以監理工作模式提高數字化外包的質量監管

王俊陶 周健偉 李明麗 周金梅 孫勝男

（1.華能新能源股份有限公司遼寧分公司，遼寧 沈陽 110000；2.大理啟鑫科技有限責任公司，云南 大理 671000；3.華能國際電力股份有限公司丹東電廠，遼寧 丹東 118000）

1 案例概述

檔案數字化工程正在全國全面展開。嚴格控制數字化質量，提高數字化外包的效率和效益，是做好這項工作的關鍵，也是檔案部門最關心的問題。控制檔案數字化質量的方法和手段有很多。經調查發現，國家檔案局2017年發布的《明清歷史檔案圖像數字化加工質量管理體系研究報告》第四章“明清檔案數字化外包項目工作模式介紹”，詳細介紹了檔案數字化外包的基本工作原則和流程。因此，本課題擬從監管的角度，以檔案數字化外包為例，探討檔案數字化的質量控制，以期為檔案數字化提供一些參考。

2 實施背景

國家檔案局業務重，資料多，迫切需要檔案數字化外包服務。外包服務不僅是社會分工專業化和精細化的標志，也是通過購買專業服務實現高效率、高質量完成檔案工作的基本策略。考慮到人力財力物力的限制，根據檔案信息化發展的需要，國家檔案局通過招投標的方式將明清檔案數字化工作委托給外包服務公司，可以最大限度地發揮檔案數字化工作的效益。

在調查中發現，外包公司檔案數字化服務業務發展前景廣闊。但是目前也存在一些問題，比如文件排列不到位，文件上的訂書釘沒有完全取出，影響掃描進度或者檔案袋封面信息與案卷里面的檔案內容信息不一致，出現檔案袋錯裝的情況等。數字檔案外包還存在質量參差不齊的問題。由于一部分操作人員素質低、業務水平低，以及檔案數字化外包企業盲目追求工作速度，數字檔案管理出現圖像扭曲，模糊、斑點現象嚴重，甚至出現缺頁、復頁、錯頁等問題。有的數字化外包企業存在惡性競爭，以低于市場成本的價格進行投標，在中標后為了獲取利潤對于檔案數字化工作敷衍了事，而檔案人員普遍缺乏檔案數字化的知識和經驗，沒有對每個流程進行有效的監督。所以，引入監理可以彌補檔案部門監理的不足，從而降低數字化過程中的質量風險，實現數字化項目的預期目標和要求。

本課題針對海量數據加工，流水化生產，檔案數字化外包這一目標，引入全過程監管模式，實現全過程質量控制十分必要。國家檔案局對明清檔案的數字化處理，是以檔案的有序整理為基礎，以明清檔案的修復為依托，在檔案數字化外包項目中引入監管，并具體提出質量控制監管策略，力求制度化、精簡化、規范化，不斷完善。

3 創新做法

質量控制目標下的檔案數字化監管策略是指質量控制目標，監管單位對外包公司檔案數字化工作的各個環節進行全面監管，嚴格把握主要環節，發現問題，進行分類，以達到檔案數字化項目的目標和質量要求。具體包括質量控制的前期監督、中期監督和檔案數字化后的監督三個方面。

一是前期的監管。選擇有相關檔案數字化工作經驗的人員成立項目監理小組，監理工作正式開展前小組成員進行明確分工。項目監理成員前期需要了解監理工作內容，主要包括：根據采購中心的要求，編制項目的技術要求，明確處理對象，包括處理數量、處理周期、檔案形狀、檔案損壞狀況、數字化處理技術標準和要求。具體招標文件應當載明技術標準、技術規范、技術要求、質量要求、軟件要求、項目要求、加工期限、金額、雙方責任、違約責任、推薦供應商、推薦評標專家、履約保證等招標方式。制定招標方案，提交方案進行審核。在投標過程中，需要對加工企業進行調查了解，通過實地考察，掌握外包企業近幾年的技術水平、管理水平、資質認證、主要服務對象、主要成果和評價。包括：公司基本情況、加工場地條件、主要資質、處理軟件成熟，公司要有處理歷史檔案和古籍的經驗，有檔案數字化軟件的研發；公司的管理團隊。公司應對數字處理流程、處理軟件的功能特點、數字處理管理有全面深入地了解，能夠提出符合用戶特點的科學、合理的建議和方案。中標人確定后，應按照既定的格式起草數字化加工合同，合同中應明確規定工作目標、工作計劃、雙方的權責劃分、違約責任和售后服務。雙方簽訂保密協議，并將數字處理安全實施細則、文件數字處理技術要求、處理規范、質量驗收標準、目錄處理標準要求等一系列系統規范作為合同附件執行。

二是過程中的監管。在監管過程中，旁站記錄實時工作情況和進程。通過監理周報的形式進行科學分析，以便更好的規劃下一步工作。監管內容主要包括預檢驗和預處理。預檢查是指監理單位派出現場監理人員，對加工現場和安全監控系統進行檢查和記錄，完善文件數字化過程中的配電、照明、空調、網絡系統、設備和軟件選型。如發現問題，應要求數字處理器進行整改并填寫相關記錄。首先，加工場地整體要求透明、寬敞，便于監理；合理科學的布局，保證工作流程順暢；良好的通風、除塵和凈化設備；現場有前后安全出口，便于疏散。其次，要有完整的安全監控系統，保證原始檔案的安全。圖像處理現場應有消防設施，并建立臨時檔案倉庫，方便處理文件的存儲和保管。要求臨時檔案室通風良好，有安全出入控制設施，由雙方專人管理，并有詳細的溫度、濕度和人員出入登記。加工設備的掃描儀一般采用平板掃描儀，薄卷文件采用零余量掃描儀，大格式文件采用大幅面掃描儀或數碼照片平臺；掃描儀要求設計合理，耐用性好，冷光源，速度快，真彩色再現，圖像清晰度高。電腦、顯示器、服務器應該是品牌設備，基本配置是當代主流配置，能夠滿足海量數據存儲和系統運行的要求。處理軟件要求數字處理軟件包含數字處理、管理、掃描、質檢等系統，并經過海量檔案數字處理實踐的驗證，系統安全可靠、易用兼容。

檔案數字化后的監督。這是檔案數字化質量控制的最后一個環節，主要包括數字檔案數據備份和反饋檢查。數據備份，主要檢查數字化檔案信息是否滿足備份要求，并進行多套備份、遠程備份、在線和離線備份，以確保檔案信息的完整性和安全性。監查單位在試用已投入使用的數字檔案成果后，應檢查數字處理單位是否對檔案局提出的問題進行了改進，用戶反饋的問題是否得到解決。為了控制檔案數字化的質量，監理單位需要對各個環節進行監督和管理。檔案數字化過程中發現的問題可分為一般問題和特殊問題。一般的問題是工作人員整理的文件和掃描的圖像不符合標準要求。在監管過程中，如遇到特殊問題，應首先與檔案部門人員和業務人員及時溝通，確定解決方案或處理建議。如果解決方案或意見不一致，向上級協調小組組長報告問題，根據問題類型分發給相應的班組長(技術組、質檢組、管理組)進行研究解決。必要時，召開專題會議討論問題，確認最終實施方案，并形成書面會議紀要。

4 效果及影響

4.1 自檢與抽檢

在自檢與抽檢環節，質檢人員通過工作流平臺接收數據，進行圖像檢驗，返工不合格圖像，提交合格圖像數據等。質量檢查完成后，公司管理層將按30%的比例進行抽樣檢查，然后將抽樣檢查提交給項目組進行驗收。

這個環節包括三個質量檢驗程序。第一次質量檢查是100%TIFF圖像質量檢查。通過工作流程接收掃描提交的圖像數據，逐幀檢查圖像質量問題。在系統中標記不合格的圖像，返回掃描環節重新掃描，由返工人員重新提交質檢。在所有圖像通過檢查后，提交第二次質量檢查程序，由質量檢查員100%對照原始文件檢查TIFF圖像。一方面檢查圖像質量問題；另一方面，重點檢查掃描順序、重復掃描信息和遺漏掃描信息。這個鏈接主要是針對設置不能分頁的文件，容易造成順序錯誤和信息缺失掃描。選中此鏈接后，系統會將TIFF圖像轉換為JPG格式。第三個質量檢查程序是檢查切割的JPG圖像。主要檢查裁切后的圖像是否符合數字處理技術標準，并檢查圖像本身是否還有質量問題。JPG質檢一般是按件抽檢，在質量檢驗中，數字處理軟件利用圖像處理技術、圖像匹配技術、OCR識別技術等計算機技術，對成品進行編號檢查，對文件信封進行檢查，查找重復文件。通過上述質量檢驗工作，最終可以獲得合格的成品。

4.2 檢驗驗收

在國家檔案局明清檔案外包項目實施過程中，建立了由領導小組、項目組和項目監理組組成的三級管理組織。項目監理組由現場監理組和質量檢驗工作組組成，分別負責數字化加工現場項目實施的監理和提交資料的抽樣檢驗。本環節是指項目監理組和項目組對公司提交的資料進行抽樣檢查和驗收。項目監理小組的抽樣包括20%JPG圖像抽樣和5%原始文件對比抽樣，檢查的重點是圖像信息的完整性和準確性。兩次抽樣檢查都是隨機進行的，要求量級覆蓋率達到90%以上。

4.3 節約成本及時間

國家檔案局明清檔案的數字化處理需要先進的計算機設備，能夠高速掃描和輸入紙質檔案信息。機器設備價格高昂，更新換代快，外包節約了機器設備采購和維修成本。同時，處理檔案數字化的外包公司工作人員具有一定的計算機相關知識、豐富的專業工作經驗和在長期的日常工作所形成的團隊合作精神。因此，外包公司的檔案數字化整理速度較快，可以在短時間內完成大量的檔案數字化整理工作。

4.4 專業數字化加工服務

國家檔案局在整理明清檔案時，選擇了檔案數字化處理外包模式，可以學習吸收檔案數字化處理專業服務公司的技術優勢和豐富經驗，學習模仿先進公司的檔案數字化處理工作體系，獲得專業的檔案數字化處理管理軟件，可以有效延續以往的檔案數字化處理數據庫，形成更豐富的館藏數字檔案數據庫。