檔案數字化建設中存在的問題及對策分析

劉琳琳

（中國電建市政建設集團有限公司，天津 300384）

在信息技術高速發展的背景下，各行各業的發展趨于數字化，特別是企業的經營管理過程中更為注重數字化應用，不斷提高辦公質量與效率。檔案資源作為企業重要的無形資產，實現數字化管理尤為重要，為企業經營活動開展、戰略決策部署提供有力的憑證。企業檔案數字化是指通過應用現代信息技術將傳統的紙質檔案轉換成新型的數字化檔案，實現更準確、完善的檔案信息庫打造，為企業提供更便捷、規范、覆蓋范圍廣的檔案資源，同時實現資源的快速存儲、檢索、查閱及共享。不僅如此，通過檔案數字化建設將檔案資源利用率最大化，有助于提高企業管理工作效率，提升經濟效益，推動企業可持續發展。

1 檔案數字化建設的必要性

檔案數字化是綜合運用計算機技術和網絡技術，展開紙質檔案信息轉換的一種檔案管理形式，與紙質檔案相比，實現了信息和載體的分離，將不同形式的載體信息向進行數字化形式的轉換，讓文字、語音及圖片等信息實現了數字化編碼，借助數字化轉換，讓信息內容可以直觀地呈現。在科技高速發展的背景下，隨著對外交流的持續增多，以往的紙質檔案管理方法已經不能滿足檔案管理者和使用者的要求。隨著檔案數字化處理技術的提升和計算機的廣泛普及，檔案數字化管理已經得到了全新的應用空間。基于此，必須積極開展檔案數字化管理，以促進檔案的數字化發展和普及。

2 企業檔案數字化建設對現階段存在的問題

2.1 缺乏對企業檔案數字化建設的重視

一直以來，企業的主要任務和核心工作都是注重提高企業的經濟效益，很少關注企業的檔案，甚至有些企業忽視檔案的管理工作。因為對于檔案的忽視，造成企業的經營者不重視檔案數字化管理，這就使得檔案數字化工作難以深入開展。即便有一些企業建立了數字化檔案，但是因為一些實際的原因，比如缺少專業的技術管理人員，使得企業的數字化檔案工作無法發揮其最大的作用。在企業中工作人員并沒有形成利用計算機查找檔案的意識，數字化檔案沒有被充分利用。

2.2 復合型人才隊伍建設相對滯后

檔案數字化不僅涉及基礎管理知識，更涉及網絡應用與信息安全防護技術，需要管理人員具備較高的理論知識與實踐技能水平。然而時下的一些單位在數字化建設過程中將重點集中于信息化硬件設施的配備與安裝，卻忽略了人的“軟件”因素，部分檔案管理人員缺乏網絡與信息技術基本認知，對數字化管理認知和熟悉程度有限，在具體管理過程中難以發揮應有的技術優勢。

2.3 缺乏檔案數字化建設標準化規范體系

對于企業的檔案數字化管理工作而言，建立相應的管理制度是至關重要的。因為在檔案實際的管理和使用過程中會存在各種問題，并且傳統的管理制度已經不符合現在的需要，所以建立健全完善的管理規范體系是非常重要的。事實上，由于各種各樣的原因，現階段很多企業還沒有制定出具體的檔案數字化管理體系，這就會出現各種問題，檔案管理者只能按照自己的方式進行管理工作，沒有統一的管理標準。所以，在實際的工作中，檔案管理人員無法明確自己的主要工作內容，甚至對于一些工作注意事項也不太清楚，這會對檔案數字化管理工作造成直接的損失和嚴重的影響。

2.4 安全防護不足

網絡時代掌握了信息便是掌握先機，檔案安全防護是一個系統工程，在數據采集、傳輸、存儲、應用等各環節環環相扣，隨著大數據、云平臺技術在數字化檔案存儲及管理中應用，在帶來便利的同時也帶來了更多的網絡風險，任何一個環節的安全防護不足都可能使敏感信息泄漏造成企業甚至國家的重大損失。

3 全面提升檔案數字化建設及管理應用水平

3.1 提高檔案數字化的軟件和硬件設施建設

在一個企業的檔案數字化的建設過程中，要加強對于數字化的軟件和硬件設施的管理工作，軟件和硬件設施不僅是檔案數字化建設的基礎工作，還可以確保其后期運行工作的順利開展。由此可見軟件和硬件的建設對檔案數字化建設發

揮著至關重要的作用。因此，企業的負責人應該加強對于軟件和硬件設施的管理工作，根據企業的發展需要，購置先進的檔案管理系統，并且根據檔案管理系統的特點配置相應的電腦和打印機等專用設備。

3.2 建立規范完善的檔案數字化管理制度

規范完善的檔案數字化管理制度能為企業檔案數字化建設提供重要的保障，更好地完成建設任務目標，為建設工作開展提供有力的參考、借鑒。因此，企業應建立一套既規范又完善的數字化管理制度。首先，企業管理部門應結合企業實際制定可操作性強的檔案數字化建設管理辦法、操作規范、運作流程等，避免檔案管理人員在摸索建設中走過多歪路。其次，企業的檔案數字化管理應明確各部門間的職責，包括業務部門與檔案管理部門，落實規范的對接機制，確保業務部門檔案資源及時、完整、準確地被檔案管理部門接收并歸檔。再次，制定完善的檔案數字化建設的技術運用標準與規范，使得企業在信息技術運用能夠與時俱進，推動檔案信息管理更加標準化與規范化。

3.3 提升管理隊伍綜合素質水平

要實現檔案管理數字化，不僅需要既有檔案管理知識又兼有網絡與信息技能的復合型人才，更需要全面普及數字化管理理念，要求非檔案管理崗位人員同樣應當了解和掌握相應的檔案信息化理論與實踐技能。一是提升內部能力。定期聘請信息管理、網絡安全等專家開展面向全員的專題講座、技能培訓；開展相應競賽，以賽促學，提升管理人員學習主觀能動性。二是強化外部支撐。與先進管理企業開展交流合作，擴展技術及業務領域知識，發現自身短板及不足并落實相關提升措施。

3.4 保障檔案資料的存儲安全

一是建立硬件設施定期檢修機制。根據計算機等各項設備的運行狀態定期進行檢修，確保其性能良好，運行正常，若發現故障要及時排除，避免因硬件設施損壞導致檔案資料丟失。二是采用新的存儲技術。目前云技術已經相對成熟，并應用于多個領域。對于檔案管理機構而言，云存儲也是一種比較理想的存儲方式，既不占用物理空間，又對計算機硬件設施的要求不高，調閱也比較方便。鑒于數字化檔案存儲面臨的安全風險，檔案管理機構可以嘗試采用云存儲。目前國內可以提供云服務的企業較多，整體費用相對較低，并且能為檔案資料提供一層安全保護，不失為一種比較理想的選擇。

3.5 自上而下，加強檔案工作數字化轉型頂層設計

數字化轉型具有艱巨性、長期性和復雜性，事關新舊動能轉化、核心競爭力與新業態、新模式。做好數字化轉型工作必須自上而下，加強頂層設計，屬于“一把手”工程。企業的發展戰略、管理模式和關鍵業務活動對于企業數字化轉型方向和目標起著決定性的導向作用，同時，企業員工對于數字化轉型的理解與期望也將影響轉型的效果與進程。企業要將檔案工作數字化轉型納入本單位數字化轉型戰略規劃之中，將歸檔要求前置于業務信息系統建設、升級改造之中，協同并進，取得實效。

3.6 信息化檔案管理理念的建立

檔案管理部門在國有企業有序經營中發揮著重要作用，目前該部門的任務是徹底改革以往的檔案管理理念，積極引入信息管理思想和管理方法，徹底消除束縛，解放員工并促進實現文件信息構建目標。但是，文件管理任務顯然受到逆行管理思想的限制，這主要表現為對國有企業領導者和文件管理人員缺乏理解和準確掌握文件管理信息化的能力。功能和應用價值阻礙了信息文件管理的實施，在這方面，國有企業應從樹立準確、科學的信息管理理念入手，運用正確的管理思想指導檔案信息化建設。與此同時，國有企業的領導應該重視信息化建設，明確信息化思想在提高企業工作效果方面的重要作用，并在檔案管理信息化進程中發揮領導作用。向后思考，積極行動，為建設信息化做出貢獻。另外，國有企業應通過一系列信息管理宣傳，調動全體管理人員的積極性，全員參與檔案信息化建設。

3.7 加大資金投入使用

將檔案信息化發展納入城市建設整體規劃，對其進行科學預算，保證資金足額到位，為檔案數字化建設創造條件。首先，檔案管理部門要明確自身定位，充分認識城建檔案數字化建設的重要性，主動爭取財政部門對城建檔案數字化建設的投入，以此加快推進電子文件中心、中心機房等系統和軟硬件設施建設。同時，要積極參與到政府數字化信息化建設過程中，做到同步規劃、同向發力，及時將先進技術設備應用到檔案數字化建設當中，通過借助政府信息化資源為檔案數字化建設提供內在動力，讓檔案數字化建設能夠實現更好的發展。

4 結束語

信息化檔案管理建設采用智能服務模式，是實現辦公檔案管理全面升級發展戰略價值的重要組成部分。以信息技術檔案管理替代傳統檔案管理工作是非常重要的價值途徑。因此，檔案管理工作利用信息技術服務是十分必要的。可以通過單位自身的內外環境及條件，實行信息化檔案管理建設服務模式，能夠利用信息技術服務更好地開展檔案管理工作，讓信息技術檔案建設標準提升企業檔案管理質量，使檔案監督管理得以全面落實。