流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)研究

朱 靜

（濟(jì)寧市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 濟(jì)寧 272000）

流動(dòng)人員人事檔案是作為我國(guó)人事檔案的有效構(gòu)成部分，占據(jù)重要地位，是不可或缺的一部分。管理流動(dòng)人員人事檔案的部門(mén)主要是縣級(jí)或縣級(jí)以上人社部門(mén)所屬的公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，其他任何單位和個(gè)人都沒(méi)有權(quán)力進(jìn)行擅自管理。流動(dòng)人員人事檔案中記載了個(gè)人經(jīng)歷，以及求學(xué)經(jīng)歷、思想政治狀況，用人單位對(duì)人才個(gè)人表現(xiàn)的記錄等，是流動(dòng)人員工作生活的憑證和依據(jù)，對(duì)其自身的實(shí)際利益具有直接的影響。隨著社會(huì)人口流動(dòng)的不斷加劇，傳統(tǒng)的流動(dòng)人員人事檔案管理日益表現(xiàn)出不足，管理模式和使用方法越來(lái)越不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展需求。因此探索和研究流動(dòng)人員人事檔案管理新模式，加快流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)，保證流動(dòng)人員人事檔案合理流動(dòng)及信息及時(shí)更新，成為新時(shí)代人社部門(mén)非常重要的基礎(chǔ)性工作。

1 流動(dòng)人員人事檔案管理當(dāng)前問(wèn)題與不足分析

1.1 檔案工作人員素養(yǎng)有待提升

整體上來(lái)看流動(dòng)人員數(shù)量多，這就導(dǎo)致人事檔案工作數(shù)量大，且工作枯燥，做起來(lái)耗時(shí)費(fèi)精力。配置的工作人員少，經(jīng)常還身兼數(shù)職，有的還是借調(diào)人員，這就會(huì)在具體工作實(shí)踐中，使得工作人員缺少對(duì)檔案管理工作的投入，影響管理工作的效率和人員的工作積極性，還容易出現(xiàn)人事檔案缺失、漏洞及認(rèn)識(shí)材料造假等，降低了人事檔案最原始的價(jià)值。當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息科技時(shí)代，但部分檔案工作人員學(xué)習(xí)型不強(qiáng)，知識(shí)結(jié)構(gòu)更新慢，信息化技術(shù)掌握不足，整體信息素養(yǎng)有待進(jìn)一步提升。

1.2 檔案管理缺乏規(guī)范性和時(shí)效性

規(guī)范化管理流動(dòng)人員人事檔案，可使其作用得到最大化發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)資源共享。然而在現(xiàn)階段，還有不少單位因?yàn)槿藛T流動(dòng)大，人事檔案的來(lái)源較為發(fā)散，內(nèi)容質(zhì)量不高，管理方式的先進(jìn)性和創(chuàng)新性不強(qiáng)，紙質(zhì)檔案管理方式在很大程度上還在沿用，不能實(shí)現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理。此外，加上檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，涵蓋的內(nèi)容較多，很多流動(dòng)人員因?yàn)檎{(diào)動(dòng)情況以及外出出差無(wú)法及時(shí)更新檔案信息，導(dǎo)致檔案管理時(shí)效性差，很多流動(dòng)人員的人事檔案資料還處于最原始的狀態(tài)，很多實(shí)際情況都沒(méi)有得到補(bǔ)充，影響了人事檔案的時(shí)效性。

1.3 檔案轉(zhuǎn)遞工作有待完善

流動(dòng)人員人事檔案于公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行存放后，一旦當(dāng)其在異地就業(yè)后，不僅需要進(jìn)行調(diào)檔，在此過(guò)程中，流動(dòng)人員需要跑多個(gè)部門(mén)辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，這就會(huì)花費(fèi)不少時(shí)間和精力，而且檔案?jìng)鬟f速度緩慢，效率低。此外，檔案轉(zhuǎn)遞途徑不夠規(guī)范，盡管機(jī)要途徑傳遞檔案具有較高的安全性，不過(guò)速度較慢。

2 流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 開(kāi)展信息化建設(shè)的價(jià)值

人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，是指依據(jù)國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理和應(yīng)用中引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)信息，全面實(shí)現(xiàn)人事檔案資源處置、管理和使用信息化。流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容信息的網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以促進(jìn)人事檔案管理和利用實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理。工作人員利用先進(jìn)的系統(tǒng)和軟件，對(duì)流動(dòng)人員檔案內(nèi)容按一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編目和排序，就能實(shí)時(shí)地進(jìn)行統(tǒng)一接收、存儲(chǔ)和傳遞、利用等；實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享，通過(guò)這種措施，可以促進(jìn)檔案管理工作提高效果與質(zhì)量，為社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好的服務(wù)作用。實(shí)現(xiàn)信息化的流動(dòng)人員人事檔案管理，還能為人力資源管理奠定良好的基礎(chǔ)，提高企事業(yè)單位人力資源管理有效性。將人事檔案信息化、數(shù)字化，將有助于使用者隨時(shí)隨地進(jìn)行方便快捷地查閱、利用檔案信息。同時(shí)，還是疏通堵點(diǎn)的有效手段，通過(guò)這種方式，傳統(tǒng)檔案管理中的信息壁壘就會(huì)被打破，用人單位和檔案管理單位就能促進(jìn)溝通交流，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，變?nèi)罕娕芡葹閿?shù)據(jù)跑路，極大地提高了群眾辦事的便捷性。此外，從人事檔案發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，信息化建設(shè)也是一個(gè)主流的方向，信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、便民化的檔案管理方式，從戰(zhàn)略層面上也契合“放管服”的改革要求，將能有助于推進(jìn)審批服務(wù)便民化。

2.2 信息化建設(shè)的策略

第一，立足實(shí)際構(gòu)建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)能將全國(guó)各地之間流動(dòng)人員人事檔案資料進(jìn)行共享，使流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)的基礎(chǔ)。在具體實(shí)踐中，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之前，需要結(jié)合實(shí)際對(duì)各個(gè)系統(tǒng)模塊進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)具有較高的普適性和統(tǒng)一性，這樣方便信息共享和管理全過(guò)程自動(dòng)化。嚴(yán)禁自行設(shè)計(jì)，以免出現(xiàn)設(shè)備、軟件不匹配、不兼容等問(wèn)題。同時(shí)，要優(yōu)選政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平較高的檔案管理人員，對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。要結(jié)合實(shí)際情況分別設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)不同等級(jí)的查詢(xún)權(quán)限，用戶(hù)憑借相應(yīng)的權(quán)限來(lái)進(jìn)行查詢(xún)，以防止個(gè)人信息泄露，避免發(fā)生信息篡改等，確保流動(dòng)人員人事檔案信息安全、真實(shí)和完整。

第二，加快網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)建設(shè)速度。可借鑒美國(guó)的“微縮技術(shù)”開(kāi)展人事檔案管理，確保其檔案利用合理和高效。應(yīng)用先進(jìn)的軟件對(duì)人事檔案中的資料進(jìn)行分類(lèi)處理，使流動(dòng)人員人事檔案資料更加規(guī)整。這樣才查詢(xún)或利用時(shí)，通過(guò)查找關(guān)鍵詞，就能找出相關(guān)的資料。應(yīng)在各城市之間加強(qiáng)局域網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使流動(dòng)人員人事檔案能在各城市之間進(jìn)行有效資源共享，提高檔案利用的便利性和檔案管理的實(shí)效。

第三，建立個(gè)人信用檔案。人事檔案在誠(chéng)信建設(shè)方面，因受到種種因素制約，還有一些問(wèn)題，導(dǎo)致人事檔案可信度不高。在信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)增加個(gè)人信用檔案模塊，及時(shí)納入流動(dòng)人員的個(gè)人信用狀況。從具體應(yīng)用領(lǐng)域看，個(gè)人信用檔案模塊能幫助政府、企業(yè)、個(gè)人掌握流動(dòng)人員的信用狀況，實(shí)現(xiàn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)往來(lái)有真實(shí)資料可供依據(jù)，也方便流動(dòng)人員應(yīng)聘中，用人單位能對(duì)其綜合情況進(jìn)行全面了解，此外，還能規(guī)范流動(dòng)人員的行為等。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人員數(shù)量增加迅速，給流動(dòng)人員人事檔案管理工作帶來(lái)很大困難，引發(fā)了一系列社會(huì)問(wèn)題。充分利用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)手段，提高流動(dòng)人員人事檔案信息化水平，可有效解決上述問(wèn)題。在實(shí)踐中，一定要結(jié)合實(shí)際進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和創(chuàng)新，推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案信息數(shù)字化建設(shè)快速、高效地推進(jìn)，使檔案信息在穩(wěn)就業(yè)、促進(jìn)人才流動(dòng)和暢通職業(yè)轉(zhuǎn)換等方面充分發(fā)揮其作用。