事業單位檔案管理信息化建設創新探討

席云梅

（吉林省白山市江源區勞動監察大隊，吉林 白山 134300）

將信息化技術應用到事業單位檔案管理工作中，可以解決傳統檔案管理模式的種種不足，為事業單位的穩定發展奠定基礎，提升檔案管理工作的質量，降低人力、物力、財力成本的支出。為了發揮出信息化技術的作用，需要加強對人員的培訓和教育，使之掌握信息化技能，提高其整體素養，讓事業單位檔案管理信息化建設能夠取得突出作用。

1 事業單位檔案管理信息化建設的必要性

首先，優化檔案管理模式。在社會發展，尤其是信息化時代的到來下，在檔案管理工作中應用信息化手段，能夠提升檔案管理工作的質量，應用計算機、大數據等技術，能夠對檔案的形式、內容進行整合優化，使檔案人員更好地開展管理工作，讓后續的查詢、檢索也變得非常便利。

其次，滿足信息化社會的發展要求。信息化是社會發展的必然趨勢，對于各個行業都產生了深刻影響，讓人們的生活、工作變得越加便利。在事業單位中，各類工作都需要走信息化發展道路，讓各項工作可以得到整體推進，既要提升事業單位的工作效率。因此，在事業單位各項業務工作中融入信息化內容，成為必然趨勢。

再次，有助于檔案的長久保存。在傳統檔案管理中，是采用紙質檔案的管理和保存模式，盡管紙質檔案具有諸多優勢，但是缺點也非常明顯，非常容易受到自然環境的影響，如果環境潮濕、溫差大，很容易導致資料腐爛變質。應用信息化檔案管理模式后，即可有效解決這一問題，應用相關技術能夠對紙質檔案進行信息化保存、管理，延伸保管空間，也不會出現丟失損壞問題。

最后，提升人員工作水平。在檔案管理事業的發展下，事業單位對于檔案管理工作的重視度也越來越高，不管是管理人員綜合水平，還是管理內容，都面臨新的局勢。在信息化時代的發展下，采用傳統的檔案管理模式，無法順應這一事業的發展要求，檔案管理人員需要積極適應時代發展，學習最新的檔案工作要求，掌握信息技術的使用方法，將之與檔案管理工作相結合，創新工作方法和工作模式。

2 事業單位檔案管理信息化建設的問題

1）重視度不夠。目前，相當一部分事業單位未認識到檔案管理工作的重要意義，甚至一些管理人員認為這項工作可有可無，導致檔案管理工作的目標不夠明確，也缺乏規范的工作流程，沒有辦法充分發揮出檔案管理工作的職能和作用。在這種錯誤的認知下，檔案管理信息化建設的投入力度上也不夠，一些單位為了降低成本，不注意檔案管理，信息化工作投入的人力、資金和物力都不足。

2）開發程度不夠。事業單位管理信息資源的開發對于檔案的管理質量、管理完整性都有直接影響，目前，一些事業單位在這項工作缺乏科學的信息化規劃，致使信息資源開發存在一系列的問題，在具體操作中，信息資源收集不夠全面，經常是由人員將信息數據錄入計算數據庫就完成了，缺乏后續的調查和驗證。在紙質檔案出現模糊和破損后，管理人員依然沒有及時地進行調查，引發檔案的混亂問題。另外，在數據庫檔案信息化建設上，沒有進行科學的整合、分析和處理，導致信息資源混亂，影響了檔案資源的作用。

3）人員素養參差不齊。人員素養不夠也是影響事業單位檔案管理信息化建設工作質量的重要原因，比如，一些事業單位的老員工對技術和信息化手段的掌握不夠，操作能力較弱，沒有實現深層次的信息化管理。而具備信息化操作技術的年輕員工沒有接受過系統的上崗培訓，缺乏管理經驗，對實際問題的解決能力不夠，影響了檔案管理的信息化建設路徑，導致檔案管理信息化工作無法順利開展。

4）數據庫檢索功能較弱。在信息化檔案管理工作中，對于檔案信息，需要將其存儲在數據庫中，但是，由于一些事業單位的軟件和硬件功能存在限制，檢索效率不高，在需要調取材料時，不能及時找到其中的資料，影響了工作效率。而人工手動檢索的方式查找檔案速度非常慢，沒有充分展現出信息化的建設優勢，不利于事業單位信息化建設工作的開展。

3 事業單位檔案管理信息化建設創新探討

1）提升重視度。對于管理人員而言，需要從單位的長遠發展來看，充分考慮到內部環境和外部環境影響，意識到信息化在檔案管理工作中的應用意義和重要性，并認識到檔案管理對于事業單位帶來的影響。盡管在事業單位的發展中，檔案管理并不能帶來直接收益，但是卻能夠為其發展規劃提供有效依據，與事業單位的其他工作之間都有著密切聯系，做好檔案管理信息化建設工作，可以推動事業單位的發展，提高其工作質量，因此，必須要認識到檔案管理的重要性，致力于構建現代化、規范化的檔案工作，利用管理制度，將信息化建設融入其中，并增加人力、資金、設備上的投資，實現檔案管理的信息化，為單位發展奠定基礎。

2）構建推廣平臺。檔案管理工作的開展離不開各個部門的配合和參與，構建檔案信息推廣平臺，可以加強事業單位各個部門之間的溝通和聯系，讓檔案信息資料更加地完整和準確，為后續信息化建設提供支持。借助檔案信息化推廣平臺，可以廣泛收集人員活動相關的資料和信息，將其錄入數據庫形成檔案，保障檔案的真實和完整，提高利用率。對此，管理人員、檔案人員都要樹立數字化管理理念，利用專業知識來構建檔案信息推廣平臺，為事業單位檔案的調用和錄入提供便利。

3）加強人員培訓。對于檔案管理人員的招聘和選擇，需要以專業素養作為重點，要求他們具備良好的信息化管理意識和計算機操作能力，也要在檔案管理工作上有豐富經驗，可以獨立處理問題。另外，事業單位還要定期為組織檔案管理人員開展培訓和教育，定期學習，使之能力能夠與時代發展相適應，掌握檔案信息管理工作的新技術、新方法，通過以老帶新的模式，構建綜合素質過硬的管理團隊。年輕員工，他們接受新鮮事物的速度較快，而老員工則有豐富的檔案管理經驗，能夠彌補相互之間的不足，形成共同進步的良好格局。

4）引入新設備。要提高檔案信息化管理工作的質量，設備是一個重要基礎，事業單位需要引進先進的智能檢索、軟件系統和硬件設備，定期進行維護管理和更新，將紙質檔案轉化為圖片、電子文本等信息，使管理更加的實用、方便，保證管理系統的先進性和實用性，加強技術研討和開發，最大限度提升檔案管理工作的質量和效率。

4 結語

對于事業單位的發展而言，檔案管理是一項重要部分，對于推動單位發展具有積極意義和影響。對于事業單位而言，需要與時俱進的創新檔案管理工作，做好信息化建設，提升對這項工作的重視度，構建信息化平臺，引入新設備、新技術，更新軟件和硬件，加強對人員的培訓和教育，解決事業單位信息化建設工作中存在的各類問題，為事業單位的健康、穩定發展提供支持。