淺談大數據時代下的文物檔案數字化管理利用

肖 聯

（柳州博物館，廣西 柳州 545001）

一般情況下，文物可分為可移動文物和不可移動文物，根據我國《文物保護法》相關規定，不可移動文物保護單位需要“劃定必要的保護范圍，做出標志說明，建立記錄檔案并區別情況設立專門機構或專人管理”，館藏文物“必須劃分等級，設置藏品檔案，建立嚴格的管理制度”。這兩項規定可以說對可移動文物和不可移動文物的保存檔案管理工作都提出了嚴格的要求。現如今，信息技術發展迅猛，大數據技術作為信息技術的一項分支，在許多領域都取得了不錯的成效，在此背景下，傳統的文物檔案管理方式已經無法滿足現在社會對文物檔案管理的需求，因此對于文物檔案數字化管理進行研究探索具有十分重要的意義。

1 文物檔案數字化管理意義

文物檔案是文物在發掘征集，保存保管、整理維護和科學研究等工作中形成的各種各樣的材料和記錄[1]。而文物檔案數字化管理就是借助計算機等信息設備將以紙媒為主要載體的文物信息進行收集、整理預加工，這樣可以使其能夠有效地轉化為數字化形式的電子信息，從而更加便于使用者查閱利用。相比與傳統管理方式，數字化管理可以充分利用計算機設備的優勢來提升檔案管理效率與使用效率，目前很多文博單位的計算機應用模式較為單一，所涉及的工作模塊也比較簡單，這無法充分發揮信息化設備所具有的優勢，而數字化管理可以很好地發揮信息化設備的工作效用。另外，文物檔案數字化管理可以大幅度縮短文物信息的加工時間，不論是管理者還是使用者，都為其節省了大量的時間成本，提高了文獻的使用效率。文物檔案數字化管理拓展了文物保護的深度和廣度，通過數字化管理構建文物大數據庫，可以提高文物保護的聯動性[2]。

2 文物檔案數字化管理工作現狀

現如今，傳統的文物檔案管理存在的問題已經越來越被凸顯出來，無法滿足當前文物檔案管理工作需求，而文物檔案數字化管理還處于起步階段，許多方面還不成熟，下面就文物檔案數字化管理工作現狀做出如下分析：

首先是文物檔案管理工作的標準化程度不高。文物檔案的數字化管理基礎就是規范化以及標準化，就目前情況來看，我國各地區文博單位檔案業務水平發展參差不齊，大多數文博單位基礎工作做得不夠扎實，信息化程度也有待提高，所以文物檔案管理工作做得不好，促使文物檔案數字化工作缺少一個統一標準，使檔案管理工作隨意性較大，無法實現電子文檔的有效管理，這樣就制約了文物檔案信息化管理實施與推廣。

其次就是文物檔案的數字化管理有待成熟。文物檔案管理工作數量較大，每一個檔案所包含的信息量也很大，尤其是在大數據時代的影響下，網絡信息技術的運用能夠大大提升檔案管理的質量和效率，能夠形成對文物檔案信息的有效管理[3]。而就目前文物檔案信息數字化所呈現出的情況來看，數字化包括鍵盤錄入、掃描兩種重要方式，而鍵盤錄入效率很低，需要許多人工；掃描也存在著圖像質量差、漢字識別率低以及掃描速度慢等缺陷。因為在對不同文物檔案進行信息采集時，都會存在很多的差異，因為有些文物需要保密，這也就決定了這些文物檔案信息是不可以隨便采集的。

最后，要注意對網絡安全的管理，因為極易造成文物信息丟失，因為技術發展帶動檔案管理逐漸實現數字化，大量信息傳入網絡，如果管理出現漏洞，進而會導致信息被盜，或者容易使文物被復制、刪改等情況，這樣檔案信息的真實性便無法保障。

3 文物檔案數字化管理措施

1）做好文物檔案規范化管理。文物檔案數字化管理工作若想有序地推行下去，確保資料信息的真實性、完整性以及安全性，就需要制定相應的工作規范，使其可以正常運行下去。在制定工作規范方面一是要著手對文物檔案進行完善，構建出較為權威性的管理階層，并對整個工作流程進行指導，加以規范。二是從技術方面對文物電子檔案的原始記錄進行管理，在此過程中形成一個專門的文物檔案管理機構，以此來明確文物檔案管理主體，另外還需提高領導層的管理意識，使文物檔案數字化管理工作落到實處。在數字化管理過程中，還需要結合實際情況來完善相關管理機制，這樣能夠進一步提高文物檔案數字化管理的規范化與標準化。比如可以定期對數字檔案進行安全性檢測，做好電子檔案的保密工作，對信息出現錯誤或者不完整的要及時進行修正和完善，以此來確保文物信息的真實性。對從業人員而言相關責任機制的構建可以有效促進檔案工作人員的積極性，進而更好地滿足檔案數字化管理工作的需求。

2）構建文物檔案數字化管理安全防范系統。由于文物信息的重要性，在對文物檔案進行數字化管理過程中，其安全性尤為重要，因此必須積極構建相關的安全管理工作機制，以此來提高文物檔案管理的安全性。例如，在進行文物檔案數字化管理時，相關從業人員要規范自身的操作行為，提高防范意識，在對信息化設備進行操作時要嚴格禁止使用外部鏈接防止網絡病毒對文物檔案信息造成破壞。這就需要文博單位對檔案管理人員做好相應的培訓工作，使其在培訓中心形成良好的操作習慣與安全意識，進而有效提高文物檔案數字化管理的安全性。為了有效提高文物檔案管理的安全性，避免信息資料的丟失，在進行檔案數字化管理時還可以使用多臺服務器，提高信息處理能力，對文物原始數據進行直接掃描并進行保存，以此來有效保障文物檔案數字化管理效率和質量。

3）做好文物檔案數字化工作隊伍建設。上文提到文博單位需要對檔案管理工作人員進行專業培訓，這是文物檔案數字化管理工作中不可缺少的工作環節，任何工作都需要專業型人才，以此為基礎才能使整個行業更好地向前發展。因此，文物檔案數字化管理需要建設專業的人才隊伍。在大數據時代背景下，文物檔案管理人員最重要的一點就是要具備一定的安全意識，在此基礎上，通過不斷學習現代信息化知識，提升自身信息化技術，并將其融入到文物檔案管理工作當中，進而提高工作人員的綜合素質和水平。除此之外，文物檔案管理部門需要完善人才引進制度，根據當前文物檔案管理工作需要制定人才引進標準，做好人力資源管理工作，從而為發展文物檔案數字化管理工作提供可靠的人力資源保障。

4）加強文物檔案信息化網絡平臺與共享機制建設。文物檔案數字化管理的重要表現形式就是建立信息化平臺，結合文物檔案工作的實際情況建立出一套統一數據管理信息平臺，使文物信息可以通過信息平臺得到共享，這樣可以使相關單位，各個部門之間加強合作，進而有效提高文物檔案管理工作的效率與質量。舉例來說，檔案管理單位在進行文物檔案數字化管理過程中，通過與第三方展開合作，開發檔案管理相關程序，借助現代信息化存儲設備對文物檔案信息實現海量存儲。不僅如此，對于檔案信息的使用者而言也可以實現快速查閱，進而實現文物檔案信息的資源共享。

4 結束語

在大數據時代背景下，數據的傳輸、保存、共享是這個時代主要的發展方向，結合現代信息化技術可以大大提升數據使用的便捷性。文物檔案信息本身所具有的獨特性使其更應該建立起相關的數字化管理體系，在文物檔案數字化管理工作發展過程當中，檔案管理人員需要不斷適應數字化發展，快速提高自身數字化應用水平，使現代數字化技術真正與文物檔案管理工作融合起來，以此讓文物檔案信息煥發出新的生命力。