試論如何有效做好檔案管理與保密工作

秦 娜

（國能新朔鐵路有限責任公司，內蒙古 鄂爾多斯 010300）

目前，單位在發展過程中存在一些問題沒有得到及時解決，檔案可以為解決這些問題發揮重要作用。檔案是單位發展活動的真實記錄，檔案信息的高效利用可以為單位未來發展提供相應幫助。如何在單位中合理應用檔案管理來防范風險，同時提高單位在發展過程中的社會效益，是大部分檔案管理人員考慮的問題。在經濟社會不斷發展的今天，檔案管理在單位中占據著非常重要的地位，推動著單位不斷向前發展。因此，要根據單位的實際發展情況，正確運用檔案管理工作，發揮檔案管理在單位發展過程中的作用[1]。

1 加強現代檔案管理保密工作的重要性

檔案是人們在各類社會活動中形成的多種形式的具有保存價值的原始記錄。改革開放以前的檔案主要是記錄國家一些重大的事件、重要人物，多以公文形式存在。現在的檔案涉及的范圍更廣，大到治國理政，小到民生需求，都有客觀真實的記錄。傳統的檔案主要是紙質的，通過收集、整理、匯總等方式歸類造冊，存放在專用檔案庫房。現在的檔案管理主要是通過信息化的方式完成的，更多的檔案已經通過掃描，成為數字化檔案，存儲、查詢、使用更加方便。但是，信息化帶來便捷的同時，也對安全性提出了更高的要求，特別是數字化檔案容易受到網絡病毒、黑客的攻擊，不僅容易出現信息泄露，而且有可能造成信息的永久丟失。因此，只有做好保密工作，才能確保檔案安全，保護個人信息安全，維護好公民權利。

2 新形勢下檔案管理保密工作問題分析

1）檔案保管人員的保密意識不夠。一般情況下，我國檔案保密工作分為改革開放前、改革開放后兩個階段。改革開放前，我國檔案保密工作具有非常多的規定，呈現的狀態是封閉式的。然而，改革開放后，人與人之間的合作、交流越來越頻繁，檔案管理開放及利用也變得越來越頻繁，但人們的觀念卻不同以往，產生的變化十分明顯，很多檔案保管人員保密意識淡薄，錯誤地認為檔案一旦開放，就沒有值得保密的，所以混淆了一些保密與不保密的檔案及資料的規定、要求，導致檔案保密工作出現諸多錯誤及利益損失。

2）檔案管理保密制度不健全。有的單位檔案管理制度不健全，對涉密的檔案沒有按照保密要求進行分門別類的管理，任何人都可以借閱，另外在借閱過程中，也沒有按照要求登記、備案，落實保密室查閱要求。有的單位雖然制定了各類檔案管理制度，但制度的執行僅停留在檔案管理人員的層面，其他人員不清楚，也沒有定期進行保密知識宣傳和教育，導致制度雖健全，落實卻落空，應付差事，流于形式，沒有內化于心，外化于行[2]。

3）現代檔案管理人才缺乏。一些單位的檔案管理人員學歷不高、年齡偏大，非專業人員所占比重較大，而且很多人是常年從事傳統檔案管理的人員，對現代化的檔案管理認識不足，對計算機的應用也不熟悉，缺乏對信息安全防護手段的了解。而檔案管理又屬于冷門專業，相當一部分人不愿意從事這項工作，覺得專業單一，發展空間不大，檔案管理專業人才“門可羅雀”，一些單位出現了“老人”不能完全勝任現代檔案管理和安全工作，“新人”又招不來的尷尬局面。

3 做好現代檔案管理保密工作的措施

1）科學、高效地實施檔案保管階段的保密工作。提升檔案安全性，降低或防止密級檔案外泄的關鍵途徑是科學、高效的實施檔案保管階段的保密工作。在檔案保管期間，必須要謹慎、仔細管理好檔案庫房。假設條件允許，則可以詳細地規劃一下檔案庫房的建設工作，促使檔案庫房能與國家檔案庫房相關標準相符。即使不能太過干預檔案庫房建設，也應在設置檔案庫房過程中，從檔案保密的角度去選擇庫房，禁止隨意使用其中的一間辦公用房作為檔案庫房。比如，禁止選擇辦公樓最底層或最頂層設置檔案庫房等。與此同時，還應設立專業的檔案庫房管理人員，嚴格依據庫房規定、要求，科學、高效地實施檔案保密工作，真正保障檔案安全[3]。

2）加強檔案保密工作宣傳力度。加強檔案保密宣傳工作是提升單位檔案管理水平的重要手段，也是確保檔案安全的重要保障。要加強有關涉密人員的培訓力度，可以通過發放簡單、易懂的保密知識資料，或者在宣傳欄滾動播放保密知識，或者利用微信和各類學習平臺強化保密知識宣傳，讓相關人員充分了解檔案保密工作的重要性以及檔案保密方法、手段、措施和法律法規要求，通過這些辦法，從思想深處提高他們的認識，增強保密意識和法制觀念，營造出良好的檔案保密氛圍。

3）為實現檔案保密工作的制度化、規范化，建立并完善監督制度。建立并完善監督制度，可有效保障檔案保密工作的健康運行。因此，各檔案保管機構需要制定嚴格、規范的檔案借閱復制制度，根據自身的情況，針對不同的保密級別，明確不同層面、不同范圍的查閱、復制權限，同時強化各種文件審批及加密等，杜絕出現國家規定的絕密文件失泄密現象。檔案管理者在工作開展期間，需要明確規定檔案查閱、復制的流程，盡可能做到不損壞、不泄露檔案文件、材料信息，一切依據規定辦事，確保檔案保密工作有法可依、有章可循。

4）加強檔案安全防護力度。嚴格按照檔案安全“十防”的要求，全面落實人防、物防、技防“三位一體”防范措施，配齊配全保密檔案柜、消防、監控、防護門窗等設施。對計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像等實行專人專用，專人管理，及時檢測維護電子檔案載體。定期升級病毒庫和完善防火墻，定期檢查硬盤、U盤等電子存儲設備，必要時進行更換。強化電子檔案使用過程的監管，加強安全隱患的排查[4]。

5）嚴格審核制度化。在整理檔案過程中，對不歸檔的材料，必須采取轉、退、銷毀等妥善主要方法處理。對需轉或退的材料要認真鑒別，進行登記：內容包括材料名稱、件數、時間、原因、單位領導簽字等項目，登記表各執一份備查；對需銷毀的材料，要填寫銷毀材料登記表，內容包括：姓名、工作單位、材料名稱、件數、銷毀理由、鑒別人、審批人、銷毀人、監銷人等項目，記錄準確、清楚扼要，便于查證。銷毀方法有：碎紙、焚燒等，且必須干凈徹底，不留紙片，殘角，確保保密安全。銷毀前對銷毀材料要逐份登記、核對、謹防錯登或漏登，要確切地反應銷毀材料的內容、特點。銷毀過程中必須有監銷者兩人以上，并認可簽名。在沒有監銷人的情況下，任何人不得私自銷毀檔案。

4 結束語

確保現代檔案安全，是新時期我們必須要做到的一項工作，也是提供更加便捷、安全、高效檔案服務工作的保障。面對存在的問題，著力做好檔案保密人才隊伍建設、保密工作宣傳、檔案安全防護和檔案保密制度完善等工作，才能不斷完善檔案管理系統，提高安全防護能力，確保檔案管理安全。