探析如何做好事業單位人事檔案管理工作

陳紅梅

（梨樹縣梨樹鎮綜合服務中心，吉林 四平 136500）

事業單位人事檔案囊括職工所有基本資料及相關職業發展信息，是職業生涯規劃、職稱申報及多項業務處理的關鍵依據。對于事業單位的現代化發展來說，切實做好人事檔案管理工作不僅關系到職工基本信息的記錄與完整保存，更關乎事業單位人力資源開發、利用及管理。在傳統管理思維及管理體制的制約下，人事檔案管理工作長期處于事業單位內部管理的邊緣化地位，一方面缺乏完善的信息化基礎設施、高效率管理機制優化革新人事檔案管理工作流程、方式方法，另一方面既懂得人事檔案管理基本內容，又能借助信息技術挖掘檔案資源價值的復合型人才十分匱乏，不利于人事檔案管理工作的創新突破。為此，事業單位需高度重視人事檔案管理工作，立足工作實際確立問題導向，逐步提升人事檔案管理質效。

1 事業單位人事檔案管理工作基本特點

事業單位人事檔案管理工作流程主要包括檔案資料收集、檔案文件加工處理、歸檔及保存三大步驟。雖然從流程上來看管理工作較為簡單，但人事檔案涉及范圍廣泛、內容龐雜，囊括事業單位職工學習經歷、工作簡歷、職業素養等相關資料[1]。綜合來看，事業單位人事檔案管理工作具有以下基本特點：1）全面性。事業單位人事檔案是職工個人信息的存儲與記錄載體，既包括職工個人信息、職業素養、成長情況、晉升經歷、職位變化等，又涉及職工的家庭情況、思想動態、行為處事等等，是對職工個人及家庭情況的全面反映；2）真實性。事業單位人事檔案內容是職工考核評價、職稱評定、獎懲激勵的重要依據，在人事檔案管理工作中需要保證信息真實可靠、客觀完整、可比安全，才能保證職工考核、晉升及評比等公開公正；3）動態性。事業單位人事檔案時刻處于動態變化之中，會根據職工自我學習及培訓經歷、職位變化及調整等補充完善相應內容，這就需要人事檔案管理工作人員跟蹤職工發展進行實時變化，才能夠建立完善的人事檔案資源；4）流動性。事業單位人事檔案會在內部各個部門之間流動，人事檔案管理工作人員需找準檔案所在位置，了解各部門所使用的檔案內容與頻率，才能在避免檔案丟失的前提下提升人事檔案管理工作的服務價值。

2 事業單位人事檔案管理工作現存問題

新形勢背景下，事業單位內部管理、人力資源管理等面臨著全方位調整，職工考核評比、晉升渠道、培訓教育等也隨之發生改變，傳統以信息記錄為核心的人事檔案管理工作已經不能適應事業單位內部職工全面考核、梯度型培育、人才發展政策制定的需求，呈現出明顯的滯后性與局限性。當前事業單位人事檔案管理工作問題體現在以下三個方面。

2.1 人事檔案管理工作制度不完善

伴隨著事業單位機制體制改革進程的持續推進，事業單位人事檔案管理工作也得到了充分重視，各級事業單位設置獨立機構用以開展人事檔案管理工作，雖然在很大程度上提高了人事檔案管理工作戰略定位，但在實踐層面上依然存在諸多問題。其一，對人事檔案特點及管理工作價值意蘊認識程度不夠深入，依然將人事檔案視作職工信息的機械性記錄載體，忽視對人事檔案管理工作人員潛能、主觀能動性的激發，導致部分人員工作積極性欠佳，工作創新意識不足[2]；其二，人事檔案管理工作制度缺乏頂層設計與統籌規劃，存在制度目標不明晰、執行責任劃分不明確、監督考核缺失的問題。一方面未能圍繞人事檔案資源價值制定完善的管理工作標準、技術規范、工作細則，導致人事檔案管理工作人員在制度落實中“無章可依”，弱化了制度的強制性與剛性約束作用。另一方面為設置單獨的監督小組跟蹤式監督人事檔案管理工作流程，致使人事檔案管理工作制度流于形式。

2.2 人事檔案管理工作方式滯后

在高度信息化時代，人事檔案數字化、管理工作信息化已經成為事業單位人事檔案管理發展的重要趨勢，但從人事檔案管理工作實踐來看，依然存在管理工作方式滯后的問題，具體表現在三個方面：一是人事檔案資料主動收集意識薄弱，通常在職稱評定、考核開始前開展檔案收集工作，導致檔案收集工作過于集中、短時間內工作量較大，加大了漏記、錯記事件的發生概率。同時，被動式檔案收集無法保證文件格式、文件內容的一致性，后續歸檔難度較大并且不利于檔案信息的數字化轉化，降低了檔案收集效率；二是收集的檔案材料不全面。因缺乏規范化、標準化格式，導致部分檔案文件內關鍵信息與數據缺失，無法為人才培育、人力資源開發及利用提供真實可靠的依據，弱化了人事檔案管理工作的服務與決策支持價值；三是歸檔材料真實性與準確性難以保障。當前大部分事業單位人事檔案管理工作雖然初步實現了在線提交及歸檔，但是在信息安全保障上略有不足，在不經允許的情況下可對歸檔材料進行修改，削弱了人事檔案的權威性與可信度，不利于人事檔案管理工作水平的提升。

2.3 人事檔案復合型管理工作人才匱乏

事業單位人事檔案管理是一項專業性、機密性及能動性較強的工作，不僅需要相關工作人員具備檔案管理專業技能、高度職業素養及職業道德，還需要工作人員可以根據不同部門的檔案使用需求對檔案進行分類管理、挖掘檔案資源價值。當前部分事業單位人事檔案管理工作復合型人才匱乏，即使現有檔案管理隊伍熟悉工作流程、積累豐富工作經驗并且可與各部門人員和諧溝通配合，但在信息化軟件應用、數據挖掘及分析技術使用、檔案資料數字化處理方面能力較為薄弱，在很大程度上制約了人事檔案管理工作的現代化、高效化、信息化與科學化發展。

3 做好事業單位人事檔案管理工作有效對策

基于事業單位人事檔案管理工作特點及其在職工考核、職稱評定、人才培育、人力資源管理政策制定等方面的價值，建議事業單位人事檔案管理工作采取以下策略提升工作質效。

3.1 完善人事檔案管理工作制度

為解決當前事業單位人事檔案管理工作不完善的問題，建議事業單位從頂層設計及統籌規劃出發，建立起系統、整體、兼顧各項工作的人事檔案管理工作制度體系。首先深入領會人事檔案管理工作的價值與特點，編制相應的人事檔案管理工作考核評價指標體系、考核評價標準、考核監督程序，制定與考核結果使用相配套的獎懲激勵機制，以此倒逼人事檔案管理工作人員在檔案收集、材料歸檔、資源服務方面深耕細作、主動創新，進而為人事檔案管理工作注入新的活力[3]；其次，明確劃分各個部門在人事單位檔案管理工作中的責任。在檔案收集階段，各部門根據檔案部門的指導、要求等定期提交格式規范、內容完整的文件材料，檔案部門人員則需要對文件材料進行審核并提出整改意見。在檔案歸檔期間由檔案管理人員直接負責檔案質量、檔案信息完整性與真實性。在檔案流通期間，秉承“誰使用，誰負責”的原則督促各部門正確使用并保存檔案，避免檔案丟失或損壞，以此在縮短檔案歸檔周期的基礎上最大化提升檔案質量；最后，制定完善的人事檔案管理工作實施細則，包括檔案資料提交時間、標題及格式、內容、提交渠道、審核標準等等，保證各項檔案管理工作制度落地、落實。

3.2 提升人事檔案管理工作信息化程度

信息化建設是提高人事檔案管理工作效率的有效手段。一是要同步部署人力資源管理與人事檔案管理，保證二者相互協同，解決當前檔案文件收集工作滯后問題。同時，引入自動辦公系統，支持檔案材料在線提交、審核及加密處理，將人事檔案管理人員從簡單重復的工作中解脫出來，使其有時間、有精力對檔案進行分類存儲、數字化處理、資源價值挖掘。二是要編制規范化的數字檔案格式，提煉出關鍵詞便于后續檢索，根據預先劃分好的檔案類型在下級目錄內自動化補充職工個人及家庭變動信息，以此提升檔案管理工作實效性。三是針對紙質檔案引入RIDF技術；針對數字化檔案引入區塊鏈技術。上述兩項技術均具有信息安全保障、自動定位、流程記錄的作用，檔案流轉中可精準確定檔案位置，保證檔案使用流程有記錄、可回溯、有相關責任人簽字，既可以保證檔案信息安全，又能防止信息篡改。

3.3 加強人事檔案管理工作隊伍建設

為加強人事檔案管理工作隊伍建設，事業單位一方面需要針對檔案工作人員職業素養、信息化能力組織開展培訓活動，提升其工作勝任力與職業道德水平，使其認識到事業單位內部選人用人流程簡化、組織架構調整下對人事檔案管理工作的新要求、新標準，幫助其快速適應人事檔案管理工作新形勢[4]；另一方面可吸納青年技術型人才，與事業單位現有老年職工、中年職工組建信息化管理技術攻關小組、檔案質量保障小組、檔案資源服務價值挖掘小組，發揮老年職工經驗優勢、中年職工沉著干練優勢及青年職工活躍思想及活力干勁優勢，使其在合作互助、交流溝通、創新革新中扎實推進人事檔案管理工作效率、效能邁上更高的臺階。

4 結束語

事業單位人事檔案是對職工個人及家庭信息的記錄載體，也是人力資源開發及利用、人事政策制定、職稱評定及職工考核的重要依據。當前事業單位人事檔案管理工作存在管理制度不完善、管理方式滯后及復合型人才匱乏的問題。建議事業單位從考核及獎懲機制、責任劃分、工作細則編制三方面建立完善的人事檔案管理工作制度體系。同時積極引入自動辦公系統、RIDF技術、數字化技術、區塊鏈技術等現代信息技術手段革新人事檔案管理工作方式。此外加強對人事檔案管理工作人員的培訓與教育，以此促進單位人事檔案管理工作朝向科學化、現代化及信息化發展。