“互聯網+”背景下事業單位檔案管理研究

于柏云

（遼寧省建平縣有線傳輸臺，遼寧 朝陽 122400）

“互聯網+”背景下網絡信息技術逐漸滲透到社會中的各行各業，檔案管理工作面臨著信息化改革。逐步實現從簡單的紙質檔案到數字化電子化文件的轉變，實現檔案信息資源共享，保證電子檔案信息安全，在互聯網快速發展的背景下，將傳統的管理模式轉變為符合信息化管理需求的管理模式，是事業單位檔案管理部門需要思考的問題[1]。

1 事業單位檔案管理面臨的問題

1）檔案管理信息化程度低。“互聯網+”背景下，檔案管理工作缺乏與時俱進，技術的更新速度比較慢，沒有將市場上一些新型的設備和技術，應用到檔案管理工作中，導致管理水平得不到有效地提升，難以滿足單位的發展需求。且檔案管理工作人員的安全意識也較為薄弱，沒有確立明確的管理目標，也沒有選用規范的管理手段。

2）相關管理人員缺乏專業素養。檔案管理工作人員缺乏專業素養，對于信息技術難以熟練運用，只能進行基礎的操作。在進行數據信息統計和記錄時，無法對數據信息進行精密管理。甚至存在管理工作人員身兼多職的現象，無法保證管理工作的開展質量和水平。從業人員專業素質低，工作效率明顯下降，也無法及時完成信息錄入和管理工作，導致事業單位檔案管理效率低下。

3）檔案分散，難以統一管理。受檔案類型的影響，難以對所有的數據信息進行統一管理。在當前的時代背景下，各地信息化水平不同，檔案管理工作進程也不同。不同單位檔案管理進展不同，跨區域的應用，導致數據信息難以進行統一的管理，阻礙了檔案管理電子化和信息化的進行[2]。

4）基礎業務薄弱，管理方式陳舊。部分事業單位沒有認識到這項管理工作的重要性，基礎業務比較薄弱，管理制度非常混亂。也沒有建立健全的管理機制，更沒有統一管理標準，缺乏落實執行。檔案管理方式沒有與時俱進，比較單一陳舊，無法及時處理重要的檔案信息，部分的信息資源遭到破壞。

5）檔案資源利用率不足。“互聯網+”時代信息技術取得了多種突破性進展，現代科技的更新換代速度比較快，信息化技術已經應用于各個領域的建設中。但是事業單位在進行檔案管理時，并沒有對這項技術進行充分地利用，部分檔案管理設備陳舊，條件差，軟硬件設施缺乏更新。檔案管理雖然采取了計算機儲存方式，但是資源的利用率不足，數據信息的價值，難以得到充分地發揮[3]。

2 “互聯網+”背景下事業單位檔案管理原則

1）管理規范與工作靈活相互統一。事業單位的信息都體現在檔案上，因此檔案管理工作要依照一定的規范標準進行，在遵循相關規范標準的前提下，檔案管理人員要根據事業單位的實際情況靈活地進行檔案管理工作，兼顧職責和權益，明確職責范圍，相關權益出現問題時保證責任到人。

2）重視檔案管理制度的制定和執行。檔案管理制度應當科學合理，保證其高效性，在自身穩定的基礎上與時俱進，創新檔案管理機制，提升檔案管理基礎水平，在“互聯網+”背景下進行事業單位檔案管理的創新，培養檔案管理專業技術人員，提升檔案管理能力和技術，從而提升檔案管理工作效率。通過現代化的網絡信息管理工具，及時發現管理過程中存在的問題，促進這項工作向著信息化和科學化的方向進行更好的發展[4]。

3 “互聯網+”背景下事業單位的檔案管理措施

1）建立完善的管理機制。當前部分事業單位在進行管理體系改革時，缺乏創新性思維，導致檔案管理工作在開展時，存在比較嚴重的誤差。在實際管理時，各項工作開展難度比較大。要想對這一問題進行解決，單位要加強工作體制的完善，順應時代潮流，健全檔案管理體系，根據檔案管理流程制定相應的目標，采取相應措施提升檔案管理的工作效率，保證檔案信息化可以有效推行下去。建立信息化、科學化的檔案管理數據庫，改善傳統的檔案管理方式，引進現代化的設備和技術，應用現有資源，提升管理工作的效率。單位要采用智慧化建設形式，對數據信息進行精密化處理，有效實現數據的導入審核和應用，保證數據信息安全。建立完善的“互聯網+”團隊管理體系，結合大量管理服務功能，通過事業單位檔案管理人員以及現代化設備和技術，為社會提供有效的信息化和網絡化服務，便利生活，推動“互聯網+”在事業單位中的應用。

2）提升檔案管理人員專業素養。管理人員是工作的具體執行者，對管理工作的推進有著重要作用，必須提升管理人員的專業素養，才能促進各項工作的有序開展。“互聯網+”背景下檔案管理人員要規范自身的行為，樹立科學嚴謹的工作意識，提升自身的能力水平。要掌握相應的信息技術、數字化技術和電子化技術，對基礎數據信息進行初步處理，確保管理工作在開展時，能夠滿足時代發展要求。有效推進檔案管理工作的信息化和電子化，完成檔案管理工作的全面信息化，利用先進的科學技術解決檔案管理信息化中的問題。

3）發揮“互聯網+”和信息技術的作用，提升檔案管理工作技術水平。事業單位檔案管理主要針對大數據相關文件的記載、信息數據的導入、記錄、儲存、管理和使用等等，為事業單位提供精確的數據資料。保障檔案資源管理信息化，使得資源可以在社會范圍中共享，提升數字化和信息化的服務水平，結合時代背景，完善事業單位檔案管理機制，推動信息化進程，緊抓時代發展特征，改變組織框架結構，推動信息化和科學化領導，從而有效提升檔案管理工作水平。

4）完善檔案管理信息化建設。新的科學技術在事業單位中的應用范圍，正在不斷擴大。在對其進行管理時，只有加強信息化的建設，才能有效提升檔案管理技術水平。適當引進信息化軟硬件設施，利用現代信息技術存儲傳統的紙質信息，使得數據信息在應用時，更加的安全和完整，也可以利用網絡平臺，實現資源的實時共享，提升綜合管理水平。

5）推動創新思維在檔案管理信息化中的應用。檔案工作者要培養創新思維，將自身工作與信息化技術相結合，開展檔案管理工作。管理人員要充分利用網絡服務平臺，開展遠程業務指導等活動，壯大檔案管理人員隊伍。但是當前事業單位網絡創新性不強，只是利用互聯網開展傳統的工作，將傳統的工作模式與互聯網工具進行簡單結合，缺乏真正的創新思維，因此還存在一些問題沒有得到徹底解決。

6）實現數字資源的整合應用。目前事業單位在進行檔案管理時，更加注重紙質檔案信息的數字化處理，在對數據信息進行采集和整理以及歸檔時，各項工作的開展存在一定的不足之處。新媒體的應用意識不強，忽略了互聯網數據信息和新媒體數據信息的應用，無法保證數據信息的應用完整性。在互聯網數據信息歸檔時，管理人員要對數據信息進行分類處理，與傳統檔案管理相區別，建立開放性的資源共享平臺，完善資源建設，推動資源共享。

7）推動用戶思維的建立，做好檔案服務。在“互聯網+”背景下，檔案管理人員要建立用戶思維和平臺思維，注重用戶需求和體驗，形成數據信息供給平臺。要完善平臺的功能，為群眾提供更加優質的服務。在進行信息化技術應用時，可以構建互聯網開放系統，拓寬檔案服務評價渠道。在進行大數據技術應用時，可以獲取服務評價信息，提高管理服務質量，提升檔案獲取效率，有效細化服務對象，針對性提供檔案服務。

8）推動“互聯網+”背景下的檔案管理安全防范工作。傳統檔案管理工作在開展時，信息安全問題主要涉及實體安全和信息安全等方面。目前在對信息安全進行管理時，存在信息丟失和泄密等問題。當前在進行數據信息儲存和利用時，各項工作的開展更加便利，但泄密問題的發生也更加頻繁。在這種情況下，需要引進身份認證和權限設置技術，保證數據信息的應用安全。要對管理人員和操作人員的身份進行核實，并且采用分層設置權限的形式，保證檔案數據信息的使用安全性。可以根據身份信息，對應用權限進行分類處理。在保證數據信息安全性的基礎上，推動互聯網時代檔案管理的共享性和便利性。

9）規范檔案管理電子文件格式。規范的格式可以有效提升檔案管理效率，在“互聯網+”時代事業單位的檔案管理要堅持全覆蓋原則，各部門各單位都要全面加強檔案管理的電子化和信息化，實現全面規范管理，保證檔案的真實性、完整性和安全性，將檔案管理的信息化延伸到各個單位，擴大管理工作的覆蓋范圍。要對電子文件信息進行全面的歸檔，并收集所有的資料。在收集后要及時進行歸檔工作，根據分類進行鑒定標志，充分考慮到電子文件所處的技術環境、軟硬件設施、格式、數據類型等等，采取合理的歸檔模式，加強電子文件的管理和保護，與紙質文件歸檔要求一致，減少電子文件的丟失、缺損，保證電子文件的完整性，以便后期使用。落實電子化管理的具體要求，從電子文件數據信息的收集到使用，各個環節都要加強責任制的管理，做好考核驗收工作。

10）推動檔案管理信息化進程。確定管理工作范圍后，做好紙質檔案數據信息的數字化處理，保證數據信息的使用安全，加強管理工作的質量控制。考慮到事業單位的發展需要，將價值比較高的資料數據，納入數字化管理范圍中。將檔案目錄數據集合形成數據庫，進行數據錄入，建立目錄數據庫。做好數據質量考核，根據檔案管理相關標準和原則，進行圖像的處理，使得數字圖像更加清晰，保證反映檔案信息的原始面貌。加強數字圖像的質量檢測，做好成果檢驗。將制作的紙質檔案、數字化數據和數據庫工作文檔等等，按照要求制作并進行存儲，并做好副本。

11）形成全面的檔案服務網絡體系。以事業單位檔案管理部門為基礎，建立完善的檔案信息資料數據庫，并與事業單位檔案數據庫進行連接，建立全面的綜合性檔案信息查閱平臺，整合檔案資料，建立多樣化、全面化的檔案信息數據庫，保證紙質檔案與電子檔案雙軌運行，服務公眾，面向公眾開展檔案服務信息咨詢工作。針對檔案共享中的問題做好預案，引進高科技技術人才，做好檔案服務網絡化體系的各項基礎工作，加強檔案管理隊伍建設，對于重要的職務和事件以及典型案例，要做好數據信息的收集，并做好相關的影像資料的收集。

4 結語

事業單位要實現進一步發展，就要順應時代潮流，在“互聯網+”背景下，提升自身的服務水平，加強檔案資料管理，對于現有的檔案管理模式進行反思，整合現有資源，提高資料的真實性、完整性，提高檔案管理效率，實現檔案信息資料共享的目標。