數碼照片檔案管理現狀分析與思考

姜曙光

（山東調水牟平管理站，山東 煙臺 264100）

2020年我國全面建成小康社會，我國的經濟、政治、文化以及科技水平都得到了高效的發展，居民生活質量明顯上升，數碼產品的使用種類越來越多。但是由此引發的數碼照片檔案管理的問題矛盾越發突出，雖然我國對數碼照片的歸檔與管理有著明確的規定，但是尚未作為一套能夠持久產生管理效率的歸檔管理方式，面對增長速率越來越快的數碼照片，必須對其進行新型管理方式的研究，尋求出一套能夠合理處理數碼照片檔案管理的方式，提高數碼照片的管理質量，為后續數碼行業的發展打下堅實的基礎。

1 數碼照片檔案管理現狀分析

1）收集難度大。數碼照片檔案建立的基礎是要對數碼照片進行收集，才只能對其進行管理，但是在收集過程中存在兩大難題。一是當前我國數碼照片收集的相關制度比較匱乏，數碼照片是信息化時代的產物，因此缺少照片底片，以文件的形式儲藏在數碼相機的儲存卡或U盤等硬件中。因此按照傳統照片收集方式很難進行數碼照片的收集，并且收集流程該怎樣規劃，收集的手續如何辦理，是否有相關技術指標，是否需要存檔處理。上述這些原因產生的根本就是數碼照片收集制度的匱乏造成，從而導致數碼照片的收集過程較慢，沒有嚴格依據難以執行。二是收集對象繁雜，就數碼照片的產生過程來看，現有數碼照片的產生成本較低、品質較高、數量較多，并且數碼照片的數量眾多，因此不能向對待傳統底片相機的方式進行收集，照片也不再是攝影館的專屬。因此儲存數碼照片的個體眾多，并且數碼照片儲存在數碼相機中，使得照片的獲取更加困難。

2）整理難度大。數碼相機的流行導致數碼照片自身基數較大。根據不完全統計，一個縣級醫院在三年時間內所用于儲存數碼照片的光盤就達到60張，其數量遠遠不是傳統底片相機所能相比。此外，在整理照片時，必須要對照片進行仔細篩選，并且將原有數碼照片的命名進行更改，在對照片的光盤刻錄環節中也是相當繁雜的工作。除此之外，由于數碼相機數量的增多，因此所拍攝出的數碼照片品質也存在不一致的情況，使得在上交數碼照片時沒有將照片進行分類，檔案部門要對照片的品質以及內容進行仔細篩查，還會存在數碼照片清晰程度不一的情況。最后，當前我國對數碼照片的整理方式各有不同，缺乏規范化的管理流程，因此在整理數碼照片的環節中使得照片歸類不正確，各級單位之間的數碼照片檔案整理各有不同，使得后續刻錄光盤時要進行重復工作，嚴重降低數碼照片的檔案管理效率。

3）安全隱患差。數碼相機雖然拍攝容易、儲存量大，但是數碼照片的儲存全部依靠網絡硬件系統與相關存儲軟件，因此在產生病毒入侵或者軟件更新的過程中容易導致數碼照片的嚴重損壞，甚至存在丟失情況發生。此外，數碼文件存儲在網絡系統中，很容易由于在計算機自動化操作下使得數碼照片的格式或者命名改變，使得相關數碼照片整理人員在進行檔案管理時將其當做無用文件進行刪除，此類刪除過程沒有將數碼照片進行歸檔處理，因而使得數碼照片流失。最后，數碼照片大都將檔案刻錄在光盤之中，因此對光盤質量要求較高，但是當前市面上的光盤種類繁多，且質量參差不齊。據不完全統計，一張光盤的使用周期能夠保持四至五年，但是實際使用周期可能僅僅只有一年，并且如果在光盤上使用記號筆進行記錄，就會使得光盤的外部遭受腐蝕。

4）檔案查詢方式單一。當前我國對數碼照片的檔案系統并沒有融入OA系統，因此在進行數碼照片的查詢時只能通過相應的數碼照片檔案系統進行搜索與查找，能夠使用的軟件一般包括圖像管理軟件等。但是此類軟件只能適用于儲存量較少的數碼照片檔案中，因此不能進行大規模存儲量的查詢。在上述條件下，查詢數碼照片檔案中的照片，只能對每一張光盤進行搜索，如果所搜索范圍較廣，就可能對大量光盤進行搜索，導致搜索難度上升。

2 數碼照片檔案管理應對思考

1）建立數碼照片檔案管理制度。數碼技術的發展催促我國必須盡快建立數碼照片檔案管理制度，以便應對日益增長的數碼照片歸檔需求。首先，國家相關部門應當根據當前數碼照片的檔案管理進行明確的流程規范細分，制定數碼照片管理的標準，將上述管理無序的狀況進行改變。此外，我國進行數碼照片檔案管理的相關人員在照片管理環節已經具備優秀的經驗，因此可以在現有經驗的基礎上進行優化改造，從而建立新型數碼照片檔案管理制度。再者，我國當前已經有部分地區率先建立了數碼照片檔案管理制度，對此應當積極結合自身實際情況進行學習，提出可行的數碼照片檔案管理制度。最后，在進行數碼照片的歸檔過程中，必須明確歸檔人的姓名、數碼照片規格、質量以及清晰度的規定，使得數碼照片的歸檔管理更加規范。

2）深化篩選檢查、管控照片數量。在進行數碼照片的收集與歸檔時，必須對每一份數碼文件都進行查看，結合數碼照片所顯示的EXIF構成信息進行分析，由此來判斷該數碼照片是否符合歸檔要求，并且將其歸檔種類進行查驗。此外，對數碼照片必須進行加深檢查，判斷該數碼照片是否存在后期編輯、修改以及合成等情況的檢驗，使得所歸檔的照片的真實性與有效性得到保障。再者，相關檔案管理人員還應當將數碼照片中多余的損壞照片、清晰度標準不夠的照片進行剔除，保證數碼照片檔案的質量。最后，經過上述步驟的數碼照片檔案，能夠達到對數碼照片的有效控制，并且提高數碼文件的質量，為后續查驗以及存儲工作提高效率。

3）非全對應保存。在為建立起合理的數碼照片檔案管理制度之前，相關檔案管理人員就發現數碼照片與數碼文件之間不用進行對應儲存，加上數碼照片的自身占地面積較少，內部存儲數量較多，因此可以不用進行權對應保存，也能為后續數碼照片需求提供幫助。除此之外，在實際生活工作中，對數碼照片的再次使用率幾乎為零，因此如果進行全對應保存就會導致文件存儲量增大，造成資源的浪費。綜上所述，進行全對應保存屬于無效行為。針對這種情況，可以將所選取照片進行隨機抽樣保存，既節約了儲存空間，也降低工作量。

4）實現資源共享。當前我國的數碼照片檔案尚未引入OA系統進行日常作業，因此可以利用高新技術將數碼照片檔案進行匯總，將所匯總的數據內部使用OA系統進行管理，從而實現地區之間的資源共享。此外，相關檔案負責人也可以將統一的數碼文件格式進行傳輸，安裝OA系統的相同部門之間就能進行信息數據的交流。從而形成一個巨大的數碼照片歸檔、管理、查詢、共享平臺，符合信息化時代的發展要求。

3 結語

面對增長速率越來越快的數碼照片，必須對其進行新型管理方式的研究，尋求出一套能夠合理處理數碼照片檔案管理的方式，提高數碼照片的管理質量，為后續數碼行業的發展打下堅實的基礎。