試論信息化對軌道工程行業檔案歸集的應用

陶麗莎

（南寧軌道交通集團有限責任公司，廣西 南寧 530000）

隨著城市現代化進程的飛速發展，在這樣的背景下，城市軌道交通的建設也越來越迫切。城市軌道交通是一個城市中最為重要的交通工具，城市軌道交通不僅在城市居民的日常生活中起到了極為方便的交通作用，除此之外還在一定程度上優化了城市的空間布局，對促進社會經濟發展起到了重要作用。軌道交通建設是一項龐大、復雜、多專業的系統工程。典型的軌道交通項目包括項目立項、項目可行性研究分析、現場勘察、項目前期設計、項目施工及調試、項目竣工驗收等過程。工程檔案作為工程項目驗收的重要依據，需要對整個工程涉及的文字、圖紙、表格、圖片影像等資料進行詳細的歸檔記錄。因此，如何利用信息管理手段對工程建設中的檔案進行管理，使其完整、真實地記錄工程建設的全過程，為后期工程的移交、驗收和運營管理提供方便，是目前軌道交通行業檔案管理中存在的亟待解決的問題。

1 檔案歸集管理的現狀及問題

在軌道交通項目實施過程中，檔案管理部門需要對各標段參建單位提供的大量工程檔案進行管理。在檔案業務部門的工作過程中，制約軌道交通行業檔案收集的諸多因素十分突出。比如檔案的收集難度是極為龐大的一個工作，這項工作需要數量極其多的相關工作人員，并且這些人員也都要有一定的專業知識儲備。除此之外，在具體實施過程中，還必須消耗掉很長的時間去完成每一項任務，所以現在的檔案柜及管理的效率是非常低下的，具體有以下幾點分析：

1.1 檔案查詢方式單一，無法滿足多維度查詢需要

就當前高速發展的社會經濟背景而言，信息化技術已然充分融入進入每一個行業，所以現在的工程檔案系統能夠為工作人員在使用的時候提供很便捷且簡單的查詢功能，但這僅僅只是簡單的查詢，并不可以符合用戶對于檔案個性化查詢的需求。例如，現有的檔案查詢系統缺乏按檔案分類、項目/合同維度等進行查詢的功能，需要對工程文檔的組織結構進行多維展現，以保證高效率地完成工作，并保證了在工程檔案編制過程中的完整性以及人為可控性。

軌道交通工程建設的復雜性，對檔案館的“人”和“工具”提出了更高的要求。如何突破人才制約壁壘，優化和精簡檔案收集工作，而如何將各檔案相關參與單位有機地結合起來，構建合理高效的檔案體系，是軌道交通項目檔案全生命周期管理過程中需要注意的問題。

1.2 檔案歸集檢查力度低，整編過程不規范

在實際的檔案收集工作過程中，檔案員的大部分檔案管理工作只是對過程產品的簡單歸檔，相關的這些工作人員并不完全明確在具體的實施過程中所需要注意的事項以及施工技術規范，只能夠完全被動地去完整參考之前工作人員留下的技術資料，這樣的工作人員在實際工作時是很容易出錯的。并且這些人們會經常性的忽視對于項目資料進行規范化的管理工作，在進行檔案檢查的實際工作中，嚴重的缺乏對于其的判斷力，所進行的檢查力度也是極為低下。除此之外，這些自身能力不夠的工作人員再進行歸檔整理檔案的實際過程中，并沒有經過相關專業的系統化和規范化的方法培訓，因而這些專業能力他們也都不具備。所以這樣的情況也就導致了工作人員難以對著錄項目信息、電子文件信息、文件組信息、排序、格式內容、數量對應等文件的準確性逐一進行詳細檢查，故而要求他們能夠通過電子和電子信函的形式將這些文件發送給上級監管人員，為滿足軌道交通工程檔案高質量、高標準的要求，確保后期順利移交，必須對全過程進行詳細檢查、認真檢查、規范歸檔、嚴格整理。

1.3 檔案歸集持續時間長，歷史檔案難追溯

軌道交通工程一般時間跨度大，管理難度大。通常，軌道交通項目結束時移交給建設單位和城建檔案館的文件多為紙質文件，一般由參建單位收集整理。由于施工現場辦公室工作簡單，變動不規范，往往容易造成檔案的丟失和損壞。此外，軌道交通項目檔案種類多、數量大的特點，也會給后期資產轉移和歷史檔案查詢在運營管理中帶來諸多不便。為了避免這些問題的發生，我們可以對施工過程中的文件進行連續、詳細的監控和收集；在條件允許的情況下，還可以實行紙質文件和電子文件雙軌制管理，了解分散在項目全過程中的各種文件的實時保存情況，確保檔案收集的完整性，同時也有利于以后檔案存取的操作和管理過程。

1.4 檔案信息來源廣，歸集工作難度大

參與軌道交通項目建設的單位有許多，僅僅是參與其中的軌道交通項目建設單位就有將近一百家企業。在這么多的參與企業當中，不僅包括有設計單位、施工單位、監理單位等等，還有上百家設備生產商和系統供應商。除此之外，在檔案信息源的提供單位里既有國內單位，也有國外供應商，所以這無疑增加了檔案收集的難度。

1.5 工程竣工圖數字化問題

在鐵路工程行業檔案工作中要重點關注，目前主要是通過掃描打印竣工圖的方式來進行信息技術、竣工圖的數字化處理，在這一部分，需要掃描竣工圖的編號，而掃描后要交給計算機，還需要對每一張電子海圖進行后續處理，而且工作量大，對其專業要求很高。另外，由于掃描過程中操作不當、紙張質量等因素的影響，圖像的掃描結果也不盡相同，部分竣工圖由于操作失誤，經數字化處理后無法使用。

2 檔案歸集的信息化管理思路及方案

隨著我們國家信息化技術的不斷發展，我們應當能夠想到在工程檔案收集工作中大力應用此項技術，并且讓信息化在工程檔案收集中得到合理應用，這為解決上述問題提供了一種思路。檔案收集系統具有檔案收集、整理、歸納統計、檢索查詢等功能，可以實現工程檔案數字化的收集管理，使用戶日常的檔案收集工作規范化、規范化、方便化。此外，還可以根據用戶的個性化需求，對文件內容進行多維顯示，為城市軌道交通公司以后的運營管理、維護擴容、法律要求等方面提供依據。基于以上情況，本文提出了檔案館藏信息管理過程中的管理思路和解決方案：

2.1 檔案信息查詢方式的個性化

在項目檔案管理過程中。不同類型的項目，不同類型的檔案，相應的描述信息也會有所不同；根據不同的人員角色，在文件提交、編輯和查詢的不同階段需要看到不同的信息。不同的施工單位可以提交和查看不同的檔案數據。因此，需要對信息進行展示，在工程檔案管理過程中，在工程階段，對施工單位、文件屬性等檔案進行專業的立體排列，從而提供個性化的定制查詢功能，為了滿足工程檔案管理過程中對個性化信息的查詢和許可要求。

系統提供了真實的全文檢索功能和按項目顯示功能。全文檢索功能可以根據用戶的身份和權限進行管理，并可以在搜索結果中進一步分類，使用戶的查詢工作快速高效。按項目顯示功能不僅可以實現傳統的按分類顯示、按項目分類顯示等功能，還可以提供按自定義目錄樹等方式顯示，這樣的系統使得工作人員在實際工作中變得極為便捷。

2.2 檔案整編過程的規范化

項目檔案管理系統需要提供檔案、資料及相關標準進行歸檔。這些檔案信息來源于工程項目過程中的文件信息，其中還涉及使用人員和組織結構、項目信息、項目承包商的信息以及相關數據描述的數據字典信息（如專業、檔案信息分類等），因此，向BGF提供檔案屬性信息、業務規則等，重組完成后，形成封面、目錄、標簽、條形碼等相關信息，形成交接清單，方便檔案交接。

檔案收集系統為項目管理提供功能接口，檔案編輯、檢查等相關工作可在按項目階段或報送單位分類的樹形檔案整理界面中進行。另外，通過提供豐富詳細的網上管理功能，可以滿足網上文件整理管理人員的各種工作需要，從而提高文件整理的效率。

2.3 檔案信息收集工作的自動化

在工程檔案的收集中，檔案的來源因業務應用系統的不同而不同，檔案的提交也因建設過程的特殊性而不同。此外，在檔案管理過程中，可能需要對紙質文件和電子文件進行雙軌管理。因此，在保證檔案數據收集的全面性的同時，有必要考慮檔案數據收集效率的提高。

為完成電子文件、檔案的自動采集，采集系統應具備相關業務系統的采集接口、在線提交、關聯功能，實現各類文件的在線提交和動態處理，幫助項目合作建設者、業務部門、業務人員及時、有效、全面地完成數據采集工作。此外，檔案收集系統應提供靈活的檔案收集和規則檢查功能，便于建設參建單位按照檔案管理和收集整理的規范要求組織提交檔案資料，以減少相關人員的整理工作量。

2.4 提高檔案管理人員的素質

為了實現信息技術的有效利用和信息安全，必須提高檔案人員的素質。在具體工作實踐中，對軌道工程行業檔案采集人員進行信息技術數字化管理的培訓，培訓的主要內容是信息技術的運用和網絡安全。通過培訓，使相關檔案人員掌握和加強檔案人員的數字化處理方法、檔案管理軟件的應用和網絡安全技術手段。此外，還要開展城市軌道工程基礎知識培訓，使檔案管理人員能夠儲備一定的軌道交通工程專業知識，從而準確掌握一些專業性很強的軌道交通工程檔案，提高管理的專業性。

3 結語

綜上所述，城市軌道交通以其節能、便捷、舒適的特點逐漸受到居民的青睞，擴大城市軌道交通規模的需求日益迫切。工程檔案是反映工程建設從可行性分析到竣工驗收真實過程的重要依據之一，是保證工程后期移交的重要保證。對于城市軌道交通工程建設而言，如何科學合理地收集各種數量龐大的工程檔案具有重要意義。目前，檔案館藏信息化已成為檔案管理的主要發展趨勢。一個完善的信息化檔案收集系統，不僅可以實現檔案存取的方便快捷，而且可以為企業節省大量的人力物力。企業不僅可以能夠提升自身的經濟效益和未來發展前景，而且還可以為我們的國家發展、社會需求提供更多的價值和財富。