核電單套制模式下設(shè)計業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔問題分析研究

馬 菁

（中廣核工程有限公司，廣東 深圳 518172）

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入，使得傳統(tǒng)業(yè)務(wù)管理模式被系統(tǒng)線上為主的數(shù)字化業(yè)務(wù)管理模式所替代。核電行業(yè)通過多年信息化改革與實踐，已逐步建立一套基于核電設(shè)計成品（電子文件）的單套制文檔管理體系，即設(shè)計成品從生產(chǎn)到終端成果管控，已全部系統(tǒng)化流程化、單套制。

隨著核電設(shè)計項目建設(shè)推進，核電設(shè)計領(lǐng)域僅設(shè)計成品管控和利用已不能適應(yīng)核電設(shè)計對全過程業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子文件知識重用的迫切需求，因此，全設(shè)計業(yè)務(wù)過程電子文件的規(guī)范化、集中管理，并統(tǒng)一提供利用服務(wù)，已成為大多數(shù)核電設(shè)計院單套制管理模式下的必然。國家檔案局對電子文件“確保應(yīng)歸盡歸”的要求，推動了設(shè)計院對設(shè)計業(yè)務(wù)全過程電子文件歸檔管理的步伐：通過歸檔，固化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，存儲業(yè)務(wù)管理過程中的電子文件，使數(shù)據(jù)、文件在不依賴業(yè)務(wù)系統(tǒng)環(huán)境下被長期保存與統(tǒng)一利用，發(fā)揮其應(yīng)有的憑證價值和信息價值，更好地服務(wù)于核電設(shè)計項目，成為核電文檔人共同思考的問題。

1 概念界定

本文會涉及檔案領(lǐng)域多個概念，且部分概念因核電行業(yè)的特殊性，有其自身內(nèi)涵，故先將涉及概念做一說明。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)，指形成或管理結(jié)構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計算機信息系統(tǒng)。包括辦公自動化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進機構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)[1]。在本文中，設(shè)計業(yè)務(wù)系統(tǒng)為設(shè)計過程管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)提供設(shè)計生產(chǎn)過程管理服務(wù)，涵蓋內(nèi)部提資、設(shè)計輸入、接口管理、設(shè)計審查、設(shè)計變更、現(xiàn)場變更經(jīng)驗反饋、設(shè)計評審、SDM移交、設(shè)計驗證等工作，存儲著設(shè)計業(yè)務(wù)活動過程中形成、流轉(zhuǎn)和辦理的各類數(shù)據(jù)與電子文件。

邏輯歸檔，指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行的不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

電子文件，指國家機構(gòu)、社會組織和個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。

檔案管理系統(tǒng)，即企業(yè)的內(nèi)容管理平臺，應(yīng)具備電子文件的采集、歸檔、編目、管理和處置等功能。

歸檔，將具有且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過程。

設(shè)計過程文件，設(shè)計過程管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的設(shè)計活動中的各類記錄，一般指表單類型為“設(shè)計指導(dǎo)手冊”、“設(shè)計變更影響分析單”、“設(shè)計評審單”、“內(nèi)部提資單”、“設(shè)計驗證單”的文件。

2 核電設(shè)計業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔主要問題

2.1 管理主體之間協(xié)同問題

根據(jù)HAF003《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》，記錄是指為各項物項或服務(wù)的質(zhì)量以及影響質(zhì)量的各種活動提供客觀證據(jù)的文件。核電廠在HAF003的指導(dǎo)下，有秩序地建立起保障核電質(zhì)量的基礎(chǔ)方法，形成核電廠特殊的質(zhì)量管理體系，在該體系中，記錄管理控制牽頭責(zé)任單位是質(zhì)量保證部門，記錄的歸檔范圍以及如何存儲等程序制度建設(shè)應(yīng)該在質(zhì)保部門，對明確需要歸檔的記錄，向檔案部門移交，由檔案部門進行歸檔管理。經(jīng)過調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)，在記錄作為設(shè)計過程文件歸檔過程中，存在如下問題：

首先，設(shè)計過程文件管理程序制度不夠全面，主要表現(xiàn)在兩個方面，其一，程序制度未能詳細列明設(shè)計過程文件的歸檔范圍及種類；其二，缺乏詳細的工作指引指導(dǎo)設(shè)計用戶進行設(shè)計過程文件的日常管理。其次，設(shè)計過程文件管理業(yè)務(wù)流程未能完全規(guī)范，一是設(shè)計過程文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)置不夠全面，缺乏必要的文檔前端控制環(huán)節(jié)；二是設(shè)計過程文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔電子文件格式不規(guī)范；三是設(shè)計過程文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文檔系統(tǒng)接口不統(tǒng)一。最后，本該牽頭的質(zhì)量保證部門與檔案部門協(xié)同不夠，沒有及時向各設(shè)計用戶宣貫業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件或紙質(zhì)文件如何保管，導(dǎo)致設(shè)計人員不熟悉設(shè)計過程文件管理要求，缺乏主動性，線下流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)設(shè)計過程文件未能集中保管，導(dǎo)致設(shè)計過程文件歸檔質(zhì)量良莠不齊且存在缺失。

2.2 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成問題

檔案系統(tǒng)開發(fā)，一般都會早于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)各項模塊開發(fā)與應(yīng)用已經(jīng)趨于成熟，要實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連接，必然面臨二次開發(fā)。

檔案管理系統(tǒng)作為企業(yè)的數(shù)據(jù)中心，使用的是傳統(tǒng)的接口服務(wù)構(gòu)架方式，需要與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互，在數(shù)據(jù)層，會存在以下幾點問題：第一，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的服務(wù)分散，難以集中管控，其次，每日定期同步服務(wù)，數(shù)據(jù)實時性較低；第三，無可配置化模塊，當(dāng)業(yè)務(wù)變更時，開發(fā)周期長；第四，缺少審計模塊，錯誤數(shù)據(jù)難以跟蹤，可靠性低，系統(tǒng)難以達到國家對電子文件的“四性”檢測要求；最后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的歸檔業(yè)務(wù)，存在電子文件的傳遞，消耗時間長，占用計算機資源多，特別是對于大文件傳遞，容易出現(xiàn)超時、程序內(nèi)存溢出等問題。當(dāng)然，數(shù)據(jù)層面在檔案概念大大擴展的當(dāng)下，由電子文件的定義來看，電子文件是“通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄”，這表示業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸檔管理，還應(yīng)包括大量的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、GIS數(shù)據(jù)、三維數(shù)據(jù)、數(shù)字交付模型等數(shù)據(jù)態(tài)文件，這些，本質(zhì)上是特殊形式的電子文件，而該類電子文件管理，和傳統(tǒng)電子文件歸檔四性要求迥異，其管理重點“在于維系以文件內(nèi)容為中心的邏輯完整”，更需要從數(shù)據(jù)層進行管理識別，為后續(xù)差異化管理奠定基礎(chǔ)。

除了數(shù)據(jù)層面臨的問題，在業(yè)務(wù)層，同樣存在問題：

第一，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件分類與排列不能自動開展年度、保管期限、分類等職能整理。其次，公司對電子文件歸檔，按件、按卷整理同時并存，電子文件將流向檔案管理不同模塊，需要同時在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進行不同的處置規(guī)則、歸檔方式、整理規(guī)則前置，給業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)二次開發(fā)增加復(fù)雜度。

另外，在接口層面，為了實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)通信與傳輸，必須開發(fā)相應(yīng)的歸檔集成接口，不同系統(tǒng)間面臨不同的技術(shù)選型、架構(gòu)設(shè)計以及接口標(biāo)準(zhǔn)制定等技術(shù)性內(nèi)容。這屬于信息技術(shù)領(lǐng)域，需要一個再學(xué)習(xí)、解決問題的過程。

3 結(jié)論

根據(jù)文獻調(diào)查與對公司內(nèi)部系統(tǒng)實踐調(diào)研，目前業(yè)界采用的主流歸檔集成接口開發(fā)技術(shù)有Web Service技術(shù)、中間庫技術(shù)、ESB技術(shù)和Hessian協(xié)議。不同接口開發(fā)技術(shù)具備不同的技術(shù)特征和適用場景。

Web Service技術(shù)作為服務(wù)應(yīng)用程序，它優(yōu)勢在于具有統(tǒng)一的接口與標(biāo)準(zhǔn)，無需針對性地開發(fā)，消息反饋及時，可采用加密措施。不足是系統(tǒng)開發(fā)需要同時進行，數(shù)據(jù)傳輸能力依賴于網(wǎng)絡(luò)情況，歸檔集成數(shù)據(jù)量大時對服務(wù)器壓力影響較大，不提供數(shù)據(jù)確認機制。

中間庫技術(shù)也常用于解決兩個系統(tǒng)間的接口問題。它是一種松耦合技術(shù)，不需要對業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進行二次開發(fā)，易于統(tǒng)計監(jiān)控，可直接利用中間庫進行歸檔集成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、監(jiān)控，能夠?qū)崿F(xiàn)大量數(shù)據(jù)的歸檔集成。

以上兩項技術(shù)的結(jié)合，通過Web服務(wù)把數(shù)據(jù)緩存到中間庫，定時任務(wù)取中間庫數(shù)據(jù)進行歸檔，解決業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成問題。