出預警，確保數字化檔案系統的安全性。在此基礎上，各個基層單位需要進一步加強網絡安全建設，并嚴格管理各類數據的存儲、錄入、訪問、傳輸行為，并綁定MAC（媒體存取控制）地址的方式，來限制訪問用戶僅能夠使用固定設備登錄系統，以此在最大限度上保障干部人事信息的安全性。

其次，干部的人事檔案信息會隨著其個人工作經歷的推進而不斷產生新的數據與相關內容，因此為了保證數據信息不會出現丟失風險，工作人員可以采用多冗余機制來對干部人事檔案中的個人信息進行管理，在進行人事信息變動的發過程中對相關數據進行多級拷貝備份，通過雙中心系統模式來保障人事數據的安全性。

3.3 加強人才隊伍建設

人才是發揮出數字化人事檔案管理工作最大價值的主要力量，因此隨著技術不斷更新與升級，相關的檔案管理工作人員也需要不斷強化自身的責任意識與專業素養，如此才能夠滿足新時期的工作需求，更好地對干部人事信息資源進行開發利用，并打造出優質品牌形象的數字化檔案管理工作模式。

為此，無論是資深的檔案管理工作人員，還是掌握一定技術功底的年輕專業人才，都需要彼此相互學習對方的優秀工作經驗，通過打造高效合作的一體化工作團隊，來實現全面提高檔案管理的工作效率。此外，上級單位還需要重點關注同時擁有技術與管理經驗的復合型人才，通過宏觀角度的統籌管理，來確保各個崗位上的工作人員都能夠發揮出自身的最大價值，并更好地的適應檔案數字化管理發展的需要。并且相關單位的領導者還需要隨著時代的發展特征，來不斷加強系統的更新升級工作，同時積極組織工作人員去了解一些新型技術與工作理念，以此為干部人事檔案數字化發展提供有力的人才保障。例如，各個機關單位的領導者可以采用與高校或地方圖書館、博物館之間進行合作的形似，組織一部分檔案管理工作人員到相關的工作崗位接受培訓，通過學習一些先進技術與管理經驗，來不斷提高自身的業務能力，從而更好為干部人事檔案管理進行服務[6]。

4 結語

綜上所述，隨著社會科技水平的不斷發展進步，各行各業的工作模式與整體效率都發生了很大改變。因此機關單位的干部人事檔案管理部門應當提高對自身工作模式信息化建設、數字化建設的重視程度，通過打造全新的管理平臺，來實現全面升級干部人事檔案的管理效率，從而進一步提升對人力資源的價值開發。