新時期檔案工作信息化管理的發展探討

夏亞榮

（湖北省人才事業發展中心，湖北 武漢 430071）

在人力資源管理中，人事檔案發揮著極為重要的作用，其真實記錄了個人開展本職工作期間的各種表現，為人才考核和選拔提供有效依據。同時，借助人事檔案還可以促進人事管理水平的提高[1]。檔案信息化管理主要是指用數字化信息保存模式有效取代以傳統實體保存的管理模式，達到長期保存檔案信息的目的，真正意義上的實現檔案資源共享，讓檔案信息使用者更好地尋找查閱，從整體上提高檔案的管理能力[2]。由此可見，轉變保存方式是檔案信息化的核心。進入21世紀，新時期是中國特色社會主義檔案事業持續發展階段，主要表現為“傳統的檔案管理模式與國家信息化建設”之間的矛盾。計算機技術、現代通信技術、網絡技術打破了館藏檔案的地域限制，電子檔案比重上升，國家信息化建設持續推進，為檔案事業的發展提供了集觀念、方法、技術為一體的大背景，傳統的檔案管理模式受到挑戰，并日益上升為該時期檔案工作的主要矛盾。新時期檔案工作的主要矛盾既是挑戰也是機遇，為更好地解決這一矛盾，需要從多角度增強檔案事業與社會發展的適應性[3]。因此，檔案管理部門應探索更加科學有效的資源收集整理方式，運用更先進的信息采集手段擴大數據容量，擴大檔案資源范圍。本文就開展檔案信息化管理工作提出了一些見解。

1 當前檔案信息化管理存在的問題

1）檔案信息化管理存在認識上的不足。檔案管理工作者沒有從思想上認識到檔案信息化管理的重要性。在一定程度上忽視了對檔案信息資源的合理開發利用，影響了檔案管理發展進程。

2）檔案信息數字化進程較為緩慢。傳統檔案管理主要是以紙質形式保存或是記錄的，如果將檔案信息進行錄入，并構建一個檔案管理數據庫，需要耗費大量的人力、物力、財力。

3）檔案信息化管理系統缺乏統一標準。要實現檔案信息資源共享，就必須對檔案信息化進行標準設定。這一標準具有一定流程特點，但并不是獨立存在的，這為檔案信息化管理提出了非常高的要求。一方面需要配備檔案信息軟件、硬件設備，確保相關設備的應用功能能夠達到信息化標準；另一方面，還需實現傳統紙質檔案信息的數字化管理。現階段，我國還未形成一個全面系統的檔案信息化管理文件，導致各單位檔案信息化建設和管理出現多元化、多樣化的特點，影響了檔案信息共享平臺的建設[2]。

4）檔案管理部門缺乏協調統一。人力社保局各個部門之間的聯系不夠緊密，不能夠實現資源的共享，增加了人力資源檔案管理效率提升的難度[4]。

5）檔案信息化管理缺乏綜合人才。在檔案管理工作中，需要專業的、綜合型的人才，這樣才能夠提升檔案信息化管理工作的效率。但是，目前檔案信息化管理人才較為缺乏，阻礙了檔案管理的質量提升[4]。

6）網絡安全問題制約檔案信息化。由于檔案的特殊性，檔案管理人員需正確處理檔案信息與知識產權保護之間的關系，同時還需做到嚴格保密和合理開放的有機結合。檔案信息化有助于提高檔案利用效率，但是也帶來諸多信息技術方面的問題，嚴重威脅檔案的安全性，比如非法訪問、電腦病毒、黑客破壞等[2]。

2 檔案工作信息化管理的優勢

1）檔案管理工作效率明顯提高。在傳統的檔案管理工作中，主要是依靠人工手動操作完成記錄。信息化則是引入計算機軟件，為文件資料的儲存和收集提供了更多的便利條件，從而使檔案管理效率有了明顯的提高[5]。

2）實現檔案管理資源共享。檔案的傳統操作管理無法實現資源共享，這樣不僅會讓檔案資源的利用率大大降低，還會降低檔案資源的利用價值。而應用計算機軟件的信息化管理技術，將檔案信息數字化，從而實現檔案資源的共享與利用[5]。

3）信息傳遞的速度和安全性得到提高。在日常的工作中，容易出現信息傳遞的過程中文件丟失或者損壞。而檔案管理的信息化，能夠使文件在傳輸過程中更加安全、更加快速。

3 檔案工作信息化管理的實現措施

1）完善檔案信息化管理制度。根據當今檔案信息化的現狀和對未來發展方向的定位，建立一個具有發展空間的檔案信息化標準是十分重要。在實現檔案管理信息化的過程中，構建檔案管理信息化標準時要遵循以下幾個原則：兼容性原則、開放性原則以及系統性原則。兼容性和開放性是指檔案信息化的標準和信息技術行業與檔案管理行業相互匹配的同時，對各項開放性標準有所控制，避免重復工作。系統性原則是在充分發揮各個標準的規范作用的條件下，加強各個標準之間的聯系和補充，使整個制度成為一個完整的體系。各個管理單位都應該盡量建立相應的管理機制，建立起條理清晰的管理體系，使檔案得到有效的利用和科學的管理，從而讓檔案可以充分發揮作用，為社會發展貢獻出力量[2]。

2）提高檔案信息化人員的專業技能。檔案管理人員專業技能與檔案事業發展息息相關。因此，檔案管理單位的領導者要積極提升工作人員的專業技能。例如，開展培訓活動，定期開展講座，以此來提升他們的專業技能、業務水平，使其更加高效地投入到信息化檔案管理工作中[6]。

3）更新檔案信息化管理相關設備。加大資金投入，引入所必須的新技術與新設備，滿足檔案信息化管理的要求。新設備與新技術是實現檔案信息的前提條件。通過先進、安全性能良好的軟件與設備來儲存檔案文件。值得注意的是，隨著時代的變化，這些信息化設備也應進行升級，從而適應新時期檔案管理的要求。

4）提高檔案信息化管理的安全性。由于檔案數據是基于網絡平臺被充分利用，因此其被非法獲取、篡改的概率較大。為提高相關數據傳輸的安全性，需要對網絡系統進行嚴格的加密設置。檔案管理人員需進行保密培訓，提高保密意識，確保檔案資料的安全性。

4 結語

新時期檔案信息化管理顯得滯后，與當前社會主義信息化建設存在矛盾。為解決這一關鍵問題，需要深層次分析當前檔案信息化管理存在的問題。這些問題主要表現在認識水平不足、信息數字化進程緩慢、缺乏統一標準、缺乏協調統一和缺乏綜合人才。相對傳統的檔案管理工作而言，新時期的信息化管理具有工作效率高、資源充分共享、信息傳遞快等優點。綜合以上分析，可以從管理制度完善、專業技能提升、設備技術更新、信息化安全管理等方面開展工作，推進新時期檔案信息化管理。