新時代下如何提高衛建局檔案管理水平

彭 霞

（棗陽市愛國衛生運動委員會辦公室，湖北 棗陽 441200）

首先從檔案管理工作的本質意義來講，檔案管理的主要工作內容就是對檔案所有的相關材料進行妥善的管理。在對檔案進行管理的時候需要將檔案保存在各個檔案館中，在度檔案的進行管理的時候一定要符合科學性以及規律性的原則，這樣檔案的管理工作才能順利地展開，從而有效地實現檔案的儲存、索引記憶應用等功能。衛建局的主要職能是基層醫療服務，衛生局的相關檔案是十分豐富的，具有較多的檔案類型和條目，因此想要衛建局檔案材料管理工作能夠有效展開就必須要對檔案進行高效化的管理。

1 衛建局檔案管理基本概述

1.1 衛建局檔案的構成

從衛建局的整體來看，衛建局相關業務展開過程中所形成的檔案分為兩部分分別是文書檔案和人事檔案。文書檔案的主要內容是衛建局在日常工作當中形成的，這些檔案材料以文字或者是圖片的形式展現，具有較大的考證價值。例如，衛建局業務在開展過程中主要的內容是文件、記錄、照片、內外部的資料形式為主，由于涉及的種類較多，因此在對檔案進行保管時需要進行分類立卷。而人事檔案主要涉及的內容就是一切關于人的變化，例如對與人相關的動態要素所出現的變化過程進行詳細地記錄等，主要包括的范圍有，衛建局的發展過程以及衛建局所有工作人員出現的流動情況。在人事檔案中較為重要的內容主要針對的是學歷專業畢業生、專業技術人員以及每一個管理層的工作人員的個人檔案。

1.2 衛建局檔案管理基本要求

第一，對于衛建局文書檔案的管理工作，需要注意的是要對立卷檔案在內容上以及性質上所具有的關聯性進行確定，從而方便對檔案的查閱以及保管，提高檔案功能的有效性。衛建局的檔案管理工作當中以衛建局附屬機構的工作業務中所形成的文件和檔案為主要重點工作內容。對衛建局中每一個職能部門所涉及的工作內容進行文書檔案的整理，在對文書檔案進行整理的過程中要詳細的分清檔案的文種、內容、時間以及作者，以這些要素作為整理文書的客觀要素，實現對文書檔案的組卷整理、頁碼上的確認以及相關的目錄編輯，一切工作準備就緒之后在對文書檔案進行裝訂。由于檔案的種類內容比較繁雜，因為為了可以方便日后對檔案進行查閱，則有必要在對檔案案卷標題進行編輯時，保證標題中包含著檔案內容的明細，同時還需要將建立檔案的日期進行標注。

第二，在對衛建局的人事檔案進行管理的過程中，需要十分明確檔案管理過程中所涉及的接收、保管以及轉遞這三個十分重要的環節。這三個十分重要的環節當中，接收環節主要指的是在對檔案進行接收前，需要對人事檔案進行檢查核對，確定檔案信息內容無誤后才能對檔案進行簽收，除了需要對檔案內容的準確性進行檢查外還需要對人事檔案袋有無破損進行檢查，當所有的檢查內容都合格后對檔案進行登記造冊，登記過后工作人員還需要進行確認檔案內容是否有漏掉的內容。接下來就是檔案的保管工作，在保管過程中要符合檔案管理的相關流程，重點的管理內容是薪資、職稱以及考核這三方面的內容。在對檔案進行收集歸檔時要保證工作的細致性，尤其是對于一些重點的檔案資料要做到形成檔案的檢索功能并錄入到電腦當中，同時還要做好紙質檔案的防火、防潮、防蟲等工作。最后是檔案的轉遞工作，在對人事檔案進行轉遞時需要嚴格地遵守調檔手續，檔案的調檔的通知和證明則是轉遞的憑證依據，另外在對檔案進行轉遞時要注意確保檔案的密封性，當檔案已經被注銷后則要立即進行注銷。

2 提高衛建局檔案管理水平的意義

2.1 利于加強衛建局日常管理

提高衛建局檔案管理水平的意義在于強化衛建局的日常管理。實際上，衛建局經營業務內容較多，主要包含醫療各項服務中，還涉及較多的科研活動，其中的資料數量較多，而且資料價值更是較高。為此，在日常衛建局管理工作中，這些醫療資料的收集與管理是其中關鍵的工作內容。尤其在新時期背景下，市場競爭更為激烈，檔案資料的完整性、真實性等都對于衛建局醫療管理能力與服務水平等方面具有較大的影響。而且衛建局檔案類型較多，不僅包含文書檔案，還涉及人事檔案，通過加強文書檔案與人事檔案管理，可以更好地加強衛建局檔案管理，對其中的經營情況加以詳細記錄，展示衛建局的發展變化規律，為衛建局改制提供參考。此外，檔案管理水平的提升使得衛建局檔案資料外泄概率降低，這主要是發揮了專門管理的作用，有效防止機密檔案泄露，強化衛建局日常管理。與此同時，檔案管理水平的提升，促使衛建局的決策更能為科學，為管理工作人員提供參考，達到加強衛建局日常管理的目的。

2.2 順應新時期發展趨勢

通過提升衛建局檔案管理水平，還能更好地順應新時期發展趨勢。近幾年，我國醫療體制改革初見成效，使得基層醫療組織的作用得以發揮，而衛建局在其中起著關鍵的作用，可以提供基礎的醫療管理服務，緩解醫療衛生工作方面的壓力，順應發展趨勢。為此，很多醫療管理服務機構都會針對醫療衛生服務能力進行思考，不斷進行深化改制。其中檔案管理是衛建局深化改制中的重要內容，若是檔案管理得到規范，將為衛建局各項惠民政策的實施提供有效地保障。未來發展過程中，衛建局更將注重檔案管理工作的開展，因為這不禁可以記錄其中的經營活動信息，還包含業務管理實踐信息，方便歸納醫療事業的發展規律，為衛建局工作人員進行詳細總結，從而幫助衛建局解決基層衛生工作中的難點，取得較好的檔案管理改制成果，助力衛建局后續發展良好，逐漸向著新的發展方向邁進，這具有重要意義。

2.3 維護醫患兩方正當利益

衛生局在開展醫療服務時，同步會產生大量的醫療檔案，這些檔案入庫保存后，可以將其中的檔案資料視為記錄醫療行為的重要憑證，用作解決醫療糾紛，維護醫患兩方的正當利益的手段。特別是新時期背景下，醫患關系經常處于緊張狀態，一旦發生醫療糾紛問題，借助醫療檔案的查閱，可以清晰地明確醫患兩方的責任，避免醫療糾紛及矛盾加劇。

3 提高衛建局檔案管理水平的相關思考

3.1 健全檔案管理制度

衛建局在對檔案進行管理時，首先要以制度為主，圍繞檔案管理的制度落實各方面的工作。具體包含著以下幾個方面：1）保證衛建局檔案管理的保密性。檔案的保密性是檔案管理的首要條件，是最為基礎的也是最為重要的條件，在衛建局保存的檔案中有一些檔案是沒有公開的檔案，這種檔案都屬于保密性檔案，在對這種保密性的檔案進行保管時需要區別保密的等級和保密的范圍等。另外還要求檔案管理人員在度保密檔案進行管理時要嚴格地遵守保密條例。2）除了檔案的管理人員需要在保密意識上進行提高外，衛建局還應當對硬件設施進行完善，強化安全措施。3）在對衛建局檔案進行借閱時要注意檔案的借閱一定的符合檔案的審批流程，借閱的檔案要在一定的時間范圍內進行歸還，而針對衛建局以下各個科室的案卷卷宗，衛建局則需要專門安排管理人員進行保管。4）對于檔案中的密級材料要進行定期的梳理，而對于那些不具備較高利用價值的材料則可以對其進行分類整理最后全部交給衛建局檔案室或上級檔案館進行保管。

3.2 提高檔案利用率

衛建局檔案不僅需要重視檔案的管理工作，另外還需要進行注意提高檔案的利用效率，衛建局檔案要想得到更好的發展，應當將檔案的管理和利用進行高效的結合，重視對檔案的利用。在對檔案材料進行應用時需要注意以下幾個方面：1）衛建局科室所上交的檔案，在對這類檔案進行利用時，其利用的范圍是本院檔案室；如果是科室之外的部門想要對檔案進行利用則需要獲得衛建局科室領導的審批。2）在對檔案進行查閱時，主要是以現象查閱為主，如果需要進行借閱，則需要按照借閱的等級流程進行，尤其是要確定檔案的歸還日期。

3.3 加強檔案規范化建設

要想提高衛建局檔案管理水平，需要注重衛建局檔案的規范化建設。只有確保檔案管理具有規范性，才能減少管理混亂現象的產生，真正滿足檔案管理的需要。所以，規劃化的檔案建設極為關鍵，這是衛建局檔案管理中的基礎性工作內容，也是加強衛建局現代化檔案管理的有效手段。在檔案管理過程中，為加強衛建局檔案規范化建設，可以采取以下措施：首先，配置先進的檔案管理設備設施。眾所周知，設備設施是輔助檔案管理的技術手段，通過加強先進設備設施的應用，可以更好地滿足衛建局檔案管理工作需要，促使檔案管理效率提升的同時，也能規范各個檔案管理環節，使得檔案規范化水平得到提升。為此，有關部門應當采購一些先進的設備設施，用于輔助檔案管理，達到規范化管理的需要。其次，建立統一的檔案管理標準。主要結合實際情況進行分析，明確檔案管理目標，再制定相關衛建局檔案管理標準，要求各方按照該標準進行執行統一管理，使得檔案管理科學性與規范性得到提升。最后，加強各類管理技術的應用。一是加強計算機技術的利用，實現衛建局檔案的一體化管理，不僅包含信息存儲、檢索等，還包含庫房管理內容等，進一步實現工作效率的提升。二是加強多媒體技術的應用，方便加強數字檔案管控與綜合處理，記錄文字、圖片以及影響等檔案信息，加快檔案處理的同時，真正加強衛建局檔案規范化建設。

3.4 提高檔案管理人員業務水平

為加強衛建局檔案管理，必須加強檔案管理人員的業務能力鍛煉，因為檔案管理人員業務能力的高低是開展衛建局檔案管理工作的基礎，更是與實際檔案管理成效有關。所以，提高檔案管理人員業務能力至關重要。為此，有關部門可以采取培訓措施。第一，先培養檔案人員的政治素養、文化素養，主要通過講座、宣傳等形式，通過進修等方法，增加他們的職業道德精神，提高他們的事業心以及責任心，更好的面對自身工作，履行自身崗位工作職責，彰顯為人民服務的價值；第二，再培養檔案人員衛建局檔案管理工作相關的知識，明確檔案管理目的、內容以及流程，更好地運用這些專業知識強化檔案管理。與此同時，還要及時學習新業務知識，更新自身知識儲備，強化信息管理知識、法律知識的學習，以便加強這些知識的利用，實現檔案方面的高效管理。

4 結語

綜上所述，衛建局業務的順利展開離不開對檔案工作的高效管理，尤其是在新時期下，我國更加重視對衛建局進行有效經營。衛建局檔案資料一方面會對衛建局的業務活動、醫療活動進行詳細地記錄，也可以成為衛建局進行決策時的有力依據。想要提高衛建局檔案資料的管理效果，就要充分的把握好檔案的管理制度和管理重點，讓檔案能夠為衛建局的發展提供充分的價值。