大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作如何與時俱進

易庭鳳

（喜德縣民政局，四川 涼山彝族自治州 616750）

1 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理研究的現(xiàn)實意義

1）減少環(huán)境規(guī)劃檔案管理成本，實現(xiàn)長期保存。在傳統(tǒng)的紙質檔案管理環(huán)境下，許多單位不僅需要投入更多的人力、財力和材料進行檔案管理，還需要投入精力對檔案環(huán)境進行監(jiān)測和維護。在這種模式下，環(huán)境規(guī)劃檔案高度依賴人、財、物，難以為單位節(jié)約相應的管理成本，不利于檔案的可持續(xù)發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代背景下，相關信息技術在環(huán)境規(guī)劃檔案領域的應用，可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，實現(xiàn)“一次性輸入”，“多用”的目標降低了文件管理的成本。

2）便于環(huán)境規(guī)劃工作的開展，提升檔案服務水平。環(huán)境規(guī)劃檔案來源于本單位日常環(huán)境規(guī)劃工作，既能全面、準確、真實地反映環(huán)境規(guī)劃工作的具體情況，又能詳細記錄環(huán)境規(guī)劃各部門的工作表現(xiàn)。此外，環(huán)境規(guī)劃檔案在城市規(guī)劃、國土資源利用、房地產開發(fā)、環(huán)境公益訴訟等領域具有重要的憑證價值和參考價值。在大數(shù)據(jù)時代背景下，只有充分利用環(huán)境規(guī)劃檔案，創(chuàng)新環(huán)境規(guī)劃檔案管理模式，才能實現(xiàn)“一檔多用”的目標，滿足不同群體對檔案存取和利用的需求，提高單位整體服務水平。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）對傳統(tǒng)檔案管理工作理念的挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位以往的檔案管理工作模式，是以紙質檔案的管理為導向，通過對單位檔案信息的記錄、整合，實現(xiàn)這些檔案信息的歸檔、管理等工作事項。在檔案管理過程中，由于檔案是以紙質模式為存儲形式，需要對其做好相關的標記，以便在運用檔案時能夠快速查找檔案管理信息。在大數(shù)據(jù)時代，這種檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應信息數(shù)據(jù)多元化發(fā)展，若依舊沿用改模式，會出現(xiàn)管理模式與理念過于陳舊、落后的情況，不利于相關單位的進一步發(fā)展。此外，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理向信息化方向發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢，對此，檔案管理人員就要學會運用大數(shù)據(jù)技術、云計算技術等開展相關工作，推進單位檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2）對檔案管理人員綜合素養(yǎng)形成的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作模式、方法、體制的變革都對檔案管理人員的工作勝任能力形成了一定的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)支撐下的檔案管理工作模式的開展，需要檔案管理人員具有信息化素養(yǎng)、符合時代發(fā)展特征的檔案業(yè)務能力及檔案專業(yè)技能、良好的檔案職業(yè)素養(yǎng)等。從當前檔案管理人員工作現(xiàn)狀來看，多數(shù)工作人員由于已經(jīng)適應傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，對信息化的檔案管理工作模式的適應能力不強，導致大數(shù)據(jù)技術融入到檔案管理工作的成效存在嚴重不足。例如，多數(shù)檔案管理人員能夠意識到檔案管理信息數(shù)據(jù)的重要性，也知曉檔案管理數(shù)據(jù)化的關鍵性，但在具體工作實施中，還是存在自身能力與工作實際情況脫節(jié)的情況。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的革新路徑

1）轉變檔案管理思維和理念。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要想真正做到與時俱進，相關工作人員就要盡快實現(xiàn)自身工作思維和理念從傳統(tǒng)的紙質化作業(yè)向信息化作業(yè)轉變。以大數(shù)據(jù)為支撐的檔案管理工作的開展，需要工作人員進一步意識到大數(shù)據(jù)融入到檔案管理工作的重要性，提升對檔案管理的重視度，并根據(jù)檔案管理工作開展模式，將大數(shù)據(jù)技術、信息化技術運用到其中，提升檔案管理工作的實際成效。同時，工作人員還要樹立新的檔案管理服務理念，如智能化的服務理念、個性化的服務理念、人性化的服務理念等，要根據(jù)這些服務理念構建出檔案管理服務工作體系，推進智能化、個性化、人性化檔案管理服務理念在企事業(yè)單位檔案管理工作中的有力貫徹和落實，進而推進企事業(yè)單位向現(xiàn)代化經(jīng)營管理方向發(fā)展的相關進程。此外，根據(jù)大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的運用，還要構建出檔案管理的大數(shù)據(jù)庫，要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的根本效能，推進檔案管理工作的信息化發(fā)展。

2）拓寬檔案管理的路徑。在大數(shù)據(jù)時代下，就企事業(yè)單位檔案管理工作的開展而言，應進一步拓寬檔案管理的路徑，以檔案管理數(shù)據(jù)庫為導向，實現(xiàn)檔案管理工作在多個平臺的開展與實施，以此確保企事業(yè)單位各部門都能夠有效運用、管理、存儲檔案信息資源，彰顯檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展中的價值。首先，在檔案管理工作的開展過程中，企事業(yè)單位應重視微服務平臺的運用，如微信、微博等，要借助此類平臺推進檔案信息數(shù)據(jù)的分享與共享，同時借助這些平臺獲取檔案管理的相關信息和資源，拓寬檔案管理數(shù)據(jù)庫的有效信息量。其次，要重視對于遠程技術的運用，以遠程檔案管理服務手段實現(xiàn)非面對面的人工服務，切實推進人機交互的檔案管理工作模式的開展。遠程檔案管理工作模式能夠打破時間、空間的局限性，能夠更好地為需求人員提供良好的信息服務，如通過電子郵箱實現(xiàn)檔案信息的采集工作等。第三，要進一步重視對于云平臺的運用，以云服務為導向開展相關工作。云服務是以云計算為導向，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分析、計算的一項精準化服務，能夠有力降低檔案管理的相關成本，提升管理工作的實際成效。

3）革新檔案資源采集方法。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要想真正做到與時俱進，就需要進一步革新檔案資源的采集方法，要以多路徑為導向，切實拓寬檔案信息的采集渠道，豐富相關的檔案信息資源。一方面，要重視通過網(wǎng)絡渠道采集檔案信息資源。在大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡平臺每日會生成大量的信息數(shù)據(jù)，而這些信息數(shù)據(jù)的價值密度相對低下，需要專業(yè)的檔案管理人員進行信息數(shù)據(jù)的提取與分析，并提取出針對性的檔案信息數(shù)據(jù)，豐富到檔案管理的信息資源當中。另一方面，可以嘗試采取用戶實時推送歸檔的方法，進一步拓寬檔案資源的采集渠道。依托于大數(shù)據(jù)平臺，相關部門可以充分實現(xiàn)自身平臺與其他各部門平臺的融合性，進而形成巨大的信息資源庫。基于此，檔案管理人員就要對該數(shù)據(jù)庫實時推送的相關信息進行關注、獲取、分析，并提取出具有價值性的檔案信息資源，充分滿足企事業(yè)單位檔案管理工作的實際需要，切實提升檔案管理工作的水平。

4）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要想做到與時俱進，還要切實重視檔案管理工作人員的實際工作質量的提升，要以專業(yè)化的檔案管理人才助力于本單位的長遠發(fā)展。基于此，就要進一步提升相關單位的人力資源工作的成效，要重視對于檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，切實促進檔案管理人員業(yè)務能力的提高。一方面，根據(jù)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理工作的新模式、新方法，相關單位要及時組織開展相關的檔案管理培訓工作，并出臺多種激勵性、考核性培訓制度，使檔案管理人員能夠通過培訓真正學到東西，切實提升自身檔案管理相關的業(yè)務能力，如信息資源分類整理能力、相關信息化平臺的操作能力等。同時，要進一步提升檔案管理人員的相關職業(yè)素養(yǎng)，如創(chuàng)新能力、交際能力等，使檔案管理人員能夠真正勝任本職工作，要通過一系列考核措施，真正做到能者上、庸者下。

4 結束語

綜上所述，在新的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，充分收集、存儲和挖掘這些數(shù)據(jù)，不僅是檔案管理機構的一個難點，也是現(xiàn)代檔案管理的重要契機。因此，檔案管理部門必須在互聯(lián)網(wǎng)+先進技術的基礎上，順應當前的發(fā)展趨勢，努力改進傳統(tǒng)的檔案管理方案，積極整合用戶的檔案管理要求，制定完善的檔案管理模式，以確保檔案的可持續(xù)發(fā)展檔案管理。