加強信息化和標準化，推進事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化

隋 萌

（濟寧市婦幼保健計劃生育服務中心，山東 濟寧 272000）

我國仍采用紙質(zhì)檔案的方式管理員工檔案，紙質(zhì)檔案的管理模式存在多個缺陷，加大了管理難度，增加了檔案管理工作人員的工作量。推進事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化，能有效提高管理質(zhì)量和效率，讓檔案儲存更安全，檔案查詢更方便，檔案更新更快速。相關(guān)工作人員必須了解檔案管理的特點和作用，針對檔案管理的特點和現(xiàn)存問題，提出對應優(yōu)化建議，讓檔案管理更規(guī)范。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的作用和特點

1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的作用

無論是求學、工作，還是入黨，人生所有經(jīng)歷都記錄在人事檔案內(nèi)，不僅如此，還包括人生各階段所獲得獎勵、處罰等，可以說，人事檔案能完整地反映出人的人生狀態(tài)。無論是企業(yè)單位還是個人，人事檔案都非常重要，人事檔案的管理的重要性也逐步凸顯。如能規(guī)范地保管人事檔案，就能讓人事檔案充分發(fā)揮作用，還能讓人事檔案為人事管理提供支撐。

1.2 事業(yè)單位人事檔案管理的特點

事業(yè)單位人事檔案管理具有現(xiàn)實性。在事業(yè)單位工作，許多工作結(jié)果和人生經(jīng)歷都必須記錄在檔案中，包括入職、晉升、考核等。事業(yè)單位員工的人生經(jīng)歷離不開人事檔案資料，因此，事業(yè)單位人事檔案管理具有現(xiàn)實性。

事業(yè)單位人事檔案具有真實性。檔案內(nèi)必須記錄員工的真實信息，如果檔案信息造假，會造成惡劣的社會影響。無論是信息收集，還是材料審核都必須嚴格審核信息是否真實，同時，還需將材料進行比對和調(diào)查，通過多種方式判斷是否具有真實性。

事業(yè)單位人事檔案具有機密性。檔案內(nèi)包含個人許多信息，如住址、聯(lián)系方式等，如檔案信息泄露，就會導致個人許多隱私信息泄露。因此，必須重視人事檔案的安保工作，保護事業(yè)檔案[1]。

事業(yè)單位人事檔案具有動態(tài)性，檔案內(nèi)信息不是一成不變，隨著工作人員工作變化，檔案信息也隨之更新，因此，人事檔案信息要及時整理，進行歸檔，而工作人員整理檔案信息的變化過程也能看出工作人員的動態(tài)成長。

2 加強事業(yè)單位人事檔案標準化和信息化的必要性

對事業(yè)單位人事檔案進行信息化和標準化的管理，就能讓人事檔案管理更規(guī)范，更便利。為提高管理質(zhì)量，解決檔案管理中的問題，避免檔案管理出現(xiàn)紕漏，必須對事業(yè)單位人事檔案進行規(guī)范化管理。通過使用多種技術(shù)手段，讓檔案管理趨向信息化和標準化，讓人事檔案更規(guī)范，檔案搜索和調(diào)取信息更便捷，發(fā)揮出檔案管理的效用[2]。

檔案管理的工作非常繁瑣，工作人員工作量較大且需要細心和耐心。在調(diào)取當事人相關(guān)資料時，需要從龐大的檔案中搜尋，將檔案管理進行信息化和標準化的優(yōu)化，就能建立規(guī)范和便捷的檔案管理，讓調(diào)取檔案更方便、更高效，既減輕工作量，還提高了調(diào)取速度和準確度。數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)共享等信息技術(shù)不斷發(fā)展，將其融入到事業(yè)單位管理中，能為工作人員查詢和調(diào)取檔案工作帶來便捷。

3 當前事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會的發(fā)展，各類技術(shù)的不斷革新，檔案管理已存在的問題越來越明顯，同時，也出現(xiàn)了許多新問題。對當前檔案管理工作進行梳理，能找出多個急需解決的問題，如對檔案管理工作不夠重視、管理手段不符合時代發(fā)展等[3]。

3.1 對人事檔案管理重視度不高

事業(yè)單位對檔案管理工作認識度不夠，許多事業(yè)單位認為，人事檔案管理只是錄入信息，管理工作就是確保檔案安全，信息不泄露，因此，許多事業(yè)單位在檔案管理保護上較為重視，但并未重視檔案本身。由于對檔案管理工作認識不到位，許多單位任用經(jīng)驗不足、年齡較大的工作人員從事管理工作，讓事業(yè)單位檔案管理調(diào)取工作難度加大，也讓檔案管理工作效率下降。

3.2 事業(yè)單位采取單一方法管理檔案

目前，事業(yè)單位仍采用檔案袋的方式進行管理，同時，選派多名員工管理檔案袋，將信息技術(shù)應用于檔案管理中，能讓人事檔案管理更規(guī)范。由于人事檔案具有機密性，應用信息技術(shù)管理檔案能提高檔案管理的安全性。信息技術(shù)在人事檔案管理中的應用范圍較少，許多規(guī)模較小的事業(yè)單位沒能正確認識信息技術(shù)，導致檔案管理工作難度大、問題頻發(fā)[4]。

3.3 檔案管理標準化程度低

許多事業(yè)單位領(lǐng)導對信息技術(shù)有一定了解，并已將信息技術(shù)融入人事檔案管理中，已提升檔案管理的工作效率，讓工作人員效率更高。然而，在應用信息技術(shù)的同時，還存在一些新問題。將信息技術(shù)應用于檔案管理時，沒有統(tǒng)一的應用標準和應用規(guī)范。檔案管理信息化應用標準不規(guī)范，許多信息技術(shù)應用只存在表面，沒能真正開發(fā)和利用信息技術(shù)，無法滿足信息管理便捷化的需求，而信息管理不規(guī)范的問題一直存在。

3.4 外包模式存在的問題

許多事業(yè)單位人事檔案管理部門已有員工數(shù)量少，無法承擔工作量，因此，人事部門將此類工作承包給第三方，而外包模式省去許多麻煩，但也存在一些問題。例如，人事檔案具有動態(tài)性，工作人員的工作、生活動態(tài)必須及時記錄在案，使用外包模式會影響檔案記錄工作，還會制約員工發(fā)展。

3.5 員工積極性不高、水平不一

部分事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員水平不一，許多工作人員為兼職。兼職人員對檔案管理的積極性較低，也影響正式員工的工作積極性，長此以往，工作人員對檔案管理工作積極性減退，管理工作僅存于表面工作，如簡單的檔案整理和搜集，完整保存等。檔案管理工作人員工作現(xiàn)狀嚴重影響了檔案管理工作向規(guī)范化發(fā)展，也阻礙管理工作的創(chuàng)新。

4 事業(yè)單位人事檔案管理工作規(guī)范化、信息化和標準化的措施

4.1 提高對人事管理的認識

引用信息技術(shù)，為事業(yè)單位檔案管理賦予信息化和標準化的特點，讓人事檔案管理更規(guī)范、更標準。首先，引入新管理理念，無論是管理業(yè)務還是程序都用新理念指導工作，其次，重視宣傳工作，讓事業(yè)單位和工作人員都意識到檔案管理信息化的重要性，讓各部門員工積極配合工作人員開展檔案管理工作[5]。

4.2 依照法規(guī)完善制度

由于檔案管理工作繁瑣、工作量大，事業(yè)單位可用制度約束工作行為，讓檔案管理工作規(guī)范化，《檔案法》是事業(yè)單位檔案管理的基礎，依照《檔案法》完善管理制度，讓檔案管理工作更規(guī)范、更高效。此外，完善的管理制度能制約工作人員管理行為，避免出現(xiàn)以權(quán)謀私、篡改檔案等問題，保障檔案完整、真實。

4.3 靈活應用信息技術(shù)

事業(yè)單位需結(jié)合自身情況對檔案管理工作提出要求，將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢為事業(yè)單位建立電子檔案存儲系統(tǒng)。利用電子檔案儲存系統(tǒng)實現(xiàn)實時動態(tài)更新員工數(shù)據(jù)，用信息技術(shù)有效存儲、調(diào)取電子檔案，確保檔案管理的安全性和動態(tài)性。

4.4 標準化工具、思維

將標準化工具和思維應用于事業(yè)單位人事檔案管理中，完成工作流程梳理和重塑工作，在變革后，用統(tǒng)一的標準管理人事檔案管理工作，實現(xiàn)管理工作效率提升。

4.5 重視安全問題

由于人事檔案具有機密性，必須重視事業(yè)單位人事檔案管理工作的安全，確保檔案內(nèi)信息不被泄露。相關(guān)工作人員要具備強烈的安全意識，事業(yè)單位要積極采取多種措施，保護檔案安全，避免信息泄露，同時，事業(yè)單位還需對重要信息進行備份處理，避免丟失重要數(shù)據(jù)造成惡劣影響。

4.6 重視人才培養(yǎng)

檔案管理工作具有系統(tǒng)性、連續(xù)性。檔案搜集需人事部門同各個部門聯(lián)合起來共同完成，工作人員是開展工作的關(guān)鍵，如檔案管理工作中員工素質(zhì)較低，能力較弱，會為信息搜集工作帶來難度。事業(yè)單位要為工作人員定期提供培訓，以提高工作人員的綜合素質(zhì)，提升技能水平，更好地開展搜集信息搜集工作，確保信息安全。

4.7 做好監(jiān)督檢查工作

推進事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化，必須合理劃分工作內(nèi)容和工作職責，并為工作人員提供規(guī)范的技能指導。事業(yè)單位領(lǐng)導要開展監(jiān)督工作和檢查工作，對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，排查風險，保證檔案安全。

5 結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位中人事檔案管理工作極為重要。人事檔案管理工作繁雜、工作量大，需要工作人員長期堅守崗位，做好檔案管理工作。由于事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理工作重視度不高、事業(yè)單位管理方法較為單一、檔案管理標準化程度低，導致檔案管理工作效率較低。因此，事業(yè)單位采取完善制度、應用信息技術(shù)、重視人才培養(yǎng)等方式，建設信息化和標準化的檔案管理，讓檔案管理更規(guī)范化。