智慧檔案館功能及體系結(jié)構(gòu)分析

李 娜

（河南工學(xué)院，河南 新鄉(xiāng) 453000）

時代的發(fā)展衍生很多新興技術(shù)，新興技術(shù)的興起和很多優(yōu)點逐漸滲透人類社會生活活動進而產(chǎn)生了社會改革和進步，而在信息化技術(shù)化時代背景下傳統(tǒng)檔案保存和檔案館逐漸先露出很多弊端和短板，而未來的發(fā)展方向開始趨于智慧化、信息化、數(shù)字化，這需要傳統(tǒng)的檔案館逐漸向智慧化檔案館轉(zhuǎn)型并作出科學(xué)的自身定位根據(jù)定位進行功能和體系結(jié)構(gòu)規(guī)劃，更好的發(fā)揮自身職能。

1 了解智慧檔案館的意義

大多數(shù)人對智慧檔案館知之不詳究竟什么是智慧檔案館？簡單來說就是數(shù)字檔案館智能化智慧化，利用大數(shù)據(jù)和云計算等技術(shù)對檔案感知化處理使其智能化，通過這些程序為人民生活工作提供更智能更多元的服務(wù)的極具智能化的檔案館。這項信息化建設(shè)項目是國家針對性長遠規(guī)劃而出的，由于世界各國紛紛實施“智慧地球”戰(zhàn)略，我國在這方面也積極做出響應(yīng)并投入探索研發(fā)工作，并提出了很多理念，以達到逐步讓智能化像信息化一樣滲透生活的各個角落幫助人們更好的生活工作更直觀的提升人民的生活水平和工作質(zhì)量。

2 智慧檔案館功能相較于傳統(tǒng)檔案館有什么優(yōu)勢

大多數(shù)傳統(tǒng)的工業(yè)或者技術(shù)都有著相似的特點就是數(shù)字化信息化不足且過于依賴人力資源并由人的思維模式進行主導(dǎo)過于片面主管，在傳統(tǒng)檔案館主要注重于傳統(tǒng)檔案的歸檔收集和保養(yǎng)維護其耗費的人力物力資源相對過多且很多維護保管不善都會造成檔案的丟失和缺損，而在信息化時代首先最簡單的檔案保管和維護管理工作就有著質(zhì)的改變，數(shù)字化檔案管理讓檔案管理和維護更加簡單，無論是工作質(zhì)量還是效率人力資源物力資源占比都更少，同時檔案的利用率和利用程度都得到了更好的開發(fā)，無論是查找還是調(diào)閱都打破了傳統(tǒng)的時間空間限制，而到了大數(shù)據(jù)時代數(shù)字化檔案館又進行了更為人性化智能化的技術(shù)突破和轉(zhuǎn)變，利用更為高端的技術(shù)對檔案進行深層次的解讀解析和整合分析進而使得檔案得到更合理更全面的利用和開發(fā)，同時國家積極對智慧化檔案館建設(shè)作出相關(guān)政策以保障智慧檔案館更好的發(fā)展和運用到生活中，通過各種提案和規(guī)劃大部分傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)數(shù)字化進程愈來愈快并形成了新的數(shù)字產(chǎn)業(yè)幫助政府更好的完成監(jiān)管和職能提升，逐步實現(xiàn)智慧化檔案館對各個產(chǎn)業(yè)進行智能輸出。

同時在與傳統(tǒng)檔案館相比較傳統(tǒng)檔案館的面對群體有限且限制條件過多查閱不方便，著重點在管理上而使用和開發(fā)上相對較差，而智慧化檔案館就將二者并重并同時發(fā)展，而且面對的群體更加廣泛，更側(cè)重在服務(wù)方面進行發(fā)展，信息化社會和智慧城市建設(shè)都對很多產(chǎn)業(yè)提出了新的要求，只有多樣化多元化的發(fā)展才能更好的為人民群眾的生活工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而智慧檔案館的精準(zhǔn)人性智能化信息服務(wù)可以提供更好的體驗感并更為實用，更直接的滿足了時代下用戶的需求方向和需求量的大幅度增加。

總而言之相比于傳統(tǒng)的檔案館，智慧檔案館對信息的獲取更為簡便快捷，而且獲得的信息更為多樣并具有拓展延伸知識性，同時隨著社會科技的發(fā)展讓人民有了更多的搜索手段且知識載體更為豐富讓很多平時很難接觸的知識很容易接觸到，而正是由于這些特點讓智慧檔案館注定成為未來發(fā)展的趨勢。

3 智慧檔案館的體系結(jié)構(gòu)分析和功能定位

構(gòu)架智慧檔案館的體系和結(jié)構(gòu)是根據(jù)用戶特點和受眾群體的年齡結(jié)構(gòu)以及工作結(jié)構(gòu)等條件因素決定，需要考察分析公共檔案信息真實的需求量和知識需求方向并不斷利用新技術(shù)進行優(yōu)化新機制進行改革，逐漸將工作細致化例如信息搜集、檔案傳輸、板塊劃分及分析、信息的開發(fā)和利用分成板塊進行并有機的結(jié)合成一個完整的體系將信息與服務(wù)完美銜接保證在最大程度上對用戶的知識檔案需求給予最優(yōu)反饋和最智能化解讀，并針對生活、娛樂、工作、學(xué)習(xí)等多個層次進行分類以保證智慧檔案在知識層面有層次性、類別性、完整性、多樣性，而在服務(wù)方面以服務(wù)作為主體具備感知性、保障性和數(shù)據(jù)資源處理等性能以保證不同聚到途徑接收捕捉到的信息都會被識別篩選后進行準(zhǔn)確細致的分類整合和信息分析開發(fā)并逐步跟進管理和分享工作并逐漸形成統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和知識信息化數(shù)字化覆蓋，逐漸完善智慧檔案館信息數(shù)字服務(wù)一體化，逐漸達到一體化一站式服務(wù)。

4 智慧檔案館的現(xiàn)狀和完善途徑

現(xiàn)在我國的智慧檔案館結(jié)構(gòu)體系還不夠明確和完善，很多方面雖然數(shù)字化達到了但是智能化人性化服務(wù)尚未達到，需要保證以人為本以服務(wù)為主體的原則保證其便捷性和實用性的特點，需要智慧檔案館的技術(shù)人員找準(zhǔn)切入點將自身的角色和工作職能準(zhǔn)確拿捏從一個檔案管理員轉(zhuǎn)換為知識信息開發(fā)者和信息提供服務(wù)者，并逐漸貫徹落實服務(wù)理念針對不同人群不同需求做出更準(zhǔn)確的區(qū)分，同時智慧檔案館的工作人員與傳統(tǒng)的工作人員不同，需要具備數(shù)據(jù)分析發(fā)掘能力和大數(shù)據(jù)分析以及用戶瀏覽搜索習(xí)慣分析方便好地做好服務(wù)工作，同時要不斷提升檔案館的智慧和服務(wù)水平這就需要智慧檔案館的管理人員有著極高的專業(yè)素養(yǎng)和知識涉獵技術(shù)掌控，也需要相關(guān)部門積極引進專業(yè)性復(fù)合型綜合素質(zhì)高的人才，并定期不定期對工作人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，針對性進行技能學(xué)習(xí)和觀摩以及思想工作學(xué)習(xí)，努力提高綜合素質(zhì)和服務(wù)能力，以保證智慧檔案館的整體水平提升。

在這些工作進行貫徹落實的同時需要針對體系結(jié)構(gòu)和政策進行優(yōu)化，通過不斷地服務(wù)和工作過程中共同研究指定符合實際情況的機制以保證智慧檔案館多元化多層次參與人民群眾的生活活動和企事業(yè)單位政府工作當(dāng)中，并在公眾的關(guān)注和監(jiān)督中進行不斷優(yōu)化積極聽取各個層面給予的反饋意見和建議，并建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫采用結(jié)構(gòu)化管理或者半結(jié)構(gòu)化以更好的提升工作效率和工作質(zhì)量，并在整體體系中積極嵌入服務(wù)系統(tǒng)，通過一些了技術(shù)革新完成保存管理維護服務(wù)一體化平臺并逐漸將每個地方區(qū)域進行整合逐漸完成全國覆蓋可提供在線服務(wù)和異地調(diào)閱等功能，進而節(jié)省更多的財力物力人力資源逐漸完成智慧化社會建設(shè)，就目前為止我國的智慧化建設(shè)和社會覆蓋及深入工作還有很長的路要走，需要不斷汲取各種經(jīng)驗和知識技能并由當(dāng)?shù)卣e極制定相關(guān)政策條例以保證智慧化進程高速高效高質(zhì)量發(fā)展。

5 總結(jié)

信息化時代瞬息萬變這個時代信息和檔案就是金錢就是經(jīng)濟發(fā)展的前提，對智慧檔案館的發(fā)展進行科學(xué)性前瞻可以說潛力巨大是社會發(fā)展的趨勢，給人民群眾企事業(yè)單位和政府機關(guān)的工作提供了更為簡單便利的條件，對整個社會發(fā)展和人民生活水平提高有著積極的作用，但是需要針對性建立智慧化檔案館的結(jié)構(gòu)體系和職能定位做出科學(xué)規(guī)劃才能保證其健康高速發(fā)展。