信息化背景下優化事業單位文書檔案管理的策略試析

楊曉旭

（新疆白楊河流域管理局，新疆 烏魯木齊 830000）

單位的檔案記錄了事業單位從建立到發展過程中的重要信息，文書檔案則是事業單位中部分的記錄檔案轉化成紙質版的檔案，其中包含的種類繁多，例如各種指示、決定、命令、報告等。由于種類繁多，在日常的文書檔案工作過程中需要耗費大量的人力、物力。在信息化的背景下，將能夠有效地解決耗費過多人力、物力的問題。并且還能夠一定程度上的提高檔案文書工作的質量水平。

1 信息化對事業單位文書檔案管理的影響

在事業單位的正常工作開展中，文書檔案管理工作時基礎的工作項目，文書檔案的正常開展才能使得事業單位內部其他工作的開展更為順利地進行。但由于需要進行檔案管理的事項和事項種類較多，并且牽扯到很多細節點，所以在實際的文書檔案管理時很容易出現疏漏。不僅如此，在對內某份檔案資料進行查詢時，由于檔案過多常常需要耗費較多的時間才能找到具體需要的文件，這樣一來的相關工作效率被大大降低，同時的資源被過多的損耗，導致的發展受到一定程度的阻礙。信息化時代的來臨，給事業單位的文書檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，將信息技術有效地利用到文書檔案管理工作中能夠顯著提高管理的工作效率，減少管理工作開展過程中的錯誤率，提高查詢檔案的總體速率。不僅如此，將紙質檔案內的信息轉移成計算機記錄能夠有效地解決紙質檔案易丟失、易被腐蝕的問題，能夠更好地滿足事業單位發展的各項需求。所以，事業單位的檔案管理工作的信息化管理是其發展的主要趨勢[1]。

2 現階段在事業單位的檔案管理工作中存在的問題

2.1 事業單位自身對于信息化建設的力度不足

隨著社會的不斷進步，信息化技術逐漸在各行各業中普及開來，信息化技術已經顯著的促進我國的經濟發展，大力的提高單位的工作效率。因此能夠很明顯的看出，信息化技術對于我國進步和發展的作用和重要性。事實證明，事業單位內的各項工作開展同樣需要信息化技術的推動，通過利用信息化技術事業單位的檔案管理工作效率可以得到質的飛躍。但就目前而言，國內的事業單位文書檔案管理工作的開展過程中還尚未大力引進信息化技術。在事業單位內部的相關工作人員自身沒有引起對信息化技術使用的意識，沒有看到其對發展的作用，仍然在采用傳統的文書檔案管理方式對檔案進行管理；還有部分事業單位的領導對于信息化技術的看法有著不一樣的觀點，一些領導認為建設信息化技術需要耗費大量的經濟成本和人力成本，所以對信息化技術的建設采取保留看法，仍處于觀望階段。這樣一來，就會使得事業單位的發展受到了極大的阻礙。另一方面，還有一些事業單位雖然能夠在其內部開展信息化技術相關建設，但僅僅停留在表面并沒有具體的根據建設需要全面的完善對檔案管理的體系建設[2]。

2.2 事業單位信息化構建中缺乏良好的技術設備

事業單位自身在建設信息化建設過程中，想要使得信息化建設能夠發揮最大的作用來推動文書檔案管理工作的開展則需要緊跟時代發展的腳步，在信息化建設的過程中引進先進的設備，并及時地掌握各種新興技術與信息化建設相互融合，這是發展信息化建設的重中之重。如果在對文書檔案進行整理的過程中，沒有引進一些新興的技術，那么信息化建設實際上只能被稱為一個噱頭，沒有實際的實踐內容。就目前而言，事業單位內部進行的信息化建設發展十分緩慢，主要是由于事業單位沒有對相關的技術設備進行引進，大多數情況還是在采用傳統的檔案管理設備。時代在不斷的發展，傳統的文檔管理設備已經無法滿足新時代背景下對檔案管理工作的高要求，并且傳統設備由于過于老舊和落后在使用時很容易出現故障和各種問題。在對設備的故障維修過程中，又需要耗費一定的人力、物力和時間，使得檔案管理工作的實際開展尤為緩慢，檔案在管理過程中也缺少足夠的安全性。傳統老舊的管理設備，不能給予檔案管理工作開展充分的幫助，同時反而還會給檔案管理工作帶來更多危險性、不確定性。由此可見，落后的檔案管理設備會極大程度的阻礙事業單位的發展，放慢信息化建設的進程。

2.3 事業單位檔案管理信息化建設中缺乏專業水平高的技術人才

在事業單位的文書檔案管理工作中，相關檔案管理工作人員的工作效率、對任務的執行力度尤為重要。如果單單只是在事業單位內部增強信息化建設，但是沒有根據信息化建設的開展做出相關的工作調整的話，再怎么引進相關設備和技術，信息化建設對于事業單位而言都只是空談。現階段，在事業單位內部負責文書檔案管理工作相關人員普遍存在專業水平較低的現象，整體的專業素質不強，大多數的文書檔案管理人員都來自一些退休返聘的工作人員，這些工作人員雖然具有一定的檔案管理經驗，但對于新興的信息技術掌握程度較低，導致檔案管理工作效率遲遲不見提升。不僅如此，事業單位對于檔案管理沒有引起足夠的重視導致其對于相關人員的專業培訓也不夠上心，整個檔案管理工作中缺乏對員工的定期專業培訓，從而導致管理人員在實際的工作中不能很好的使用相關設備儀器來完成檔案管理相關事宜。使得檔案管理工作的開展無法得到延伸。

3 事業單位檔案管理信息化構建的主要策略

3.1 增加對資金的投入力度

事業單位要充分的意識到不論是進行任何建設都需要耗費大量的資金和人力、物力等資源，要正確的認清開展信息化建設的好處遠遠高于其前期需要投入的成本量，事業單位對于信息化建設要向對工程項目建設一樣一視同仁。只有投入充分的資金才能夠保障信息化建設的順利開展。不僅如此，事業單位在進行信息化建設過程中還需要大量的引進各種新興的設備以替換掉一些老舊、落后的管理設備來推動檔案管理工作，最終信息化建設在檔案管理中的運用才能有良好的保障。所以，在事業單位開展信息化建設時需要得到相關部門的支持和扶持，采用現代化的管理辦法，來不斷地對傳統的檔案管理工作以及配套設施硬件（掃描儀、計算機等等）進行更換、升級。在更換相關設備時，相關工組人員要對還在進行階段的檔案數據進行記錄，并把所有數據記錄轉移到新的設備上。除了更換新的管理設備，檔案管理工作的開展還要具備足夠的安全性，以保障檔案數據不會對外泄露或被人竊取，因此事業單位的檔案管理部門還需要建立完善的安全保護系統，才能更好保障檔案管理工作開展過程中檔案資料的安全不被竊取，私密信息才能得到充分的保障。

3.2 增強數字化檔案管理構建

在以往的檔案管理工作中，對所管理的檔案和資料都需要進行是備案，并將其歸類成冊方便后期的管理。但紙質檔案隨著存放時間的推移再加上不停地對檔案進行翻閱，使得一些紙質的檔案容易出現瑕疵或者缺失。此時，信息技術的運用變得尤為關鍵，利用信息技術實現對檔案的管理，能夠給檔案管理的各項工作開提供極大的便利，為檔案管理的工作人員節省了大量的查找、保存檔案的時間。在今后的檔案管理工作中有了信息技術的幫助，檔案管理工作的安全性將得到長時間有效地保障，這是檔案管理過程中能夠最看重的一個優勢。通過信息技術進行的檔案分類能夠有效地規避人工歸類檔案帶來的一些不足和漏洞，并且可以解決一些難以解決的問題。為了更好地保證檔案的保密性和完整性，在文書檔案管理工作所使用的互聯網網絡中，事業單位可以根據自身保密需求設置與外網之間的隔離層。將檔案信息進一步的保護起來，利用防火墻對事業單位的檔案做強力的保護，避免一些違法的數據信息或者黑客進入到單位的檔案管理網絡中來盜取保密信息。

3.3 增強對管理人員的專業培訓，提升信息化管理意識和技術水平

檔案管理工作開展需要運用到信息化技術的范圍較大，并且檔案管理涉及事業單位內部的大部分工作人員，所以有效地開展信息化管理對發展有著非常大的影響。為了能夠適應時代發展的需求，有效地推動信息化建設在文書檔案管理工作中的開展，事業單位自身要增大對信息化建設的資金投入，全面創新文書檔案管理的工作體系，制定出有效、合理、科學的檔案管理計劃，并增強對管理人員的專業培訓。檔案管理工作大部分涉及事業單位自身，這就需要對相關檔案管理工作人員具備對應的專業知識、專業技術的培訓，以此提高管理人員對工作的積極性和責任感、使命感[3]。不僅如此，還可以在單位內部創設相關獎懲制度，對于表現較好并且認真、專業的完成自己工作任務的檔案管理工作人員單位可以進行適當的獎勵，而對于那些在考核過程中不合格的管理人員則需要增強對其的培訓并給予一定的批評教育，以此來不斷的推動檔案管理人員對工作相關專業知識的學習積極性，推動管理人員熟悉掌握更多的管理專業知識，事業單位的管理體系才會逐漸壯大和完善。

3.4 創新管理觀念

事業單位想要有效地推動檔案管理工作的工作質量以及工作效率，創新自身的管理理念也是尤為重要的，要將現階段符合時代發展需要的管理知識來指導自己開展相關的管理工作。將信息現代化的管理理念落實到對文書檔案管理部門的管理觀念上，引導檔案管理工作朝著正確、有效的方向不斷的邁進，才能進一步推動檔案管理工作適應新時代發展的要求。文書檔案管理較為復雜，而信息技術能夠減少這種復雜性。作為事業單位的領導，應當重視對文書檔案管理部門的管理工作，創新自身的管理理念，從傳統的管理辦法中跳出來，尋找新的管理方式，來推動事業單位文書管理工作的信息化建設進程。將信息化建設滲透到檔案管理工作的每一個角落，以較少對人力資源的浪費，避免在檔案管理工作中由于人為導致的失誤，將文書的檔案整理簡化，推動信息化建設在檔案文書管理中的進一步落實。

4 結束語

信息化技術水平的提高推動了社會的發展，在事業單位的日常工作中信息化技術也扮演著重要的角色。事業單位內部的檔案管理工作是單位工作的重要組成部分。為了進一步的提高檔案管理工作效率和信息安全性，利用信息技術能夠使得檔案管理工作的開展更易操作，也更有保障。同時，事業單位自身還需要增強對檔案管理人員的專業培訓，提高其專業水平、增強其管理意識，全方面的促進檔案管理工作的轉型和發展。