黨校教學檔案管理信息化探討見解

徐曉玲

（中共農安縣委黨校，吉林 長春 130200）

1 引言

檔案管理是黨校運行發展的一項重點工作。在黨校運行過程當中，將在教學中形成寶貴的文件資料，即成為教學檔案，對于黨校未來教學活動的開展具有十分積極的意義。在該項情況下，則需要能夠重點做好教學檔案管理，而在現階段信息技術快速發展的情況下，也需要能夠將檔案管理這項工作向著信息化方向轉變，以此保證該項工作更好地適應信息化時代發展需求。

2 信息化管理意義

2.1 提升管理效率

通過教學檔案的信息化管理，則能夠有效地實現檔案工作實時化、網絡化與自動化，在對檔案人員工作強度降低的情況下，有效地提升工作效率水平。通過檔案的信息化管理，則能夠以實時的方式查詢檔案信息，對自己需要的檔案信息進行快速的檢索，以此對實際檔案管理工作當中的查詢負擔進行減輕。同時，計算機在管理當中的應用也能夠形成催環記錄，要求借閱者能夠及時歸還。在信息化管理方式當中，檔案部門不僅需要做好檔案的保管工作，且能夠在內部信息中心當中直接查閱所需的檔案資料，為實際工作開展提供了便利[1]。

2.2 符合發展需求

在現今部分黨校工作開展當中，對于檔案管理這項工作還存在滯后的情況，依然停留在原始檢索利用與紙質檔案管理方面，并因此使部分電子檔案無法收集、采集與利用。通過檔案信息化管理方式的應用，則能夠將該項工作向著先進的方向發展，從單途徑管理向著體系管理方向發展，從檔案目錄管理實現對內容與目錄合并管理的轉變。而在信息技術進一步發展的情況下，則能夠實現檔案的載體、信息分離使用，能夠在多個信息系統當中建立互聯，以此實現檔案工作效率質量的有效提升，能夠對調閱獲得的信息資源進行實時的響應，在不受到空間限制的情況下保證查準率、查全率。

2.3 保證檔案安全

在原有檔案管理工作當中，在查閱檔案時往往需要耗費較多的時間、精力與人力。而在檔案信息化存儲的情況下，則能夠對檔案查閱、調取的流程與步驟進行省略，對人工檢索時間進行有效地縮短。如果想對某項教學檔案資料進行查閱，在應用計算機技術的情況下，通過在對話框中輸入內容即能夠快速的尋找到相應的信息與數據。通過教學檔案信息存儲方式的應用，也能夠避免人員失誤、火災失誤等事故導致檔案丟失、損毀問題的發生，有效地保障了檔案安全[2]。

3 信息管理問題

近年來，黨校教學檔案在信息化水平不斷提升，在具體開展教學檔案管理時，也從原有的手工管理向著現代化方向轉變。但在此當中，因黨校教學檔案信息化建設起步較晚，也使得相關信息化工作處于初級階段當中，在整體水平方面還存在不足，在具體工作開展中也存在一定的問題，其主要表現在：第一，認識不到位。部分黨校受到傳統檔案管理思想的制約，沒有對教學檔案信息化管理這項工作形成充分的認識，無論是在人員配置、機構設置、硬件建設還是經濟投入方面都無法滿足檔案管理信息化建設要求[3]；第二，制度不完善。部分黨校在檔案信息化管理當中，在具體制度建設方面存在不健全的情況，沒有結合實際成立一套規范整理、分類、收集、歸檔、查閱的制度。同時，沒有嚴格按照要求對檔案進行管理，并因此使相關教學檔案存在混亂的情況，且存在沒有做好材料歸檔的問題。此外，臨時收集材料在類別方面存在混雜的情況，在需要時無法及時、充分地發揮檔案服務作用[4]；第三，安全有隱患。對于教學檔案的管理來說，其目的首先即是保證在使用時具有快速、便利的特點，其次即是保證檔案安全。對于計算機網絡系統而言，其自身存在一定的缺陷，不僅硬件容易受到人為與自然災害的破壞，且其中的數據信息、軟件資源也可能受到病毒的侵擾。如果黨校在具體教學檔案管理時沒有做好安全措施的使用、人員安全意識不足等，則可能使相關檔案在管理上存在隱患情況；第四，技術支持不足。首先，電子文件性質的存在，使其在具體保管期限與條件方面受到一定的限制。其次，在檔案信息化建設時，很多紙質檔案需要使用掃描儀設備實現對數字檔案的轉化，也因此使轉化原始檔案具有較大的工作量；第五，缺少專業人才。在部分黨校運行當中，并沒有安排專門的檔案管理人員，雖然也能夠對該項工作引起重視、安排專人進行管理，但并非為專業型人才，其主要表現在專業知識老化、結構不合理以及知識面較窄等，且在計算機技術方面存在不足，無法滿足檔案信息化管理需求。

4 檔案管理策略

4.1 轉變管理模式

在黨校工作開展當中，對于教學檔案的管理可以說是其中的一項基礎性工作，將直接關系到黨校管理水平，可以說，強化對于教學檔案的管理，不僅是保證黨校穩定運行的一項重點內容，也是保護教學資料的關鍵途徑。在新時期黨校檔案管理工作當中，則需要能夠順應時代要求，做好教學檔案的信息化管理工作，對以往教學檔案管理理念進行及時的轉變，充分認識到檔案信息化管理的重要性，以此實現信息化管理水平的提升。領導層面更需要做好思想的轉變，從多方面入手積極推進檔案信息化管理，在對信息技術優勢充分發揮的情況下，提升檔案管理效果，保證相關教學檔案能夠對黨校的教學活動開展提供好的服務。

4.2 基礎設施建設

在教學檔案信息化管理當中，需要能夠以信息技術為基礎開展工作，在此當中，做好相關基礎設施的建立完善十分關鍵。在以往黨校檔案管理當中，其都是以紙質形式存在，在該情況下，則需要能夠將現有教學檔案信息錄入到電子設備與計算機當中，實現現有檔案材料的信息化處理，通過掃描、攝影、錄入等方式采集檔案信息，將其全面的錄入到計算機當中，實現相關信息的分類處理，做好科學檔案網絡系統的構建，保證管理的全面性。在以往傳統紙質檔案管理當中，主要以人工的方式進行管理，而不需要應用其余設備輔助，在信息化管理當中，則需要積極購入掃描儀、照相機與計算機等等，在做好信息設備配備的情況下，為教學檔案信息化管理工作的開展打下基礎[5]。

4.3 完善管理體系

為了更好地進行教學檔案信息化工作，則需要能夠在現有基礎做好信息化管理一席的構建，在對管理規范性水平不斷提升的情況下，切實提升檔案管理質量。在黨校教學活動開展當中，教學檔案是重要的見證，其中蘊含了豐富的教學信息以及科研成果，也是高校未來教學活動開展的重要信息來源。對此，則需要能夠充分結合工作需求做好檔案信息化管理機制的建立健全，對其中人員的工作行為進行規范，做好責任意識的強化。同時，要做好檔案信息化管理制度的建立與完善，以此保證該項工作的有章可循，切實提升教學檔案管理效率與質量。

4.4 做好信息共享

在實現教學檔案信息化管理的基礎上，則可以通過信息網絡平臺實現檔案信息共享，對黨校檔案管理網站進行建立，之后，黨校的各個部門則可以將自身的教學觀念、科研成果等上傳到該平臺當中。在具體工作當中，全體教師都能夠共享信息資源，通過局域網的建立實現相關信息的分享，也能夠以此對網站資源起到積極的豐富作用。同時，要做好黨校檔案管理網站的構建，做好授權劃分，只有檔案管理人員、領導以及教職工可以進入到該網站當中。其中，由檔案管理人員負責進行網站的管理維護，做好檔案資料的整理分類，在明確不同關鍵詞的情況下，做好檔案入檔時間、目錄等信息的登記。同時，要對網站做好數字加密技術的應用，保護好網站信息，通過身份驗證技術登錄網站，在將關鍵詞輸入到其中之后即可以快速查詢相關信息，以此有效地提升檔案管理效率[6]。

4.5 提升人員素質

在黨校檔案信息化建設當中，人員可以說是其中的重要主體，在具體檔案管理當中，其是具體的執行者與操作者，需要具備高水平的信息管理技術，同時具有良好的檔案知識，以此才能夠通過信息技術的應用實現檔案的科學管理。在具體實踐當中，黨校需要能夠強化對于管理人員的培訓，重點做好管理人員計算機網絡、辦公自動化等技術的培訓，通過該種方式切實提升人員的信息技術應用能力。在日常檔案管理工作當中，也需要能夠強化對于檔案管理人員的交流，以此有效地提升人員專業水平與整體素質。

同時，人員也是高校教學檔案信息化管理的重要推動力量。對此，即需要牢固樹立以人為本思想，充分調動工作人員的創造性與積極性，通過強化培訓、集中教育等方式做好檔案人員獨立思考、敬業精神的培養，做好自身發展情況與面臨新形勢的把握，結合實際做好獎懲制度的建立，以此保證工作人員能夠勇于探索實踐，始終以認真負責的態度開展檔案信息化管理工作，在做好檔案管理創新的情況下，對檔案信息化管理的效率與質量進行提升。

4.6 強化技術支撐

在檔案信息化建設當中，技術是其中的基礎與前提，如果缺少高水平技術的支撐，則很難真正實現檔案的信息化管理。對此，則需要能夠做好以下方面的技術控制：第一，做好性能優良、質量可靠硬件設備的配備，做好對應配套設備的增加，最大程度降低設備受到輻射以及電磁干擾的影響，從源頭上降低損毀概率；第二，要做好具有較強通用性信息管理軟件的開發，以此保證辦公自動化與檔案信息化建設間具有良好的融通性，從前端控制、文件記錄、檔案歸檔等做好全過程的控制與處理；第三，要做好防火墻、數據備份、身份認證等措施的應用，保證系統無論是軟件還是硬件都具有安全的運行特點。

5 結束語

在信息技術不斷發展的過程當中，檔案管理也逐漸向著信息化方向發展，也因此成為檔案管理工作的重要需求。在黨校教學檔案管理當中，需要能夠對信息化管理引起重視，積極轉變思想，明確工作任務，積極研究信息化過程當中存在的問題與不足，以針對性措施的應用做好管理優化，切實提升教學檔案的信息化管理效果。