思考與淺談
——信息時代的檔案安全

葉曉松

（成都市國土資源檔案館，四川 成都 610041）

在檔案安全方面大致可以分為兩部分進行研究討論：

1 檔案實體安全

隨著時間的推移，以往的紙質檔案已經開始往多元化存儲方式改變，雖然如今紙質檔案呈現逐年減少的趨勢，但是檔案實體安全也不容忽視，其中實體檔案的規范利用與庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

1.1 實體檔案利用

檔案實體利用應當建立健全檔案單位利用制度，不同的利用權限、范圍和審批程序是依照檔案的密級、內容、使用方法確定的。檔案查詢的使用原則上是使用實物原件的電子檔案，如果使用實物原件，需要知道其使用目的，然后經過單位負責人批準后方可使用。外借的檔案應被嚴格記錄。并做好實時的跟蹤和監督，退回時需要仔細檢查文件，檢查無誤后才能簽收，如果發現文件有損壞，及時報告并追究責任。

1.2 庫房建設

各級檔案部門在設計建設檔案庫房時，應當按照檔案安全保護要求來建立倉庫，嚴格執行“八防”要求。完善管理體制，規范管理程序，形成民防、物防、技防相結合的綜合防御體系。檔案部門需要實時知曉檔案的數量、種類和存放位置，并且掌握和使用各種檢索工具，對涉及國家秘密的檔案要標明保密級，做到萬無一失。

檔案庫房需要定期檢查和維護全部設施設備，同時嚴格依據兩人兩鎖等庫房管理制度執行，有條件的檔案部門可在檔案庫房外安裝門禁系統，有效保證非授權人員無法輕易進入庫房內部，并且安裝紅外報警系統，萬一突發非法入侵，可以及時做報警處理，通知相關人員處理；可以在檔案室內安裝視頻監控系統，二十四小時無死角，各個人員出入檔案庫房、查找檔案等行為可以完全被記錄；檔案庫房所使用的智能密集架，可采用多種方法進行鑒權，包括指紋、密碼等方式，充分保證非授權人員無法使用，如有條件更加優渥的檔案部門，也可根據其實際情況建設檔案庫房系統，結合智能密集架可將對打開密集架前后各15秒的視頻永久保存，如發生檔案非授權查詢、利用等情況，可快速定位；同時結合RFID技術（射頻識別），可以更加精確的監測出入檔案庫房的實體檔案，如發生非授權檔案離開檔案庫房，系統會馬上報警聯系相關人員來處理此情況，確保檔案資料萬無一失。

2 檔案信息化安全

隨著大數據時代信息技術的高速發展，建設數字檔案室已成為必然趨勢，但在給檔案工作帶來便利的同時，檔案信息安全問題也成為高速發展過程中的巨大挑戰。

安全建設是整個信息化建設過程里面的最重要的環節。如果想要避免對檔案數據造成無法估計的損失的可能，就需要一個健全的安全體系保證系統、數據等多方面安全。檔案信息安全可以從一下幾個方面淺談：

2.1 制度健全

完善的規章制度的建立可以保證信息化活動的順利進行，科學管理檔案部門，推進檔案信息化建設，促進檔案信息化技術發展。

安全管理制度、操作規程應涵蓋檔案信息系統建設、運維的所有工作環節，應形成由安全策略、管理制度、操作規程等構成的全面的信息安全管理制度體系，防止因機房安全管理漏洞、系統數據操作失誤、外包掃描泄露等重大問題的出現。

2.2 物理安全

能保證整個系統安全的基本就是物理安全。使計算機網絡設備、設施等介質避免遭受地震、水災、火災等環境事故，保護其不受人為失誤和各種木馬病毒造成的破壞，這就是物理安全。

物理安全主要指物理實體和硬件系統的安全要求，其中中心機房需要制定門禁，只能相關工作人員進入，如遇特殊情況外來人員需進入機房，嚴格實施登記，門禁及監控的歷史資料最好定期整理保存；應在機房內的所有網絡設備(包括交換機、路由器、服務器、防火墻等)設定不能被隨意觸摸的物理防護。應在服務器系統中添加帶密碼的屏幕保護程序和鍵盤鎖；需要避免有塵土進入中央機房，如有條件可配備風淋間對進入人員除塵，并禁止將無關物品帶入機房；建設高標準機房，建立火災、煙霧自動報警裝置和氣體自動滅火設施，為防止人為的物理破壞，在機房內安裝完善的監控系統；服務器及網絡設備應配備UPS電源，并且安全管理員需定期對UPS電源進行檢查，排除其潛在運行問題；需要使用專用精密空調調節機房的溫度和濕度，并安排專人每日定時對機房的溫濕度進行巡查監測，并記錄相關數據；中心樞紐系統的主機系統使用雙機集群高可用性技術，達到負載均衡、任務分擔、和失效轉移等功能的目標，為防止各種意外情況發生（如系統崩潰、設備損壞、人為破壞等），造成數據庫全部或者部分數據丟失，應利用各種RAID技術、備份技術等確保數據的安全；統一編號所有的相關主機和設備，記錄相關詳情，以防設備偷換、老化等造成不必要的損失；各級檔案部門還應設有災備機房，如遇到系統數據無法挽回的損失，能做到快速恢復數據。

2.3 網絡系統安全

涉及檔案系統中的敏感信息，那么不同的時間、業務人員對檔案信息處理的權限也是不一樣的,檔案信息資源中的電子信息，有特殊性質，所以有被篡改、偽造、竊取以及截取等的安全隱患，進而信息可能會丟失，泄露，發展成病毒傳播，最后對檔案管理產生不利，造成檔案信息系統不夠安全。其中計算機病毒風險、網絡安全風險、檔案系統安全風險尤為突出。

計算機病毒風險：網絡安全建設中最注重的情節之一是計算機病毒的防范，其普遍存在反而容易引起忽視，但計算機病毒發生頻率高、影響面寬，容易造成無法估量的破壞和損失，所以各級檔案部門應重視計算機病毒帶來的風險。目前的反病毒技術有預防病毒、檢測病毒和殺毒三種技術。檔案部門在選擇殺毒軟件時最好可支持全網絡化的遠程管理，實現遠程安裝、遠程殺毒、遠程操作和遠程報警等功能，同時其應具有優秀的實時監控能力、先進的技術和全面的病毒庫，安全管理員應定期進行病毒庫的升級，實時監控可疑情況，一旦發現檔案數據庫異樣，要做到及時上報、及時處理，以防損失進一步擴大。

網絡安全風險：隨著檔案管理工作逐步向信息化、網絡化發展的同時，網絡安全已然成為檔案信息化工作的重點之一。除正常的網絡物理隔離以外，網絡安全還可從多種技術手段進行防范，除上述幾種方式以外，網絡安全應該如入侵檢測系統(IDS)，IDS作為排名第二的安全門，僅次于防火墻之后，IDS可以從多個方面，深層次抵御網絡攻擊，保護網絡安全，同時可以為錯誤操作提供全時段保護，如監測到網絡系統遭到入侵，會提前進行攔截并做出響應，網絡隱患掃描系統可以對防火墻和路由器等各個網絡部分進行掃描，以及分析，如果發現系統出現了漏洞，會對安全的風險進行一個評估，并針對系統漏洞給予措施進行補救，及時對系統進行深度全方位的防范。從多角度進行防范，各檔案部門應結合自身實際情況，選擇適合自己的方案從根源做好防護。

檔案系統安全風險：檔案室系統的風險可能存在機密信息泄露、權限分配問題、破壞信息完整性、真實性等情況。需通過合理的配置，保證系統安全，不好被攻破的話，就可以避免信息流失，并且為了便于使用者利用和掌握，檔案系統需要是靈敏的。

檔案系統的權限配置極為關鍵，應在不影響檔案工作的情況下，配予盡可能少的權限，并根據系統用戶變更，做到及時修改、刪除其權限，以杜絕系統信息外泄的可能；檔案系統應具備元數據抓取功能，在檔案利用的查詢中，借助元數據，可以快速定位并獲取具體的信息單位。另外，元數據也能保證電子文檔真實可信。載體亦可以被它跟蹤記錄。設備和技術用于電子文件生成和文件使用中的整個干預過程，換言之，不管是承運人、設備、技術更新，不論有多少用戶，都將可以作為歷史數據，存儲所有記錄備查，這將會成為數字信息單位最真實的有力證據。文件加密，用戶信息和機器硬件信息都是文件加密過程中所需的必要信息，因此該文件只能在特定的機器上被文件作者使用。若是想與別人共享文件，需要發送共享申請給服務器，由管理通過后，別人才能得以使用；打印文件也是需要授權的，沒有授權的文件，創建者和使用者都沒有權限打印，必須通過審核，有管理員同意后，方可使用，別的打印文件上可以增加水印，其中包含時間、地點、使用人等信息，使印刷控制有效地解決通過紙張泄露信息的問題。在檔案信息化飛速發展的今天，不僅要注重檔案信息的便捷性、高效性，更要在改變的過程中夯實檔案安全的道路，創新工作思路，積極探索以電子文件歸檔管理為核心的新型載體檔案管理的新方法，強化檔案資源開發利用，提高檔案管理和利用服務水平，充分發揮檔案資政鑒史，服務經濟、服務民生的基礎性作用，實現檔案的最大價值。確保檔案信息化工作長期、有效地開展，進而真正達到檔案信息化的初衷！