關于人事檔案管理若干問題的思考

黃慧穎

（河北省軍隊離退休干部第一休養所，河北 石家莊 050021）

在國家經濟實力壯大和綜合國力不斷提高的背景下，整個社會發展越來越快社會的發展進步，給人事檔案管理提出了更高要求與更為嚴格的標準。人事檔案是企事業單位選拔人才與職位晉升的依據，對人事檔案進行科學管理和利用，必須和如今的新形勢保持一致，既要找到如今檔案管理當中存在的實際問題，又必須更新管理理念和管理模式，通過檔案管理創新，解決如今檔案工作當中的一系列難題，讓人事檔案管理在新思想和新方法的推動之下邁上新臺階。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案是針對個人工作、教育、政治面貌等相關經歷信息的原始材料的記錄與保存，可以從客觀上體現出個人的意識形態、工作經歷、教育經歷、思想水平、政治信仰等。對人事檔案進行科學管理，不僅有助于人力資源的挖掘和利用，還能夠為單位以及個人的發展提供有力支持。在當代社會人事檔案管理的重要性可以從以下兩方面出發進行論述：一是從企事業單位發展角度，人事檔案所承載的是單位、員工的綜合信息，是單位了解員工工作能力，評估其職業素養，了解其受教育水平，掌握其工作經歷經驗等的直接路徑。所以單位在選拔人才職位晉升等方面，就可以把人事檔案作為有效參考，使得單位能夠在人力資源配置方面更加科學合理，做到人盡其才，知人善用。二是從個人角度分析人事檔案顯現出完整性，獨創性以及真實性，同時還有著一定法律效力和其他有關的檔案資料，以文字形式體現出個人的修養、道德、思想、教育水平等相關情況，在個人辦理就職、轉崗、晉升、社保等相關手續時非常重要，是每個自然人不可或缺的，融入社會與適應社會的文字材料。

2 人事檔案管理中存在的問題

人事檔案管理不管是對單位還是對個人來說，都有著不可忽視的作用，為了提出更加科學的人事檔案管理方案，建構完善化的人事管理體系，除了要從思想上重視人事檔案管理之外，還必須客觀歸納其在具體實踐當中存在的問題與不足。一是責任落實不到位。單位雖然重視人事檔案管理工作的開展，但是由于沒有做好內部分工和分類分層管理，出現了整體管理過于混亂的情況，也不能夠有效追究責任和規范管理者的行為，給檔案管理質量帶來了不利影響。二是檔案管理制度不夠完善。如今影響人事檔案管理效率和質量的一個關鍵因素就是管理制度的確立，如今由于單位并沒有提出完善科學的管理制度，規范人事檔案管理的各個環節，導致檔案資料的開發應用過于混亂，無序無法體現出檔案資料的應有價值。三是檔案管理人員素質有待提高。由于人事檔案管理人員的職業道德素質以及業務素質能力不高，因此無法充分勝任單位的檔案管理工作，也由此出現了一系列的管理缺陷和隱患，為檔案利用帶來了影響。四是人事檔案管理信息化程度低。人事檔案管理當中先進技術的投入不足，設施設備的購置和信息化管理缺陷的存在，導致如今的檔案信息化管理實現遇到了很大的沖擊和障礙，急需進行改進調整。

3 人事檔案管理問題的解決措施

1）構建并落實責任追究制。明確責任追究制度可以對人事檔案管理進行有效的約束和控制，也有助于健全管理體制，提高各個工作人員的責任意識，使其能夠主動承擔人事檔案管理的責任和使命，真正為檔案信息使用者提供更加優質的服務。構建并積極貫徹責任追究制有助于保障人事檔案管理責任的落實，使得每個管理人員都能夠明確自身的責任，促進人人參與優化如今的檔案管理形態，使得單位上下均能夠重視人事檔案管理，在分工與協作當中保證管理質量。比方說，單位要注意對人事檔案，實施分層分類管理，堅決杜絕檔案管理混亂丟失和混淆等相關問題，注意對負責人的責任進行追究，同時要規范檔案管理人員的行為，使其能夠遵守管理規范，做好一系列的保障工作。單位可以通過完善獎懲機制的方式，確保責任的有效追究與落實，對表現優異的管理者要給予獎勵，對于表現不達標的則給予相應的懲罰。

2）完善人事檔案管理制度。要真正意義上提高人事檔案管理的整體質量與工作效率，打造更加完善科學的管理體系，就必須從制度建設方面進行改進和提升，不斷完善管理制度，把現代化的檔案管理思想、制度以及管理模式運用到實際工作當中，形成長效檔案管理制度，確保人事檔案的收集、錄入、存儲、利用、銷毀等各個環節都有嚴格規章制度對其進行規范和約束。在確定了針對不同檔案管理環節的規章制度之后，必須要將推動制度執行作為重中之重，明確部門以及工作人員的權利和責任，要求單位內部嚴格落實檔案管理的各種程序。比方說要借閱檔案資料，必須要依照借閱條例進行，得到本部門領導簽字與人事檔案管理部門的審批，同時還必須根據借閱歸還手續完成一系列的操作，做好對員工借閱行為的監督管理。

3）培養檔案管理人才團隊。人才是單位建設和發展的重要推動力，開展人事檔案管理的重要目的，也是為了為人才的開發利用創造良好條件。考慮到人事檔案管理對于合格管理人才的要求高，實際工作復雜繁瑣，要處理的任務多種多樣，所以必須積極打造一支綜合素質過硬的人事檔案管理團隊，并對管理人員的業務素質和職業素養進行綜合培訓，使其能夠有效勝任檔案管理工作要求。單位應該給管理人員提供學習與培訓機會，讓他們能夠在綜合性的培訓平臺上提高綜合素質，承擔好檔案管理方面的各項職能。當然單位在人才引進方面也需要進行創新改進，積極聘請合格的人事專員與檔案管理人員，引入最新的理念和策略，運用先進手段進行檔案管理改革創新。

4）助推檔案管理信息化建設。現如今企事業單位在人事檔案管理方面獲得了長足突破，尤其注重先進的信息技術手段的運用，這位管理信息化目標的實現提供了諸多便利條件。單位應該與時俱進，把先進的計算機與互聯網技術應用到人事檔案管理當中，以技術為推動力促進檔案管理數字化與智能化建設。比方說可以用現代化設備進行各項信息數據的錄入和存儲，在有需要時可以直接檢索調閱運用電子化的保存保管方式，確保檔案內容豐富完整。單位需要在人事檔案管理信息化建設方面增加資金以及人力投入，完善軟硬件設施設備，同時注意維護檔案管理的安全，促進信息共享與資源共建，發揮信息技術的管理應用優勢。

人事檔案形成于人事管理活動，所記錄的是個人經歷與德才表現方面的信息，能夠給用人單位發現、使用以及管理人才提供可靠依據。加強人事檔案管理，可以對人事檔案資料進行科學整理與開發利用，為人盡其才目標的實現打下基礎，也為企事業單位人力資源的科學配置提供保障。現如今單位在人事檔案管理方面還存在一定缺陷，對于現代化管理目標的實現來說是很大的阻礙。想要真正意義上突破這樣的難題，就必須改革人事檔案管理模式，結合新時期單位發展要求提出一系列的優化措施，讓人事檔案資料的應用價值和利用率得到提升。